5 Alternativen zur Arbeitsplatzbuchung in Excel

Einführung

Schreibtische mit Excel zu verwalten, mag für ein kleines Team funktionieren, aber sobald dein Team größer wird, wird sie zu täglichen Problemen führen: langsam, fehleranfällig und abgekoppelt von der tatsächlichen Arbeitsweise deiner Mitarbeitenden. Moderne Arbeitsplatzbuchungssoftware automatisiert alles, was Excel nicht kann: Live-Verfügbarkeit, Benutzerzugriff, Analytics und Integrationen.
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In diesem Guide zeigen wir dir, wie du deine Excel-Tabellen durch eine Buchungssoftware für Hot Desking ersetzen kannst, auf welche Funktionen du achten solltest, welche Alternativen es gibt und wie du sie in deinem Unternehmen implementierst.

Warum es an der Zeit sein könnte, Excel für die Arbeitsplatzbuchung zu ersetzen

Excel, und auch jede andere Art der Tabellenkalkulation, scheint eine einfache Lösung für Schreibtischreservierungen zu sein, aber sie wird schnell zu einem Zeitfresser, wenn dein Team wächst. Admins verbringen Stunden damit, die Tabellen manuell zu aktualisieren, Bestätigungen zu prüfen und doppelte oder fehlende Einträge zu bereinigen. Ohne Automatisierung blockieren No-Shows dringend gebrauchte Arbeitsplätze, die dann ungenutzt bleiben, während andere sich abmühen, einen Arbeitsplatz zu finden, was Zeit und Platz verschwendet.

Abgesehen vom alltäglichen Chaos gibt dir Excel keinen Einblick in die tatsächliche Nutzung deines Büros. Du kannst keine Anwesenheitsmuster, Flächennutzung oder Belegungstrends verfolgen, was bedeutet, dass jede Entscheidung über deinen Arbeitsplatz auf Vermutungen beruht. Das Ergebnis sind Produktivitätsverluste, ineffiziente Flächennutzung und wachsende Frustration bei den Mitarbeitenden. 

Beim Ersetzen von Tabellenkalkulationen durch eine moderne Arbeitsplatzbuchungsplattform geht es nicht nur um Bequemlichkeit, sondern auch darum, durch Automatisierung, intelligente Flächenplanung und eine insgesamt bessere Mitarbeitererfahrung langfristig einen positiven ROI zu erzielen.

Warum zu einem dedizierten Arbeitsplatzbuchungssystem wechseln?

Moderne Arbeitsplätze brauchen mehr als statische Raster und manuelle Aktualisierungen. Excel mag zwar erfassen, wer ins Büro kommen will, aber es kann nicht mit der sich schnell ändernden Art des hybriden Arbeitens mithalten. Eine spezielle Arbeitsplatzbuchungsplattform bietet Teams Flexibilität, Transparenz und Kontrolle, da Buchungen sofort aktualisiert werden können, Doppelreservierungen verhindert werden und die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen in Echtzeit angezeigt wird.

Neben der Automatisierung bieten diese Plattformen auch die Möglichkeit, die Einblicke und Strukturen zu liefern, die Tabellenkalkulationen fehlen. Workplace Analytics zeigen, welche Bereiche am meisten genutzt werden, an welchen Tagen am meisten los ist und wo Platz verschwendet wird. Integrationen mit Tools wie Outlook, MS Teams oder Slack sorgen dafür, dass alles miteinander verbunden ist, und der mobile Zugriff macht Buchungen mühelos. 

Kurz gesagt, es ist nicht nur ein Ersatz für Excel, sondern ein Upgrade auf eine intelligentere, datengesteuerte Art, dein Büro zu verwalten.

Worauf solltest du bei einer Arbeitsplatzbuchungssoftware achten?

Die richtige Plattform für die Arbeitsplatzbuchung sollte es den Mitarbeitenden leicht machen, einen Arbeitsplatz zu buchen, und dir gleichzeitig einen vollständigen Überblick darüber geben, wie Schreibtische, Meetingräume und Bürobereiche genutzt werden. Mit anderen Worten: Sie sollte sowohl zum täglichen Arbeitsablauf deines Teams als auch zu deiner langfristigen Büroflächenstrategie passen.

Auf welche Kriterien sollte man also bei der Auswahl eines Arbeitsplatzbuchungssystem achten? 

• Detaillierte Analysen: Achte auf robuste Dashboards, die Belegungsraten, Buchungstrends und Spitzentage im Büro anzeigen, damit du das Layout optimieren und ungenutzte Flächen reduzieren kannst.
• Skalierbarkeit: Wenn dein Unternehmen wächst, sollte die Plattform mehr Benutzer:innen und Standorte bewältigen können und gleichzeitig verlässliches Onboarding und technische Hilfe bieten.
• Intuitive Benutzeroberfläche: Entscheide dich für eine Plattform, die einfach zu navigieren ist, mit einem übersichtlichen Layout und klaren Grafiken, die das Buchen und Verwalten von Räumen für alle mühelos machen. Dadurch kannst du die Reibungsverluste bei der Einführung eines neuen Tools weitgehend reduzieren.
• Integrationen: Die beste Software vernetzt dein Büro-Ökosystem. Eine einfache Verbindung mit Outlook, Google Calendar, MS Teams oder Slack, um Arbeitsplatzbuchungen mit der Meetingplanung abzugleichen, ist der Schlüssel, um Buchungschaos zu vermeiden.
• Verfügbarkeit in Echtzeit: Die Beschäftigten sollten sofort sehen können, welche Arbeitsplätze frei, gebucht oder belegt sind, um Verwirrung zu vermeiden und Doppelbuchungen zu verhindern.
• Flexible Regeln und Berechtigungen: Eine flexible Plattform passt sich besser an deine Arbeitsmuster an. Achte auf die Möglichkeit, Buchungsregeln, Teambereiche oder prioritäre Zugriffe festzulegen, um die Schreibtischnutzung mit Hybrid-Work-Regeln in Einklang zu bringen.

Lade dir unseren Anforderungskatalog für Desk Sharing Software herunter, um mehr zu erfahren.

"deskbird ist unglaublich benutzerfreundlich und intuitiv und macht es unserem Team leicht, Schreibtische und Meetingräume effizient zu buchen. Die Echtzeit-Verfügbarkeitsfunktion stellt sicher, dass wir immer die aktuellsten Informationen haben, was das Risiko von Doppelbuchungen reduziert."
deskbird-Review auf G2

Beste Arbeitsplatzbuchungssoftware (die keine Tabellenkalkulation ist)

1. deskbird 

Im Vergleich zu Tabellenkalkulationen bietet deskbird eine vollständige, automatisierte Lösung, die für die Realitäten des hybriden Arbeitens entwickelt wurde. Anstatt die Schreibtischnutzung manuell zu erfassen und statische Raster zu aktualisieren, bietet deskbird eine intuitive Benutzeroberfläche, die mit deinen Kalendertools synchronisiert und in Echtzeit aktualisiert wird. deskbird kombiniert intelligente Workplace Analytics, Hybrid-Work-Regeln und eine tiefe Integration mit Systemen wie MS Teams und Outlook. Das System gibt Unternehmen einen besseren Überblick und eine bessere Kontrolle, die Tabellenkalkulationen einfach nicht bieten können.

Der Hauptvorteil von deskbird ist, dass es Bürodaten in klare Erkenntnisse umwandelt, die dir helfen, Layouts zu optimieren, ungenutzten Platz zu reduzieren und die Wochenplanung im Team zu verbessern. Die Plattform wurde entwickelt, um diese Komplexität zu bewältigen und Teams dabei zu helfen, ihre Anwesenheit zu koordinieren, Unternehmensregelungen zu Hybrid Work einzuhalten und Platzverschwendung zu reduzieren, sodass Mitarbeitende und Besucher:innen ein besseres Arbeitsplatzerlebnis haben, als es jede Tabellenkalkulation jemals bieten könnte.

Preisgestaltung von deskbird

deskbird bietet eine transparente Preisgestaltung, sodass Teams nur für die Funktionen zahlen, die sie wirklich benötigen und die auf ihre Wachstumsphase abgestimmt sind. Unsere kostenpflichtigen Pakete beginnen bei 2,50 €/User/Monat und können mit Add-ons für Raumbuchung, Besuchermanagement und Benutzerverwaltung ergänzt werden.

2. Skedda

Skedda ist eine Scheduling-Plattform, die vor allem für die Buchung von Räumlichkeiten wie Coworking Spaces, Studios und Sportstätten entwickelt wurde. Seine Stärken liegen in der Self-Service-Funktion für die Buchung von Räumen und Arbeitsplätzen, in den eingebetteten Kalendern und in den nach außen offenen Planungs-Workflows. Für Organisationen, die externe Zugriffe oder einfache Raumreservierungen verwalten, bietet es ein schlankes Nutzungserlebnis.

3. Envoy

Envoy ist vor allem für sein Besuchermanagement und seine Front Desk Tools bekannt, die Funktionen wie das Drucken von Ausweisen, Watchlisten, Notfallwarnungen und einfache Arbeitsplatz- und Raumbuchung bieten. Envoy ist stark in der Verwaltung von externen Zugängen und der Verbesserung von Büro-Workflows und der Sicherheit durch Check-ins und Analytics. Wenn es um die Koordination an hybriden Arbeitsplätzen geht, könnten manche jedoch den Eindruck haben, dass fortschrittlichere Funktionen wie konfigurierbare Regeln für hybrides Arbeiten, umfassende Datenschutzkontrollen, die den EU-Standards entsprechen, und die Flexibilität, sich an unterschiedliche Teamstrukturen oder regionale Bedürfnisse anzupassen, fehlen.

4. Robin

Robin ist ein Workplace Management Tool, das Arbeitsplatz- und Raumbuchungen, Besuchermanagement und grundlegende Raumanalysen sowie Optionen wie Digital Signage und Wayfinding bietet. Es wurde hauptsächlich entwickelt, um Unternehmen bei der Überwachung ihrer Büroflächennutzung und einer einfacheren Planung zu unterstützen. Während Robin nützliche Dateneinblicke und Integrationen für Mitarbeitende und Gäste bietet, liegt der Fokus eher auf dem Tracken der Flächennutzung als auf der Unterstützung einer umfassenderen Koordination beim hybriden Arbeiten oder der Verwaltung von flexiblen Arbeitsrichtlinien.

5. Kadence

Kadence konzentriert sich auf die Automatisierung der Koordination von hybrider Arbeit mit Tools, die Teams helfen, Anwesenheit und Flächen effizienter zu managen. Es umfasst intelligente Check-ins, visuelle Gebäudepläne und einen KI-gestützten “Kadence Agent”, der bei Buchungen und Terminplanung unterstützt. Benutzer:innen können “Nachbarschaften” fürs Büro einrichten, um Teams zu organisieren und Live-Updates darüber anzuzeigen, wer vor Ort arbeitet.

Umstellung auf ein Arbeitsplatzbuchungssystem: Welchen ROI kann man erwarten?

Wenn Teams von Excel auf eine spezielle Hot-Desking-Plattform wie deskbird umsteigen, gewinnen sie an Effizienz, Klarheit und Echtzeit-Transparenz, die Tabellenkalkulationen nicht bieten können. Mit einer Tabellenkalkulation kannst du vielleicht auflisten, wer wo sitzt, aber sie kann sich nicht an dynamische, hybride Arbeitsumgebungen anpassen, in denen sich die Arbeitszeiten deines Teams täglich ändern. 

Die Umstellung auf ein spezielles Buchungssystem ist nicht nur bequem, sondern auch strategisch sinnvoll. Mit Echtzeitdaten siehst du endlich, wie dein Büro genutzt wird, an welchen Tagen am meisten los ist, welche Bereiche leer bleiben und wie sich die Anwesenheitstrends im Laufe der Zeit verändern. Diese Transparenz verwandelt Vermutungen in smarte, fundierte Entscheidungen.

Mit deskbird können Unternehmen beispielsweise den folgenden ROI erzielen:

• Bis zu 30 % weniger Bürokosten, indem wenig genutzte Schreibtische oder Bereiche identifiziert und umgewandelt werden
• Bis zu 20% mehr verfügbare Meetingräume durch die Automatisierung von Buchungen und die Reduzierung von No-Shows
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit und Büropräsenz mit einer Steigerung von bis zu 40 %, wenn Teams Flexibilität und Transparenz darüber erhalten, wie sie vor Ort arbeiten

So wechselst du von Tabellenkalkulationen zu deskbird

Beginne damit zu verstehen, wie dein Team das Büro tatsächlich nutzt und bereite es auf die Veränderung der Prozesse vor. Eine erfolgreiche Einführung von Desk Sharing Software erfordert sorgfältige Planung und die Berücksichtigung logistischer und menschlicher Faktoren. 

Hier sind die wichtigsten Schritte, um einen reibungslosen Übergang und eine effektive Umsetzung zu gewährleisten.

1. Prüfe das aktuelle System und definiere deine Anforderungen: Schau dir dein Büro genau an, bevor du loslegst. Wie viele Personen können gleichzeitig vor Ort arbeiten? Erstelle auch eine Übersicht darüber, wie dein aktueller Buchungsprozess funktioniert... oder eben auch nicht funktioniert. Finde heraus, wo es Probleme gibt, wie z.B. doppelte Buchungen, mangelnde Transparenz oder schlechte Akzeptanz. Beschreibe dann, was du unbedingt brauchst. Brauchst du einen visuellen Gebäudeplan, Check-in-Funktionen, Integrationen mit Outlook oder Teams? Dieser Schritt bildet die Grundlage für die Auswahl des richtigen Tools. 
2. Hol dir die Zustimmung des Teams: Beziehe die wichtigsten Interessengruppen frühzeitig mit ein, darunter IT, HR, Office Manager:innen und Teamleiter:innen. Lege klare Regeln und Erwartungen in Form einer Richtlinie fest, die die Buchungsprotokolle abdeckt und betont, wie wichtig es ist, den Arbeitsplatz ordentlich zu hinterlassen. 
3. Teste das System: Führe einen kleinen Pilotversuch mit einer Abteilung oder einem Standort durch, um zu sehen, wie sich das Tool in der Praxis bewährt. Das Feedback der Pilotteilnehmer:innen hilft bei der Feinabstimmung der Einführung und fördert die spätere Akzeptanz.
4. Einführung und Schulung: Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, kannst du das Tool unternehmensweit mit passenden Onboarding-Materialien einführen. Biete Schnellstart-Anleitungen, kurze Trainings und Support-Kanäle an, damit alle mitmachen können. Je reibungsloser die Einführung verläuft, desto schneller wirst du Ergebnisse sehen.‍
5. Überwache und optimiere: Nutze die integrierte Analytics-Funktion, um die Nutzung zu verfolgen, No-Shows zu erkennen und die Flächennutzung besser zu verstehen. Passe Richtlinien, Berechtigungen oder Layouts nach Bedarf an. Ein gutes Arbeitsplatzbuchungstool ist keine einmalige Angelegenheit, sondern ein ständiges Tool, um die Abläufe an deinem Arbeitsplatz zu verbessern.

Die Zukunft der Arbeitsplatzbuchung liegt nicht in Tabellenkalkulationen

Tabellenkalkulationen sind nicht skalierbar. Wenn du mit doppelten Buchungen, No-Shows oder fehlender Transparenz darüber, wer im Büro ist, zu kämpfen hast, ist es Zeit für einen Wechsel. Hybride Arbeitsmodelle sind auf dem Vormarsch, und sie mit manuellen Tools zu verwalten, schafft Reibungsverluste für alle, von den Mitarbeitenden bis hin zu den Office Manager:innen.

Die Zukunft der Arbeitsplatzbuchung ist smart, automatisiert und basiert auf Echtzeitdaten. Tools wie deskbird helfen dir, deine Büroflächen zu optimieren, geltende Regeln durchzusetzen und deinen Teams eine reibungslose Buchung zu ermöglichen. Egal, ob du schnell wächst oder einfach deinen Büro-Setup überdenkst, der Wechsel von Excel hin zu einem Arbeitsplatz, an dem intelligente Entscheidungen basierend auf verwertbaren Erkenntnissen getroffen werden, ist ein großer Schritt nach vorn.

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Disclaimer

Die in diesem Artikel aufgeführten Softwarelösungen sowie die entsprechenden Preise und Funktionen basieren auf öffentlich zugänglichen Informationen (Stand: 17.11.2025) und unserer eigenen Einschätzung und können sich jederzeit ändern. Alle Angaben sind ohne Gewähr. Sollte etwas falsch abgebildet sein, kontaktiere uns bitte hier.