Politiche di lavoro ibrido negli Stati Uniti

Il lavoro ibrido negli Stati Uniti si sta trasformando in un braccio di ferro a lungo termine: i dipendenti vincono chiaramente in termini di flessibilità, soddisfazione e produttività negli assetti ibridi, mentre molti datori di lavoro stanno silenziosamente inasprendo i requisiti d'ufficio per tutelare la cultura, la collaborazione e il controllo. Il vero fattore differenziante non è più "remoto vs ufficio", ma quanto bene le aziende riescono a tradurre leggi statali frammentate, normative fiscali e vincoli di settore in politiche ibride chiare e applicabili, che le persone percepiscano come eque e prevedibili.

In questo articolo, vedremo insieme lo stato attuale dei modelli di lavoro ibrido negli Stati Uniti e come le politiche possano essere formulate per riflettere le esigenze della tua azienda e dei tuoi dipendenti. Analizziamo come le politiche differiscono tra le regioni e i settori degli Stati Uniti, mostrando come le aziende si muovono all'interno di uno spettro che va dal remote-first all'office-heavy, e come le leggi locali in stati come California, New York e Texas modellano ciò che i datori di lavoro devono offrire ai lavoratori ibridi. Vedremo anche perché i lavoratori statunitensi preferiscono di gran lunga i modelli flessibili, i principali pro e contro dell'adozione del modello ibrido e come la tecnologia per il workplace, come gli strumenti di prenotazione delle scrivanie, possa far sì che queste politiche funzionino effettivamente nella pratica.

Decostruzione delle politiche statali del lavoro ibrido

Per rendere possibile ed efficace un ambiente di lavoro ibrido, è necessario comprendere il quadro normativo regionale e le esigenze culturali della propria area, il che significa concentrarsi sulle leggi che variano da stato a stato.  

Le politiche di lavoro ibrido sono politiche attuate per garantire l'equità e mantenere la produttività aziendale. Si tratta di documenti formali con linee guida e processi che delineano chiaramente le aspettative dei ruoli ibridi, come ad esempio i giorni in cui i dipendenti devono lavorare in ufficio e quelli in cui devono lavorare da casa. 

L'approccio statunitense al lavoro ibrido è alquanto flessibile. Diverse aziende oscillano tra una politica ibrida tradizionale, una politica ibrida strutturata e una politica remote-first. Alcune aziende escludono il lavoro remoto per i loro dipententi senior e consentono ai dipendenti di determinare i propri orari di lavoro. 

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Lavoro ibrido negli Stati Uniti

Alla fine del 2023, il personale è stato spinto a tornare al lavoro, soprattutto negli Stati Uniti. I mandati di rientro al lavoro sono circolati a rotta di collo e un'azienda degna di nota è stata Zoom, che ha contribuito in modo determinante a facilitare la collaborazione durante la pandemia.

Sebbene si temesse che questo avrebbe segnato la fine dell'era del lavoro a distanza, in generale questi mandati di RTO non hanno avuto l'effetto desiderato. Il lavoro ibrido negli Stati Uniti continua ad aumentare. Secondo un'indagine condotta da Statista sul periodo 2019-2024, nel secondo trimestre del 2024 il 53% dei dipendenti sarà costituito da lavoratori ibridi. 

Negli Stati Uniti, diverse aziende importanti avevano adottato degli ottimi modelli ibridi, ma recentemente hanno apportato modifiche per spingere le persone a tornare in ufficio. Tra queste, Disney, Hubspot, JP Morgan, Zoom, Grammarly e Meta, per citarne alcune. I settori in cui le politiche ibride sono più praticate includono marketing, contabilità e finanza, informatica e IT, servizi ai clienti, gestione dei progetti e vendite. 

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Amazon 

Fino a pochi giorni fa, Amazon offriva un modello di lavoro ibrido e flessibile, che richiedeva ai dipendenti di lavorare in ufficio almeno 3 giorni alla settimana e 2 giorni da remoto. 

Tra le sfide principali c'è l'insoddisfazione dei dipendenti per i 3 giorni di permanenza in ufficio. Tuttavia, un successo fondamentale del modello ibrido di Amazon è stato quello di aver contribuito ad aumentare la collaborazione tra i dipendenti; il suo modello di lavoro incoraggia la collaborazione di persona. La modalità di lavoro ibrido di Amazon ha inoltre garantito la capacità di attrarre e trattenere dipendenti di alta qualità. Una delle principali lezioni apprese da Amazon durante l'introduzione del modello ibrido è il valore di una comunicazione chiara e di un feedback regolare per aiutare l'azienda a perfezionare il suo modello di lavoro ibrido rispetto alle esigenze in evoluzione. 

Tuttavia, con una mossa inaspettata, Amazon ha iniziato a eliminare gradualmente il lavoro ibrido, passando a una settimana lavorativa in ufficio di 5 giorni a partire dal prossimo anno, in sostituzione dell'attuale requisito di 3 giorni.

L'amministratore delegato Andy Jassy ha sottolineato la necessità che i dipendenti siano presenti in ufficio per "inventare, collaborare ed essere connessi". Nonostante l'opposizione dei lavoratori favorevoli al lavoro da remoto per il risparmio di tempo e di costi, l'azienda sta applicando politiche più severe. Alcuni dipendenti che non hanno rispettato le precedenti regole ibride sono stati etichettati come "dimissionari". Amazon prevede inoltre di ridurre le posizioni manageriali del 15% entro la fine del primo trimestre del 2025, nell'ambito di una più ampia ristrutturazione.

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Disney 

Inizialmente, Disney permetteva alla sua forza lavoro di lavorare da remoto 2 giorni alla settimana e di essere in ufficio per almeno 3 giorni.

La sfida principale che Disney ha affrontato con questo modello ibrido è stata la transizione dal normale lavoro in ufficio a un modello ibrido. È stato inoltre impegnativo garantire una produttività coerente tra le varie divisioni, alcune delle quali hanno sede in luoghi diversi. Il principale successo di questo tipo di modello è che ha migliorato l'equilibrio tra vita privata e lavoro e la soddisfazione dei dipendenti.

Ma a partire da marzo 2023, l'azienda richiede ai dipendenti di essere in sede 4 giorni alla settimana, principalmente dal lunedì al giovedì. L'amministratore delegato Bob Iger ha sottolineato che la collaborazione di persona favorisce la creatività e rafforza la cultura aziendale, che è fondamentale per l'attività creativa della Disney.

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Zoom

Inizialmente Zoom offriva un modello di lavoro completamente da remoto, con i dipendenti liberi di lavorare in ufficio se lo desideravano.

Tuttavia, questo modello ha creato alcune sfide, soprattutto per quanto riguarda il mantenimento della cultura aziendale, la comunicazione efficace e la collaborazione. In risposta a queste sfide, a partire dal 2023, Zoom richiede ai dipendenti che vivono nel raggio di 50 miglia da un ufficio aziendale di essere presenti in sede almeno 2 giorni alla settimana. Questa politica mira a promuovere la collaborazione e a mantenere la cultura aziendale, affrontando alcune sfide associate al lavoro completamente da remoto, come garantire la comunicazione e la connessione del team.

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Leggi statali locali - punti salienti

Le leggi locali sui lavoratori ibridi variano da Stato a Stato. Per esempio, California, New York e Texas presentano analogie e differenze nelle leggi sull'occupazione che riguardano il lavoro ibrido. Poiché il lavoro ibrido è relativamente nuovo, nessuno di questi Stati ha leggi specifiche per questo tipo di lavoro, quindi si applicano le norme generali sull'occupazione. I datori di lavoro devono attenersi alle leggi generali sul lavoro in ufficio in tutti e tre gli Stati, indipendentemente dalla sede del lavoratore a distanza.

Ciò che distingue la California è la sezione 2802 del Codice del Lavoro, che impone ai datori di lavoro di rimborsare ai dipendenti le spese necessarie per il lavoro, comprese le spese per l'ufficio a casa dei dipendenti ibridi e a distanza. Lo Stato di New York e il Texas non hanno requisiti di rimborso simili.

Un'altra differenza fondamentale è che la California impone ai datori di lavoro di garantire che i lavoratori ibridi rispettino le norme CAL/OSHA in materia di salute e sicurezza, anche negli uffici domestici. Al contrario, New York e Texas applicano standard più generali di sicurezza sul lavoro, che non impongono obblighi specifici ai datori di lavoro per quanto riguarda la sicurezza negli uffici domestici.

Nonostante queste distinzioni, le tutele e le normative generali per i dipendenti, come le leggi antidiscriminatorie e salariali, si applicano ai lavoratori ibridi in tutti e tre gli Stati. Tutti applicano le leggi generali sui salari e sulla sicurezza, anche se la California ha requisiti più specifici, mentre New York e Texas applicano standard simili a quelli dei dipendenti in ufficio.

Negli Stati Uniti, lo status di lavoro ibrido può anche comportare diverse implicazioni fiscali, determinate dalla natura dell'impiego e dalle leggi fiscali dei diversi Stati. I dipendenti che lavorano in più Stati possono trovarsi di fronte a problemi legati alle imposte sul reddito statali e alla richiesta di rimborso delle spese per l'home office. D'altro canto, i datori di lavoro devono rispettare numerose leggi fiscali statali, assicurando una rendicontazione e una conformità accurate in base alla sede dei dipendenti.

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I lavoratori vogliono flessibilità 

Un altro fattore critico da considerare nell'aumento del lavoro ibrido è il mutato atteggiamento degli Stati Uniti nei confronti dell'equilibrio tra vita privata e lavoro e della flessibilità. Per molti lavoratori statunitensi, il lavoro ibrido è molto apprezzato perché offre un migliore equilibrio tra vita privata e lavoro, con l'87% dei lavoratori che dichiara di aver avuto un effetto positivo su questo aspetto della propria vita. I luoghi di lavoro che offrono accordi flessibili sono sempre più attraenti di quelli che richiedono la presenza in ufficio a tempo pieno e gli studi dimostrano che l'84% dei dipendenti riferisce di una maggiore soddisfazione lavorativa nei modelli ibridi.

È stato inoltre dimostrato che gli accordi di lavoro ibrido aumentano la produttività aziendale e la qualità del lavoro prodotto, a vantaggio sia dei dipendenti che delle organizzazioni. Ciò è particolarmente vero in settori come quello tecnologico e finanziario, dove sono già presenti gli strumenti necessari per sostenere e mantenere una cultura del lavoro ibrida.

L'atteggiamento culturale nei confronti dell'equilibrio tra vita privata e lavoro continua ad evolversi, con una crescente preferenza per la flessibilità.

Tuttavia, esiste ancora un divario tra coloro che prosperano in ambienti ibridi flessibili e coloro che preferiscono la routine strutturata del lavoro in ufficio. Con la continua espansione del modello ibrido, si prevede che sempre più persone abbracceranno questo approccio flessibile, contribuendo a un più ampio cambiamento culturale nel modo in cui consideriamo l'equilibrio tra lavoro e vita.

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Modelli ibridi specifici per i settori 

Un punto chiave da notare è che i settori industriali negli Stati Uniti stanno adottando politiche di lavoro ibrido in modi diversi, specifici per ogni organizzazione. Il settore finanziario ha ampiamente adottato un approccio misto, in cui i dipendenti lavorano part-time in ufficio e da remoto. Questa divisione dipende spesso dal ruolo, con posizioni rivolte ai clienti che richiedono una maggiore presenza in ufficio.

D'altra parte, il settore sanitario sta integrando sempre più i servizi di teleassistenza, consentendo ai pazienti di consultarsi a distanza con gli operatori sanitari. Tuttavia, la presenza in loco rimane essenziale per l'assistenza diretta ai pazienti e per le funzioni amministrative di ospedali e cliniche.

L'industria tecnologica è invece leader nelle politiche di lavoro ibrido flessibile. Microsoft e Google offrono modalità di lavoro flessibili che consentono ai dipendenti di lavorare da remoto o di alternare il lavoro da casa con quello in ufficio. Per esempio, Microsoft consente ai dipendenti di lavorare da remoto fino al 50% del tempo senza richiedere un'approvazione formale.

La politica di lavoro ibrido è ancora un concetto relativamente nuovo negli Stati Uniti e deve ancora affrontare diverse sfide. Ad esempio, la gestione delle questioni fiscali, il coordinamento tra fusi orari diversi e la gestione dei benefit sanitari. Alcune delle soluzioni a queste sfide prevedono l'utilizzo di software fiscali e, se non sei ancora sicuro su come procedere, consulta un esperto fiscale per garantire la conformità. Per il coordinamento tra fusi orari diversi, la cosa migliore da fare sarebbe implementare una programmazione flessibile e una comunicazione asincrona per gestire efficacemente le differenze di fuso orario. Inoltre, il modo migliore per gestire i benefit sanitari per i lavoratori, ovunque si trovino, è offrire un pacchetto di benefit di assistenza sanitaria unico e unificato, facilmente accessibile sia ai datori di lavoro ibridi che a quelli in sede.

Le aziende possono sfruttare la tecnologia per contribuire a mitigare alcune delle sfide che incontrano con i lavoratori da remoto, per garantire una perfetta integrazione delle politiche di lavoro ibrido.

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I pro e i contro dell'ibrido

Come ogni modello di lavoro, l'attuazione del lavoro ibrido presenta pro e contro. Le singole aziende devono valutare come rimanere operative promuovendo al contempo la soddisfazione dei dipendenti. Devono inoltre valutare se il loro settore può implementare un modello di lavoro ibrido.

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Vantaggi

- È stato dimostrato che i modelli di lavoro ibrido migliorano i tassi di fidelizzazione e di soddisfazione dei dipendenti.

- Offre il meglio dei due mondi: collaborazione interna e flessibilità del lavoro a distanza. 

- Può ridurre i costi generali, soprattutto per quanto riguarda gli immobili, l'arredamento e la manutenzione generale degli uffici.

- Aiuta a migliorare l'equilibrio tra vita privata e lavoro dei dipendenti. La riduzione dei tempi di spostamento da e verso l'ufficio consente loro di dedicare più tempo alle attività personali. 

• L'accesso al bacino di talenti è più ampio, poiché le opzioni a distanza consentono a candidati di altre aree di inviare la propria candidatura alla tua azienda. Insieme a un approccio di assunzione basato sulle competenze, noterai come questo si traduce in una maggiore compatibilità culturale per la tua azienda. Secondo Women For Hire, una grande piattaforma di annunci di lavoro americana per donne, oltre il 70% delle dipendenti donne tiene in considerazione se negli annunci si parla di modelli di lavoro ibrido quando confronta opportunità di lavoro simili in diverse aziende.

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Svantaggi

• Alcuni dipendenti potrebbero sperimentare il burnout, soprattutto se non vengono fornite linee guida chiare.

- Aumentano i rischi per la sicurezza informatica, soprattutto perché i dipendenti utilizzano reti private.

- Il rischio di una minaccia interna da parte di un dipendente malintenzionato diventa un problema significativo per la cybersecurity, soprattutto quando questi opera al di fuori della rete aziendale.

- Problemi di collaborazione si verificheranno in assenza di politiche rigorose.

- Può succedere che alcuni dipendenti si sentano alienati o soli senza una collaborazione di persona.

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Conclusione

Gli ambienti di lavoro ibrido sono parte integrante della nuova normalità.

Questo ha portato i Paesi di tutto il mondo a creare politiche che rendono il lavoro a distanza e in ufficio realizzabile per le aziende. Negli Stati Uniti, le organizzazioni possono trarre vantaggio dai lavoratori in ufficio e dal personale che lavora a distanza in molti modi, sia per i dirigenti che per i dipendenti. Ciò può essere ottenuto creando politiche aziendali chiaramente comunicate. 

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