Cómo implementar escritorios compartidos en un entorno de trabajo híbrido

En última instancia, el éxito de la implementación del hot desking se reduce a comprender lo que tu organización necesita, comunicar las expectativas claramente y mejorar continuamente tu configuración basándose en datos y comentarios de los empleados.

Qué tener en cuenta antes de la implementación de tu hot desking

Antes de lanzar el hot desking, audita tu uso actual del espacio, define objetivos claros y recopila la opinión de los empleados. Estos 3 elementos dan forma a cada decisión de diseño y política que sigue.

Así es como se ve ese trabajo de preparación en la práctica, y por qué cada paso es importante antes de que toques un solo escritorio o redactes una política.

• Evalúa las necesidades y la cultura de tu empresa: Evalúa el tamaño de la fuerza laboral, los requisitos de espacio, los tipos de trabajo, la flexibilidad deseada y el apoyo de la dirección para asegurar que el hot desking se alinee con la forma en que opera tu organización. Dedica tiempo también a sopesar cuidadosamente los pros y los contras del hot desking.
• Define el propósito: Aclara los objetivos principales que deseas alcanzar con la implementación del hot desking en tu espacio de trabajo (por ejemplo, mayor eficiencia del espacio, control de costos, flexibilidad de la fuerza laboral). Identificar estos objetivos te ayudará a definir los KPI adecuados para medir el éxito del proyecto, como las tasas de ocupación, el ahorro de costos y las tasas de satisfacción de los empleados.
• Analiza el uso actual del espacio de oficina: Realiza un seguimiento de las tasas de ocupación en las diferentes zonas de trabajo utilizando sensores de ocupación o software de registro, y mapea tus áreas de trabajo para visualizar las zonas de alta afluencia frente a los espacios infrautilizados. Combina estos datos con los resultados de encuestas a empleados para fundamentar tu estrategia de hot desking.
• Evalúa tu espacio de oficina disponible: Revisa la distribución de tu oficina, incluyendo áreas comunes y espacios colaborativos. Utiliza una herramienta de calculadora de espacio de oficina para estimar cuántos escritorios necesitas según tu número de empleados y los patrones de asistencia.
• Obtén feedback de los empleados: Realiza conversaciones y organiza encuestas para recopilar las expectativas y preferencias de los empleados, y detectar cualquier inquietud que puedan tener sobre la transición a un modelo de hot desking. Su feedback es crucial para crear un espacio de trabajo que mejore la experiencia laboral de tu equipo.

¿Cómo implementas el hot desking paso a paso?

La implementación del hot desking sigue 5 pasos: crea una política, rediseña el diseño de tu oficina, elige tu software, comunica y capacita, luego monitorea y perfecciona. Cada paso se basa en el trabajo preliminar previo al lanzamiento mencionado anteriormente.

Paso 1: Crear una política de hot desking

Una política clara asegura que todos comprendan cómo se asignan y reservan los escritorios antes del primer día. Documenta las reglas y procesos de reserva (incluyendo plazos para reservas anticipadas y ventanas de reserva), conecta el acceso a escritorios y recursos con tu política de trabajo híbrido, y describe quién puede acceder a qué zonas o escritorios y qué equipo se proporciona. También es importante abordar cuestiones como la confidencialidad y la privacidad, especialmente cuando los empleados manejan información sensible.

Aquí tienes algunas mejores prácticas de etiqueta de hot desking para incluir en tu política y compartir con tu equipo:

• Reserva tu escritorio con antelación para evitar conflictos de programación y asegurar que todos puedan planificar su Workday sin problemas.
• Mantén los teléfonos en silencio o en vibración y atiende las llamadas personales en áreas designadas para mantener un nivel de ruido confortable para todos.
• Trae tus propios dispositivos cuando sea posible y sigue las directrices BYOD de tu empresa para trabajar de manera eficiente con equipos conocidos.
• Quédate en casa si estás enfermo y cancela cualquier reserva de puesto de trabajo para evitar la propagación de enfermedades en un espacio de trabajo compartido.
• Deja el escritorio limpio y ordenado retirando tus objetos personales y desinfectando el área para que esté listo para la siguiente persona.

Paso 2: Rediseña la distribución de tu oficina y configura tu espacio de trabajo físico

Transformar tu espacio de trabajo tradicional en una oficina con hot desking requiere que rediseñes y equipes tu espacio de oficina para la flexibilidad y la adaptabilidad. El rediseño debe priorizar la flexibilidad, la colaboración y la eficiencia, con diversas zonas dedicadas a diferentes estilos de trabajo y tareas. Integra soluciones tecnológicas que faciliten el hot desking, como sistemas de reserva para puestos de trabajo y salas de reunión. Dado que la distribución física de tu oficina puede determinar el éxito o fracaso de la adopción del hot desking, sigue estos pasos para hacerlo correctamente.

• Segmenta tu oficina en zonas (por ejemplo, áreas de silencio, zonas de colaboración, cubículos para trabajo de concentración profunda) que se adapten a diferentes estilos de trabajo y tareas.
• Usa sistemas de orientación y plantas interactivas para simplificar la reserva de espacios de trabajo para los empleados y ayúdales a localizar sus puestos de trabajo con mayor facilidad.
• Equipa los puestos de trabajo y las zonas con los recursos necesarios, incluyendo almacenamiento seguro, impresoras, monitores, estaciones de carga y suministros de limpieza.
• Diseña distribuciones de oficina que faciliten a tus equipos sentarse juntos cuando lo necesiten y permitan tanto el trabajo colaborativo como el trabajo individual de concentración.
• Considera prácticas ergonómicas y mobiliario, e implementa configuraciones ajustables para satisfacer las diversas necesidades de los empleados y fomentar un espacio de trabajo seguro y saludable.

Paso 3: Elige el software de hot desking que mejor se adapte a tus necesidades

Elegir el software de hot desking adecuado es esencial para una transición fácil al uso compartido de escritorios. Herramientas como deskbird permiten a los empleados reservar escritorios y recursos con facilidad y son cruciales para integrar el hot desking en las operaciones diarias. Cuando se vinculan con otras herramientas tecnológicas para el lugar de trabajo como sistemas de calendario, plataformas de comunicación y herramientas de gestión de proyectos, estas soluciones crean un entorno de trabajo cohesivo que fomenta la productividad y el compromiso. La herramienta adecuada te ayudará a resolver los puntos débiles comunes del hot desking, así que enfócate en:

• Experiencia de usuario intuitiva: Busca una interfaz limpia y fácil de navegar con plantas visuales para que los empleados puedan reservar escritorios con poca o ninguna capacitación.
• Integraciones robustas: Asegúrate de que la herramienta se conecte con sistemas de uso diario como Slack o Microsoft Teams, así como con herramientas de calendario como Google Calendar u Outlook. deskbird, por ejemplo, proporciona una aplicación intuitiva de reserva de escritorios que cuenta con integraciones nativas con Outlook y Microsoft Teams.
• Disponibilidad en tiempo real: La plataforma debe mostrar la disponibilidad de escritorios en tiempo real para evitar reservas dobles y la frustración diaria.
• Accesibilidad móvil: Una aplicación móvil permite a los empleados reservar y registrarse desde cualquier lugar.
• Analíticas accionables: Los reportes robustos sobre el uso del espacio, las horas pico y las ausencias te ayudarán a optimizar la distribución y a orientar futuras decisiones sobre el espacio.
• Check-ins automatizados: Herramientas como códigos QR o sensores pueden optimizar el control de asistencia y liberar automáticamente los escritorios no utilizados.

Paso 4: Comunica los cambios, capacita a los empleados y lanza

La comunicación efectiva, la gestión del cambio y un onboarding adecuado son cruciales para un lanzamiento exitoso del hot desking y su adopción a largo plazo. Informa a los empleados sobre los cambios, por qué están ocurriendo y cómo les afectarán. Luego, proporciona capacitación para ayudarles a comprender cómo usar el nuevo software de hot desking, adherirse a las nuevas políticas y aprovechar al máximo su modalidad de trabajo flexible. Aquí tienes algunos consejos útiles para fomentar la adopción del hot desking en tus equipos.

• Comunica las razones y los beneficios del escritorio compartido a todos los empleados. La transparencia reduce la resistencia y la confusión.
• Realizar sesiones de formación en vivo y proporcionar guías para los procesos de reserva, la etiqueta para el uso de escritorios compartidos y la resolución de problemas comunes.
• Promueve la retroalimentación y habilita el apoyo entre compañeros para una resolución temprana de problemas.
• Designa promotores o referentes de hot desking en los departamentos para impulsar el compromiso y la adopción.​
• Reconoce que el escepticismo es normal al principio y enfócate en las victorias tempranas y mejoras visibles para impulsar la moral de los empleados.

Paso 5: Monitoriza el despliegue de tu hot desking y perfecciona tu enfoque

Al igual que el trabajo híbrido, el hot desking no es una configuración de "configurar y olvidar". Requiere un seguimiento y ajuste continuos para mantener su eficacia. Después de su implementación, comienza a monitorear su rendimiento a través de workplace analytics para obtener datos valiosos sobre el uso del espacio, los horarios pico y las preferencias de los empleados, y utiliza estos conocimientos para realizar ajustes en tu diseño, políticas o recursos disponibles.

• Seguimiento de KPI: Haz seguimiento de KPI como la ocupación de puestos, la frecuencia de no-shows y la utilización de recursos, idealmente utilizando la función de análisis y los datos de tu software de hot desking.
• Ajustes de la distribución: Utiliza los datos para modificar la distribución de tu oficina, añadir más escritorios si es necesario y optimizar tu ratio de desk-sharing basado en el uso real.
• Recopilación de feedback: Obtén feedback continuo de tus empleados y realiza mejoras iterativas para asegurar que tu espacio de trabajo evolucione según las necesidades tanto organizacionales como del equipo.
• Ahorro de costos: Reporta regularmente las tendencias de utilización al equipo directivo para obtener su respaldo en la mejora continua y maximizar el ahorro de costos, el ROI y la satisfacción de los empleados.

Cómo lograr una implementación exitosa de tu hot desking

El hot desking funciona mejor como una práctica continua, no como un proyecto único. Las organizaciones que más se benefician de él son las que permanecen abiertas a ajustar diseños, políticas y herramientas a medida que llegan datos de uso reales y comentarios de los empleados. En el próximo capítulo de esta guía, profundizaremos en cómo configurar tu espacio de oficina para el hot desking.