Mettere in atto il lavoro ibrido: un piano di rollout passo dopo passo

Piano di introduzione del lavoro ibrido passo dopo passo

Quando introduci il lavoro ibrido nella tua azienda, ti serve un solido piano di rollout. Con un progetto pilota chiaramente delineato, feedback strutturati e una comunicazione forte, puoi passare dall'avere un concetto di lavoro ibrido sulla carta all'adozione a livello aziendale in meno di tre mesi.

1. Definisci i parametri del progetto pilota, le metriche e i criteri di successo (settimane 1-2)

Imposta il framework per testare il tuo modello ibrido. Ciò include la selezione di un gruppo pilota e la definizione di ambito, metriche e criteri per valutare il successo del tuo test ibrido.

• Gruppo pilota: scegli team, dipartimenti e ruoli adatti all'adozione anticipata.
• Ambito del progetto pilota: definisci la durata del progetto pilota (ad esempio, 4-6 settimane) e quali sedi e modelli di lavoro vuoi testare.
• Responsabilità: assegna ruoli e responsabilità chiari per il programma pilota, tra cui uno sponsor esecutivo, amministratori, responsabili del progetto pilota e membri del team HR e IT a supporto del progetto.
• Metriche di successo: definisci gli indicatori chiave di performance che verificherai durante il progetto pilota, come produttività, coinvolgimento, collaborazione, adozione di strumenti o soddisfazione dei dipendenti.
• Criteri di successo: stabilisci i benchmark che determinano se il progetto pilota ha successo o meno. Per esempio, un tasso di soddisfazione dei dipendenti superiore all'80%, una produttività stabile o migliorata, meno del 10% di problemi IT irrisolti o un feedback qualitativo positivo.

2. Stabilisci una timeline e progetta cicli di feedback (settimane 2-3)

Elabora una timeline per l'implementazione del tuo modello di lavoro ibrido e determina in quali punti e traguardi desideri integrare i cicli di feedback.

• Timeline dettagliata: prepara un calendario con le principali tappe, come la formazione e l'orientamento che precedono il test pilota, le date di inizio e fine del test, le scadenze per la raccolta del feedback e i punti decisionali per l'estensione, l'adeguamento o l'interruzione del test.
• Cicli di feedback: programma micro-sondaggi settimanali o pulse poll per raccogliere feedback dai dipendenti nei gruppi pilota, pianifica le riunioni con i manager (ad esempio, ogni due settimane) e imposta canali per segnalare immediatamente dei problemi IT o HR, oltre a indicare quale modalità usare per i suggerimenti.

3. Progetta un piano di comunicazione (settimane 3-4)

Sviluppa un piano di comunicazione dettagliato che copra qualsiasi cosa, da un annuncio di lancio ufficiale ad aggiornamenti regolari a sessioni di domande e risposte.

• Annuncio di lancio: comunica lo scopo, l'ambito, i partecipanti e la cronologia del progetto pilota in un annuncio a livello aziendale.
• Canali di comunicazione: determina quali canali desideri utilizzare per la comunicazione durante il progetto pilota (ad esempio, e-mail, Slack o intranet).
• Comunicazione chiara: concentrati sullo scopo, i vantaggi, i dettagli del progetto pilota e le informazioni pratiche, come ad esempio come fornire feedback.
• Aggiornamenti continui: aggiornamenti regolari sullo stato del progetto pilota tramite newsletter, intranet o riunioni plenarie mantengono tutti aggiornati. Stabilisci una cadenza di aggiornamento (ad esempio, aggiornamenti settimanali durante il lancio, poi ogni due settimane) per assicurarti che nessun aggiornamento venga perso.
• Sessioni di Q&A: organizza forum programmati o anche town hall dedicati per le domande, in modo da creare trasparenza e prevenire domande aperte che potrebbero causare incertezza.
• Canali di comunicazione: assicurati di impostare diversi canali di comunicazione per problemi IT o HR e condividi i diversi punti di contatto in modo che i dipendenti possano fornire un feedback continuo

4. Esegui il rollout del progetto pilota (settimane 3–8)

Lancia il progetto pilota con i team selezionati e inizia a testare il tuo modello ibrido nella pratica. Questa fase consiste nel mettere in pratica i piani, aiutare i partecipanti al progetto pilota e raccogliere dati e feedback a tutti i livelli.

• Onboarding dei partecipanti: fornisci ai partecipanti una formazione sui nuovi strumenti, politiche e best practice per assicurarti che siano pronti ad adottare il modello.
• Lancio del programma ibrido: inizia a testare i programmi di lavoro ibrido come definito nell'ambito del progetto pilota, con chiare aspettative di presenza e flessibilità.
• Raccolta dati ad interim: acquisisci i dati del progetto pilota ai checkpoint precedentemente definiti (ad esempio, settimana 2 e settimana 4) utilizzando sondaggi e check-in dei manager.
• Monitoraggio continuo: tieni traccia delle tue metriche di successo (produttività, coinvolgimento, collaborazione, ecc.) per identificare le tendenze e apportare modifiche tempestive.

5. Rivedi, perfeziona e preparati per il rollout completo (settimane 8–9)

Valuta come è andato il progetto pilota e analizza cosa ha funzionato bene, cosa è andato storto e cosa deve essere modificato prima di estenderlo a tutti. Osservare sia i dati raccolti sia il feedback qualitativo dei partecipanti ti aiuterà a modellare un modello ibrido che funzioni davvero per la tua organizzazione.

• Analizza i dati pilota: confronta i risultati del progetto pilota con i KPI stabiliti e i criteri di successo per capire dove sono stati raggiunti gli obiettivi e dove no.
• Raccogli feedback qualitativi: organizza focus group, interviste e sessioni di feedback aperte con partecipanti e manager per raccogliere le loro esperienze. Documenta quali sfide persistono e annota le idee per migliorare.
• Documenta le lezioni apprese: identifica le best practice, i punti critici ricorrenti e qualsiasi altra sfida che deve essere affrontata. Utilizza questi insegnamenti per modificare i programmi, i criteri di ammissibilità, i flussi di lavoro e la configurazione del supporto.
• Perfeziona materiali e processi: aggiorna i documenti di policy, le risorse di onboarding, i protocolli tecnologici e le linee guida. Metti a punto la tua politica di lavoro ibrido, prepara i materiali di formazione e coordina la documentazione HR e legale per il rollout completo.

6. Esegui il rollout a livello aziendale e promuovi il miglioramento continuo (settimane 9+)

Estendi il tuo modello ibrido perfezionato a tutta l'azienda, e crea al contempo dei meccanismi per continuare a migliorare nel tempo, tra cui monitoraggio continuo, comunicazione trasparente e modifiche regolari.

• Comunica il rollout: condividi la policy di lavoro ibrido definitiva, le linee guida e le risorse di supporto in tutta l'organizzazione.
• Educa e fai l'onboarding su larga scala: pianifica sessioni di formazione a livello aziendale e aggiorna i manuali dei dipendenti.
• Rendi disponibile la tecnologia su larga scala: distribuisci strumenti di collaborazione e lavoro ibrido a tutti i dipendenti e assicurati che il supporto IT sia pronto e disponibile.
• Metti in atto nuovi programmi: introduci programmi ibridi tra team e sedi, con chiare linee guida per bilanciare flessibilità ed esigenze aziendali.
• Monitora regolarmente le metriche: tieni traccia degli indicatori chiave (ad esempio, produttività, coinvolgimento, collaborazione, benessere) su base mensile e trimestrale per identificare le tendenze.
• Organizza forum trimestrali: sfrutta le assemblee o le sessioni di domande e risposte per condividere i risultati, affrontare le sfide e proiettarsi al dopo.
• Perfeziona continuamente le tue policy: rivedi regolarmente i dati e i feedback per adeguare orari, flussi di lavoro e policy man mano che il tuo modello ibrido si evolve.

Dopo il lancio del lavoro ibrido: preparazione all'onboarding ibrido

L'onboarding in un ambiente ibrido consiste nel creare un'esperienza inclusiva che funzioni ugualmente bene per i dipendenti che si uniscono da remoto, in ufficio o con un mix di entrambi. Un processo di onboarding ibrido strutturato in modo ponderato aiuta i nuovi assunti a sentirsi coinvolti, accompagnati e produttivi fin dal primo giorno. Un piano di onboarding per il lavoro ibrido potrebbe includere i seguenti passaggi.

1. Logistica di pre-onboarding

• Coordina gli orari e le sessioni di onboarding in ufficio e da remoto.
• Assicurati che i nuovi assunti ricevano materiale, account e accessi agli strumenti prima del loro primo giorno di lavoro.
• Fornisci ai manager template di comunicazione e checklist per dare il benvenuto ai nuovi dipendenti.
  

2. Orientamento strutturato

• Organizza sessioni di onboarding di gruppo in contesti inclusivi (ad esempio, videochiamate adatte all'ibrido con pari partecipazione per i partecipanti in ufficio e da remoto).
• Abbina i nuovi assunti a dei tutor per favorire l'integrazione tra le sedi.
• Introduci la cultura aziendale, i valori e le politiche di lavoro ibrido fin da subito per impostare e gestire le aspettative.
  

3. Impostazione della collaborazione

• Passa in rassegna tutti gli strumenti di collaborazione principali (messenger, gestione dei progetti, documenti condivisi, ecc.).
• Definisci le norme del team per la collaborazione e la comunicazione sincrona e asincrona.
  

4. Inclusione e connessione

• Facilita le presentazioni con i colleghi e tra i team, sia online che di persona.
• Programmate chiamate 1:1 e controlli regolari con i manager per creare fiducia e sostenere l'integrazione.
• Incoraggia la partecipazione a eventi o attività di team-building e assicurati che questi eventi siano accessibili sia al personale da remoto che a quello in sede.

Come introdurre il lavoro ibrido con deskbird

Noi di deskbird, abbiamo aiutato centinaia di aziende durante la loro transizione al lavoro ibrido. Durante il processo di onboarding, guidiamo le organizzazioni attraverso diverse fasi chiave per far partire al meglio il loro percorso di lavoro ibrido. Questo include:

• Chiarire le priorità per il lavoro ibrido, che si tratti di semplificare il Workspace Booking e le operazioni d'ufficio, ottimizzare la presenza in ufficio e l'employee engagement, o massimizzare il ROI dell'ufficio e la sostenibilità.
• Definire ruoli e responsabilità, dall'IT, le risorse umane e i workplace champion ai responsabili dei contratti.
• Condividere le best practice e i consigli per l'adozione, come l'utilizzo della nostra integrazione nativa con Slack, le planimetrie interattive o la semplice funzione di prenotazione con un clic.

Come IU è passata all'ibrido con deskbird

Grazie a questo tipo di accompagnamento, la IU International University of Applied Sciences ha introdotto con successo deskbird ai suoi 800 dipendenti in 30 sedi in Germania, e in tempi record. Dopo il kickoff del progetto e una messa a punto del prodotto per soddisfare le esigenze di IU, hanno annunciato il lancio di deskbird come la loro nuova soluzione di prenotazione delle scrivanie appena una settimana prima dell'inizio. I dipendenti IU possono ora scegliere una data, controllare rapidamente dove sono seduti i loro colleghi e prenotare una scrivania nella loro area preferita.

Eravamo alla ricerca di uno strumento facile e intuitivo che potesse comunque soddisfare tutte le nostre esigenze. Proprio perché il progetto prevedeva una ristrutturazione del nostro layout d'ufficio, è stato sorprendente quanto deskbird sia stato flessibile con le nostre esigenze variabili. Con deskbird, abbiamo trovato un software che offre un'ottima user experience insieme a tutte le funzionalità che desideravamo, in particolare SSO e le restrizioni di accesso che erano molto importanti per noi!
- Jacqueline Schuster, Senior Project Lead HR presso IU 

Come Testbirds è passata all'ibrido con deskbird

Testbirds ha sperimentato un'implementazione del lavoro ibrido altrettanto rapida e agevole con deskbird. Dopo una demo call iniziale, è diventato subito evidente ciò che serviva e in poche settimane il team stava già condividendo feedback positivi. Poiché deskbird funziona perfettamente all'interno di MS Teams, non c'è stato bisogno di lunghe sessioni di formazione e tutto è stato spiegato e impostato in una rapida riunione.

Checklist per introdurre il lavoro ibrido in modo efficace

Una buona introduzione del lavoro ibrido, in fin dei conti, punta solo a raggiungere i milestone nel giusto ordine. Per rimanere in carreggiata, concentrati sull'essenziale, come policy chiare, gli strumenti giusti, un onboarding semplice dei dipendenti e una cultura aziendale inclusiva che promuova la collaborazione. Utilizza questa rapida checklist per mantenere visibili le priorità durante il rollout.

• Definisci in anticipo criteri di successo chiari in modo da sapere quando il progetto pilota è pronto per essere ampliato.
• Garantisci l'allineamento e il sostegno della leadership durante tutto il rollout.
• Fornisci ai manager una formazione sulla leadership inclusiva e sulle best practice per i team ibridi.
• Prepara i team IT, HR e facilities a rispondere rapidamente alle sfide relative all'ibrido.
• Comunica in modo coerente, utilizza più canali e ripeti i messaggi chiave.
• Predisponi dei cicli di feedback in ogni fase (ad esempio, sondaggi, check-in, canali aperti).
• Assicurati che tutti i dipendenti abbiano uguale accesso a strumenti, risorse e opportunità.
• Festeggia il raggiungimento degli obiettivi e condividi subito le storie di successo per creare fiducia e promuovere l'adozione.

L'introduzione del lavoro ibrido: la pianificazione è tutto

Un rollout di lavoro ibrido di successo si riduce a una pianificazione strutturata, dalla definizione delle metriche di successo nel progetto pilota alla creazione di feedback loop, alla comunicazione trasparente e alla rifinitura della configurazione ibrida in base al feedback dei dipendenti e dei manager. Tuttavia, l'introduzione del lavoro ibrido non si limita al suo lancio. È un processo continuo di feedback, iterazione e comunicazione.

Una parte fondamentale che permette di perfezionare il modello ibrido è il monitoraggio delle metriche giuste. Nel prossimo capitolo, esploreremo le principali metriche di successo del lavoro ibrido e come misurare l'engagement e la produttività con KPI basati sui risultati, in modo da poter dimostrare il valore del lavoro ibrido per la tua organizzazione e continuare a migliorare nel tempo.