Quanto tempo occorre per implementare il software di prenotazion postazione ?

Sì, iniziate con un solo ufficio in fase pilota. In deskbird potete configurare e pubblicare l’ufficio pilota, mentre tutti gli altri uffici rimangono nascosti come bozze. Non garantiamo un tempo standard per l’implementazione. La configurazione segue una sequenza fissa di passaggi; alcuni richiedono l’intervento del vostro team IT e alcune modifiche impiegano ore per raggiungere tutti gli utenti.

Quanto tempo occorre per implementare il software di prenotazion postazione ?

Non possiamo garantire una tempistica standard per l'implementazione. La configurazione segue un ordine prestabilito: uffici, piani e spazi, planimetrie, utenti e gruppi, regole di accesso, sale per le riunioni e, infine, la pubblicazione. Alcune fasi richiedono l'intervento del vostro team IT e alcune modifiche impiegano diverse ore per essere applicate a tutti gli utenti. Suggeriamo di avviare prima un progetto pilota in un unico ufficio, per poi estenderlo agli altri.

Prima di iniziare, assicurati di avere a portata di mano quanto segue:

• Il ruolo di amministratore globale in deskbird per la persona che esegue la configurazione.
• Dettagli sugli uffici: nome, indirizzo e orari di apertura di ciascun ufficio.
• planimetria immagini: una per piano.
• La struttura del tuo team: i reparti o i team che desideri raggruppare.
• Una decisione relativa alle riunioni sale: sincronizzate con i calendari di Microsoft 365 o Google Workspace, oppure conservate esclusivamente su deskbird.

Nei casi in cui sia il software stesso ad aggiungere un'attesa:

• Single sign-on SAML (User & Data Management Plus plugin): inviate i metadati del vostro provider di identità al nostro team di assistenza. Provvederemo a configurare la connessione e vi comunicheremo quando sarà pronta.
• Configurazione SCIM (come da plugin): la prima sincronizzazione può richiedere da 1 a 2 ore.
• Microsoft Teams: l'aggiunta dell'app " deskbird " ai preferiti per tutti gli utenti potrebbe richiedere fino a 24 ore prima di essere visibile a tutti.

È consigliabile effettuare una prenotazion postazione e in un solo ufficio, per cominciare?

Sì. Un piccolo gruppo pilota prova per primo lo strumento, individua eventuali problemi e contribuisce a risolverli prima che tutti gli altri inizino a effettuare prenotazioni. In deskbird puoi configurare l’ufficio pilota e pubblicarlo, mentre gli altri uffici rimangono salvati come bozze. Le bozze rimangono nascoste agli utenti finché non vengono pubblicate.

Come configurare il pilota in " deskbird":

• Crea l'ufficio prima che qualcuno lo veda. Salva l'ufficio come bozza, quindi aggiungi i piani, le aree, le scrivanie e l'planimetria. Quando è pronto, pubblica l'ufficio, i suoi piani e le sue aree, nonché l'planimetria. La pubblicazione di un'area non può essere annullata.
• Limita chi può effettuare prenotazioni. Imposta l’ufficio pilota su “Limitato” in modo che solo i gruppi selezionati possano effettuare prenotazioni in tale sede.
• Esegui il test come utente normale. Gli amministratori globali, gli amministratori di ufficio e i responsabili possono prenotare qualsiasi area indipendentemente dalle regole di accesso. Per verificare un'area soggetta a restrizioni, chiedi a un collega che non ricopra un ruolo di amministratore di provare a prenotarla.

Scegli gli utenti pilota da diversi team, reparti e ruoli. Le persone coinvolte nella fase pilota potranno in seguito fungere da referenti per lo strumento, rispondendo alle domande dei colleghi quando si procederà all'estensione.

Stai pianificando un progetto pilota? Oltre 250.000 utenti in più di 80 paesi prenotano già su deskbird. Richiedi una demo su misura per i tuoi uffici, partendo dalle tue sedi e dagli strumenti che utilizzi attualmente.

Come si presenta un piano che prevede il passaggio dalla fase pilota alla piena implementazione?

Suggeriamo di procedere in tre fasi: una fase pilota in un unico ufficio, l’estensione ad altri uffici e l’implementazione completa per tutti. Concordate i criteri di successo prima dell’inizio della fase pilota e pianificate un punto decisionale al termine della stessa: espandere, adeguare o interrompere. La tabella illustra cosa avviene in ciascuna fase e chi è solitamente coinvolto.

Segna le tappe fondamentali sul calendario: formazione, inizio e fine della fase pilota, scadenza per il feedback e momento decisionale.

Cosa occorre configurare in deskbird?

Sono necessari uffici, piani e aree, utenti e gruppi, regole di accesso e sale per le riunioni, da configurare in quest’ordine. Decidi innanzitutto come gli utenti effettueranno l’accesso e da dove proverranno gli account utente. Configura entrambi prima di invitare gli utenti, in modo che nessuno crei un account separato con e-mail e password. Gli amministratori globali possono seguire una checklist di configurazione integrata nell’app.

• Uffici e piani. Ogni ufficio deve avere un nome, un indirizzo e gli orari di apertura. Carica un’immagine planimetria per ogni piano (si consiglia il formato .svg; sono accettati anche .pdf, .jpg, .jpeg, .png e .webp, fino a un massimo di 15 MB) e posiziona le aree e le scrivanie nell’editor tramite trascinamento.
• Accesso. L'accesso tramite Microsoft o Google è disponibile con tutti i piani. Il Single Sign-On SAML è incluso nel piano "User & Data Management Plus" plugin.
• Account utente. Invita le persone via e-mail o importale da un file CSV. Per impostazione predefinita, anche i colleghi con un indirizzo e-mail del dominio aziendale possono registrarsi autonomamente. Il provisioning SCIM e la sincronizzazione con HRIS fanno parte del pacchetto “User & Data Management Plus” plugin.
• sale. Decidi su sala se sincronizzarlo con i calendari di Microsoft 365 o Google Workspace oppure se mantenerlo solo su deskbird. Un sala creato esclusivamente su deskbird non può essere convertito in un sala sincronizzato in un secondo momento.
• Microsoft Teams. L'amministratore di Microsoft 365 può abilitare l'app " deskbird " nel Centro di amministrazione di Teams e può installarla e aggiungerla ai preferiti per tutti gli utenti.

La nostra guida alla configurazione di base nel Centro assistenza illustra ogni passaggio in ordine.

Quali aspetti è opportuno valutare durante una fase pilota di prenotazione su postazione ?

Valutate se gli utenti utilizzano lo strumento e in che modo viene utilizzato l’ufficio. Monitorate il tasso di adozione, ovvero la percentuale di utenti del progetto pilota che effettuano prenotazioni regolarmente, oltre all’occupazione dell’ postazione e e alle mancate presentazioni. Aggiungete domande di assistenza e un breve sondaggio. Concordate gli obiettivi prima dell’inizio del progetto pilota, in modo da poter valutare il progetto rispetto a essi al momento di prendere una decisione.

Combina i dati con i riscontri ottenuti dalle interviste o da un breve workshop con gli utenti pilota.

Chi deve essere coinvolto nel lancio di una prenotazione su postazione ?

I responsabili delle risorse umane e i responsabili delle sedi di lavoro guidano insieme l’implementazione. Le risorse umane si concentrano sugli aspetti relativi al personale: comunicazione, formazione e politiche aziendali. Il responsabile della sede di lavoro si occupa della configurazione tecnica e organizzativa. Il team IT gestisce l’accesso, la creazione degli account utente, la sincronizzazione del calendario e l’app Teams. I manager che prenotano autonomamente motivano i propri team a seguire il loro esempio.

• Responsabile della sede o della struttura: uffici, planimetrie, regole di prenotazione, regole di accesso.
• IT: metodo di accesso, gestione degli utenti, riunioni sala , calendari, Teams e Outlook.
• Risorse umane: politiche, comunicazione, formazione.
• I "campioni degli strumenti": i primi utenti di ogni team che aiutano i colleghi.
• Sponsor esecutivo e dirigenti: sostenete il progetto e date l’esempio prenotando voi stessi.

La nostra guida gratuita, “6 strategie per implementare con successo un software di condivisione dell postazione ”, illustra il ruolo delle risorse umane e dei responsabili del posto di lavoro, dei promotori dello strumento e dei manager, e spiega come pianificare la comunicazione.

Cosa rallenta l’implementazione delle prenotazioni su postazione ?

Gli errori più comuni sono: tralasciare un’analisi dell’attuale utilizzo degli spazi, non disporre di una politica di prenotazione scritta e scegliere un software di difficile utilizzo. Un quarto errore è considerare il giorno del lancio come il traguardo finale. Senza monitoraggio e adeguamenti, anche un’implementazione ben pianificata finisce per allontanarsi dal modo in cui i team lavorano effettivamente.

Anche alcuni dettagli relativi alla configurazione richiedono tempo se li si individua troppo tardi:

• Limitare l'accesso a un ufficio troppo presto. Prima di limitare l'accesso a un ufficio, aggiungi tutti coloro a cui è stato assegnato un postazione o un posto auto in quel luogo a un gruppo autorizzato. In caso contrario, le loro assegnazioni verranno rimosse.
• Creare un " sale " prima di decidere di sincronizzare il calendario. Un " sala " creato solo in deskbird deve essere creato nuovamente per poterlo sincronizzare in un secondo momento.
• Gli utenti vengono invitati prima che siano stati configurati il Single Sign-On e il provisioning. A quel punto, gli utenti creano account separati con indirizzo e-mail e password.

Per quanto riguarda l’aspetto lavorativo dell’implementazione, dalle linee guida alla disposizione degli uffici, consulta la nostra guida all’implementazione dell’hot desking. Per confrontare i vari strumenti prima di iniziare, dai un’occhiata ai migliori software di prenotazione per l’ postazione , oppure scopri come funziona la prenotazione “postazione ” su deskbird.