Come automatizzare la gestione dei visitatori in 5 semplici passaggi

I registri manuali dei visitatori creano falle nella sicurezza, rallentano il lavoro del personale addetto all'accoglienza e rendono difficile sapere chi si trova effettivamente nell'edificio durante un'emergenza. Questa guida illustra cinque passaggi per automatizzare il processo di gestione dei visitatori, dalla pre-registrazione e dal check-in digitale alle notifiche in tempo reale agli ospiti e ai registri conformi alle normative, che funzionano perfettamente negli uffici ibridi.

Che cos'è la gestione automatizzata dei visitatori?

La gestione automatizzata dei visitatori è un sistema digitale che sostituisce i fogli di registrazione manuali e i registri cartacei con un software che gestisce gli arrivi degli ospiti. Ciò significa che i visitatori effettuano il check-in tramite un tablet o il proprio telefono invece di scrivere il proprio nome su un blocco note.

Il sistema gestisce l'intera visita dall'inizio alla fine. Invia e-mail di invito prima dell'arrivo dell'ospite, effettua il check-in quando varca la soglia, avvisa immediatamente l'ospite e conserva una registrazione digitale di chi era presente in loco. I metodi tradizionali si basano su receptionist che si destreggiano tra telefonate, registri scritti a mano e post-it. L'automazione dell'ufficio elimina completamente questo attrito.

Perché automatizzare la gestione dei visitatori in un ufficio ibrido?

Con il 53,1% dei dipendenti che possono lavorare da remoto ora in ruoli ibridi, gli uffici devono affrontare modelli di presenza imprevedibili che rendono più difficile il coordinamento dei visitatori. Il tuo addetto alla reception potrebbe non sapere quali dipendenti lavorano da casa il martedì. Gli host dimenticano di aver programmato un incontro con un cliente. I visitatori arrivano e trovano scrivanie vuote e confusione.

I processi manuali falliscono quando non è possibile prevedere chi sarà in ufficio. Un ospite si presenta, ma il padrone di casa è a casa su Zoom. L'addetto alla reception chiama in giro cercando di trovare qualcuno che sia a conoscenza dell'incontro. Il visitatore aspetta nella hall per 15 minuti. Non è certo la prima impressione che vorresti dare.

L'automazione risolve questo problema collegando gli arrivi dei visitatori ai dati dell'ufficio in tempo reale.

Il sistema sa chi ha prenotato una scrivania quel giorno. Invia promemoria agli host prima della riunione. Li avvisa nel momento in cui il loro ospite effettua il check-in, sia che si trovino alla loro scrivania in una sala riunioni.

I vantaggi pratici che noterete immediatamente:

• Meno lavoro per il personale della reception: niente più telefonate con gli ospiti o monitoraggio manuale di chi è arrivato e chi è partito.
• Esperienza più veloce nella hall: i visitatori impiegano pochi secondi per registrarsi invece di compilare moduli
• Prima impressione professionale: gli ospiti vedono un processo moderno e organizzato che riflette positivamente sulla vostra azienda.
• Visibilità in tempo reale: sai esattamente chi si trova nell'edificio in ogni momento, per garantire la sicurezza e la protezione.
• Registrazioni accurate: i registri digitali eliminano la grafia illeggibile e la perdita di documenti cartacei.

Come funziona un flusso di lavoro automatizzato per la gestione dei visitatori

Il flusso di lavoro segue 5 chiari passaggi che creano un'esperienza coerente per ogni ospite che entra nel tuo edificio.

Passaggio 1: Impostare la prenotazione degli ospiti e la pre-registrazione

Il processo inizia prima dell'arrivo del visitatore. Tu o un membro del tuo team registrate l'ospite nel sistema in anticipo. Inserite il suo nome, indirizzo e-mail, azienda e motivo della visita.

Questa fase di pre-registrazione consente di preparare tutto ciò di cui il visitatore ha bisogno. È possibile prenotare una sala riunioni per l'appuntamento, riservare un posto auto se il parcheggio si riempie rapidamente o persino organizzare il catering se la riunione si protrae oltre l'ora di pranzo. La complessità sorge quando i sistemi non comunicano tra loro: si registra il visitatore una volta, poi si prenota manualmente scrivania sua scrivania, quindi si riserva manualmente il parcheggio. Una persona, tre voci, tre sistemi.

Piattaforme come deskbird ti deskbird gestire tutto questo in un unico posto. Quando registri un visitatore tramite la gestione visitatori deskbird, puoi prenotare contemporaneamente la scrivania utilizzerà, la sala conferenze per la tua presentazione e il parcheggio vicino all'ingresso. Tutto è collegato, quindi non dovrai passare da uno strumento all'altro.

Passaggio 2: inviare e-mail automatiche ai visitatori con le istruzioni per l'arrivo

Una volta registrato l'ospite, il sistema invia automaticamente un'e-mail di invito professionale. Questa e-mail fornisce tutte le informazioni necessarie per arrivare preparati.

L'invito include la data e l'ora dell'incontro, l'indirizzo del tuo ufficio con un link alla mappa e istruzioni specifiche per registrarsi all'arrivo. Molti sistemi includono un codice QR unico che il visitatore può scansionare al Chiosco. L'e-mail fornisce anche i dettagli sul Wi-Fi, le istruzioni per il parcheggio e le tue informazioni di contatto nel caso in cui siano in ritardo.

Il sistema invia un'e-mail di promemoria il giorno prima della visita. Ciò riduce le assenze e garantisce che l'ospite abbia le informazioni a portata di mano proprio quando ne ha bisogno. Non è necessario ricordarsi di inviare manualmente e-mail di follow-up.

Passaggio 3: Eseguire il check-in in loco con Chiosco o il check-in con receptionist

Quando il visitatore entra nella hall, si trova di fronte alla procedura di registrazione. Chiosco .

Il sistema può scattare una foto dell'ospite e stampare automaticamente un badge visitatore. Il badge riporta il nome dell'ospite, il nome della persona che sta visitando e la data. Ciò consente ai dipendenti di identificare facilmente gli ospiti mentre si spostano all'interno dell'ufficio.

Se preferisci un tocco personale, il tuo addetto alla reception può registrare i visitatori con un solo clic sulla propria dashboard. Questa soluzione è ideale per ospiti VIP o riunioni dirigenziali in cui desideri un saluto umano. L'automazione backend continua a funzionare, ma l'esperienza risulta più accogliente.

Passaggio 4: avvisare gli host in Microsoft Teams sovraccaricare le notifiche

Nel momento in cui l'ospite completa il check-in, il sistema invia un avviso immediato all'host. È qui che l'integrazione con strumenti come Microsoft Teams davvero la differenza.

Il tuo ospite potrebbe trovarsi in una sala riunioni su un altro piano. Potrebbe essere alla sua scrivania le cuffie. Una telefonata alla scrivania senza risposta. Ma un messaggio diretto su Teams gli arriverebbe immediatamente.

Microsoft Teams deskbird Microsoft Teams invia la notifica esattamente dove i tuoi dipendenti stanno già lavorando. L'host vede "Il tuo ospite Sarah Chen è arrivato" nella chat di Teams. Può recarsi immediatamente nella hall senza che la receptionist debba rintracciarlo.

Questo evita un sovraccarico di notifiche alla scrivania. L'addetto alla reception non deve rispondere alle chiamate e ai messaggi relativi a ogni arrivo. Il sistema inoltra automaticamente ogni notifica alla persona giusta.

Fase 5: Tenere un registro dei visitatori in tempo reale con gli orari di arrivo e partenza

L'ultimo passaggio consiste nel conservare una registrazione accurata della visita. Il sistema registra l'ora esatta in cui l'ospite ha effettuato il check-in. Al momento della partenza, l'ospite può effettuare il check-out presso lo stesso Chiosco, oppure il receptionist può contrassegnarlo come partito con un solo clic.

Alcuni sistemi effettuano automaticamente il check-out di tutti i visitatori alla fine della giornata lavorativa. Ciò garantisce che il registro rimanga aggiornato anche se qualcuno dimentica di effettuare il check-out manualmente.

Perché è importante tenere registri accurati nel tuo ufficio:

• Evacuazioni di emergenza: i responsabili della sicurezza hanno bisogno di un elenco in tempo reale di tutte le persone presenti nell'edificio durante un allarme antincendio o altre emergenze.
• Verifiche di conformità: molti settori richiedono registrazioni dettagliate di chi ha avuto accesso alla vostra struttura e quando.
• Controlli di sicurezza: il team addetto alla sicurezza può indagare sugli incidenti verificando chi era presente in loco in determinati momenti.

Funzionalità di prenotazione ospiti e pre-registrazione visitatori per automatizzare

Oltre al flusso di lavoro di base, i moderni sistemi di gestione dei visitatori offrono funzionalità specifiche che rafforzano la sicurezza e riducono il lavoro amministrativo.

Gli inviti ai visitatori inviano e-mail personalizzate con i dettagli dell'arrivo per creare una prima impressione professionale prima dell'arrivo degli ospiti, mentre la firma dei documenti raccoglie gli accordi di riservatezza o le dichiarazioni sanitarie in formato digitale prima dell'arrivo per evitare ingorghi alla reception e garantire la conformità legale. I flussi di lavoro di approvazione inoltrano le richieste sensibili dei visitatori ai responsabili o ai team di sicurezza per una maggiore protezione, mentre lo screening delle liste di controllo segnala automaticamente le persone soggette a restrizioni per avvisare la sicurezza se tentano di registrarsi. Per gli ospiti ricorrenti, il sistema salva i dettagli dei consulenti e degli appaltatori per eliminare l'inserimento ripetitivo dei dati nelle visite future.

Queste funzionalità lavorano insieme per creare un sistema completo, adattandolo alle operazioni più ampie del posto di lavoro. La prenotazione dei servizi riserva scrivanie, sale riunioni, parcheggi o catering all'interno dello stesso flusso di lavoro dei visitatori, garantendo che le esigenze operative siano gestite in un unico posto anziché su più strumenti. Questa integrazione è ciò che distingue l'approccio deskbirddagli strumenti autonomi per visitatori: quando si registra un collaboratore settimanale, il sistema non solo velocizza i suoi check-in futuri, ma coordina anche il suo spazio di lavoro, la disponibilità delle sale riunioni e la notifica all'host su tutta la piattaforma. Se è necessario firmare un accordo di riservatezza, il sistema lo invia automaticamente prima della prima visita e ricorda che è già stato firmato per le visite future.

deskbird la gestione dei visitatori con la prenotazione delle sale riunioni e scrivania , consentendoti di gestire lo spazio e la logistica degli ospiti nella stessa piattaforma. Ciò è importante negli uffici ibridi, dove è necessario coordinare chi entra, dove siederà e quali sale sono disponibili.

Chiosco e opzioni di check-in touchless per i visitatori

Il check-in fisico è il primo contatto che un ospite ha con la tecnologia del tuo ufficio. Per garantire un'esperienza positiva ai visitatori è fondamentale che questo passaggio avvenga nel modo giusto. Hai a disposizione 3 opzioni principali che si adattano a diversi stili di ufficio e volumi di visitatori.

• Il tablet Chiosco check-in è ideale per hall o uffici molto frequentati che non dispongono di personale di reception a tempo pieno. È sufficiente montare un iPad o un tablet Android su un supporto posto sulla scrivania all'ingresso. I visitatori si avvicinano, toccano lo schermo, inseriscono il proprio nome e completano il check-in in meno di 30 secondi. Il Chiosco essere collegato a una stampante wireless per produrre automaticamente i badge.
• Il check-in mobile con codici QR offre un'esperienza completamente contactless. Il visitatore riceve un codice QR univoco nell'e-mail di invito. All'arrivo, lo scansiona con la Chiosco o lo mostra alla receptionist. Il sistema riconosce la prenotazione ed effettua immediatamente il check-in. Ciò riduce la congestione nella hall durante le ore di punta del mattino, quando arrivano più ospiti contemporaneamente.
• Il check-in con un solo clic da parte della receptionist mantiene un benvenuto personale pur automatizzando il backend. La receptionist saluta l'ospite per nome e clicca su "Check-in" sul proprio schermo. Questo attiva le stesse automazioni, come la notifica all'host e la stampa del badge, ma l'ospite sperimenta l'ospitalità umana invece di un Chiosco self-service. Questo approccio funziona bene per i centri di briefing esecutivi o gli uffici a contatto con i clienti, dove il servizio personale è importante.

Registri dei visitatori e reportistica per audit, sicurezza e GDPR

Un sistema digitale di tracciamento dei visitatori crea una traccia sicura dei dati che i registri cartacei non sono in grado di eguagliare. Ciò è importante per la sicurezza, la conformità e la privacy.

I registri cartacei espongono il nome di ogni visitatore a tutti coloro che si registrano dopo di loro. Chiunque passi davanti alla scrivania sfogliare le pagine e vedere chi ha visitato il vostro ufficio la settimana scorsa. Un sistema digitale protegge queste informazioni tramite controlli di accesso.

In caso di evacuazione di emergenza, un registro cartaceo è inutile se viene lasciato sulla scrivania della reception. Un sistema basato su cloud fornisce ai responsabili della sicurezza un elenco in tempo reale di tutte le persone presenti nell'edificio direttamente dal proprio telefono. In questo modo possono contare immediatamente tutti i visitatori durante l'appello.

Gli audit di conformità richiedono spesso la prova di chi ha avuto accesso alla vostra struttura. I sistemi digitali consentono di esportare registri dettagliati che mostrano i nomi dei visitatori, gli ospiti, gli orari di ingresso, gli orari di uscita e i documenti legali firmati. È possibile filtrare per intervallo di date, reparto o tipo di visitatore per rispondere a domande specifiche dell'audit.

Secondo il sondaggio condotto da DLA Piper nel 2025, dal 2018 le autorità di regolamentazione del GDPR hanno emesso multe per un totale di 5,88 miliardi di euro, rendendo fondamentale la sovranità dei dati. È necessario sapere dove vengono archiviati i dati dei visitatori e per quanto tempo vengono conservati. deskbird costruito con un'infrastruttura che mette al primo posto la privacy, compresa la certificazione ISO 27001 e l'hosting con sede nell'UE. Ciò garantisce che i dati dei visitatori siano trattati in conformità con le leggi europee sulla privacy, il che è importante se avete uffici nell'UE o lavorate con clienti europei.

Integrazioni per la gestione dei visitatori con Microsoft Teams, Outlook e Google Calendar

L'adozione è la sfida più grande con qualsiasi nuovo software sul posto di lavoro. Se i dipendenti devono accedere a un portale separato per invitare un ospite, torneranno a inviare inviti via e-mail o messaggi di testo. Il giusto software di lavoro ibrido risolve questo problema integrando la gestione dei visitatori negli strumenti che il tuo team già utilizza. Le integrazioni risolvono questo problema incorporando la gestione dei visitatori negli strumenti che il tuo team già utilizza ogni giorno.‍

• La sincronizzazione del calendario crea automaticamente le prenotazioni dei visitatori quando aggiungi un ospite esterno a un invito a una riunione in Outlook o Google Calendar. Pianifichi una riunione con un cliente per giovedì alle 14:00 e aggiungi il suo indirizzo e-mail. Il sistema rileva il partecipante esterno e ti chiede di registrarlo come visitatore. Confermi con un clic e l'e-mail di invito viene inviata automaticamente.‍
• Le integrazioni di comunicazione inviano notifiche host alle app di chat già utilizzate dai tuoi dipendenti. Invece delle notifiche e-mail che finiscono sepolte nelle caselle di posta, gli avvisi vengono visualizzati su Microsoft Teams Slack il tuo team può vederli immediatamente. deskbird a oltre 50 strumenti per raggiungere il tuo team sul posto di lavoro.‍
• La sincronizzazione della directory estrae i dati dei dipendenti dal sistema HR o da Azure Active Directory. Ciò garantisce che i visitatori vengano abbinati ai dipendenti attivi e agli indirizzi e-mail corretti. Quando qualcuno lascia la tua azienda, scompare automaticamente dal menu a tendina dell'host. Non è necessario aggiornare manualmente gli elenchi degli utenti.‍
• Le integrazioni di controllo degli accessi consentono l'accesso fisico a porte o tornelli in base allo stato di check-in valido. Quando un visitatore effettua il check-in, il sistema può inviare un segnale al lettore di badge per concedergli temporaneamente l'accesso a piani o stanze specifici. Ciò elimina la necessità di badge fisici per i visitatori in alcuni uffici.

Lista di controllo per l'implementazione della gestione automatizzata dei visitatori

L'introduzione di un nuovo sistema richiede una pianificazione accurata per garantire una transizione fluida dai processi manuali.

1. Definisci i tipi di visitatori: clienti, candidati, appaltatori, addetti alle consegne, VIP
2. Mappa il tuo flusso di check-in: self-service Chiosco, gestito dalla receptionist o approccio ibrido
3. Scegli l'hardware: iPad o tablet Android, supporto di montaggio sicuro, stampante per badge se necessario
4. Configura le integrazioni: connettiti a Outlook/Google Calendar eSlack le notifiche
5. Configura le regole di notifica: decidi chi riceve gli avvisi per i diversi tipi di visitatori
6. Crea politiche per i visitatori: carica accordi di riservatezza o dichiarazioni sullo stato di salute che devono essere firmati
7. Prova l'esperienza completa: percorri il flusso come visitatore prima del giorno del lancio
8. Accoglienza e assistenza dei treni: assicurarsi che scrivania addetto scrivania sappia come bypassare il sistema, se necessario.

Inizia con un gruppo pilota prima di estendere il sistema a tutta l'azienda. Scegli un reparto o una sede in cui testare il sistema per 2 settimane. Raccogli i feedback da receptionist, addetti all'accoglienza e visitatori. Modifica la configurazione in base a quanto appreso, quindi estendi il sistema al resto dell'organizzazione.

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Rendi l'automazione dei visitatori parte integrante di un ambiente di lavoro più intelligente

L'automazione della gestione dei visitatori elimina i passaggi manuali, migliora la sicurezza e crea un'esperienza migliore sia per gli ospiti che per i padroni di casa. La chiave è coprire l'intero flusso di lavoro, dall'invito alla registrazione dell'uscita, e collegare i dati dei visitatori alle operazioni più ampie del luogo di lavoro.

Per gli uffici ibridi, questo aspetto è ancora più importante. Il volume dei visitatori varia a seconda dei modelli di frequenza. Le hall si affollano nei giorni di maggiore affluenza. E quando la scrivania presidiata, il check-in self-service garantisce il regolare svolgimento delle operazioni.

deskbird la gestione dei visitatori nella stessa piattaforma che i team già utilizzano per la prenotazione scrivania , delle sale riunioni e l'analisi dell'ambiente di lavoro, considerandola parte integrante dell'esperienza completa dell'ufficio ibrido. Gli host possono registrare gli ospiti, prenotare una sala riunioni e riservare un posto auto in un unico flusso. I visitatori effettuano il check-in tramite tablet o Chiosco e gli host ricevono notifiche istantanee in Microsoft Teams.

Poiché i dati sui visitatori sono associati alle presenze e all'utilizzo degli spazi, è possibile vedere come il traffico dei visitatori influisce sui giorni di maggiore affluenza e pianificare di conseguenza. Tutti i dati sono ospitati nell'UE con certificazione ISO 27001 e piena conformità al GDPR.

Per le organizzazioni che danno priorità all'esperienza utente e alla privacy dei dati, deskbird una soluzione semplice per i dipendenti e potente per gli amministratori. Guardala in azione: prenota una demo sulla gestione dei visitatori.