5 must have per un'ottima esperienza per i visitatori in ufficio

Immagina questo. Sei un office manager che gestisce le operazioni quotidiane, garantisce la conformità e si assicura che ogni visitatore, dai candidati a lavoratori esterni, abbia un'esperienza professionale e senza intoppi. Ma senza un front-office manager e senza gli strumenti giusti a disposizione, le cose si complicano rapidamente. Le informazioni sui visitatori sono incomplete, i check-in sono disorganizzati e nessuno sa dove andare. Nel frattempo, gli altri ospiti si aggirano per i corridoi con aria smarrita e l'atrio è ingombro di cartellini, fogli di registrazione cartacei e confusione.

Le prime impressioni contano, specialmente alla reception. Questo perché l'esperienza del visitatore è un riflesso diretto dell'intera organizzazione. È il primo punto di contatto che gli ospiti hanno con la tua attività, in base al quale giudicano la tua professionalità, efficienza e affidabilità. Per i responsabili degli uffici e delle strutture, la posta in gioco è alta per garantire un'esperienza sicura e accogliente per gli ospiti.

Vuoi sapere come creare un'ottima esperienza per i visitatori del tuo ufficio? Continua a leggere: ti mostriamo gli elementi essenziali per lasciare un'impressione duratura e positiva sui tuoi visitatori, dall'arrivo alla partenza.

1. Fornire indicazioni e segnaletiche chiare

Potresti orientarti con facilità nell'edificio del tuo ufficio, ma ti sei mai soffermato a pensare a cosa significhi per qualcuno che entra per la prima volta, senza sapere dove andare o a chi chiedere? Non è questo il tipo di esperienza che vuoi lasciare ai visitatori.

Un wayfinding chiaro e accessibile è la prima cosa da implementare per iniziare bene il viaggio dei visitatori. I visitatori devono sentirsi sicuri di essere nel posto giusto prima ancora di varcare la porta. Oltre alla segnaletica esterna, prendi in considerazione cartelli per l'orientamento brandizzati per semplificare la navigazione all'interno e aggiungi una mappa nei punti chiave che mostri ai visitatori dove si trovano esattamente rispetto al resto della pianta dell'ufficio.

Per rendere le cose ancora più facili per i tuoi ospiti, puoi utilizzare una soluzione smart di gestione visitatori per inviare istruzioni pre-visita automatizzate, incluse indicazioni stradali, informazioni sul parcheggio e istruzioni per il check-in.

2. Garantire un check-in semplice e senza intoppi

Se c'è un modo infallibile per lasciare una cattiva impressione agli ospiti, è farli aspettare, mettergli in mano una cartellina e chili di scartoffie da compilare. Ma dei processi di check-in fluidi non sono solo fondamentali per migliorare l'esperienza del visitatore, ma anche per prevenire la perdita di tempo e produttività legata a processi cartacei obsoleti. Il tempo è denaro e a nessuno piace aspettare. La chiave è iniziare a raccogliere i dettagli dei visitatori in anticipo.

L'utilizzo di una soluzione per i visitatori per programmare le visite in ufficio ti consente di registrare i dettagli chiave in anticipo ed evitare scartoffie inutili. Oltre alla pre-registrazione dei visitatori, puoi utilizzare Chioschi o tablet per abilitare check-in self-service senza contatto tramite codici QR. I sistemi di gestione dei visitatori possono anche inviare avvisi in tempo reale all'host di riferimento che i loro ospiti sono arrivati.

3. Dare ai visitatori un caloroso benvenuto

Oltre ad accelerare il processo di check-in e a notificare automaticamente gli host, le soluzioni di gestione dei visitatori riducono anche il carico di lavoro per i responsabili degli uffici e delle strutture che devono gestire gli arrivi dei visitatori oltre ai loro altri compiti. Ciò libera tempo per accogliere i visitatori in modo amichevole e professionale e dare a ogni ospite l'attenzione che merita. Dopotutto, la tecnologia dovrebbe supportare, non sostituire, la connessione umana.

Accogliere i visitatori chiamandoli per nome, guardandoli negli occhi e regalando loro un bel sorriso (e anche qualche stuzzichino) li farà sentire benvenuti fin dall'inizio. Un semplice sorriso è contagioso, diminuisce i livelli di stress e migliora subito l'umore.

Assicurati di avere a disposizione una comoda area d'attesa dove gli ospiti possano sedersi se i loro host sono occupati. Scegli colori caldi e allegri per creare un'atmosfera positiva e aggiungi qualche pianta per sfruttare i benefici del design biofilico per ufficio. Se pensi anche al divertimento, al WiFi per gli ospiti, alle stazioni di ricarica per telefoni e al caffè gratuito vedrai che tutti saranno d'accordo che il tempo passa in fretta.

4. Offrire ai visitatori un'esperienza personalizzata

Prepararsi in anticipo fa sì che i visitatori si sentano apprezzati quando arrivano nella tua sede. Ma offrire un'esperienza personalizzata ai visitatori li fa sentire ancora più benvenuti. Per personalizzare l'esperienza degli ospiti, è essenziale conoscerne l'identità, l'azienda e il motivo della visita. Per esempio, se sai che qualcuno è in visita per un colloquio di lavoro, augurargli buona fortuna creerà immediatamente un rapporto positivo.

Una soluzione per i visitatori aiuta a raccogliere i dati dei visitatori in anticipo per preparare saluti personalizzati e stampare badge identificativi ad-hoc. Queste soluzioni possono anche indicare quali visitatori tornano una seconda volta e fornire agli host tutte le informazioni necessarie per apparire ben preparati per offrire la migliore esperienza possibile.

5. Creare un ambiente sicuro e protetto

Sicurezza e conformità sono due aspetti essenziali per una gestione efficace dei visitatori. I visitatori vogliono sapere che la loro sicurezza fisica è una priorità durante la visita e che le loro informazioni sono gestite in modo sicuro. Per i responsabili degli uffici, la sfida consiste nel mantenere la sicurezza e la conformità, offrendo al contempo un'esperienza senza soluzione di continuità agli ospiti.

La privacy dei dati è una delle principali preoccupazioni nell'era digitale e deve essere considerata prioritaria in tutti i flussi di lavoro per la gestione dei visitatori. I sistemi digitali di gestione dei visitatori aiutano a raccogliere, archiviare e gestire in modo sicuro i dati dei visitatori e a limitare l'accesso al personale autorizzato. Questo non solo migliora la sicurezza, ma favorisce anche la fiducia degli ospiti.

Questi sistemi consentono inoltre ai visitatori di firmare NDA, accordi di sicurezza o altri documenti legali in formato digitale, invece di dover gestire più file cartacei che potrebbero finire nelle mani sbagliate se la reception non è presidiata. In questo modo, l'esperienza dei visitatori migliora grazie a processi di sicurezza agevoli e trasperenti.

Dal punto di vista della conformità interna, offrono l'ulteriore vantaggio di ridurre la responsabilità automatizzando i flussi di lavoro relativi alla documentazione e alla conformità e fornendo registrazioni chiare e tracciabili per gli audit interni o le ispezioni esterne. Inoltre, consentono ai gestori di strutture di tenere traccia di chi si trova nell'edificio in ogni momento, garantendo una risposta rapida e accurata in caso di evacuazione o emergenza.

Migliorare l'esperienza dei visitatori con deskbird

Creare un'ottima esperienza per i visitatori non significa solo fare una buona impressione: si tratta di creare fiducia, snellire le operazioni e garantire la sicurezza dal momento in cui gli ospiti entrano nel tuo edificio. Un percorso chiaro, un check-in senza interruzioni, un'accoglienza calorosa, interazioni personalizzate e processi sicuri sono essenziali per trasformare ogni visita degli ospiti in un incontro professionale e memorabile.

Dì addio a lunghe attese, front-desk stressati o interazioni disorganizzate che danneggiano la tua credibilità e i tuoi standard di sicurezza. Con Visitors by deskbird, puoi facilmente pre-registrare gli ospiti, semplificare il processo di check-in e check-out, notificare automaticamente gli host tramite MS Teams e tenere gli ospiti informati con aggiornamenti e-mail tempestivi sulle loro visite programmate.