I costi nascosti di una cattiva gestione dei visitatori: come evitarli

Una gestione dei visitatori obsoleta non è solo scomoda, è costosa. Dalle ore di personale sprecate e le vulnerabilità di sicurezza alle prime impressioni danneggiate e alle opportunità di business perse, i processi di sign-in manuali costano alle organizzazioni molto più di quanto si rendano conto. I moderni sistemi di gestione dei visitatori eliminano questi costi nascosti attraverso l'automazione, la sicurezza avanzata e insight basati sui dati che trasformano il modo in cui le aziende accolgono e tracciano gli ospiti.

Quali sono gli aspetti negativi di una cattiva gestione dei visitatori?

1. Perdita di tempo e di produttività: ritardi che si sommano

Il 31% delle organizzazioni si affida ancora a registri cartacei o altri processi manuali per la gestione dei visitatori. Il problema con i sistemi manuali include:

• Processi di check-in non standardizzati
• Ripetere istruzioni o indicazioni ai visitatori
• Personale impegnato in compiti amministrativi invece di lavoro strategico
• Nessun tempo per gli office manager per concentrarsi su compliance e sicurezza

Il costo reale: se un'azienda accoglie solo 12 visitatori al giorno e ogni check-in richiede 10 minuti, per espletare pratiche burocratiche, notifica all'host e onboarding di base, si perdono due ore ogni giorno a causa di un processo manuale.

2. Rischi per la sicurezza legati a visitatori sconosciuti e accessi non controllati

Permettere ai visitatori di entrare e uscire dal tuo edificio senza controllo crea gravi vulnerabilità di compliance e sicurezza, e il 63% delle organizzazioni ritiene che i visitatori rappresentino una minaccia per i propri dati. Sfortunatamente, una scarsa gestione dei visitatori non mitiga questo problema; al contrario, lo aggrava.

Quindi, perché la gestione dei visitatori è fondamentale per la sicurezza dei dati e la conformità? Senza di essa, c'è il rischio di perdere documenti cartacei, manca la visibilità in tempo reale su chi si trova nell'edificio e delle persone non autorizzate potrebbero intrufolarsi. Non si tratta solo di una responsabilità, ma di una porta aperta a violazioni dei dati, violazioni normative e persino spionaggio industriale. Non vuoi che degli estranei si aggirino nel tuo ufficio, si intrufolino nel tuo reparto di R&S o accedano a informazioni riservate. Le conseguenze possono includere il furto di proprietà intellettuale, multe GDPR e gravi danni alla tua attività.

3. Rischi per la sicurezza nelle emergenze: quando ogni secondo è importante

In una situazione di emergenza, che si tratti di un incendio, una fuga di gas o una minaccia alla sicurezza, sapere esattamente chi si trova nell'edificio è fondamentale.

I pericoli di un tracciamento incompleto dei visitatori includono:

• Difficoltà durante le evacuazioni
• Rischio di lasciare qualcuno indietro
• Ritardi nel localizzare individui dispersi
• Conseguenze legali e danno reputazionale

Senza registri completi e aggiornati di tutto il personale e i visitatori in loco, stai creando un rischio per la sicurezza, non solo una lacuna operativa.

4. Una prima impressione negativa che intacca silenziosamente la reputazione dell'azienda

Non si ha mai una seconda possibilità per fare una prima impressione. Esperienze dei visitatori macchinose suggeriscono disorganizzazione e mancanza di professionalità.

Processi goffi e obsoleti, host che non si presentano ad accogliere gli ospiti e informazioni mancanti sulle visite programmate suggeriscono disorganizzazione e possono indurre i visitatori a mettere in dubbio la professionalità già dopo pochi secondi dall'arrivo nell'edificio. È ancora peggio quando gli ospiti devono ripetere più volte il loro nome alla reception perché nessuno sa che stanno arrivando, un'esperienza che risulta poco professionale e frustrante. Sebbene l'impatto possa essere innocuo, come un leggero malcontento che svanisce rapidamente, può anche influenzare l'esito di una riunione e portare alla perdita di opportunità commerciali.

Impatto nel mondo reale: Un potenziale investitore arriva per un pitch meeting, attende dieci minuti in una reception non presidiata, poi impiega altri dieci minuti a compilare un modulo cartaceo stropicciato. Quando l'incontro inizia, la sua percezione è già alterata, influenzando potenzialmente la sua decisione di investimento.

5. Le continue distrazioni causano frustrazione nel personale

I sistemi di gestione dei visitatori obsoleti frustrano i dipendenti e minano il morale. Quando i responsabili degli uffici o delle strutture devono gestire manualmente i check-in dei visitatori, tenere traccia degli arrivi con post-it e fogli di calcolo e rincorrere gli ospiti, ciò porta a continui cambiamenti di contesto, burnout e dettagli trascurati. Il risultato è un effetto a catena di interruzioni, lacune nella sicurezza e crescente tensione emotiva che alla fine riduce la produttività complessiva.

6. Nessuna opportunità di ottenere spunti di miglioramento

I processi manuali cartacei non offrono i dati necessari per il miglioramento. Senza dati, non è possibile:

• Individuare con precisione dove si verificano i problemi
• Misurare il loro impatto
• Ottimizzare il flusso dei visitatori
• Individuare le inefficienze

Come si migliorano i processi se non si riesce a individuare con precisione dove risiedono i problemi e quale sia il loro impatto? Non c'è modo di ottimizzare il flusso dei visitatori o individuare le inefficienze se non si hanno i dati che possono indicare la radice del problema.

Ad esempio, potrebbe esserci un picco regolare nei check-in dei visitatori tra le nove e le dieci del mattino, ma poiché si utilizzano fogli di registrazione cartacei, nessuno se ne accorge. Di conseguenza, il tuo office manager è spesso sopraffatto in quella fascia oraria, i visitatori aspettano più a lungo e gli host non vengono sempre notificati tempestivamente. Nel tempo, questo porta a ritardi, riunioni mancate e un'esperienza del visitatore scadente, ma nessuno riesce a individuarne il motivo.

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Come possono i moderni sistemi di gestione dei visitatori ridurre i costi operativi?

1. I sistemi di gestione dei visitatori fanno risparmiare tempo grazie all'automazione

I sistemi di gestione dei visitatori (VMS) possono automatizzare processi come il check-in, le notifiche agli host, la registrazione dei visitatori e altro ancora. Questo libera gli office e facility manager da compiti ripetitivi come le registrazioni manuali e la complessa gestione degli ospiti e riduce il tempo dedicato a rintracciare gli host o a gestire i documenti cartacei.

I chioschi digitali o self-service possono gestire in modo efficiente elevati volumi di visitatori, riducendo il carico di lavoro complessivo e velocizzando i processi su tutta la linea. E i numeri lo dimostrano: il 94% degli utenti di sistemi di gestione dei visitatori intervistati ha dichiarato di aver riscontrato un miglioramento dell'efficienza sia per gli host che per gli ospiti.

☝️ Processi di check-in agevoli non solo fanno risparmiare tempo, ma sono anche fondamentali per migliorare l'esperienza complessiva dei visitatori. Per saperne di più sui 5 must-have per un'ottima esperienza di visita, leggi questo post del blog.

2. I sistemi di gestione dei visitatori rafforzano la sicurezza e la conformità

Un altro grande vantaggio delle soluzioni di gestione dei visitatori è che tracciano tutti i dati dei visitatori in tempo reale, con registri digitali e audit trail. Grazie a processi rigorosamente definiti, garantiscono che ogni visitatore riceva un badge stampato e sia pre-registrato per una maggiore sicurezza.

A differenza dei documenti cartacei, garantiscono un livello di sicurezza dei dati molto più elevato e migliorano la conformità alle normative come il GDPR. L'integrazione del VMS con i sistemi di controllo degli accessi può ulteriormente contribuire a garantire che solo gli ospiti autorizzati possano entrare nei locali.

3. I sistemi di gestione dei visitatori migliorano la prima impressione e la professionalità

La semplificazione dei check-in con un VMS assicura che i visitatori non siano tenuti in attesa o si trovino spaesati all'arrivo. Grazie ai processi automatizzati, i responsabili degli uffici e delle strutture sono meno distratti dal lavoro amministrativo e hanno più tempo per concentrarsi su ciò che conta davvero, ovvero offrire ai visitatori un'accoglienza cordiale e personalizzata. La pre-registrazione digitale assicura che tutto (compresi i documenti necessari) sia pronto all'arrivo dei visitatori e che questi siano attesi e accolti dai loro host senza lunghe attese.

Ma non si tratta solo di velocità ed efficienza. I sistemi intelligenti di gestione dei visitatori consentono anche alle aziende di personalizzare l'intera esperienza dei visitatori. Inviti personalizzati o notifiche di arrivo su misura aiutano a far sentire gli ospiti apprezzati fin dal momento dell'invito. Non sorprende che l'81% delle organizzazioni riferisca di aver migliorato il feedback dei visitatori dopo aver implementato un VMS⁴.

4. I sistemi di gestione dei visitatori sono a prova di futuro per il front desk

Rendere più lungimiranti le operazioni di front-desk assicura operazioni quotidiane fluide, anche senza una reception dedicata. Le capacità chiave dei sistemi di gestione dei visitatori includono:

• Registrazioni contactless
• Self check-in
• Gestione semplificata dei documenti
• Scalabilità senza sforzo con la crescita aziendale
• Adattamento ai protocolli del luogo di lavoro in evoluzione
• Ridotta dipendenza dall'infrastruttura fisica e dalla documentazione cartacea
• Costi generali ridotti
• Supporto agli obiettivi ESG con processi ecologicamente responsabili

5. I sistemi di gestione dei visitatori forniscono informazioni utili per prendere decisioni più intelligenti

Forse non è il vantaggio più evidente, ma le soluzioni di gestione dei visitatori offrono l'ulteriore vantaggio di fornire informazioni dettagliate sui dati. Infatti, il 97% degli utenti di VMS dichiara che il proprio sistema di gestione dei visitatori fornisce loro dati importanti^5‍.

I VMS sono in grado di tracciare metriche come i tempi di attesa, la frequenza dei visita, gli orari di punta e i tipi di visitatori e di offrire analisi e report dettagliati sulle attività degli ospiti. Sulla base di queste informazioni, le aziende possono ripensare l'allocazione delle risorse e i flussi di gestione dei visitatori per ottimizzare i processi, aumentare l'efficienza e migliorare l'esperienza end-to-end dei visitatori.

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Una gestione scadente dei visitatori causa ben altro oltre alle lamentele: costa tempo, denaro, reputazione e morale del personale, influenzando in ultima analisi la produttività e il successo a lungo termine. Questi problemi sono facilmente evitabili con la giusta tecnologia.

Le soluzioni di gestione dei visitatori riducono il carico di lavoro amministrativo, migliorano la sicurezza e la conformità e ottimizzano la visitor experience. Con Visitors by deskbird, puoi invitare e creare visitatori in anticipo, semplificare i check-in e i check-out, inviare tempestivamente delle notificge agli host tramite MS Teams e inviare notifiche via email agli ospiti per fornire aggiornamenti sulle prossime visite.

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