Prenotare sale in Outlook non è mai stato così facile: vi presentiamo il deskbird

Siamo lieti di annunciare che il deskbird è ora disponibile in Microsoft Outlook. A partire da oggi, i vostri team potranno trovare e prenotare sale riunioni con un'esperienza migliore e più intuitiva, proprio dove stanno già pianificando la loro giornata.

Perché l'abbiamo creato

Ecco uno scenario che si ripete migliaia di volte al giorno negli uffici di tutto il mondo: un dipendente apre Outlook per fissare una riunione. Aggiunge i partecipanti e imposta l'orario. Poi arriva la sfida: trovare la sala giusta. 

Hanno bisogno di uno spazio per 8 persone. Con un proiettore. Al terzo piano. Ma il motore di ricerca di sale di Outlook mostra solo un lungo elenco di nomi di sale con dettagli minimi. Com'è realmente? Dove si trova esattamente?

Alla fine prenotano qualcosa che sembra giusto, sperando che funzioni. A volte funziona. Spesso non funziona. Anche quando la prenotazione avviene in un unico posto, se l'esperienza è macchinosa e priva di contesto, le persone continuano a perdere tempo e a fare scelte sbagliate.

Abbiamo creato il componente aggiuntivo deskbird per risolvere entrambi i problemi: mantenere il flusso di lavoro unificato e rendere l'esperienza di prenotazione intuitiva, visiva e sicura. La prenotazione delle sale dovrebbe essere facile come sfogliare le opzioni con le informazioni giuste a portata di mano: senza congetture, senza speranze, semplicemente trovando esattamente ciò di cui hai bisogno.

Come funziona

1. Apri il componente aggiuntivo mentre crei una riunione. Clicca deskbird nella barra laterale di Outlook quando pianifichi una riunione.
2. Scopri cosa è disponibile in tempo reale. Visualizza tutte le sale disponibili nelle tue sedi, filtrate in base alla data e all'ora della tua riunione.
3. Trova lo spazio giusto. Filtra le sale in base alla capienza, al piano, ai servizi e alle attrezzature per soddisfare le tue esigenze di riunione, sia che tu abbia bisogno di uno spazio per una breve riunione o di una sala per presentazioni ai clienti con videoconferenza.
4. Prenota con un clic. Seleziona la tua sala e questa verrà automaticamente aggiunta all'invito alla riunione. Tutto viene sincronizzato istantaneamente tra Outlook e deskbird.
5. Sincronizzazione automatica: tutte le sale prenotate nell'appuntamento Outlook vengono trasferite automaticamente alla corrispondente deskbird .

Nessun login separato. Nessuna registrazione duplicata. Nessuna incertezza sulla disponibilità della camera.

A chi è rivolto

Per i dipendenti: trova lo spazio riunioni giusto senza interrompere il tuo flusso di lavoro. Prenota le sale nello stesso posto in cui pianifichi le riunioni. Visualizza le planimetrie per sapere esattamente dove andare. Elimina lo stress delle doppie prenotazioni e delle ricerche dell'ultimo minuto.

Per gli amministratori sul posto di lavoro: finalmente potrete ottenere dati accurati sull'utilizzo, poiché tutte le prenotazioni passano attraverso un unico sistema unificato. Riducete i ticket di assistenza relativi alla disponibilità delle sale. Prendete decisioni più intelligenti sull'assegnazione degli spazi in base ai modelli di utilizzo reali. Applicate automaticamente le politiche di prenotazione senza supervisione manuale.

Per i responsabili IT: implementate un'integrazione che non richiede formazione perché è integrata negli strumenti che gli utenti utilizzano già quotidianamente. Offrite un'esperienza coerente sia agli utenti Mac che Windows. Riducete la proliferazione degli strumenti migliorando al contempo il coordinamento sul posto di lavoro.

L'impatto

Quando la prenotazione delle sale riunioni diventa semplice, i vantaggi si moltiplicano in tutta l'organizzazione:

Risparmio di tempo su larga scala. Se ogni dipendente risparmia solo 15 minuti al giorno nella ricerca e nella prenotazione delle camere, si ottengono oltre 60 ore all'anno per dipendente. In un'azienda di 500 persone, si tratta di 30.000 ore che possono essere dedicate al lavoro produttivo.

Migliore utilizzo dello spazio. Gli studi dimostrano che le aziende utilizzano in genere solo il 40-60% della capacità delle loro sale riunioni. Grazie a dati di prenotazione accurati e in tempo reale, è possibile identificare gli spazi sottoutilizzati, ottimizzare l'ingombro e ridurre potenzialmente i costi immobiliari del 20-30%.

Migliore esperienza dei dipendenti. Piccoli attriti si sommano e causano grandi frustrazioni. Quando i tuoi team possono trovare e prenotare in modo affidabile gli spazi di cui hanno bisogno senza difficoltà, si elimina un punto critico quotidiano e si crea fiducia nei sistemi del tuo posto di lavoro.

Decisioni più intelligenti sul posto di lavoro. I dati reali sull'utilizzo ti aiutano a capire quali servizi sono più importanti, quali sedi necessitano di maggiore capacità e come pianificare la crescita: decisioni che hanno un impatto diretto sui tuoi profitti.

Disponibile ora

Il componente aggiuntivo deskbird è ora disponibile. I vostri team possono iniziare a utilizzarlo semplicemente installandolo dal marketplace di Outlook. Nessuna configurazione complessa. Nessuna formazione lunga. Solo una prenotazione delle sale senza interruzioni nel flusso di lavoro. Continuiamo a migliorare l'integrazione sulla base del feedback dei clienti, con miglioramenti alla gestione delle riunioni ricorrenti e funzionalità di modifica avanzate in arrivo.

Sei pronto a eliminare il caos dalle sale riunioni? La soluzione è già nel tuo calendario.

Inizia oggi stesso

Troverai il deskbird per Outlook qui: Installa il componente aggiuntivo per Outlook

Hai bisogno di aiuto per configurarlo? Leggi il nostro articolo nel Centro assistenza.