Reservar aulas Outlook nunca fue tan fácil: presentamos el deskbird .

Nos complace anunciar que el deskbird ya está disponible en Microsoft Outlook. A partir de hoy, sus equipos podrán buscar y reservar aulas de reuniones aulas una experiencia mejorada y más visual. Justo donde ya están planificando su día.

Por qué lo hemos creado

He aquí una situación que se repite miles de veces al día en oficinas de todo el mundo: un empleado abre Outlook para programar una reunión. Añade a los asistentes y fija la hora. Entonces surge el problema: encontrar la sala adecuada. 

Necesitan un espacio para 8 personas. Con un proyector. En la tercera planta. Pero el buscador básico de salas de Outlook muestra una larga lista de nombres de salas con detalles mínimos. ¿Cómo es realmente? ¿Dónde se encuentra exactamente?

Acaban reservando algo que parece adecuado, con la esperanza de que funcione. A veces funciona. A menudo no. Incluso cuando la reserva se realiza en un solo lugar, si la experiencia es torpe y carece de contexto, la gente sigue perdiendo tiempo y tomando malas decisiones.

Creamos el complemento deskbird con el fin de resolver ambos problemas: mantener el flujo de trabajo unificado y, al mismo tiempo, hacer que la experiencia de reserva sea intuitiva, visual y segura. La reserva de salas debería ser tan fácil como explorar las opciones con la información adecuada al alcance de la mano: sin conjeturas, sin esperanzas, simplemente encontrando exactamente lo que necesitas.

Cómo funciona

1. Abre el complemento mientras creas una reunión. Haz clic en el deskbird en la barra lateral de Outlook cuando programes cualquier reunión.
2. Vea lo que hay disponible en tiempo real. Vea todas aulas disponibles aulas sus ubicaciones, filtradas por la fecha y hora de su reunión.
3. Encuentre el espacio adecuado. Filtre aulas capacidad, planta, servicios y equipamiento para satisfacer sus necesidades de reunión, tanto si necesita un espacio para una reunión rápida como una sala de presentaciones para clientes con videoconferencia.
4. Reserva con un solo clic. Selecciona tu sala y se añadirá automáticamente a la invitación a la reunión. Todo se sincroniza al instante entre Outlook y deskbird.
5. Sincronización automática: todas aulas en la cita de Outlook se transfieren automáticamente a la deskbird correspondiente deskbird .

Sin inicios de sesión separados. Sin entradas duplicadas. Sin preguntarte si tu habitación está realmente disponible.

Para quién es esto

Para empleados: Consigue el espacio de reunión adecuado sin interrumpir tu flujo de trabajo. Reserva aulas el mismo lugar donde programas las reuniones. Consulta los planos de las plantas para saber exactamente dónde ir. Elimina el estrés de las reservas duplicadas y las búsquedas de salas de última hora.

Para los administradores del lugar de trabajo: por fin obtendrán datos precisos sobre la utilización, ya que todas las reservas pasan por un sistema unificado. Reducirán las solicitudes de asistencia sobre la disponibilidad de salas. Tomarán decisiones más inteligentes sobre la asignación de espacios basándose en patrones de uso reales. Aplicarán las políticas de reserva automáticamente sin necesidad de supervisión manual.

Para los responsables de TI: Implemente una integración que no requiera formación, ya que se integra en las herramientas que los usuarios ya utilizan a diario. Ofrezca una experiencia coherente tanto a los usuarios de Mac como a los de Windows. Reduzca la proliferación de herramientas y mejore la coordinación en el lugar de trabajo.

El impacto

Cuando sala de reunión se vuelve fluida, los beneficios se multiplican en toda la organización:

Ahorro de tiempo a gran escala. Si cada empleado ahorra solo 15 minutos al día buscando y reservando aulas, eso supone más de 60 horas por empleado al año. En una empresa de 500 personas, eso supone 30 000 horas recuperadas para el trabajo productivo.

Mejor aprovechamiento del espacio. Los estudios demuestran que las empresas suelen utilizar solo entre el 40 % y el 60 % de sala de reunión sus sala de reunión . Con datos de reservas precisos y en tiempo real, puede identificar los espacios infrautilizados, optimizar su huella y reducir potencialmente costos inmobiliarios costos un 20 % y un 30 %.

Mejora de la experiencia de los empleados. Las pequeñas fricciones se acumulan y se convierten en grandes frustraciones. Cuando tus equipos pueden encontrar y reservar de forma fiable los espacios que necesitan sin complicaciones, se elimina un punto débil diario y se genera confianza en los sistemas de tu lugar de trabajo.

Decisiones más inteligentes en el lugar de trabajo. Los datos de uso real le ayudan a comprender qué servicios son más importantes, qué ubicaciones necesitan más capacidad y cómo planificar el crecimiento, decisiones que afectan directamente a sus resultados.

Ya disponible

El complemento deskbird ya está disponible. Sus equipos pueden empezar a utilizarlo simplemente instalándolo desde Outlook Marketplace. Sin configuraciones complejas. Sin largas formaciones. Solo reservas de salas sin interrupciones en el flujo de trabajo. Seguimos mejorando la integración basándonos en los comentarios de los clientes, y pronto incorporaremos mejoras en la gestión de reuniones recurrentes y funciones de edición avanzadas.

¿Listo para acabar con sala de reunión ? La solución ya está en tu calendario.

Empieza hoy mismo

Encontrarás el deskbird para Outlook aquí: Instalar el complemento de Outlook

¿Necesitas ayuda para configurarlo? Lee nuestro artículo del Centro de ayuda.