Sicurezza pensata per le aziende. Affidabile per natura.

Gli altri dipendenti non possono vedere chi ha prenotato una determinata postazione o area di lavoro. Gli amministratori possono attivare le prenotazioni anonime a livello globale come impostazione predefinita per l’intera organizzazione, senza che i dipendenti debbano aderire manualmente.

I profili e le attività dei dipendenti sono visibili solo ai colleghi esplicitamente autorizzati dal dipendente. Senza tale autorizzazione, non vengono mostrati né i dati del profilo né la cronologia delle prenotazioni.

Le prenotazioni delle sale possono essere contrassegnate come «private». Quando l’opzione è attiva, i titoli delle riunioni e gli elenchi dei partecipanti sono nascosti a chiunque consulti la planimetria o il calendario della sala.

I responsabili accedono esclusivamente a dati aggregati sull’utilizzo. deskbird non offre dashboard di sorveglianza per singolo dipendente. Tutte le analisi vengono eseguite a livello di gruppo: i dati individuali sull’utilizzo o sul comportamento non vengono mai resi visibili. La reportistica è pensata per supportare le decisioni di pianificazione degli spazi, non per monitorare le persone.

I dati transazionali personali (prenotazioni di postazioni, prenotazioni di sale e check-in) vengono automaticamente anonimizzati al termine di un periodo di conservazione definito. I dati vengono eliminati secondo una politica di cancellazione documentata e non vengono conservati a tempo indeterminato. I clienti Enterprise possono impostare tempistiche di anonimizzazione personalizzate in linea con i requisiti interni di governance dei dati.

deskbird i requisiti di codecisione previsti dai comitati aziendali tedeschi e austriaci in materia di postazione e strumenti di monitoraggio dell'ambiente di lavoro. L'anonimizzazione configurabile, l'assenza di tracciamento a livello individuale e la completa tracciabilità degli accessi ai dati garantiscono ai comitati aziendali la trasparenza necessaria per esaminare e approvare l'implementazione prima della messa in funzione.

deskbird mette a disposizione uno schema non vincolante di policy o accordo aziendale per la condivisione delle postazioni e il lavoro flessibile. Il documento tratta, tra gli altri aspetti, l’ambito di applicazione e gli obiettivi, i processi di prenotazione e le regole di utilizzo, la protezione dei dati e i diritti di accesso, la salute e la sicurezza sul lavoro, l’ergonomia e l’organizzazione degli spazi, nonché le procedure per la risoluzione dei conflitti e la gestione del cambiamento. Lo schema costituisce un punto di partenza e deve essere adattato alle caratteristiche e alle esigenze di ciascuna organizzazione. Quando richiesto dalla normativa o dal sistema di relazioni sindacali applicabile, il contenuto dovrà essere sottoposto a informazione, confronto o negoziazione con le rappresentanze competenti.

Le disposizioni sulla protezione dei dati, i diritti di accesso e i dettagli tecnici di implementazione sono documentati per agevolare l’informazione, il confronto o la negoziazione con le rappresentanze competenti, quando previsti. È inoltre possibile integrare disposizioni specifiche per i dipendenti con esigenze particolari, ad esempio in materia di accessibilità o salute.