I costi nascosti di una cattiva gestione dei visitatori: come evitarli

Si tratta solo di una cattiva esperienza del visitatore, giusto? E se non lo fosse?! Immagina un visitatore di alto profilo di un'azienda con cui vuoi fare affari che aspetta nella hall per 20 minuti perché non c'è nessuno alla reception e l'host non viene avvisato del suo arrivo. Non è un buon inizio per una relazione professionale.

Una cattiva gestione dei visitatori può costare alla tua azienda molto di più di un semplice commento di disappunto da parte di un visitatore. Dalla perdita di tempo ai rischi per la sicurezza e la conformità, fino alle opportunità perse, l'impatto sulla tua azienda è reale.

In che modo i sistemi di registrazione manuale dei visitatori possono danneggiare la sicurezza e la produttività del luogo di lavoro? In che modo una cattiva gestione dei visitatori influisce sull'esperienza dei visitatori e sulla reputazione del tuo brand? Che ruolo ha la gestione dei visitatori nella preparazione e nella risposta alle emergenze? In questo post del blog, analizzeremo i costi nascosti di una gestione dei visitatori obsoleta ed esploreremo come una soluzione moderna e digitale possa risolverli.

Quali sono gli aspetti negativi di una cattiva gestione dei visitatori?

1. Perdita di tempo e di produttività: ritardi che si sommano

Il 31% delle organizzazioni si affida ancora a registri d'ingresso cartacei o ad altri processi manuali per la gestione dei visitatori¹. Il problema è che le registrazioni manuali, i processi non standardizzati e la ripetizione di istruzioni o indicazioni fanno perdere tempo prezioso. Se i responsabili degli uffici e delle strutture sono impegnati a gestire i visitatori, non hanno il tempo di concentrarsi su attività più importanti come il mantenimento della conformità e della sicurezza.

Ma quanto tempo viene sprecato ogni giorno da una gestione inefficiente dei visitatori? Considera questo: se un'azienda ospita solo 12 visitatori al giorno e ogni check-in richiede 10 minuti - per le pratiche burocratiche, la notifica all'host e l'onboarding di base - si tratta di 2 ore perse ogni giorno per un processo manuale.

2. Rischi per la sicurezza legati a visitatori sconosciuti e accessi non controllati

Il 63% delle organizzazioni ritiene che i visitatori rappresentino una minaccia per i propri dati². Purtroppo, una gestione inadeguata dei visitatori non attenua il problema, ma lo aggrava.

Perché la gestione dei visitatori è fondamentale per la sicurezza dei dati e la conformità? Senza di essa, si rischia di smarrire i registri cartacei, di non avere visibilità in tempo reale su chi si trova nell'edificio e di far passare persone non autorizzate. Non si tratta solo di una responsabilità, ma di una porta aperta a violazioni dei dati, delle normative e persino allo spionaggio industriale. Non vuoi che estranei si aggirino nel tuo ufficio, si intrufolino nel tuo reparto di ricerca e sviluppo o accedano a informazioni riservate. Le conseguenze possono essere il furto di proprietà intellettuale, multe legate al GDPR e gravi danni alla tua azienda.

3. Rischi per la sicurezza nelle emergenze: quando ogni secondo è importante

In una situazione di emergenza - che si tratti di un incendio, di una fuga di gas o di una minaccia alla sicurezza - sapere esattamente chi si trova nell'edificio è fondamentale. Senza una registrazione completa e aggiornata di tutto il personale e dei visitatori presenti sul posto, le operazioni di evacuazione diventano caotiche.

Se la tua organizzazione si affida alla memoria, a fogli di registrazione incompleti o a sistemi obsoleti, c'è il rischio concreto che qualcuno venga lasciato indietro. I ritardi nel localizzare le persone scomparse non solo mettono in pericolo le vite umane, ma possono anche portare a conseguenze legali e danni alla reputazione. Non praticare una corretta tracciabilità dei visitatori non è solo una lacuna operativa: è un rischio per la sicurezza.

4. Una prima impressione negativa che intacca silenziosamente la reputazione dell'azienda

Una cosa è certa: non si ha mai una seconda occasione per fare una buona prima impressione. Né con il selezionatore durante un colloquio di lavoro, né con il visitatore che viene nel tuo ufficio per una riunione di lavoro. Una cattiva esperienza dei visitatori può danneggiare la reputazione della tua azienda? Assolutamente sì.

Processi goffi e obsoleti, host che non si presentano ad accogliere gli ospiti e informazioni mancanti sulle visite programmate suggeriscono disorganizzazione e possono indurre i visitatori a mettere in dubbio la professionalità già dopo pochi secondi dall'arrivo nell'edificio. È ancora peggio quando gli ospiti devono ripetere più volte il loro nome alla reception perché nessuno sa che stanno arrivando, un'esperienza che risulta poco professionale e frustrante. Sebbene l'impatto possa essere innocuo, come un leggero malcontento che svanisce rapidamente, può anche influenzare l'esito di una riunione e portare alla perdita di opportunità commerciali.

Immagina questo scenario: un potenziale investitore arriva a un incontro programmato per una presentazione, solo per aspettare 10 minuti in una hall non presidiata perché l'host non è stato avvisato, seguiti da altri 10 minuti di compilazione di un modulo cartaceo sgualcito. Quando inizia l'incontro, la percezione che ha della tua azienda è già influenzata negativamente e questo stato d'animo si ripercuote nella discussione, condizionando potenzialmente la sua decisione di investire o meno nella tua azienda.

5. Le continue distrazioni causano frustrazione nel personale

I sistemi di gestione dei visitatori obsoleti non solo danneggiano l'efficienza, ma frustrano i dipendenti e abbassano il morale. Quando i responsabili degli uffici o delle strutture devono destreggiarsi manualmente con i check-in dei visitatori, tenere traccia degli arrivi con post-it e fogli di calcolo e rintracciare gli host, si verifica un continuo cambio di contesto, un esaurimento e la perdita di dettagli. Il risultato è un effetto a catena di interruzioni, lacune nella sicurezza e crescente tensione emotiva che, in ultima analisi, riduce la produttività complessiva.

6. Nessuna opportunità di ottenere spunti di miglioramento

Una cattiva gestione dei visitatori può portare a cattive impressioni, continue distrazioni e frustrazioni, rischi per la sicurezza e perdita di produttività. Ma ciò che è ancora peggio quando si tratta di processi manuali basati sulla carta è che non offrono i dati necessari per il miglioramento.‍

È come essere bloccati in una ruota per criceti e desiderare di uscirne, ma non avere i mezzi necessari per riuscirci. Come si fa a migliorare i processi se non si riesce a individuare i problemi e il loro impatto? Non c'è modo di ottimizzare il flusso dei visitatori o di individuare le inefficienze se non si dispone di dati che permettano di individuare la radice del problema.

Per esempio, potrebbe verificarsi un picco regolare di check-in di visitatori tra le 9 e le 10 del mattino, ma dato che si utilizzano fogli di registrazione cartacei, nessuno se ne accorge. Di conseguenza, il responsabile dell'ufficio è spesso oberato di lavoro in quella fascia oraria, i visitatori aspettano più a lungo e gli host non vengono sempre avvisati tempestivamente. Con il tempo, questo porta a ritardi, riunioni mancate e un'esperienza di visita inferiore alle aspettative, ma nessuno riesce a capire perché.

Come possono i moderni sistemi di gestione dei visitatori ridurre i costi operativi?

1. I sistemi di gestione dei visitatori fanno risparmiare tempo grazie all'automazione

I sistemi di gestione dei visitatori (VMS) possono automatizzare processi come il check-in, le notifiche agli ospiti, la registrazione dei visitatori e altro ancora. In questo modo i responsabili degli uffici e delle strutture si liberano di compiti ripetitivi come le registrazioni manuali e il complicato coordinamento degli ospiti, riducendo il tempo dedicato a rintracciare gli ospiti o a gestire i registri cartacei.

I chioschi mobili o self-service possono gestire in modo efficiente elevati volumi di visitatori, riducendo il carico di lavoro complessivo e velocizzando i processi in generale. E i numeri lo dimostrano: il 94% degli utenti di sistemi di gestione dei visitatori intervistati nel 2019 ha dichiarato di aver migliorato l'efficienza sia per gli host che per gli ospiti³.

☝️ Processi di check-in agevoli non solo fanno risparmiare tempo, ma sono anche fondamentali per migliorare l'esperienza complessiva dei visitatori. Per saperne di più sui 5 must-have per un'ottima esperienza di visita, leggi questo post del blog.

2. I sistemi di gestione dei visitatori rafforzano la sicurezza e la conformità

Un altro grande vantaggio delle soluzioni di gestione dei visitatori è che tracciano tutti i dati dei visitatori in tempo reale, con registri digitali e audit trail. Grazie a processi rigorosamente definiti, garantiscono che ogni visitatore riceva un badge stampato e sia pre-registrato per una maggiore sicurezza.

A differenza dei documenti cartacei, offrono un livello di sicurezza dei dati molto più elevato e migliorano la conformità a normative come il GDPR. L'integrazione del VMS con i sistemi di controllo degli accessi può contribuire ulteriormente a garantire che solo gli ospiti autorizzati possano entrare nei locali.

3. I sistemi di gestione dei visitatori migliorano la prima impressione e la professionalità

La semplificazione dei check-in con un VMS assicura che i visitatori non siano tenuti in attesa o si trovino spaesati all'arrivo. Grazie ai processi automatizzati, i responsabili degli uffici e delle strutture sono meno distratti dal lavoro amministrativo e hanno più tempo per concentrarsi su ciò che conta davvero, ovvero offrire ai visitatori un'accoglienza cordiale e personalizzata. La pre-registrazione digitale assicura che tutto (compresi i documenti necessari) sia pronto all'arrivo dei visitatori e che questi siano attesi e accolti dai loro host senza lunghe attese.

Ma non si tratta solo di velocità ed efficienza. I sistemi intelligenti di gestione dei visitatori consentono anche alle aziende di personalizzare l'intera esperienza dei visitatori. Inviti personalizzati o notifiche di arrivo su misura aiutano a far sentire gli ospiti apprezzati fin dal momento dell'invito. Non sorprende che l'81% delle organizzazioni riferisca di aver migliorato il feedback dei visitatori dopo aver implementato un VMS⁴.

4. I sistemi di gestione dei visitatori sono a prova di futuro per il front desk

L'aggiornamento delle operazioni di front-desk è parte integrante del miglioramento dell'esperienza complessiva del visitatore e dell'allineamento della gestione dei visitatori con la trasformazione digitale, nonché della garanzia di un'operatività quotidiana regolare, anche senza un addetto alla reception.

Questi sistemi supportano l'accesso senza contatto, il check-in autonomo e una facile gestione dei registri, facilitando la scalabilità con la crescita dell'azienda e l'evoluzione dei protocolli sul posto di lavoro. Riducendo al minimo la dipendenza da infrastrutture fisiche e documenti, riducono i costi generali e contribuiscono a raggiungere gli obiettivi ESG con processi di visita responsabili dal punto di vista ambientale.

5. I sistemi di gestione dei visitatori forniscono informazioni utili per prendere decisioni più intelligenti

Forse non è il vantaggio più evidente, ma le soluzioni di gestione dei visitatori offrono l'ulteriore vantaggio di fornire informazioni dettagliate sui dati. Infatti, il 97% degli utenti di VMS dichiara che il proprio sistema di gestione dei visitatori fornisce loro dati importanti^5‍.

I VMS sono in grado di tracciare metriche come i tempi di attesa, la frequenza dei visita, gli orari di punta e i tipi di visitatori e di offrire analisi e report dettagliati sulle attività degli ospiti. Sulla base di queste informazioni, le aziende possono ripensare l'allocazione delle risorse e i flussi di gestione dei visitatori per ottimizzare i processi, aumentare l'efficienza e migliorare l'esperienza end-to-end dei visitatori.

Semplifica la gestione dei visitatori con deskbird

Una cattiva gestione dei visitatori può costarti molto di più di un'occasionale lamentela da parte degli ospiti che vengono lasciati in attesa nella hall senza sorveglianza. Può costare tempo e denaro, intaccare la reputazione dell'azienda e pesare sul morale del personale, incidendo in ultima analisi sulla produttività e sul successo a lungo termine. La buona notizia è che questi problemi sono facilmente evitabili con l'aiuto della tecnologia.‍

Le soluzioni per la gestione dei visitatori riducono il carico di lavoro amministrativo, migliorano la sicurezza e la conformità e migliorano l'esperienza dei visitatori. Con Visitors by deskbird è possibile invitare e creare i visitatori in anticipo, semplificare i check-in e i check-out, notificare tempestivamente gli host tramite MS Teams e inviare notifiche via e-mail agli ospiti per fornire aggiornamenti sulle visite imminenti.

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Fonti:

• The Traction Guest Visitor Management Report
• 6 Ways How Smart Visitor Management Systems Are Shaping the Future of Workplace Security | The American Reporter
• How to Calculate the Cost and ROI of a Visitor Management System

‍

¹ The Traction Guest Visitor Management Report

² The Traction Guest Visitor Management Report

³ The Traction Guest Visitor Management Report