Come automatizzare la gestione dei visitatori in 5 semplici passaggi

I registri manuali dei visitatori creano lacune di sicurezza, rallentano il vostro team di reception e vi lasciano nell'incertezza su chi sia effettivamente nell'edificio durante un'emergenza. Questa guida vi illustra 5 passaggi per automatizzare il processo di gestione dei visitatori, dalla pre-registrazione e il check-in digitale alle notifiche in tempo reale per gli host e ai log pronti per la conformità che si integrano perfettamente negli uffici ibridi.

Che cos'è la gestione automatizzata dei visitatori?

La gestione automatizzata dei visitatori è un sistema digitale che sostituisce i registri di accesso manuali e i moduli cartacei con un software dedicato alla gestione degli arrivi degli ospiti. Ciò implica che i visitatori effettuano il check-in tramite un tablet o il proprio smartphone, anziché compilare manualmente un registro cartaceo.

Il sistema gestisce l'intera visita dall'inizio alla fine. Invia email di invito prima dell'arrivo dell'ospite, effettua il check-in al suo ingresso, notifica immediatamente l'host e mantiene un registro digitale di chi era in sede. I metodi tradizionali si basano su receptionist che gestiscono contemporaneamente telefonate, registri scritti a mano e post-it. L'automazione d'ufficio elimina completamente tale attrito.

Perché automatizzare la gestione dei visitatori in un ufficio ibrido?

Ora come ora, il 53,1% dei dipendenti può lavorare da remoto oppure in ruoli ibridi: per questo gli uffici si trovano ad affrontare schemi di presenza imprevedibili che rendono più complesso il coordinamento dei visitatori. Il front desk potrebbe non sapere quali dipendenti lavorano da casa il martedì. Gli host dimenticano di aver programmato una riunione con un cliente. I visitatori arrivano e trovano scrivanie vuote e confusione.

I processi manuali diventano inefficaci quando non è possibile prevedere chi sarà in ufficio. Un ospite arriva, ma il referente è in call su Zoom da casa. Il front desk cerca di contattare qualcuno che sia a conoscenza della riunione. Il visitatore attende nella hall per 15 minuti. Questa non è la prima impressione che si desidera dare.

L'automazione risolve questo problema collegando gli arrivi dei visitatori ai dati dell'ufficio in tempo reale.

Il sistema sa chi ha prenotato una scrivania quel giorno. Invia promemoria agli host prima della riunione. Li avvisa nel momento in cui il loro ospite effettua il check-in, sia che si trovi alla scrivania in una sala riunioni.

I vantaggi pratici che si notano subito:

• Meno lavoro per il personale del front desk: niente più telefonate ai referenti o monitoraggio manuale di chi è arrivato e chi è partito.
• Esperienza più veloce nella hall: i visitatori impiegano pochi secondi per registrarsi invece di compilare moduli
• Prima impressione professionale: gli ospiti vedono un processo moderno e organizzato che riflette positivamente sulla tua azienda.
• Visibilità in tempo reale: sai esattamente chi si trova nell'edificio in ogni momento, per garantire la sicurezza e la protezione.
• Registrazioni accurate: i registri digitali eliminano la grafia illeggibile e la perdita di documenti cartacei.

Come funziona un flusso di lavoro automatizzato per la gestione dei visitatori

Il flusso di lavoro segue 5 chiari passaggi che creano un'esperienza coerente per ogni ospite che entra nel tuo edificio.

Passaggio 1: Impostare la prenotazione degli ospiti e la pre-registrazione

Il processo inizia prima dell'arrivo del visitatore. Tu o un membro del tuo team registrate l'ospite nel sistema in anticipo. Inserite il suo nome, indirizzo e-mail, azienda e motivo della visita.

Questo passaggio di pre-registrazione consente di preparare tutto ciò di cui il visitatore ha bisogno. È possibile prenotare una sala riunioni per l'appuntamento, riservare un posto auto se il parcheggio si riempie rapidamente o persino organizzare il catering se la riunione si protrae fino all'ora di pranzo. La complessità sorge quando i sistemi non comunicano tra loro: si registra il visitatore una volta, poi si prenota manualmente la sua scrivania, poi si riserva manualmente il parcheggio. Una persona, tre inserimenti, tre sistemi.

Piattaforme come deskbird ti permettono di gestire tutto questo in un unico posto. Quando registri un visitatore attraverso il visitor management di deskbird, puoi contemporaneamente prenotare la scrivania che utilizzerà, la sala riunioni per la tua presentazione e il parcheggio vicino all'ingresso. Tutto si connette in modo da non dover passare tra diversi strumenti.

Passaggio 2: Inviare e-mail automatiche ai visitatori con le istruzioni per l'arrivo

Una volta registrato l'ospite, il sistema invia automaticamente un'e-mail di invito professionale. Questa e-mail fornisce tutte le informazioni necessarie per arrivare preparati.

L'invito include la data e l'ora della riunione, l'indirizzo del tuo ufficio con un link alla mappa e istruzioni specifiche per il check-in all'arrivo. Molti sistemi includono un codice QR univoco che il visitatore può scansionare al chiosco. L'email fornisce anche i dettagli del Wi-Fi, le istruzioni per il parcheggio e le tue informazioni di contatto nel caso in cui siano in ritardo.

Il sistema invia un'e-mail di promemoria il giorno prima della visita, un modo per minimizzare i no-show e garantisce che l'ospite abbia le informazioni a portata di mano proprio quando ne ha bisogno. Non è necessario ricordarsi di inviare manualmente e-mail di follow-up.

Passaggio 3: Eseguire il check-in in loco con Chiosco o al front desk

Quando il visitatore entra nella tua lobby, deve passare attraverso la fase di check-in: la modalità chiosco.

Il sistema può scattare una foto dell'ospite e stampare automaticamente un badge visitatore. Il badge riporta il nome dell'ospite, il nome della persona che sta visitando e la data. Ciò consente ai dipendenti di identificare facilmente gli ospiti mentre si spostano all'interno dell'ufficio.

Se preferisci un tocco personale, il tuo addetto alla reception può registrare i visitatori con un solo clic sulla propria dashboard. Questa soluzione è ideale per ospiti VIP o riunioni dirigenziali in cui desideri un saluto umano. L'automazione backend continua a funzionare, ma l'esperienza risulta più accogliente.

Passaggio 4: Avvisare l'host attraverso Microsoft Teams, senza mandare troppe notifiche

Nel momento in cui l'ospite completa il check-in, il sistema invia un avviso immediato all'host. È qui che l'integrazione con strumenti come Microsoft Teams fa davvero la differenza.

Il tuo referente potrebbe trovarsi in una sala riunioni su un piano diverso. Potrebbe essere alla sua scrivania con le cuffie e non sentire che il telefono squilla. Ma vedrà sicuramente un messaggio diretto su Teams.

L'integrazione di deskbird con Microsoft Teams invia la notifica esattamente dove i tuoi dipendenti già operano. L'host visualizza "La tua ospite Sarah Chen è arrivata" nella propria chat di Teams. Possono recarsi immediatamente nella lobby senza che il receptionist debba rintracciarli.

Questo evita un sovraccarico di notifiche alla scrivania. L'addetto alla reception non deve rispondere alle chiamate e ai messaggi relativi a ogni arrivo. Il sistema inoltra automaticamente ogni notifica alla persona giusta.

Fase 5: Tenere un registro dei visitatori in tempo reale con gli orari di arrivo e partenza

L'ultimo passaggio garantisce una registrazione accurata della visita. Il sistema traccia l'ora esatta del check-in dell'ospite. Al momento della partenza, l'ospite può effettuare il check-out dallo stesso Chiosco, oppure il vostro receptionist può registrarne l'uscita con un solo clic.

Alcuni sistemi registrano automaticamente l'uscita di tutti i visitatori alla fine della giornata lavorativa. In questo modo il registro rimane aggiornato anche se qualcuno dimentica di registrare manualmente l'uscita.

Perché è importante tenere registri accurati nel tuo ufficio:

• Evacuazioni di emergenza: i responsabili della sicurezza hanno bisogno di un elenco in tempo reale di tutte le persone presenti nell'edificio in caso di allarme antincendio o altre emergenze.
• Verifiche di conformità: molti settori richiedono registrazioni dettagliate di chi ha avuto accesso alla tua struttura e quando.
• Controlli di sicurezza: il team addetto alla sicurezza può indagare sugli incidenti verificando chi era presente in loco in determinati momenti.

Funzionalità di prenotazione ospiti e pre-registrazione visitatori automatizzate

Oltre al workflow di base, i moderni sistemi di Visitor Management offrono funzionalità specifiche che rafforzano la sicurezza e riducono il lavoro amministrativo.

Gli inviti ai visitatori inviano email brandizzate con i dettagli di arrivo per garantire una prima impressione professionale prima dell'arrivo degli ospiti, mentre la firma documentale consente la raccolta digitale di NDA o dichiarazioni sanitarie prima dell'arrivo per evitare colli di bottiglia alla reception e assicurare la conformità normativa. I workflow di approvazione instradano le richieste sensibili dei visitatori a manager o ai team di sicurezza per una maggiore protezione, e il watchlist screening segnala automaticamente gli individui soggetti a restrizioni per allertare la sicurezza in caso di tentativo di registrazione. Per i visitatori ricorrenti, il sistema memorizza i dettagli di consulenti e appaltatori per eliminare l'inserimento ripetitivo dei dati per le visite future.

Queste funzionalità operano in sinergia per creare un sistema completo, collegandolo alle operazioni più ampie del luogo di lavoro. La prenotazione dei servizi consente di riservare scrivanie, sale riunioni, parcheggi o servizi di catering all'interno dello stesso flusso di lavoro per i visitatori, garantendo che le esigenze operative siano gestite in un unico luogo anziché tramite molteplici strumenti. Questa integrazione distingue l'approccio di deskbird dagli strumenti per visitatori standalone: quando si registra un collaboratore settimanale, il sistema non solo velocizza i loro futuri check-in, ma coordina anche il loro spazio di lavoro, la disponibilità delle sale riunioni e la notifica all'host su tutta la piattaforma. Se devono firmare un NDA, il sistema lo invia automaticamente prima della loro prima visita e ricorda che lo hanno già firmato per le visite future.

deskbird integra la gestione dei visitatori con la prenotazione delle sale riunioni e la condivisione delle scrivanie per gestire la logistica degli spazi e degli ospiti dalla stessa piattaforma. Questo è fondamentale negli uffici ibridi, dove è necessario coordinare chi arriverà, dove si siederà e quali sale sono disponibili.

Chiosco e check-in touchless per i visitatori

Il check-in fisico è il primo contatto che un ospite ha con la tecnologia del tuo ufficio. Per garantire un'esperienza positiva ai visitatori è fondamentale che questo passaggio avvenga nel modo giusto. Hai a disposizione 3 opzioni principali che si adattano a diversi stili di ufficio e volumi di visitatori.

• Chiosco tablet per il check-in automatico è ideale per hall ad alto traffico o uffici sprovvisti di personale di reception a tempo pieno. Si installa un iPad o un tablet Android su un supporto alla reception. I visitatori si avvicinano, toccano lo schermo, inseriscono il proprio nome e completano il check-in in meno di 30 secondi. Il chiosco può connettersi a una stampante wireless per produrre automaticamente i badge.
• ‍Il check-in mobile con codici QR offre un'esperienza completamente touchless. Il visitatore riceve un codice QR univoco nella sua email di invito. Al suo arrivo, scansiona questo codice alla telecamera del chiosco o lo mostra al receptionist. Il sistema riconosce la sua prenotazione e lo registra istantaneamente. Questo riduce la congestione nella hall durante le ore di punta mattutine, quando più ospiti arrivano contemporaneamente.‍
• Il check-in assistito dal receptionist con un clic mantiene un'accoglienza personalizzata pur automatizzando il backend. Il tuo receptionist accoglie l'ospite per nome e clicca su "Check-in" sul proprio schermo. Questo attiva le stesse automazioni, come la notifica all'host e la stampa del badge, ma l'ospite si sente accolto in modo più caloroso rispetto a un chiosco self-service. Questo approccio è ideale per i centri di briefing per dirigenti o gli uffici a contatto con i clienti, dove il servizio personalizzato è fondamentale.

Registri dei visitatori e reportistica per audit, sicurezza e GDPR

Un sistema digitale di tracciamento dei visitatori crea una traccia sicura dei dati che i registri cartacei non sono in grado di eguagliare. Ciò è importante per la sicurezza, la conformità e la privacy.

I registri cartacei espongono il nome di ogni visitatore a chiunque si registri dopo di loro. Chiunque passi davanti al banco della reception può sfogliare le pagine e vedere chi ha visitato il vostro ufficio la settimana scorsa. Un sistema digitale protegge queste informazioni tramite controlli di accesso.

In caso di evacuazione di emergenza, un registro cartaceo è inutile se lasciato sulla scrivania della reception. Un sistema basato su cloud fornisce ai vostri responsabili della sicurezza un elenco in tempo reale di tutte le persone presenti nell'edificio, accessibile dal loro telefono. Possono verificare istantaneamente la presenza di ogni visitatore durante un appello.

Gli audit di conformità spesso richiedono la prova di chi ha avuto accesso alla vostra struttura. I sistemi digitali consentono di esportare log dettagliati che mostrano nomi dei visitatori, host, orari di ingresso, orari di uscita e documenti legali firmati. Potrai filtrare per intervallo di date, reparto o tipo di visitatore per rispondere a domande specifiche dell'audit.

Secondo il sondaggio 2025 di DLA Piper, le autorità di regolamentazione del GDPR hanno emesso sanzioni per un totale di 5,88 miliardi di euro dal 2018, rendendo la sovranità dei dati un aspetto critico. È fondamentale sapere dove vengono archiviati i dati dei visitatori e per quanto tempo vengono conservati. deskbird è stato sviluppato con un'infrastruttura incentrata sulla privacy, che include la certificazione ISO 27001 e l'hosting basato nell'UE. Questo assicura che i dati dei visitatori siano trattati in conformità con le leggi europee sulla privacy, un fattore rilevante se si hanno uffici nell'UE o si collabora con clienti europei.

Integrazioni per la gestione dei visitatori con Microsoft Teams, Outlook e Google Calendar

L'adozione è la sfida più grande con qualsiasi nuovo software per il luogo di lavoro. Se i dipendenti devono accedere a un portale separato per invitare un ospite, torneranno a inviare inviti via email o messaggi di testo. Il giusto software per il lavoro ibrido risolve questo problema integrando la gestione dei visitatori negli strumenti che il tuo team già utilizza. Le integrazioni risolvono questo problema integrando la gestione dei visitatori negli strumenti che il tuo team utilizza quotidianamente.‍

• ‍La sincronizzazione del calendario crea automaticamente prenotazioni per i visitatori quando si aggiunge un ospite esterno a un invito a una riunione in Outlook o Google Calendar. Ad esempio, se si pianifica una riunione con un cliente per giovedì alle 14:00 e si aggiunge il suo indirizzo email, il sistema rileva il partecipante esterno e richiede di registrarlo come visitatore. È sufficiente confermare con un clic e l'email di invito verrà inviata automaticamente.‍
• Le integrazioni di comunicazione inviano notifiche all'host direttamente nelle app di chat dove i tuoi dipendenti sono già attivi. Invece delle notifiche via email che si perdono nelle caselle di posta, l'avviso appare in Microsoft Teams o Slack, dove il tuo team lo vede immediatamente. deskbird si connette con oltre 50 strumenti per raggiungere il tuo team dove lavora.‍
• La sincronizzazione della directory estrae i dati dei dipendenti dal vostro sistema HR o da Azure Active Directory. Così facendo, i visitatori sono abbinati a dipendenti attivi e a indirizzi email corretti. Quando un dipendente lascia la tua azienda, scompare automaticamente dal menu a discesa degli host. Non è necessario aggiornare manualmente gli elenchi utenti.‍
• Le integrazioni di controllo accessi concedono l'accesso fisico a porte o tornelli in base a uno stato di check-in valido. Quando un visitatore effettua il check-in, il sistema può inviare un segnale al lettore di badge per concedergli temporaneamente l'accesso a piani o sale specifici. Ciò elimina la necessità di badge visitatore fisici in alcuni uffici.

Checklist di implementazione per la gestione automatizzata dei visitatori

L'introduzione di un nuovo sistema richiede un'attenta pianificazione per assicurare una transizione fluida dai processi manuali.

1. Definisci i tipi di visitatori: clienti, candidati, appaltatori, addetti alle consegne, VIP
2. Mappa il tuo flusso di check-in: self-service Chiosco, gestito dalla receptionist o approccio ibrido
3. Scegli l'hardware: iPad o tablet Android, supporto di montaggio sicuro, stampante per badge se necessario
4. Configura le integrazioni: connettiti a Outlook/Google Calendar eSlack le notifiche
5. Configura le regole di notifica: decidi chi riceve gli avvisi per i diversi tipi di visitatori
6. Crea politiche per i visitatori: carica accordi di riservatezza o dichiarazioni sullo stato di salute che devono essere firmati
7. Prova l'esperienza completa: percorri il flusso come visitatore prima del giorno del lancio
8. Educa il personale della reception e gli addetti all'accoglienza: assicurati che il personale della reception sappia come bypassare il sistema, se necessario.

Inizia con un gruppo pilota prima di estendere il sistema a tutta l'azienda. Scegli un reparto o una sede in cui testare il sistema per 2 settimane. Raccogli i feedback da receptionist, addetti all'accoglienza e visitatori. Modifica la configurazione in base a quanto appreso, quindi estendi il sistema al resto dell'organizzazione.

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Rendi l'automazione dei visitatori parte integrante di un luogo di lavoro più intelligente

L'automazione della gestione dei visitatori elimina i passaggi manuali, migliora la sicurezza e crea un'esperienza migliore sia per gli ospiti che per gli host. La chiave è coprire l'intero flusso di lavoro, dall'invito alla registrazione dell'uscita, e connettere i dati dei visitatori alle operazioni più ampie del tuo luogo di lavoro.

Per gli uffici ibridi, questo aspetto è ancora più rilevante. Il numero di visitatori fluttua in base ai modelli di affluenza. Le aree di accoglienza si affollano nei giorni di maggiore affluenza. E quando non c'è nessuno alla reception, il check-in self-service garantisce la continuità operativa.

deskbird integra la gestione dei visitatori nella stessa piattaforma che i team già utilizzano per la prenotazione di scrivanie, la prenotazione di sale e l'analisi del luogo di lavoro, trattandola come parte dell'esperienza completa dell'ufficio ibrido. Gli host possono registrare gli ospiti, prenotare una sala riunioni e riservare un posto auto in un unico flusso. I visitatori effettuano il check-in tramite tablet o Chiosco, e gli host ricevono notifiche istantanee in Microsoft Teams.

Poiché i dati dei visitatori convivono con la presenza e l'utilizzo dello spazio, puoi vedere come il traffico dei visitatori influisce sui tuoi giorni più impegnativi e pianificare di conseguenza. Tutti i dati sono ospitati nell'UE con certificazione ISO 27001 e SOC2, oltre alla piena conformità GDPR.

Per le organizzazioni che privilegiano la user experience e la privacy dei dati, deskbird offre una soluzione semplice per i dipendenti e potente per gli amministratori. Scopri come funziona: prenota una demo di visitor management.