5 must have per un'ottima esperienza per i visitatori in ufficio

Immagina questo. Sei un office manager che gestisce le operazioni quotidiane, garantisce la conformità e si assicura che ogni visitatore, dai candidati a lavoratori esterni, abbia un'esperienza professionale e senza intoppi. Ma senza un front-office manager e senza gli strumenti giusti a disposizione, le cose si complicano rapidamente. Le informazioni sui visitatori sono incomplete, i check-in sono disorganizzati e nessuno sa dove andare. Nel frattempo, gli altri ospiti si aggirano per i corridoi con aria smarrita e l'atrio è ingombro di cartellini, fogli di registrazione cartacei e confusione.

La prima impressione è importante, soprattutto alla reception. Infatti, l'esperienza dei visitatori in ufficio è un riflesso diretto dell'intera organizzazione. È il primo contatto che gli ospiti hanno con la tua azienda, in base al quale giudicano la tua professionalità, efficienza e affidabilità. Per i responsabili di uffici e strutture, la posta in gioco è alta per garantire agli ospiti un'esperienza sicura e accogliente.

Sei curioso di sapere come creare un'ottima esperienza di visita per gli ospiti del tuo ufficio? Continua a leggere e ti mostreremo i 5 must per lasciare un'impressione positiva e duratura ai visitatori, dall'arrivo alla partenza.

1. Fornire indicazioni e segnaletiche chiare

Potresti orientarti con facilità nell'edificio del tuo ufficio, ma ti sei mai soffermato a pensare a cosa significhi per qualcuno che entra per la prima volta, senza sapere dove andare o a chi chiedere? Non è questo il tipo di esperienza che vuoi lasciare ai visitatori.

Un wayfinding chiaro e accessibile è la prima cosa da implementare per iniziare bene il viaggio dei visitatori. I visitatori devono sentirsi sicuri di essere nel posto giusto prima ancora di varcare la porta. Oltre alla segnaletica esterna, prendi in considerazione cartelli per l'orientamento brandizzati per semplificare la navigazione all'interno e aggiungi una mappa nei punti chiave che mostri ai visitatori dove si trovano esattamente rispetto al resto della pianta dell'ufficio.

Per rendere le cose ancora più semplici per i tuoi ospiti, puoi utilizzare una soluzione intelligente di gestione dei visitatori per inviare istruzioni automatiche prima della visita, tra cui indicazioni stradali, informazioni sul parcheggio e istruzioni per il check-in.

2. Garantire un check-in semplice e senza intoppi

Se c'è un modo sicuro per dare un tono negativo alle visite degli ospiti, è quello di riceverli con lunghe file, cartelline e tonnellate di documenti da compilare. Il tempo è denaro e a nessuno piace aspettare. Il segreto è iniziare a raccogliere i dettagli dei visitatori fin dall'inizio.

L'utilizzo di una soluzione per i visitatori per programmare le visite in ufficio consente di registrare in anticipo i dettagli chiave e di evitare inutili scartoffie. Oltre alla pre-registrazione dei visitatori, è possibile utilizzare chioschi o tablet per consentire il check-in self-service e touchless utilizzando codici QR. I sistemi di gestione dei visitatori possono anche inviare avvisi in tempo reale ai rispettivi host riguardo all'arrivo degli ospiti.

👉 Processi di check-in fluidi non solo sono fondamentali per migliorare l'esperienza dei visitatori, ma evitano anche perdite di tempo e di produttività legate a processi cartacei obsoleti. Per saperne di più sui costi nascosti di una cattiva gestione dei visitatori leggi questo post del nostro blog.

3. Dare ai visitatori un caloroso benvenuto

Oltre a velocizzare il processo di check-in e ad avvisare automaticamente gli ospiti, le soluzioni di gestione dei visitatori riducono anche il carico di lavoro dei responsabili degli uffici e delle strutture che devono gestire gli arrivi dei visitatori oltre alle loro altre attività. In questo modo si libera tempo per accogliere i visitatori in modo amichevole e professionale e per dare a ogni ospite l'attenzione che merita. Dopo tutto, la tecnologia dovrebbe supportare, ma non sostituire, il rapporto umano.

Salutare i visitatori chiamandoli per nome, stabilire un contatto visivo e offrire un sorriso caloroso (e anche un rinfresco) farà sentire i visitatori benvenuti fin dall'inizio. Un semplice sorriso mette di buon umore anche gli altri, diminuendo i loro livelli di stress e migliorando immediatamente il mood.

Assicurati di avere a portata di mano un'area di attesa confortevole dove gli ospiti possano sedersi se i loro host sono in ritardo. Scegli colori caldi e allegri per dare un tono positivo e aggiungi delle piante per sfruttare i vantaggi del design biofilico dell'ufficio. Se lo spazio è dotato di opzioni di intrattenimento, WiFi per gli ospiti, stazioni di ricarica del telefono e caffè gratuito, i tempi di attesa voleranno via.

4. Offrire ai visitatori un'esperienza personalizzata

Prepararsi in anticipo fa sì che i visitatori si sentano apprezzati quando arrivano nella tua sede. Ma offrire un'esperienza personalizzata ai visitatori li fa sentire ancora più benvenuti. Per personalizzare l'esperienza degli ospiti, è essenziale conoscerne l'identità, l'azienda e il motivo della visita. Per esempio, se sai che qualcuno è in visita per un colloquio di lavoro, augurargli buona fortuna creerà immediatamente un rapporto positivo.

Una soluzione per i visitatori aiuta a raccogliere i dati dei visitatori in anticipo per preparare saluti personalizzati e stampare badge identificativi ad-hoc. Queste soluzioni possono anche indicare quali visitatori tornano una seconda volta e fornire agli host tutte le informazioni necessarie per apparire ben preparati per offrire la migliore esperienza possibile.

5. Creare un ambiente sicuro e protetto

Sicurezza e conformità sono due aspetti essenziali per una gestione efficace dei visitatori. I visitatori vogliono sapere che la loro sicurezza fisica è una priorità durante la visita e che le loro informazioni sono gestite in modo sicuro. Per i responsabili degli uffici, la sfida consiste nel mantenere la sicurezza e la conformità, offrendo al contempo un'esperienza senza soluzione di continuità agli ospiti.

La privacy dei dati è una delle principali preoccupazioni nell'era digitale e deve essere considerata prioritaria in tutti i flussi di lavoro per la gestione dei visitatori. I sistemi digitali di gestione dei visitatori aiutano a raccogliere, archiviare e gestire in modo sicuro i dati dei visitatori e a limitare l'accesso al personale autorizzato. Questo non solo migliora la sicurezza, ma favorisce anche la fiducia degli ospiti.

Questi sistemi consentono inoltre ai visitatori di firmare NDA, accordi di sicurezza o altri documenti legali in formato digitale, invece di dover gestire più file cartacei che potrebbero finire nelle mani sbagliate se la reception non è presidiata. In questo modo, l'esperienza dei visitatori migliora grazie a processi di sicurezza agevoli e trasperenti.

Dal punto di vista della conformità interna, offrono l'ulteriore vantaggio di ridurre la responsabilità automatizzando i flussi di lavoro relativi alla documentazione e alla conformità e fornendo registrazioni chiare e tracciabili per gli audit interni o le ispezioni esterne. Inoltre, consentono ai gestori di strutture di tenere traccia di chi si trova nell'edificio in ogni momento, garantendo una risposta rapida e accurata in caso di evacuazione o emergenza.

Migliorare l'esperienza dei visitatori con deskbird

Creare un'ottima esperienza per i visitatori non significa solo fare una buona impressione: si tratta di creare fiducia, snellire le operazioni e garantire la sicurezza dal momento in cui gli ospiti entrano nel tuo edificio. Un percorso chiaro, un check-in senza interruzioni, un'accoglienza calorosa, interazioni personalizzate e processi sicuri sono essenziali per trasformare ogni visita degli ospiti in un incontro professionale e memorabile.

L'implementazione di questi 5 must have non solo migliora l'immagine del tuo brand, ma riduce anche lo stress dei visitatori e del personale e aumenta l'efficienza operativa. E la buona notizia? Non devi farlo da solo. Con Visitors by deskbird, puoi facilmente pre-registrare gli ospiti, semplificare il processo di check-in e check-out, notificare automaticamente gli host tramite MS Teams e tenere informati gli ospiti con aggiornamenti tempestivi via e-mail riguardo alle loro visite programmate.

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Come creare un'ottima esperienza di visita - FAQ

Cosa rende ottima l'esperienza di un visitatore?

Un'ottima esperienza per i visitatori è professionale, accogliente e senza soluzione di continuità, dal momento in cui l'ospite arriva a quello in cui se ne va. Combina un chiaro orientamento, un check-in agevole, saluti personalizzati e un'area lounge sicura e confortevole dove gli ospiti possono sedersi in attesa dei loro host.

Come possono le aziende migliorare il "guest journey"?

Le aziende possono migliorare il guest journey preparandosi in anticipo. La pre-registrazione degli ospiti, la raccolta di tutti i dati rilevanti in anticipo, l'invio di indicazioni chiare, l'utilizzo di sistemi di check-in automatizzati e l'allestimento delle aree di attesa con strumenti di comfort e connettività contribuiscono a snellire il viaggio e a ridurre gli attriti.

Quali tecnologie migliorano la soddisfazione dei visitatori?

I sistemi di gestione dei visitatori (VMS) svolgono un ruolo fondamentale nel migliorare la soddisfazione dei visitatori. Consentono il check-in senza contatto, le notifiche automatiche all'ospite, la registrazione digitale e i badge personalizzati per i visitatori, il tutto garantendo la privacy e la conformità dei dati.

Perché la personalizzazione è importante per l'esperienza degli ospiti?

I tocchi personali, come salutare gli ospiti per nome o fare riferimento al motivo della loro visita, dimostrano professionalità e attenzione. La personalizzazione fa sentire gli ospiti apprezzati e trasforma le visite di routine in esperienze memorabili.

Quali sono le caratteristiche imprescindibili di una moderna esperienza di visita?

Ci sono 5 caratteristiche essenziali che spiccano: segnaletica e indicazioni chiare, check-in digitale facile, accoglienza umana calorosa, interazioni personalizzate con gli ospiti e sicurezza solida supportata da una tecnologia intelligente.

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