Aumentare i risparmi aziendali: idee efficaci per la riduzione dei costi

Il lavoro ibrido può far risparmiare alle organizzazioni fino al 30% sui costi dell'ufficio se adeguatamente strutturato con la tecnologia per il luogo di lavoro. Questo cambiamento riduce le spese relative a leasing immobiliare, consumo energetico, facility management e sussidi per il pendolarismo, migliorando al contempo la soddisfazione e la produttività dei dipendenti. Coordinando l'utilizzo dell'ufficio tramite piattaforme di gestione del luogo di lavoro, le aziende ottengono dati in tempo reale per ottimizzare l'utilizzo dello spazio, distribuire in modo intelligente le risorse e prendere decisioni informate sulle operazioni d'ufficio senza sacrificare l'esperienza dei dipendenti.

Lavoro ibrido oggi 

Qual è lo stato attuale del lavoro flessibile?

I modelli di lavoro flessibile cambiano radicalmente il modo in cui percepiamo lo spazio ufficio e il suo ruolo. L'ufficio non è più solo un luogo dove completare le attività, ma è ora un centro per costruire relazioni e connettersi socialmente con i colleghi.

La ricerca mostra che gli individui sono più produttivi quando lavorano da remoto perché sono meno distratti. Tuttavia, questo isolamento significa che quando i dipendenti vengono in ufficio, hanno bisogno di uno spazio progettato per collaborare con il team. Questo cambiamento richiede una progettazione intenzionale dell'ufficio che favorisca sia la produttività che la collaborazione, come dimostrato dal nuovo ufficio di McKinsey a Mumbai, in India.   

La pandemia globale ha accelerato la nostra transizione verso questo futuro del lavoro. La ricerca di HSM advisory sottolinea che la progettazione degli uffici per il futuro del lavoro deve essere intenzionale, creando spazi che favoriscano la produttività e la collaborazione.

Nuove tendenze per lo spazio ufficio

Stiamo assistendo a un chiaro allontanamento dagli ambienti d'ufficio tradizionali:

• Entro il 2030, il 48% dei dipendenti lavorerà da remoto, rispetto al 30% prima del COVID-19 (Gartner)
• Entro il 2022, il 60% dei lavoratori darà priorità a un ufficio smart attrezzato per il benessere rispetto a un ufficio remoto (Gartner)

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Incontrare i colleghi di persona resta una priorità per molti, ma nonostante ciò, il ruolo dell'ufficio sta cambiando. Sta diventando più di un luogo dove svolgere le attività, ha acquisito anche una funzione sociale dove le persone si incontrano, si connettono e collaborano. Questo dà l'opportunità di ripensare quali tipi di spazi ufficio sono necessari e, a sua volta, di ridurre i costi.

Data la natura del lavoro ibrido, con dipendenti di team diversi che vengono in ufficio in giorni diversi, le scrivanie possono essere alternate tra le persone. Se solo metà della forza lavoro si presenta ogni giorno, le stesse scrivanie possono essere condivise, riducendo la necessità di spazi ufficio più ampi poiché meno persone devono essere ospitate quotidianamente.

La tendenza verso il lavoro remoto e ibrido continua a crescere, rendendo cruciale adattarsi comprendendo meglio le esigenze di tali ambienti e come ottimizzarli. L'uso efficiente dello spazio ufficio richiede un coordinamento centrale. Sebbene il lavoro ibrido offra questa opportunità, i manager devono organizzare gli sforzi per avere i dipendenti più felici e produttivi.

Per implementare le tendenze del lavoro ibrido, dobbiamo dotare gli uffici della tecnologia giusta per coordinare i dipendenti remoti e in ufficio. La collaborazione è sempre stata centrale nel lavoro, ma le forze lavoro ibride richiedono strumenti e spazi più sofisticati per favorirla. Stanno emergendo innovazioni nel luogo di lavoro per risolvere le sfide del lavoro ibrido e ottimizzare l'utilizzo dello spazio ufficio per sistemi efficienti in termini di costi.

Risparmiare sui costi implementando un modello di lavoro ibrido 

Oltre a una serie di vantaggi diversi, il modello di lavoro ibrido può aiutare la tua azienda a risparmiare sui costi

Innanzitutto, definiamo i costi relativi alla gestione di un ufficio pre-Covid, per uno spazio ufficio di 1.000 mq in Germania.

Utilizzando la ricerca di JLL, assumiamo:

• Ogni dipendente ha bisogno di 8 mq
• Ogni mq costa €25
• Il rapporto ideale di scrivanie è 1 (ogni persona che viene in ufficio ha una scrivania)
• Viene applicato un margine per i giorni di punta in cui più persone vengono in ufficio

Nota importante: in città come New York e San Francisco, questi prezzi al mq sono 5 o 6 volte superiori, il che significa che i risparmi sarebbero ancora più significativi.

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Questi numeri si basano sul nostro nuovo Calcolatore di Lavoro Flessibile.

Ripartizione dei costi immobiliari

I costi immobiliari includono leasing, affitto, costi di gestione e parcheggio. Questi costi ammontano a circa €30.000:

• €24.000 per i costi di leasing
• €6.000 per i costi accessori

Storicamente, i costi accessori si aggiravano intorno al 15%, ma con l'aumento dei prezzi dell'energia, si è registrato:

• un aumento del 50% dell'elettricità
• un aumento del 150% del gas
• Un aumento complessivo del 20% dei costi accessori (ricerca JLL)

I costi accessori possono essere suddivisi in 4 categorie con i seguenti potenziali risparmi:

In che modo i modelli ibridi tagliano le spese

L'utilizzo di un modello di lavoro ibrido riduce questi costi, in parte perché il numero di dipendenti che devono recarsi in ufficio ogni giorno è inferiore e quindi lo spazio necessario è minore. Con un software di pianificazione dei dipendenti, i dati vengono raccolti per misurare il numero di lavoratori che entrano effettivamente in ufficio. Valutando l'utilizzo dello spazio, è possibile determinare se alcune aree possono essere riutilizzate o se le zone delle postazioni possono essere trasformate in sale riunioni.

• Gestione dello spazio e delle strutture: possiamo creare uffici con pulizia intelligente utilizzando la tecnologia per il luogo di lavoro, che distribuisce le risorse di pulizia in base a quante persone utilizzano effettivamente l'ufficio, oltre a coprire i costi di gestione dello spazio e delle strutture, inclusa la pulizia.
• ‍Costi energetici: la gestione di un ufficio comporta costi energetici come HVAC e illuminazione, che ammontano a circa €4.000 all'anno. Poiché meno persone vengono in ufficio, sono necessari meno spazio ed energia, e questi costi possono essere compensati. Le aziende possono anche scegliere di chiudere temporaneamente aree per risparmiare sui costi se conoscono meglio l'occupazione futura. Ad esempio, se non in uso, i facility manager possono scegliere di chiudere un piano dell'ufficio per quel giorno. L'utilizzo della tecnologia giusta fornisce un impatto più immediato sul risparmio dei costi.‍
• Costi IT: le aziende sostengono costi IT come cybersecurity e servizi cloud. Tuttavia, queste tecnologie aiutano a facilitare il modello ibrido e a risparmiare sui costi a lungo termine. L'investimento iniziale in software di produttività ha grandi ritorni nel tempo.‍
• Rimborso delle spese di tragitto: alcune aziende scelgono di risparmiare i costi di trasporto casa/lavoro Se i dipendenti lavorano da remoto, questa spesa si annulla. Se alcuni dipendenti scelgono di venire in ufficio alcune volte a settimana, le aziende avranno comunque una riduzione della spesa.‍
• Costi trascurati: ci sono anche tante voci di costo che vengono trascurate nella gestione di un ufficio, come avere una mensa per i dipendenti o forniture di cancelleria e utenze.

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I vantaggi di un lavoro ibrido ben organizzato 

Abbiamo detto che i vantaggi di un lavoro ibrido ben organizzato sono molti, a parte il risparmio sui costi. Esploriamone alcuni!

Il lavoro ibrido, per sua natura, è flessibile: è questo che lo rende interessante per molte persone. Scegliere dove lavorare dà a ciascuno l'autonomia di progettare la propria giornata lavorativa nel modo che più gli è congeniale. Che si tratti di lavorare da casa, da un altro Paese o da un ufficio tradizionale, l'ibrido offre ai dipendenti la possibilità di scegliere qualsiasi soluzione! 

Se da un lato un ufficio flessibile consente di risparmiare sui costi per le organizzazioni, dall'altro consente di risparmiare sui costi per i dipendenti, in particolare sui costi di trasporto. Con i prezzi del gas in aumento e i costi dei trasporti pubblici che si sommano con il passare del tempo, saltare il tragitto verso l'ufficio può far risparmiare una notevole quantità di denaro. Inoltre, evitare un ingorgo o un treno in ritardo riduce lo stress del pendolarismo quotidiano. 

Dal punto di vista della cultura del lavoro, il modello di lavoro ibrido è ottimo anche per garantire l'equilibrio tra vita privata e lavoro. Il tempo aggiuntivo risparmiato dal pendolarismo e la possibilità di lavorare da qualsiasi luogo offrono alle persone l'opportunità di dedicare più tempo agli hobby, all'esercizio fisico e all'adempimento dei propri doveri familiari senza ulteriore stress. 

Con tutte queste premesse, è facile capire perché il modello di lavoro ibrido porterebbe a una maggiore soddisfazione e felicità dei dipendenti e a una riduzione dell'abbandono dell'azienda. L'equilibrio tra vita privata e lavoro, la flessibilità e la fiducia renderanno i dipendenti più felici, più soddisfatti del proprio lavoro e meno propensi a lasciare l'azienda.

È stato dimostrato che il modello di lavoro ibrido aumenta la produttività aziendale. In media, i lavoratori completamente da remoto sono più produttivi del 47% rispetto alle loro controparti che lavorano in ufficio ogni giorno della settimana. La nostra ricerca dimostra che un lavoro ibrido ben coordinato, con l'utilizzo di un sistema di gestione delle presenze orarie e delle postazioni di lavoro, può far guadagnare ai tuoi dipendenti fino a un giorno di produttività alla settimana.

Agisci sulla riduzione dei costi dell'ufficio

Il ruolo dell'ufficio cambia, mano a mano che esploriamo diversi modelli per strutturare il lavoro, come quello ibrido. Questi cambiamenti ci permettono di rivalutare i costi del luogo di lavoro, aiutando a risparmiare su risorse e spazio di cui potremmo non aver bisogno lavorando dall'ufficio ogni giorno. Dalla riduzione del consumo energetico e dei costi di manutenzione, gli uffici ibridi possono trarre grandi vantaggi dalla tecnologia per il luogo di lavoro. Con un lavoro ibrido coordinato, c'è un impatto immediato poiché i dati di una piattaforma di gestione del luogo di lavoro forniscono feedback in tempo reale.

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