Etiqueta del escritorio compartido: reglas esenciales para equipos híbridos

El uso compartido de escritorios funciona bien cuando todos siguen pautas claras. Sin una etiqueta adecuada, el hot desking puede volverse rápidamente frustrante para los equipos híbridos.

La etiqueta del escritorio compartido define qué hacer y qué no hacer claramente para empleados y empleadores para mantener el hot desking productivo, higiénico y respetuoso, desde reservar escritorios con antelación hasta dejar las estaciones de trabajo limpias y seguras. Los empleadores deben apoyar esto con software de reserva de escritorios, espacios de trabajo ergonómicos y variados, almacenamiento seguro, capacitación en ciberseguridad y retroalimentación continua de los empleados para que las oficinas flexibles realmente funcionen.

Esta guía cubre 12 reglas esenciales, divididas entre prácticas de los empleados y responsabilidades del empleador, para ayudarte a crear un espacio de trabajo flexible limpio, productivo y positivo.

¿Qué es la etiqueta del escritorio compartido?

La etiqueta del puesto de trabajo compartido define las normas de comportamiento que siguen los equipos híbridos para mantener una experiencia presencial productiva y positiva. Estas reglas se aplican a todos en la empresa y combinan la cortesía común con los valores y la cultura específicos de tu organización.

La etiqueta del hot desking ayuda a los equipos a adaptarse a compartir el espacio de oficina y el tiempo de manera diferente a las configuraciones tradicionales. Aunque la transición puede ser un desafío al principio, seguir estos principios crea uno de los modelos de trabajo más agradables y productivos tanto para gerentes como para empleados.

5 prácticas de etiqueta para el uso compartido de escritorios para empleados

1. Pide a los miembros de tu equipo que reserven un escritorio con antelación para evitar conflictos de horarios.

Lo primero y más importante en un entorno de hot desking es evitar los conflictos de horarios. Nada puede ser más irritante y frustrante para tu personal que llegar a la oficina y descubrir que alguien ya está sentado donde tenías previsto sentarse ese día. Esto es aún más molesto en un modelo híbrido, ya que la gente no acude a la oficina todos los días. 

Por ello, es crucial que dediques tiempo a explicar a tus equipos la importancia de reservar con antelación. Esto te ayudará a evitar cualquier tipo de tensión e insatisfacción entre tus colaboradores. Para hacerlo de forma sencilla y organizada, le recomendamos que equipes a tu personal con soluciones fáciles de usar, como la función de reserva de escritorios de deskbird .

2. Exige que los teléfonos estén en modo vibración o silencio

La imagen típica de una oficina ajetreada es que es ruidosa. Como en cualquier modelo de trabajo, pedir que los teléfonos estén en modo silencioso es imprescindible en un espacio de trabajo compartido. El espacio abierto provoca muchas interrupciones, a menudo causadas por los teléfonos. No es necesario que la sala sea completamente silenciosa, pero debe mantener un cierto nivel de ruido adecuado para todos. 

Considera estas opciones:

• Recomienda el uso de auriculares para el trabajo concentrado
• Permite que los dispositivos estén en modo vibración o silencio
• Designa cabinas telefónicas insonorizadas o pequeñas salas de reunión para llamadas personales

Esta variedad de soluciones permite al personal gestionar asuntos personales y profesionales con privacidad, evitando a la vez las interrupciones.

3. Recuerda a tus empleados que lleven sus propios dispositivos 

En casa, los empleados tienen configurado su entorno de trabajo, como sus ordenadores, dispositivos y software. Pero cuando llegan al lugar de trabajo, les puede resultar difícil no trabajar con una configuración conocida. Así que, ¿por qué no sugiere a su personal que adopte el modelo "traiga su propio dispositivo" (BYOD)? Pueden utilizar sus propios materiales en lugar de los proporcionados por la empresa. 

Este enfoque requiere:

• Alineación con los requisitos de trabajo de tu empresa
• Soluciones de seguridad BYOD implementadas
• Una política BYOD clara que describa las normas de comportamiento

4. Pide a tus empleados que se queden en casa si están enfermos

Utilizar un sistema de reserva de escritorios significa que tu empresa ya tiene un modelo de trabajo híbrido y que tus equipos están acostumbrados a trabajar desde casa dos días a la semana. Un aprendizaje que tenemos de los últimos años sobre virus y enfermedades es que es mejor evitar reunirse en persona y contagiar a los miembros del personal. 

En un entorno de trabajo compartido, esto es primordial. La regla es sencilla: si estás enfermo, ¡quédate en casa! No hay necesidad de exponer a los compañeros cuando se puede trabajar a distancia, sobre todo porque varios empleados utilizan el mismo escritorio, lo que aumenta el riesgo de contagio. 

Recuerda a los miembros del equipo que:

• Cancelar sus reservas de escritorio cuando estén enfermos
• Advierte al personal sobre la posible propagación de enfermedades en la oficina
• Tomar precauciones adicionales durante la temporada de gripe para evitar picos en las bajas por enfermedad

5. Destacar la importancia de dejar el espacio de trabajo tal y como lo encontraron

Un escritorio es un entorno muy personal, a veces incluso personalizado con fotos o adornos. Pero con el escritorio compartido, esta opción no está disponible. Debes dejar el lugar tal y como lo encontraste, limpio y ordenado. No está permitido dejar objetos personales en el escritorio. Todo debe ir en cada rotación, y la empresa sólo puede suministrar papelería básica.

Como acabamos de subrayar, la higiene también es muy importante. Proporciona siempre desinfectantes y pañuelos húmedos para que la gente ordene su lugar en cuanto acabe la sesión. Presta especial atención a cualquier problema de limpieza y asegúrate de abordarlo con respeto para que no vuelva a ocurrir.

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7 reglas de uso compartido de escritorios para empleadores

1. Invertir en un IWMS y en un software de reserva de escritorios

Si planeas implementar el hot desking en tu empresa, puede que te preguntes cómo vas a organizar las cosas. Te recomendamos que consideres la posibilidad de instalar un Sistema Integrado de Gestión del Espacio de Trabajo (IWMS). Puede proporcionarte análisis de la oficina sobre cómo y cuándo se utiliza el espacio. A continuación, puedes optimizar tu diseño para que sea aún más eficiente. Esto te daría información valiosa sobre las diferentes opciones que puedes ofrecer a tus compañeros de trabajo.

Además, puedes implantar un software de reserva de escritorios como deskbird para ayudar a los empleados a encontrar qué puesto está disponible y cuándo. También facilita la creación de vínculos, ya que permite a los empleados elegir con quién trabajan. Además, desarrolla la cultura de empresa y aumenta la cohesión del equipo.

2. Establece una política de escritorios compartidos

No puedes esperar que los empleados compartan el espacio de oficina sin problemas si no proporcionas directrices explícitas sobre lo que se debe y no se debe hacer. Crear una política de uso compartido de escritorios es crucial para proporcionar a tu equipo instrucciones y expectativas claras. 

Por ejemplo, tu política de "hot desking" puede incluir una lista de comprobación fácil de seguir para el restablecimiento de todo el escritorio, que tendría este aspecto:

• empaqueta siempre tus efectos personales;

• utiliza desinfectante antes de tocar cualquier superficie;

• Limpia el espacio de trabajo, incluido el proprio escritorio, antes de marcharte;

• cierra la sesión en todas las herramientas y recursos (si no aplica una política BYOD);

• vuelve a colocar el escritorio y la silla como te gustaría encontrarlos cuando llegue;

• Vaciar la papelera, si es posible.

Todas estas acciones, si son realizadas por todos, garantizarán un entorno limpio y acogedor .

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3. Forma a tu personal sobre los riesgos de ciberseguridad en un espacio de trabajo compartido

Un espacio de oficina compartido implica que distintas personas utilizan los mismos recursos. ¿Qué ocurre si alguien se olvida de cerrar la sesión y la siguiente persona acaba teniendo acceso a datos confidenciales? Por eso la ciberseguridad es aún más importante en un entorno de trabajo flexible y compartido.

Establecer la estrategia adecuada de gestión de riesgos cibernéticos es clave, pero formar a los miembros de su equipo sobre este tema es igual de crucial. Además, sus servidores deben ser a prueba de virus y sus datos deben estar protegidos de infecciones externas e internas. Asegúrate regularmente de que tu personal conoce las normas de ciberseguridad que se aplican en tu entorno de trabajo híbrido.

4. Proporciona diferentes tipos de espacio de trabajo para responder a las necesidades de tus empleados

Con el hot desking, replantearse la distribución de la oficina suele ser una gran idea para que el espacio de trabajo sea más ágil y productivo. El sistema de escritorios compartidos es la prueba de que el papel de la oficina está cambiando y debe revisarse para satisfacer las necesidades y expectativas de los empleados. 

Dado que los empleados acuden a la oficina para trabajar en distintos tipos de tareas, es fundamental proporcionarles el espacio de trabajo que necesitan para realizar su trabajo en condiciones óptimas. Aquí tienes algunos ejemplos de espacios de trabajo que puedes crear:

• puestos de trabajo para que la gente trabaje sola;
• salas de reuniones para interacciones cara a cara;
• cabinas insonorizadas para llamadas telefónicas y videoconferencias con clientes u otras personas;
• salas cómodas para que los equipos se sienten y aporten ideas;
• zonas tranquilas para el trabajo individual;
• un espacio colectivo para reunirse durante el almuerzo o las pausas.

Proporcionar estos espacios cubre todas las diferentes necesidades que tienen tus equipos.

5. Haz que tu oficina sea ergonómica

El bienestar de los empleados es una preocupación seria hoy en día, y debes tenerlo en cuenta al pensar en un espacio diseñado para el hot desking. Como organización, es tu responsabilidad proporcionar a tu equipo las herramientas y el equipo adecuados para permitirles trabajar en las mejores condiciones. El lugar de trabajo debe ser adaptable. Por ejemplo, ofrece mobiliario ergonómico como:

• escritorios de altura regulable;
• diferentes tipos de sillas y opciones de asiento;
• lámparas de escritorio o luz natural suficiente;
• monitores de distintos tamaños.

Estas características mejoran la salud de los empleados al tiempo que afectan positivamente su experiencia presencial y productividad.

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6. Planifica un sistema de cierre para las pertenencias personales

Un entorno de trabajo flexible también significa que su personal no estará presente todos los días. En una configuración tradicional, suelen disponer de espacios para guardar sus pertenencias de forma segura. Pero en un modelo de escritorio compartido, es posible que simplemente dejen sus bolsos o bicicletas donde puedan. Esto podría dar lugar a un entorno desordenado e inseguro.

La solución es habilitar zonas donde puedan guardar sus pertenencias cuando están trabajando e incluso dejarlas allí si es necesario. Esto garantiza una mayor seguridad y limpieza. Asegúrate de que tus empleados sepan que disponen de estos servicios y establece su uso obligatorio en las normas de uso compartido de escritorios.

7. Implanta un sistema de retroalimentación de los empleados

Cuando propones una nueva forma de trabajar, presta atención a los sentimientos de tu equipo y mantente abierto a sugerencias. Si el modelo de hot desking es nuevo en tu empresa, ¿por qué no te planteas conocer las primeras impresiones de tus empleados? Daría tiempo a hacer ajustes y mejorar antes de que las cosas se tuerzan.

Una vez que el proceso esté en marcha, cree un cuestionario de satisfacción de los empleados para prevenir cualquier problema y seguir mejorando la distribución y gestión de su oficina. Proporcione a sus equipos herramientas y plataformas para comunicar sus necesidades y enviar solicitudes de asistencia (puede ser de forma anónima). Esto es crucial para saber si hay algún problema lo antes posible, ya que el objetivo es crear un entorno positivo y dinámico para que todos estén contentos y sean productivos.  

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El hot desking está en camino de convertirse en uno de los modelos de trabajo más populares debido a la implementación del modelo híbrido. La etiqueta del escritorio compartido es fundamental para que sea efectivo y haga que tu personal prospere. La clave es implementar reglas de uso compartido de escritorios para que todos sepan qué hacer y qué esperar.

El uso de un sistema de gestión de espacios de trabajo es muy recomendable para gestionar tu oficina compartida sin problemas y con éxito. Solicita una demostración gratuita de la aplicación deskbird para descubrir todas nuestras funciones de fácil uso, desde la reserva de escritorios hasta el análisis de la oficina y la planificación semanal.