SOC 2 Tipo 2: cosa significa per il software utilizzato nella vostra azienda

Quando si valutano soluzioni software aziendali che gestiscono gli orari dei dipendenti, i registri dei visitatori e i dati relativi agli accessi agli uffici, il team addetto agli acquisti richiederà al fornitore un rapporto SOC 2 Tipo 2 prima di firmare qualsiasi contratto. Questo documento dimostra se i controlli di sicurezza di un’azienda funzionano effettivamente nella pratica nel corso di un periodo di audit prolungato, e non solo se appaiono validi sulla carta. manager IT e della conformità manager comprendere cosa contiene questo rapporto, in che modo si differenzia dagli altri standard di sicurezza e quali aspetti valutare durante la sua analisi in fase di selezione dei fornitori

TL;DR

Un rapporto SOC 2 Tipo 2 è una verifica indipendente che dimostra che i controlli di sicurezza di un fornitore funzionano in modo coerente per un periodo compreso tra 6 e 12 mesi, e non solo sulla carta.

Che cos'è un rapporto SOC 2 Tipo 2

Un rapporto SOC 2 Tipo 2 è una valutazione effettuata da un revisore indipendente che attesta il corretto funzionamento dei controlli di sicurezza di un'azienda nel corso di un periodo prolungato. L'American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) ha creato questo quadro di riferimento specificamente per le organizzazioni di servizi che trattano i dati dei clienti. A differenza di una semplice lista di controllo sulla sicurezza, questo rapporto dimostra che un fornitore attua effettivamente le proprie procedure di sicurezza giorno dopo giorno.

Il rapporto è redatto da uno studio di revisori contabili certificati (CPA) che ha monitorato l'azienda per alcuni mesi. Durante questo periodo, i revisori verificano l'efficacia dei controlli di sicurezza in situazioni reali. Esaminano i registri di sistema, intervistano il personale e valutano come l'azienda reagisce agli incidenti di sicurezza. Il documento finale fornisce il parere professionale dei revisori sul fatto che il fornitore protegga i dati nel modo dichiarato.

Questo è importante perché chiunque può redigere una politica di sicurezza. Il vero problema è attenersi ad essa in modo coerente. Un rapporto SOC 2 Tipo 2 dimostra che il fornitore fa proprio questo.

Qual è la differenza tra SOC 2 Tipo 1 e Tipo 2?

La differenza fondamentale sta nel tempo. Un rapporto di tipo 1 esamina un singolo momento per verificare se i controlli di sicurezza sono stati progettati correttamente. Un rapporto di tipo 2 osserva il funzionamento di quegli stessi controlli nell'arco di diversi mesi per dimostrare che funzionano effettivamente.

Pensala in questo modo: il Tipo 1 chiede «Hai una serratura alla porta?», mentre il Tipo 2 chiede «Hai chiuso a chiave quella porta ogni singolo giorno nell'ultimo anno?».

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Gli acquirenti aziendali preferiscono nettamente i rapporti di Tipo 2 perché dimostrano l'adozione di pratiche di sicurezza coerenti. Un rapporto di Tipo 1 rappresenta spesso solo un primo passo per le aziende che si preparano a un audit completo.

Perché la certificazione SOC 2 Tipo 2 è importante per chi acquista software

Quando si valuta un nuovo software, è necessario avere la certezza che il fornitore protegga i propri dati. Un rapporto SOC 2 Tipo 2 offre questa garanzia. Dimostra che un ente terzo indipendente ha verificato le procedure di sicurezza del fornitore per un periodo di tempo prolungato.

Per i team IT, questo rapporto riduce drasticamente il tempo dedicato alla compilazione dei questionari sulla sicurezza. I fornitori possono presentare il proprio rapporto SOC 2 come prova, invece di rispondere a decine di domande personalizzate poste da ciascun potenziale cliente. Il processo di approvvigionamento risulta così più rapido per tutti.

Il rapporto ti aiuta inoltre a soddisfare i tuoi requisiti di conformità. Se la tua organizzazione deve rispettare il GDPR, l'HIPAA o normative specifiche del settore, collaborare con fornitori conformi allo standard SOC 2 semplifica il tuo lavoro. Potrai dimostrare ai revisori di aver scelto fornitori con procedure di sicurezza verificate.

Molti contratti aziendali richiedono ormai la certificazione SOC 2 Tipo 2 come requisito minimo. I fornitori che non sono in grado di presentare un rapporto aggiornato vengono spesso esclusi dalla selezione già nelle prime fasi del processo di acquisto.

Chi ha bisogno di un rapporto SOC 2 Tipo 2

Qualsiasi organizzazione di servizi che archivia, elabora o trasmette dati dei clienti dovrebbe prendere in considerazione la conformità SOC 2 Tipo 2. Rientrano in questa categoria i fornitori di servizi cloud, i data center e le aziende SaaS di ogni dimensione.

I clienti dei settori regolamentati, come quello finanziario, sanitario e dell'istruzione, richiedono rigorosamente questo livello di verifica dei fornitori. Se vendi a clienti aziendali, aspettati che ti richiedano il rapporto SOC 2 durante la procedura di appalto.

gestione dell'ambiente di lavoro rientrano proprio in questa categoria. Quando si utilizza un software per gestire scrivania , monitorare le presenze in ufficio o gestire la registrazione dei visitatori, si trattano dati sensibili dei dipendenti. Sono coinvolti nomi, orari, dati sulla posizione e, talvolta, credenziali di accesso. È necessario avere la certezza che il fornitore protegga queste informazioni in modo costante, non solo quando qualcuno sta controllando.

Quali sono i criteri dei servizi di fiducia SOC 2?

I revisori valutano le aziende sulla base di 5 criteri specifici relativi ai servizi di fiducia. La sicurezza è un requisito obbligatorio per ogni audit SOC 2. Le aziende decidono di includere gli altri 4 criteri in base ai servizi che forniscono.

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La maggior parte dei fornitori di software per l'ambiente di lavoro garantisce come minimo la sicurezza e la disponibilità. 

Cosa rientra nell'ambito di applicazione di un rapporto SOC 2 di Tipo 2

L'ambito definisce esattamente ciò che il revisore ha sottoposto a verifica. Le aziende devono delineare chiaramente i confini del proprio sistema, inclusi l'infrastruttura, il software, il personale e i processi coinvolti nella fornitura del servizio.

Un ambito ben definito comprende il prodotto o il servizio specifico che state acquistando. Include inoltre i data center in cui vengono archiviate le informazioni e tutti i fornitori terzi a cui l'azienda si affida. Questi soggetti terzi, denominati "organizzazioni di sottoservizio", comprendono fornitori di hosting cloud come AWS, Azure o GCP.

Quando esamini la relazione di un fornitore, verifica che l'ambito di applicazione corrisponda ai servizi che intendi utilizzare. Se stai acquistando un sistema di gestione dei visitatori, assicurati che quel prodotto specifico sia stato sottoposto a verifica durante l'audit. È possibile che un'azienda sia conforme allo standard SOC 2 per una linea di prodotti ma non per un'altra.

Come prepararsi per un audit SOC 2 Tipo 2

La preparazione per un audit SOC 2 richiede un'attenta pianificazione. Le aziende in genere iniziano definendo l'ambito di applicazione e selezionando i criteri dei servizi di fiducia applicabili alla propria attività. Successivamente, confrontano le proprie attuali pratiche di sicurezza con i requisiti ufficiali per individuare eventuali lacune.

Il processo di preparazione segue una sequenza ben definita. Innanzitutto, documentate i controlli e le politiche esistenti. Effettuate un’analisi delle lacune per individuare eventuali carenze. Risolvete eventuali problemi e implementate un sistema di monitoraggio per raccogliere prove in modo continuativo. Infine, incaricate uno studio di revisione contabile indipendente di svolgere la revisione formale.

Molte organizzazioni utilizzano piattaforme di automazione della conformità per accelerare questo processo. Questi strumenti si integrano con i sistemi esistenti per raccogliere automaticamente le prove e monitorare i controlli in tempo reale. Il lavoro manuale necessario per raccogliere screenshot, registri e documentazione per i revisori si riduce notevolmente.

Il periodo di osservazione dura dai 3 ai 12 mesi. Durante questo periodo, il revisore esamina periodicamente le prove e verifica i controlli. Al termine del periodo di osservazione, sono necessarie diverse settimane per redigere la relazione finale.

Quanto costa un audit SOC 2 Tipo 2?

I costi variano notevolmente in base alle dimensioni dell'azienda, all'ambito dell'audit e all'attuale livello di maturità in materia di sicurezza; le stime per la piena conformità SOC 2 Tipo 2 vanno da 30.000 a 150.000 dollari. Le aziende più piccole con sistemi semplici pagano meno rispetto alle grandi imprese con infrastrutture complesse.

Diversi fattori incidono sul costo totale. Gli onorari dei revisori rappresentano la quota maggiore. Il prezzo dipende dal numero di criteri dei servizi fiduciari inclusi, così come dalla complessità dei sistemi. Le aziende che necessitano di interventi correttivi significativi prima della revisione spendono di più per la preparazione.

Una volta emesso, il rapporto ha validità di 12 mesi a partire dalla data di emissione. Le aziende devono prevedere nel proprio bilancio le spese relative alle verifiche annuali per mantenere lo stato di conformità. Alcuni fornitori rilasciano lettere di transizione per colmare il periodo tra una verifica e l’altra, ma gli acquirenti si aspettano generalmente un rapporto aggiornato.

SOC 2 Tipo 2 vs ISO 27001

Gli acquirenti spesso mettono a confronto questi due modelli quando valutano la sicurezza offerta dai fornitori. Entrambi dimostrano un impegno a favore della protezione dei dati, ma funzionano in modo diverso.

Il SOC 2 Tipo 2 è un rapporto di attestazione. Un revisore esprime il proprio parere professionale sull'efficacia operativa di specifici controlli. La norma ISO 27001 è una certificazione. Un organismo accreditato valuta se un'azienda soddisfa o meno i requisiti sulla base del proprio sistema di gestione della sicurezza delle informazioni.

[Table3]

Lo standard SOC 2 è molto diffuso in Nord America. Lo standard ISO 27001 è riconosciuto a livello internazionale. Molti fornitori di software globali adottano entrambi gli standard per soddisfare i requisiti di sicurezza delle aziende in tutto il mondo. deskbird, ad esempio, possiede sia la certificazione SOC 2 Tipo 2 che quella ISO 27001, oltre a garantire la piena conformità al GDPR grazie all'hosting dei dati nell'Unione Europea.

Cosa considerare quando si valuta il rapporto SOC 2 Tipo 2 di un fornitore

Ricevere un rapporto SOC 2 da un fornitore è solo il primo passo. È necessario leggere attentamente il documento per assicurarsi che il fornitore soddisfi effettivamente i propri standard di sicurezza.

Inizia controllando la data della relazione. La revisione dovrebbe essere stata completata negli ultimi 12 mesi. Una relazione più vecchia non riflette l'attuale livello di sicurezza del fornitore. Esamina poi la descrizione del sistema per verificare che l'ambito copra i servizi che intendi utilizzare.

Verificate se il revisore ha segnalato delle eccezioni. Si tratta di casi in cui i controlli non hanno funzionato come previsto durante il periodo di revisione. È normale che si verifichino alcune eccezioni minori. Le eccezioni significative o ripetute dovrebbero destare qualche dubbio.

Leggi per ultima la sezione dedicata ai controlli relativi agli utenti. Qui sono elencate le responsabilità in materia di sicurezza che ricadono su di te in qualità di cliente. Potresti essere responsabile, ad esempio, della gestione degli accessi degli utenti all'interno della piattaforma o della configurazione di determinate impostazioni di sicurezza.

In che modo deskbird un lavoro ibrido sicuro

Gestire un luogo di lavoro ibrido trattare quotidianamente informazioni sensibili sui dipendenti. Gli orari di ufficio, i registri dei visitatori e i dati relativi agli accessi devono essere tutti protetti. È necessaria una piattaforma che semplifichi il lavoro ibrido per i dipendenti, garantendo al contempo la massima sicurezza dei dati.

deskbird possiede sia la certificazione SOC 2 Tipo 2 che la certificazione ISO 27001. Tutti i dati sono ospitati nell'UE, garantendo la piena conformità al GDPR. I team IT possono gestire l'accesso degli utenti tramite integrazioni con Microsoft Entra , Okta e HRIS principali HRIS utilizzando SSO e SCIM.

Questa infrastruttura consente di automatizzare la creazione e la rimozione degli account utente senza alcun intervento manuale. Si ottiene una visibilità in tempo reale sull'utilizzo dello spazio e registri di conformità automatizzati pronti per gli audit. La piattaforma si integra con gli strumenti già utilizzati dal vostro team, tra cui Microsoft Teams, Slack e Outlook.

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