Prenotare sale in Outlook non è mai stato così facile: è arrivato il plugin di deskbird

Siamo lieti di annunciare che il plugin di deskbird è ora disponibile in Microsoft Outlook. A partire da oggi, i tuoi team potranno trovare e prenotare sale riunioni con un'esperienza migliore e più intuitiva, direttamente attraverso lo stesso strumento che usano per organizzare la loro giornata.

Perché ci abbiamo pensato

Succede mille volte al giorno, negli uffici di tutto il mondo: un dipendente apre Outlook per fissare una riunione. Aggiunge i partecipanti e imposta l'orario. Ma il bello arriva dopo: bisogna trovare la sala giusta. 

Serve spazio per 8 persone. E un proiettore. Al terzo piano. Ma il motore di ricerca delle sale di Outlook mostra solo un lungo elenco di nomi di sale, e qualche informazione risicata. Ma come sono, davvero? Dove si trovano esattamente?

Alla fine il dipendente prenota una sala che sembra fare al caso suo, sperando che vada bene. A volte va tutto liscio, ma più spesso non va come previsto. Anche quando la riunione si fa proprio nella sala prenotata, se l'esperienza è mediocre, i partecipanti finiscono per perdere tempo occupandosi di piccoli contrattempi.

Il plugin deskbird nasce proprio per risolvere questi due problemi: mantenere il flusso di lavoro unificato e rendere l'esperienza di prenotazione intuitiva, visiva e sicura. La prenotazione delle sale dovrebbe essere facile come sfogliare le opzioni con le informazioni giuste a portata di mano: non si dovrebbe tirare a indovinare, sperare che vada tutto bene. Bisognerebbe trovare subito quello che serve.

Come funziona

1. Apri il plugin mentre crei una riunione. Clicca deskbird nella barra laterale di Outlook quando pianifichi una riunione.
2. Scopri le risorse disponibili in tempo reale. Visualizza tutte le sale disponibili nelle tue sedi, filtrate in base alla data e all'ora della tua riunione.
3. Trova lo spazio giusto. Filtra le sale in base alla capienza, al piano, ai servizi e alle attrezzature per soddisfare le tue esigenze di riunione, sia che tu abbia bisogno di uno spazio per una breve riunione o di una sala per presentazioni ai clienti con videoconferenza.
4. Prenota con un clic. Seleziona la tua sala e questa verrà automaticamente aggiunta all'invito alla riunione. Tutto viene sincronizzato istantaneamente tra Outlook e deskbird.
5. Sincronizzazione automatica: tutte le sale prenotate nell'evento Outlook vengono trasferite automaticamente alla prenotazione corrispondente su deskbird.

Non serve accedere a due account diversi. Non serve inserire due volte le stesse informazioni. Non ci si chiede più se la sala è davvero disponibile.

A chi è rivolto

Per i dipendenti: diventa possibile trovare lo spazio riunioni giusto senza interrompere il flusso di lavoro. La prenotazione delle sale avviene nello stesso posto in cui vengono pianificate le riunioni. Le planimetrie permettono di sapere esattamente dove andare. Non c'è più lo stress delle doppie prenotazioni e delle ricerche dell'ultimo minuto.

Per gli amministratori: tutte le prenotazioni passano attraverso un unico sistema unificato e generano dati accurati sull'utilizzo. Si riduce anche il numero di ticket di assistenza relativi alla disponibilità delle sale. L'assegnazione degli spazi avviene in base ai modelli di utilizzo reali. Le policy di prenotazione possono essere applicate automaticamente, senza bisogno di supervisione manuale.

Per i responsabili IT: finalmente un'integrazione che non richiede formazione perché è integrata negli strumenti che gli utenti utilizzano già quotidianamente. Una soluzione che garantisce un'esperienza coerente sia agli utenti Mac che Windows e che mette fine alla proliferazione di strumenti migliorando al contempo il coordinamento sul posto di lavoro.

L'impatto

Quando la prenotazione delle sale riunioni diventa semplice, i vantaggi si moltiplicano in tutta l'organizzazione:

Risparmio di tempo su larga scala. Se ogni dipendente risparmia anche solo 15 minuti al giorno nella ricerca e nella prenotazione delle sale, alla fine si contano 60 ore all'anno per dipendente. In un'azienda di 500 persone, si tratta di 30 000 ore che possono essere dedicate a compiti più produttivi.

Migliore utilizzo dello spazio. Gli studi dimostrano che le aziende utilizzano in genere solo il 40-60% della capacità delle loro sale riunioni. Grazie a dati di prenotazione accurati e in tempo reale, è possibile identificare gli spazi sottoutilizzati, ottimizzare l'ingombro e ridurre potenzialmente i costi immobiliari del 20-30%.

Migliore esperienza dei dipendenti. Poco a poco, le piccole tensioni si sommano e diventano grosse frustrazioni. Quando i team possono trovare e prenotare in modo affidabile gli spazi di cui hanno bisogno senza difficoltà, viene meno un punto critico quotidiano e si crea fiducia nei sistemi del tuo posto di lavoro.

Decisioni più intelligenti sul posto di lavoro. I dati reali sull'utilizzo aiutano a capire quali servizi sono più importanti, quali sedi necessitano di maggiore capacità e come pianificare la crescita: decisioni che hanno un impatto diretto sui profitti.

Disponibile subito

Il plugin deskbird è ora disponibile. I tuoi team possono iniziare a utilizzarlo semplicemente installandolo dal marketplace di Outlook. Nessuna configurazione complessa. Nessuna formazione lunga. Potrai prenotare le sale senza interrompere il tuo flusso di lavoro. Il nostro lavoro di perfezionamento continua senza sosta per migliorare l'integrazione sulla base del feedback dei clienti, per esempio per migliorare la gestione delle riunioni ricorrenti e le funzionalità di modifica avanzate in arrivo.

Pronto a dire addio al caos dalle sale riunioni? La soluzione è già nel tuo calendario.

Inizia oggi stesso

Trovi il plugin deskbird per Outlook qui: Installa il plugin per Outlook

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