Come ridurre i costi in ufficio con i dati sull'utilizzo dello spazio

La maggior parte delle organizzazioni paga per spazi ufficio che rimangono vuoti per gran parte della settimana. Le scrivanie vengono prenotate ma mai utilizzate, le sale riunioni spesso rimangono inutilizzate dopo essere state prenotate e i sistemi HVAC riscaldano piani dove nessuno lavora. La mancanza di visibilità su come quello spazio venga effettivamente utilizzato crea il problema, non lo spazio in sé. Questa guida illustra le specifiche categorie di costo in cui il lavoro ibrido offre risparmi misurabili, dall'immobiliare e l'energia a spese trascurate come i sussidi per il pendolarismo e le operazioni di mensa, oltre ai passaggi pratici per implementare cambiamenti che riducono gli sprechi senza interrompere il tuo team.

In poche parole

Il lavoro ibrido può ridurre i costi dell'ufficio quando combini un utilizzo dello spazio strategico con la giusta tecnologia per l'ambiente di lavoro. La chiave è prendere decisioni basate su dati di utilizzo effettivi, non su supposizioni su come il tuo ufficio venga utilizzato. Questa guida copre le specifiche categorie di costo in cui i modelli ibridi offrono risparmi, dai costi immobiliari e costi energetici a spese trascurate come i sussidi per il pendolarismo, oltre a consigli pratici per implementare i cambiamenti senza interrompere il tuo team.

Cos'è la riduzione dei costi in ufficio

La riduzione dei costi in ufficio significa abbassare le spese correnti di gestione del tuo spazio ufficio. L'evitamento dei costi, al contrario, previene che le spese future si verifichino in primo luogo. Entrambi sono importanti, ma la riduzione dei costi offre un impatto immediato e misurabile sul tuo budget.

Le principali categorie di costo in cui le organizzazioni trovano risparmi includono:

• Costi immobiliari: leasing, affitto e gestione della proprietà
• Costi energetici: HVAC, illuminazione e utenze
• Tecnologia: licenze software, hardware e infrastruttura IT
• Operazioni: pulizia, manutenzione, catering e forniture

Una riduzione efficace dei costi richiede visibilità sui modelli di utilizzo effettivi. Molte organizzazioni scoprono di pagare per spazi che rimangono vuoti per la maggior parte dei giorni, o di gestire il controllo climatico in aree che nessuno utilizza. Senza dati, stai tirando a indovinare. Con i dati, puoi effettuare tagli mirati che riducono gli sprechi senza influire sull'esperienza dei dipendenti.

Il passaggio al lavoro ibrido ha reso questa visibilità più importante che mai. Quando i dipendenti dividono il tempo tra casa e ufficio, le ipotesi tradizionali sulle esigenze di spazio non sono più valide. Le organizzazioni che ottimizzano i costi del loro ambiente di lavoro basandosi su dati di utilizzo reali superano costantemente quelle che si affidano a benchmark pre-pandemia.

Lo stato attuale del lavoro ibrido

I modelli di lavoro flessibile hanno cambiato radicalmente il modo in cui le organizzazioni concepiscono lo spazio ufficio e il suo scopo. L'ufficio si è evoluto da un luogo per completare le attività  a un hub per costruire relazioni e connettersi con i colleghi.

Perché il ruolo dell'ufficio sta cambiando

La ricerca mostra che gli individui sono  spesso più produttivi quando lavorano da remoto perché le distrazioni sociali sono ridotte al minimo. Questo isolamento crea un cambiamento: quando i dipendenti vengono in ufficio, hanno bisogno di uno spazio progettato per la collaborazione di squadra  piuttosto che per il lavoro individuale. Le implicazioni sui costi sono significative. Hai bisogno di meno spazio totale, ma di diversi tipi di spazio.

Questo cambiamento richiede una progettazione intenzionale dell'ufficio che favorisca sia la produttività che la collaborazione, come dimostrato dal nuovo ufficio di McKinsey a Mumbai, in India. La ricerca di Gensler's 2025 Global Workplace Survey sottolinea che la progettazione dell'ufficio per il futuro del lavoro deve essere intenzionale, creando spazi che favoriscano la produttività e la collaborazione.

Mentre incontrare i colleghi di persona rimane una priorità per molti, il ruolo dell'ufficio sta cambiando. Svolge una funzione sociale dove le persone si incontrano, si connettono e collaborano. Questo offre l'opportunità di ripensare quali tipi di spazi ufficio sono necessari e ridurre i costi di conseguenza.

La condivisione delle scrivanie come leva di costo

La matematica della condivisione delle scrivanie è semplice. Data la natura del lavoro ibrido, con dipendenti di team diversi che vengono in ufficio in giorni diversi, le scrivanie possono essere alternate tra le persone. Se solo metà della forza lavoro si presenta ogni giorno, le stesse scrivanie possono essere condivise. Ciò riduce la necessità di uno spazio ufficio più grande.

Secondo Gartner, il lavoro da remoto e ibrido continua a crescere  come modello dominante. Le organizzazioni devono adattarsi comprendendo meglio le esigenze di tali ambienti e come renderli più efficienti. L'uso efficiente dello spazio ufficio richiede un coordinamento centrale. Mentre il lavoro ibrido offre questa opportunità, i manager dell'ufficio devono organizzare gli sforzi per produrre i dipendenti più felici e produttivi.

Per implementare efficacemente il lavoro ibrido, gli uffici necessitano della giusta tecnologia per coordinare i dipendenti da remoto e in ufficio. Stanno emergendo innovazioni nel workplace per risolvere le sfide del lavoro ibrido e rendere l'utilizzo dello spazio ufficio più efficiente in termini di costi.

Come il lavoro ibrido riduce i costi dell'ambiente di lavoro

Definiamo i costi relativi alla gestione di un ufficio, prendendo come esempio uno spazio ufficio di 10.000 mq in Germania .

Utilizzando la ricerca di JLL, assumiamo:

• Ogni dipendente ha bisogno di 8 mq
• Ogni mq costa €25
• Il rapporto ideale di scrivanie è 1 (ogni persona che viene in ufficio ha una scrivania)
• Viene applicato un margine per i giorni di punta in cui più persone vengono in ufficio

Nota importante: in città come New York e San Francisco, questi prezzi al mq sono 5 o 6 volte superiori, il che significa che i risparmi sarebbero ancora più significativi.

Questi numeri si basano sull'Hybrid Office Calculator di deskbird.

Costi di proprietà e leasing

I costi immobiliari includono leasing, affitto, costi di gestione e parcheggio. Questi costi ammontano a circa €30.000:

• €24.000 per i costi di leasing
• €6.000 per i costi accessori

Storicamente, i costi accessori si aggiravano intorno al 15%, ma con l'aumento dei prezzi dell'energia, si è registrato:

• un aumento del 50% dell'elettricità
• un aumento del 150% del gas
• Aumento complessivo del 20% dei costi accessori (secondo la ricerca JLL)

I costi accessori possono essere suddivisi in 4 categorie con i seguenti potenziali risparmi:

Energia e facility management

La gestione di un ufficio comporta costi energetici come HVAC e illuminazione, che ammontano a circa 4.000 € all'anno. Poiché meno persone si recano in ufficio, sono necessari meno spazio ed energia. Questi costi possono essere compensati.

Le aziende possono anche scegliere di chiudere temporaneamente alcune aree per risparmiare sui costi, se conoscono meglio l'occupazione futura. Se un piano non è in uso, i facility manager possono chiuderlo per quel giorno. Questo approccio, a volte chiamato Dynamic Spaces, ti consente di abbinare il consumo energetico alla domanda effettiva, piuttosto che far funzionare tutto a pieno regime indipendentemente dalla presenza.

Utilizzando un software di gestione dell'ambiente di lavoro, vengono raccolti dati per misurare quanti dipendenti si recano effettivamente in ufficio. Valutando , puoi determinare se alcune aree possono essere riutilizzate o se le aree scrivania possono essere trasformate in sale riunioni.

La pulizia intelligente è un'altra opportunità. La tecnologia per il workplace può allocare le risorse di pulizia in base a quante persone utilizzano effettivamente l'ufficio, piuttosto che pulire ogni spazio ogni giorno indipendentemente dall'uso.

Ridurre gli sprechi dovuti a no-show e prenotazioni non utilizzate

Una delle maggiori fonti di spreco nell'ambiente di lavoro sono i no-show: scrivanie e sale che vengono prenotate ma mai utilizzate. Questo crea un effetto a catena. Altri dipendenti non possono utilizzare lo spazio. I team di facility preparano aree che rimangono vuote. I tuoi dati di utilizzo diventano inaffidabili.

Le tattiche per ridurre gli sprechi di prenotazione includono:

• Rilascio automatico delle scrivanie dopo 15 minuti se non viene effettuato il check-in
• Invia promemoria di check-in tramite app mobile o email
• Traccia i tassi di no-show per team o dipartimento per identificare i modelli
• Richiedi conferma il giorno prima per le prenotazioni di sale riunioni

Questi cambiamenti migliorano l'utilizzo dell'ufficio senza richiedere modifiche al contratto di locazione o investimenti importanti. Lo spazio che hai già viene semplicemente utilizzato in modo più efficiente.

I sistemi di prenotazione scrivania che impongono requisiti di check-in ti forniscono dati accurati sulla presenza effettiva, non solo sulle intenzioni. Questi dati diventano la base per decisioni più intelligenti su quanto spazio hai realmente bisogno.

Sussidi per il pendolarismo e costi trascurati

Alcune aziende scelgono di sovvenzionare il pendolarismo. Se i dipendenti lavorano da remoto, questo costo non si applica più. Se alcuni dipendenti scelgono di recarsi in ufficio poche volte a settimana, le aziende avranno meno costi da sovvenzionare.

Ci sono anche numerosi costi che possono essere trascurati nella gestione di un ufficio, come:

• Operazioni di caffetteria e catering
• Cancelleria e forniture per ufficio
• Licenze IT per software on-premise
• Gestione del parcheggio
• Personale di reception e front desk

Ognuno di questi aspetti si adatta alla presenza in ufficio. Quando meno persone si presentano, o quando la presenza è più prevedibile, puoi dimensionare correttamente questi servizi invece di mantenere una capacità per i giorni di punta che raramente si verificano.

Investimenti tecnologici che ripagano

La tecnologia per la gestione dell'ambiente di lavoro si ripaga da sé attraverso la riduzione dei costi immobiliari, un minore onere amministrativo e una migliore capacità decisionale.

Piattaforme di gestione dell'ambiente di lavoro

Queste piattaforme gestiscono prenotazioni, analisi e coordinamento in un unico luogo. Si integrano con gli strumenti che il tuo team già utilizza, come Microsoft Teams o Slack, quindi l'adozione avviene naturalmente senza richiedere un cambiamento di comportamento.

Le funzioni principali includono:

• Prenotazione di scrivania e sala con requisiti di check-in
• Visibilità dell'occupazione in tempo reale
• Analytics sull'ambiente di lavoro che mostrano le tendenze di utilizzo nel tempo
• Integrazione con strumenti di calendario e comunicazione

I dati generati da queste piattaforme sono il vero valore aggiunto. Invece di indovinare quanto spazio ti serve, puoi vedere esattamente quali aree vengono utilizzate, quali rimangono vuote e come la presenza varia in base al giorno della settimana.

Perché i tassi di adozione sono importanti per il risparmio sui costi

Gli strumenti fanno risparmiare denaro solo se le persone li usano effettivamente. Una bassa adozione significa dati inaffidabili, il che significa che tornerai a fare supposizioni sulle esigenze di spazio.

La connessione è diretta: tassi di adozione superiori al 90% producono dati di utilizzo accurati, il che consente decisioni sicure sull'ingombro dell'ufficio. Le organizzazioni che raggiungono un'elevata adozione registrano in genere un risparmio del 20-30% sui costi immobiliari perché riducono o dimensionano correttamente con fiducia.

Un'elevata adozione dipende dalla facilità d'uso. Se prenotare una scrivania richiede più di pochi secondi, le persone non lo faranno. Se l'app mobile è macchinosa, le persone la aggireranno. Le migliori piattaforme di gestione dell'ambiente di lavoro risultano intuitive, non richiedono formazione e si adattano ai flussi di lavoro esistenti.

Vantaggi oltre il risparmio sui costi

Un lavoro ibrido ben organizzato offre vantaggi che vanno oltre la diretta riduzione dei costi. Questi risultati aggiuntivi rappresentano un ROI reale, anche se più difficili da quantificare su un foglio di calcolo.

Il lavoro ibrido è flessibile per natura. Scegliere dove lavorare offre a ogni individuo l'autonomia di progettare la propria giornata lavorativa nel modo che meglio lo soddisfa. Che ciò significhi lavorare dal proprio ufficio a casa, da un nuovo paese o da un ufficio tradizionale, il modello ibrido offre ai dipendenti la scelta.

Mentre un ufficio flessibile consente alle organizzazioni di risparmiare sui costi, fa risparmiare anche i dipendenti, in particolare sui costi di trasporto. Con l'aumento dei prezzi del carburante e l'accumulo dei costi dei trasporti pubblici nel tempo, evitare il tragitto casa-ufficio può far risparmiare una notevole quantità di denaro. Evitare un ingorgo o un treno in ritardo riduce lo stress del pendolarismo quotidiano.

Dal punto di vista della cultura del lavoro, i modelli ibridi sono ottimi per garantire l'equilibrio tra vita privata e lavoro. Il tempo aggiuntivo risparmiato dal pendolarismo e la possibilità di lavorare da qualsiasi luogo offrono agli individui l'opportunità di dedicare più tempo agli hobby, all'esercizio fisico, e all'adempimento dei propri doveri familiari senza stress aggiuntivo.

Detto questo, è facile capire perché i modelli di lavoro ibrido portano a una maggiore soddisfazione dei dipendenti e a una riduzione del turnover. Avere equilibrio tra vita privata e lavoro, flessibilità e fiducia rende i dipendenti più felici, più soddisfatti del proprio lavoro e meno propensi a andarsene.

I modelli di lavoro ibrido possono anche favorire una maggiore produttività. La nostra ricerca mostra che un lavoro ibrido ben coordinato migliora la concentrazione, la flessibilità e l'esperienza dei dipendenti.

Consigli per implementare la riduzione dei costi sul luogo di lavoro

Sapere dove tagliare i costi è solo metà della sfida. L'implementazione determina se i cambiamenti si consolidano o creano attrito che vanifica i risparmi.

Inizia dai dati, non dalle supposizioni

Prima di apportare qualsiasi modifica, misura il tuo stato attuale. Qual è il tuo effettivo tasso di utilizzo? Quali giorni sono più affollati? Quali piani o zone sono più spesso vuoti?

Questa base di riferimento serve a due scopi. In primo luogo, ti aiuta a identificare le maggiori opportunità. In secondo luogo, ti fornisce un punto di partenza difendibile quando comunichi i cambiamenti a manager e dipendenti.

Molte organizzazioni scoprono che le loro supposizioni sono sbagliate. Il piano che tutti pensano sia "sempre pieno" funziona al 60% della capacità. Le sale riunioni che sembrano impossibili da prenotare hanno un tasso di no-show del 40%.

Comunica i cambiamenti in modo chiaro

Le iniziative di riduzione dei costi falliscono quando i dipendenti si sentono colti di sorpresa. Spiega il "perché" dei cambiamenti prima che avvengano. Condividi i dati che hanno supportato le tue decisioni.

Inquadra i cambiamenti in termini di risultati che contano per i dipendenti, non solo di numeri di budget. "Ci stiamo consolidando su 2 piani in modo che i team possano lavorare più a stretto contatto" ha un impatto migliore di "stiamo tagliando i costi immobiliari del 30%".

Raccogli il feedback dei dipendenti

Le persone che utilizzano il tuo ufficio ogni giorno conoscono aspetti che non emergono dai report di utilizzo. Sanno quali spazi funzionano bene per la collaborazione, quali aree risultano anguste e cosa renderebbe le loro giornate in ufficio più produttive.

Sondaggi e canali di feedback ti aiutano a evitare cambiamenti che sembrano buoni sulla carta ma creano problemi reali. Inoltre, creano adesione. Le persone supportano i cambiamenti che hanno contribuito a modellare.

Come deskbird aiuta a ridurre i costi dell'ambiente di lavoro

deskbird offre ai manager dell'ambiente di lavoro la visibilità e gli strumenti per ridurre i costi con sicurezza. La piattaforma combina l'analisi dell'ambiente di lavoro con una prenotazione intuitiva, così ottieni dati accurati senza forzare un cambiamento di comportamento.

Workplace Analytics ti mostra esattamente come viene utilizzato il tuo spazio: quali postazioni rimangono vuote, quali sale riunioni sale alti tassi di mancata partecipazione e come varia la presenza a seconda del giorno e del team. Questi dati ti consentono di prendere decisioni sulla configurazione degli uffici basandoti su fatti concreti, non su supposizioni.

La prenotazione delle scrivanie con requisiti di check-in elimina il problema delle mancate presentazioni. Il rilascio automatico libera le scrivanie che non vengono utilizzate, così i tuoi dati di utilizzo riflettono la realtà. Il risultato è un utilizzo dello spazio più efficiente senza aggiungere oneri amministrativi.

La piattaforma si integra con Microsoft 365, Slack e altri strumenti che il tuo team già utilizza. Il provisioning SSO e SCIM significa manutenzione zero per l'IT. Questa combinazione di capacità di livello enterprise con UX di livello consumer è il motivo per cui deskbird raggiunge oltre il 90% di adozione in più di 500 aziende.

ILF Consulting Engineers Austria, una società di consulenza ingegneristica con oltre 800 dipendenti in sei sedi, ha affrontato una sfida comune alle organizzazioni ibride in crescita: spazio ufficio limitato, aumento del personale e continue controversie tra i responsabili di dipartimento sull'allocazione delle scrivanie. Dopo aver implementato deskbird, l'azienda ha utilizzato dati di utilizzo dettagliati per scoprire di avere effettivamente spazio sufficiente per una crescita continua senza espandere la propria impronta. La direzione non deve più fungere da arbitro per l'allocazione dello spazio perché il sistema gestisce la distribuzione delle scrivanie in modo trasparente e basato sui dati.

Non ci sono più discussioni e, attraverso tutte le analisi, abbiamo anche capito che in realtà abbiamo spazio sufficiente. Infatti, potremmo continuare a crescere e le scrivanie probabilmente non scarseggerebbero comunque. Ma siamo stati in grado di fare questa affermazione solo dopo aver utilizzato deskbird per esaminare attentamente l'occupazione delle scrivanie e valutare tutto in dettaglio.

Josef P. Mayr, Amministratore Delegato, ILF Consulting Engineers Austria