Cómo implementar el hot desking en un lugar de trabajo híbrido

Qué hay que tener en cuenta antes de implementar el sistema de escritorios compartidos

Antes de poner en marcha el sistema de escritorios compartidos, asegúrese de comprender por qué lo está haciendo, cómo se utiliza su espacio actual y si la distribución de su espacio de trabajo puede adaptarse a los cambios previstos. A continuación le indicamos los preparativos que debe realizar antes de comenzar con su plan de acción y la implementación del sistema de escritorios compartidos.

• Evalúa las necesidades y la cultura de tu empresa: evalúa el tamaño de la plantilla, los requisitos de espacio, los tipos de trabajo, la flexibilidad deseada y el apoyo de la dirección para garantizar que el hot desking se ajusta al funcionamiento de tu organización. Dedica también tiempo a sopesar cuidadosamente las ventajas y desventajas del hot desking.
• Defina el propósito: aclare los objetivos principales que desea alcanzar con la introducción del hot desking en su lugar de trabajo (por ejemplo, una mayor eficiencia del espacio, costo , flexibilidad de la plantilla). Identificar estos objetivos le ayudará a definir los KPI adecuados para medir el éxito del proyecto, como las tasas de ocupación, costo y los índices de satisfacción de los empleados.
• Analiza el uso actual del espacio de oficina: realiza un seguimiento de las tasas de ocupación en las diferentes zonas del espacio de trabajo utilizando sensores de ocupación o software de registro y traza un mapa de tus áreas de trabajo para visualizar las zonas de mayor tráfico frente a los puntos infrautilizados. Combina estos datos con los resultados de las encuestas a los empleados para definir tu estrategia de escritorios compartidos.
• Evalúa el espacio disponible en tu oficina: revisa la distribución de tu oficina, incluyendo las zonas comunes y los espacios colaborativos. Utiliza una herramienta de cálculo de espacio de oficina para estimar cuántos escritorios necesitas en función del número de empleados y los patrones de asistencia.
• Recaba opiniones de los empleados: mantén conversaciones y organiza encuestas para recabar las expectativas y preferencias de los empleados y detectar cualquier preocupación que puedan tener sobre el cambio a un sistema de escritorios compartidos. Sus opiniones son fundamentales para crear un espacio de trabajo que mejore la experiencia laboral de tu equipo.

Paso 1: Crear una política de escritorios compartidos

La implementación exitosa del hot desking comienza con una política detallada que establezca objetivos y reglas claros para un uso justo y garantice que todos comprendan cómo se asignan y reservan los escritorios. Documente las reglas y los procesos de reserva ( incluidos los plazos para las reservas anticipadas y los períodos de reserva), conecte el acceso a los escritorios y los recursos con su política de trabajo híbrido, y describa quién puede acceder a qué zonas o escritorios y qué equipo se proporciona. También es importante abordar cuestiones como la confidencialidad y la privacidad, especialmente cuando los empleados manejan información sensible.

A continuación, se incluyen algunas prácticas recomendadas sobre etiqueta en el uso compartido de escritorios que puede incluir en su política y compartir con su equipo:

• Reserva tu escritorio con antelación para evitar conflictos de horarios y garantizar que todos puedan planificar su workday .
• Mantenga los teléfonos en silencio o en modo vibración y atienda las llamadas personales en las zonas habilitadas para ello, con el fin de mantener un nivel de ruido agradable para todos.
• Traiga sus propios dispositivos cuando sea posible y siga las directrices BYOD de su empresa para trabajar de forma eficiente con equipos que le resulten familiares.
• Quédese en casa si está enfermo y cancele cualquier reserva de escritorio para evitar propagar la enfermedad en un espacio de trabajo compartido.
• Deja el escritorio limpio y ordenado retirando los objetos personales y desinfectando la zona para que esté listo para la siguiente persona.

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Paso 2: Rediseña la distribución de tu oficina y configura tu espacio de trabajo físico.

Para transformar tu espacio de trabajo tradicional en una oficina con puestos de trabajo compartidos, es necesario rediseñar y equipar tu espacio de oficina para que sea flexible y adaptable. El rediseño debe dar prioridad a la flexibilidad, la colaboración y la eficiencia, con varias zonas dedicadas a diferentes estilos de trabajo y tareas. Integra soluciones tecnológicas que faciliten el uso compartido de puestos de trabajo, como sistemas de reserva de estaciones de trabajo y aulas de reuniones. Dado que la distribución física de tu oficina puede determinar el éxito o el fracaso de la adopción del uso compartido de puestos de trabajo, sigue estos pasos para hacerlo bien.

• Divida su oficina en zonas (por ejemplo, áreas tranquilas, zonas de colaboración, cubículos para trabajos que requieren mucha concentración) que respondan a diferentes estilos de trabajo y tareas.
• Utilice sistemas de orientación y planos interactivos para simplificar la reserva de espacios de trabajo para los empleados y ayudarles a localizar sus escritorios más fácilmente.
• Equipa las estaciones de trabajo y las zonas con los recursos necesarios, incluyendo almacenamiento seguro, impresoras, monitores, estaciones de carga y productos de limpieza.
• Diseña distribuciones de oficina que faciliten que tus equipos se sienten juntos cuando lo necesiten y permitan tanto el trabajo en grupo como la concentración en tareas individuales.
• Tenga en cuenta las prácticas y el mobiliario ergonómicos e implemente configuraciones ajustables para adaptarse a las diversas necesidades de los empleados y favorecer un espacio de trabajo seguro y saludable.

Paso 3: Elija el software de escritorios compartidos que mejor se adapte a sus necesidades.

Elegir el software adecuado para el uso compartido de escritorios es esencial para una transición fácil a este sistema. Herramientas como deskbird permiten a los empleados reservar escritorios y recursos con facilidad y son cruciales para integrar a la perfección el hot desking en las operaciones diarias. Cuando se vinculan con otras herramientas tecnológicas del lugar de trabajo, como sistemas de calendario, plataformas de comunicación y herramientas de gestión de proyectos, estas soluciones crean un entorno de trabajo cohesionado que fomenta la productividad y el compromiso. La herramienta adecuada le ayudará a resolver los puntos débiles habituales del hot desking, así que céntrese en:

• Experiencia de usuario intuitiva: busca una interfaz limpia y fácil de navegar con planos visuales para que los empleados puedan reservar escritorios con poca o ninguna formación.
• Integraciones sólidas: asegúrate de que la herramienta se conecte a la perfección con sistemas cotidianos como Slack Microsoft Teams, así como con herramientas de calendario como Google Calendar o Outlook. deskbird, por ejemplo, ofrece una aplicación intuitiva para reservar escritorios que cuenta con integraciones nativas con Outlook y MS Teams.
• Disponibilidad en tiempo real: la plataforma debe mostrar la disponibilidad de escritorios en tiempo real para evitar reservas duplicadas y frustraciones diarias.
• Accesibilidad móvil: una aplicación móvil permite a los empleados reservar y registrarse desde cualquier lugar.
• Análisis procesables: los informes detallados sobre el uso del espacio, las horas punta y las ausencias le ayudarán a perfeccionar los diseños y a orientar las decisiones futuras sobre el espacio.
• Registros automáticos: herramientas como los códigos QR o los sensores pueden agilizar el control de asistencia y liberar automáticamente los escritorios que no se utilizan.

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Paso 4: Comunicar los cambios, formar a los empleados y poner en marcha el proyecto.

Una comunicación eficaz, una gestión del cambio y una incorporación adecuada son fundamentales para el éxito de la implantación del hot desking y su adopción a largo plazo. Informe a los empleados sobre los cambios, por qué se producen y cómo les afectarán, y luego ofrézcales formación para ayudarles a comprender cómo utilizar el nuevo software de hot desking, cumplir las nuevas políticas y sacar el máximo partido a su acuerdo de trabajo flexible. A continuación le ofrecemos algunos consejos útiles para promover la adopción del hot desking en sus equipos.

• Comunique las razones y los beneficios del hot desking a todos los empleados. La transparencia reduce la resistencia y la confusión.
• Organiza sesiones de formación en directo y proporciona guías sobre los procesos de reserva, las normas de etiqueta para compartir escritorio y la resolución de problemas comunes.
• Fomente los comentarios y facilite el apoyo entre compañeros para resolver los problemas de forma temprana.
• Nombra a personas influyentes o promotores del hot desking dentro de los departamentos para impulsar la participación y la adopción.
• Reconozca que el escepticismo es normal al principio y concéntrese en los primeros logros y las mejoras visibles para levantar la moral de los empleados.

Paso 5: Supervisa la implementación del sistema de escritorios compartidos y perfecciona tu enfoque.

Al igual que el trabajo híbrido, el hot desking no es una solución que se pueda implementar y olvidar. Requiere una supervisión y un ajuste continuos para seguir siendo eficaz. Tras su implantación, comience a supervisar su rendimiento mediante análisis del lugar de trabajo para obtener datos valiosos sobre el uso del espacio, las horas punta y las preferencias de los empleados, y utilice esta información para realizar ajustes en la distribución, las políticas o los recursos disponibles.

• Supervisión de KPI: Realice un seguimiento de los KPI, como la ocupación de los escritorios, la frecuencia de ausencias y la utilización de los recursos, idealmente utilizando la función de análisis y los datos de su software de escritorios compartidos.
• Ajustes en la distribución: utilice los datos para modificar la distribución de su oficina, añadir más escritorios si es necesario y ajustar la proporción de escritorios compartidos en función del uso real.
• Recopilación de opiniones: recaba opiniones de tus empleados de forma continua y realiza mejoras iterativas para garantizar que tu espacio de trabajo evolucione según las necesidades tanto de la organización como del equipo.
• costo : informe periódicamente al equipo directivo sobre las tendencias de utilización para obtener su apoyo en la mejora continua con el fin de maximizar costo , el retorno de la inversión y la satisfacción de los empleados.

Cómo lograr que la implementación del hot desking sea un éxito

El hot desking puede convertir tu oficina en un centro de eficiencia y colaboración, pero su implementación exitosa requiere planificación, preparación y ajustes. Planifica cuidadosamente el espacio de tu oficina, crea directrices claras y utiliza software de hot desking como deskbird crear una configuración que funcione para todos y promueva la productividad en un lugar de trabajo híbrido.

Utiliza la gestión del cambio para superar la resistencia y sé flexible a la hora de realizar ajustes a medida que avanzas hacia una oficina con escritorios compartidos. Mantén una actitud abierta al cambio, escucha a tu equipo y perfecciona tu enfoque para crear un entorno de oficina en el que todos puedan prosperar. En el siguiente capítulo de esta guía, profundizaremos en cómo configurar tu espacio de oficina para el uso compartido de escritorios.