Reservar aulas en Outlook nunca fue tan fácil: Presentamos el Add-In de deskbird
Nos complace anunciar que el Add-In de deskbird ya está disponible en Microsoft Outlook. A partir de hoy, tus equipos podrán encontrar y reservar salas de reunión con una experiencia más visual y mejorada. Justo donde ya están planificando su día.
Por qué desarrollamos esto
Aquí tienes un escenario que ocurre miles de veces al día en oficinas de todo el mundo: Un empleado abre Outlook para programar una reunión. Añade a los asistentes y establece la hora. Entonces surge el desafío: encontrar la sala adecuada.
Necesitan un espacio para 8 personas. Con proyector. En la tercera planta. Pero el buscador de salas básico de Outlook muestra una larga lista de nombres de salas con detalles mínimos. ¿Qué aspecto tiene realmente? ¿Dónde se encuentra exactamente?
Terminan reservando algo que parece correcto, esperando que funcione. A veces lo hace. A menudo no. Incluso cuando la reserva se gestiona en un solo lugar, si la experiencia es poco fluida y carece de contexto, los usuarios siguen perdiendo el tiempo y tomando decisiones subóptimas.
Desarrollamos el Add-In de Outlook de deskbird para resolver ambos problemas: mantener el flujo de trabajo unificado y, al mismo tiempo, hacer que la experiencia de reserva sea intuitiva, visual y fiable. La reserva de salas debería ser tan sencilla como explorar opciones con la información adecuada a tu disposición: sin conjeturas, sin esperanzas, simplemente encontrando exactamente lo que necesitas.
Cómo funciona
- Abre el complemento mientras creas una reunión. Haz clic en el icono de deskbird en tu barra lateral de Outlook al programar cualquier reunión.
- Consulta la disponibilidad en tiempo real. Visualiza todas las aulas disponibles en todas tus ubicaciones, filtradas por la fecha y hora de tu reunión.
- Encuentra el espacio adecuado. Filtra aulas por capacidad, planta, servicios y equipamiento para satisfacer tus necesidades de reunión—ya sea que necesites un espacio para reuniones rápidas o un aula para presentaciones a clientes con videoconferencia.
- Reserva con un clic. Selecciona tu sala y se añade automáticamente a la invitación de la reunión. Todo se sincroniza al instante entre Outlook y deskbird.
- Sincronización automática - Todas las aulas reservadas en la cita de Outlook se transfieren automáticamente a la reserva de deskbird correspondiente
Sin inicios de sesión separados. Sin entradas duplicadas. Sin preguntarte si tu sala está realmente disponible.
¿A quién va dirigido?
Para empleados: Encuentra el espacio de reunión adecuado sin interrumpir tu flujo de trabajo. Reserva aulas en el mismo lugar donde programas tus reuniones. Visualiza las plantas para que sepas exactamente adónde ir. Elimina el estrés de las reservas duplicadas y las búsquedas de aulas de última hora.
Para administradores de espacios de trabajo: Finalmente, obtén datos precisos de utilización porque todas las reservas fluyen a través de un sistema unificado. Reduce los tickets de soporte sobre la disponibilidad de salas. Toma decisiones más inteligentes sobre la asignación de espacios basadas en patrones de uso reales. Aplica las políticas de reserva automáticamente sin supervisión manual.
Para líderes de TI: Implementa una integración que no requiere capacitación porque reside en las herramientas que los usuarios ya utilizan a diario. Ofrece soporte a usuarios de Mac y Windows con una experiencia consistente. Reduce la proliferación de herramientas mientras mejoras la coordinación en el lugar de trabajo.
El impacto
Cuando la reserva de salas de reunión se vuelve fluida, los beneficios se multiplican en toda tu organización:
Ahorro de tiempo a escala. Si cada empleado ahorra solo 15 minutos al día buscando y reservando aulas, lo que equivale a más de 60 horas por empleado al año. En una empresa de 500 personas, esto representa 30.000 horas devueltas al trabajo productivo.
Optimización del uso del espacio. Estudios demuestran que las empresas suelen utilizar solo entre el 40% y el 60% de la capacidad de sus salas de reunión. Con datos de reserva precisos y en tiempo real, puedes identificar espacios infrautilizados, optimizar tu huella y potencialmente reducir los costos inmobiliarios entre un 20% y un 30%.
Mejora de la experiencia del empleado. Las pequeñas fricciones se acumulan en grandes frustraciones. Cuando tus equipos pueden encontrar y reservar con fiabilidad los espacios que necesitan sin complicaciones, se elimina un punto de fricción diario y se genera confianza en tus sistemas de gestión del espacio de trabajo.
Decisiones más inteligentes para el espacio de trabajo. Los datos de uso reales te ayudan a comprender qué servicios son los más relevantes, qué ubicaciones requieren mayor capacidad y cómo planificar el crecimiento —decisiones que impactan directamente en tu rentabilidad.
Ya disponible
El Add-In de Outlook de deskbird ya está disponible. Tus equipos pueden empezar a usarlo simplemente instalándolo desde el marketplace de Outlook. Sin configuraciones complejas. Sin capacitaciones extensas. Solo una reserva de salas fluida en el flujo de trabajo. Continuamos mejorando la integración basándonos en los comentarios de los clientes, con mejoras en la gestión de reuniones recurrentes y capacidades de edición avanzadas que estarán disponibles próximamente.
¿Listo para eliminar el caos en la sala de reunión? La solución ya está en tu calendario.
Empieza hoy
Encontrarás el Add-In de deskbird para Outlook aquí: Instala el Add-In de Outlook
¿Necesitas ayuda para configurarlo? Lee nuestro artículo del Centro de Ayuda
