Wie man die beste Hot-Desking-Software auswählt

Warum du ein Hot-Desking-Tool brauchst, das nicht Excel ist

Das Verwalten von Hot Desks in Excel kann für kleine Teams funktionieren, wird aber schnell langsam, fehleranfällig und schwer zu pflegen, wenn dein Unternehmen wächst. Tabellenkalkulationen müssen manuell aktualisiert werden, was zu Doppelbuchungen, Nichterscheinen und null Transparenz darüber führt, wie dein Büro tatsächlich genutzt wird. Jede Änderung braucht Zeit für die Verwaltung, und jede Entscheidung basiert auf reinen Vermutungen.

Hot-Desking-Software macht Schluss mit all diesen Problemen und ist damit eine viel bessere Alternative zur Tischreservierung in Excel. Ein spezielles Softwaretool für Hot Desking löst nicht nur die Probleme der manuellen Tischkoordination über Tabellenkalkulationen, sondern bietet auch zusätzliche Vorteile, wie zum Beispiel:

• Automatisierung, die Verwaltungsarbeit spart, indem sie manuelles Bearbeiten und die Abwicklung von Check-ins, Stornierungen und Nichterscheinen übernimmt.
• Keine Doppelbuchungen oder menschlichen Fehler mehr dank klarer Buchungsregeln und Echtzeit-Updates, die dafür sorgen, dass Schreibtische nicht überbucht werden können.
• Analysen für den Arbeitsplatz, die dir Infos über Auslastung, die geschäftigsten Tage und Anwesenheitsmuster geben.
• Verbesserte Mitarbeitererfahrung dank klarer Übersicht darüber, wer im Büro ist, und einfacher Buchung über Desktop oder Handy.
• Gute Auswirkungen auf den ROI, weil die Bürokosten runtergehen, die Leute zufriedener sind und es mehr Platz gibt.

Welche Kernfunktionen sollte eine Hot-Desking-Lösung haben?

Die besten Hot-Desking-Tools machen die Buchung für Mitarbeitende einfach Mitarbeitende geben den Teams am Arbeitsplatz die Daten, die sie brauchen, um besser zu planen. Achte bei der Bewertung der Optionen auf Funktionen , die den täglichen Betrieb optimieren, sich mit deinen vorhandenen Tools verbinden lassen und sich mit dem Wachstum deines Unternehmens problemlos skalieren lassen.

• Echtzeit-Verfügbarkeit von Schreibtischen: Die Mitarbeiter sollten sofort sehen können, welche Schreibtische frei, besetzt oder nicht verfügbar sind, damit sie sicher reservieren können.
• Interaktive Grundrisse: Eine interaktive Karte hilft Leuten, den richtigen Platz zu finden und sich schnell einen Überblick über die Büroaufteilung zu verschaffen.
• Smarte Check-in : Automatische oder zeitgesteuerte Check-ins verhindern Geisterbuchungen und sorgen dafür, dass nicht genutzte Schreibtische schnell wieder frei werden.
• Klare Buchungsregeln und -beschränkungen: Such nach einer Lösung, die anpassbare Buchungsrichtlinien wie Vorlaufzeiten, Teamzonen oder vorrangigen Zugang bietet, um dein hybrides Arbeitsmodell zu unterstützen.
• Analytik: Stark Workplace Analytics , die Trends, Spitzentage und nicht genutzte Bereiche aufzeigen, helfen dir, deine Büroflächen zu optimieren und unnötige Immobilienkosten zu vermeiden.
• Skalierbarkeit: Stell sicher, dass die Lösung mehrere Standorte, mehr Nutzer und zusätzliche Funktionen ohne Leistungseinbußen bewältigen kann und dass die Preisgestaltung transparent bleibt und zu deinem Wachstum passt.
• Einfache, benutzerfreundliche Oberfläche: Ein übersichtliches, intuitives Design macht die Nutzung einfacher und sorgt dafür, dass deine Teams die Software besser annehmen.
• Integrationen: Dank der nahtlosen Verbindung zu Kalendern und Kommunikationsplattformen passen die Buchungen immer zu den Meetings und Arbeitsabläufen.

Welche Integrationen sind wichtig, wenn man sich für eine Hot-Desking-Software entscheidet?

Deine Hot-Desking-Software läuft am besten, wenn sie mit deinen anderen Tools verbunden ist, damit deine Teams Schreibtische und Ressourcen über die Tools buchen können, die sie schon kennen. Durch die Integration mit anderen Arbeitsplatztechnologien und hybriden Arbeits-Tools fließen Daten automatisch, Buchungen bleiben aktuell und Mitarbeitende Schreibtische reservieren, ohne sich in eine neue Software einarbeiten zu müssen. Kurz gesagt: Eine integrierte Lösung macht alles einfacher, wird von den Mitarbeitern besser angenommen und sorgt dafür, dass deine Arbeitsplatzdaten in Kalendern, Kommunikationstools und internen Systemen immer auf dem neuesten Stand sind.

Hier sind ein paar wichtige Integrationen, auf die du bei der Auswahl einer Hot-Desking-Software achten solltest.

• Outlook & Microsoft Teams: Eine Zwei-Wege-Synchronisierung mit MS Teams und Outlook sorgt dafür, dass Tischbuchungen direkt in den Kalendern der Mitarbeiter erscheinen und in Echtzeit aktualisiert werden, sodass Überschneidungen zwischen Buchungen vermieden werden.
• Google Kalender: Durch die Verbindung mit GCal können Mitarbeitende Arbeitsbereiche über den Kalender Mitarbeitende und verwalten, den sie schon nutzen.
• Slack: Wenn du das Tool mit Slack verbindest, Slack schnell buchen, Push-Benachrichtigungen Slack und Erinnerungen direkt in dem Tool, das du jeden Tag benutzt, was das Hin- und Herwechseln zwischen Apps weniger nötig macht.
• Single Sign-On (SSO): SSO macht den Zugang super einfach und sorgt für mehr Sicherheit, weil Mitarbeitende mit ihren bestehenden Unternehmenszugangsdaten anmelden können.
• HRIS-Integration: Durch die Verbindung mit deinem HR-System werden Mitarbeiterdaten, Berechtigungen und Abwesenheiten automatisch synchronisiert, sodass das System immer zeigt, wer wann einen Schreibtisch reservieren kann.
• Benutzerverwaltung: Wenn du deine Hot-Desking-Software mit Benutzerverwaltungssystemen verbindest, kannst du ganz einfach viele Benutzer hinzufügen oder entfernen und dabei Zugriffsrechte, Rollen und Verzeichnisinfos ohne manuellen Aufwand auf dem neuesten Stand halten.

Warum deine Hot-Desking-Software sowohl für Nutzer als auch für IT-Admins ein tolles Erlebnis bieten sollte

Eine Umfrage von Gartner hat gezeigt, dass neue Software für 60 % der Mitarbeitende echt nervig ist Mitarbeitende dass 40 % der Nutzer nach schlechten Erfahrungen mit einer Software diese nicht mehr benutzen wollen. Eine reibungslose Benutzererfahrung ist also super wichtig, um die Akzeptanz sowohl bei den Mitarbeitern als auch bei den Admins zu steigern. Mitarbeiter nehmen Hot-Desking-Tools nur an, wenn sie intuitiv und einfach zu bedienen sind. Das Gleiche gilt für IT- und Arbeitsplatzadministratoren. Je einfacher das System einzurichten, zu warten und zu skalieren ist, desto schneller wird Ihr Unternehmen den erwarteten ROI erzielen. Entscheiden Sie sich daher für eine Hot-Desking-Lösung, die eine intuitive Benutzeroberfläche, eine leistungsstarke mobile App, eine einfache Einrichtung und Skalierung sowie klare Berechtigungskontrollen bietet, die die Verwaltung einfach halten und mit Ihren Richtlinien für hybrides Arbeiten im Einklang stehen.

Wie integrierte Analysen den Wert deiner Hot-Desking-Lösung steigern

Detaillierte Analysen sind eine der coolsten Funktionen von Hot-Desking-Software. Mit den eingebauten Analyse-Dashboards können Arbeitsplatz- und Facility-Manager die Nutzung von Schreibtischen verfolgen und die Raumnutzung besser verstehen. Diese Daten machen Schluss mit Spekulationen und helfen dabei, klügere Entscheidungen in Sachen Immobilien zu treffen. Mit klaren Einblicken in Belegung, Nachfrage und Verhaltensmuster können Unternehmen ihre Büroräume optimieren, wenig genutzte Bereiche neu gestalten und zukünftige Investitionen in Büros mit Zuversicht planen.

Also, auf welche Analysen solltest du bei der Auswahl einer Hot-Desking-Software achten?

• Mit den täglichen und wöchentlichen Belegungstrends kannst du sehen, wie voll das Büro im Laufe der Zeit ist, und die Tage mit der höchsten Auslastung erkennen.
• Die Nachfrage nach Schreibtischen und Bereichen hilft dir zu verstehen, welche Bereiche am beliebtesten und welche am wenigsten beliebt sind, um die Raumaufteilung zu optimieren oder Räume neu zu nutzen.
• Mit den Check-in- und No-Show-Quoten kannst du ungenutzte Reservierungen erkennen und die tatsächliche Auslastung messen.
• Die Anwesenheitsmuster der Mitarbeiter zeigen hybride Arbeitsrhythmen auf Team- und/oder Abteilungsebene.
• Die Raumnutzung nach Art der Einrichtung zeigt, wie gut die verschiedenen Kategorien von Arbeitsbereichen (Schreibtische, Meetingräume, Fokusbereiche, Kollaborationszonen) funktionieren.
• Kapazität vs. tatsächliche Nutzung zeigt, ob deine jetzige Bürofläche zur echten Nachfrage passt.

deskbird: die beste Hot-Desking-Software für deine Teams

deskbird mehr als nur eine Hot-Desking-Software. Es ist deine erste Wahl für die Verwaltung von Hot Desking und hybrides Arbeiten. Mit seiner einfachen Bedienung deskbird die Buchung von Arbeitsplätzen zum Kinderspiel und gibt Unternehmen die Infos, die sie brauchen, um einen leistungsstarken, regelkonformen Arbeitsplatz zu schaffen. 

Teams können dank Funktionen wie interaktiven Grundrissen und Echtzeit-Anwesenheitsaktualisierungen besser zusammenarbeiten, während die tiefe Integration mit Tools wie Outlook, MS Teams, Slack und HRIS-Systemen dafür sorgt, dass alles vernetzt und reibungslos läuft. Die Hot-Desking-Plattform deskbird bietet eine Reihe von Funktionen und Vorteilen, die Hot Desking zum Kinderspiel machen, darunter:

• Einfache Tischreservierung: Die Mitarbeiter können schnell Tische, Räume und Ressourcen reservieren, was für eine bessere Raumnutzung und einen einfachen Zugang zu den benötigten Arbeitsplätzen sorgt.
• Hybride Arbeitslösung: deskbird ist für flexible Arbeitsmodelle gemacht und deskbird sowohl Remote- als auch Büroarbeit, um den Realitäten hybrider Teams gerecht zu werden.
• Einfach zu bedienende Oberfläche: Ein intuitives, übersichtliches Design macht die Navigation super einfach, spart Zeit beim Einlernen und macht die Nutzung echt angenehm.
• Erweiterte Analysen: Aufschlussreiche Workplace Analytics und Daten zur Raumnutzung und zum Verhalten der Mitarbeiter helfen dir, die Raumaufteilung zu optimieren, Verschwendung zu reduzieren und klügere Entscheidungen in Bezug auf Immobilien zu treffen.
• Integrationsmöglichkeiten: Die nahtlose Integration mit Tools wie Kalendern, HRIS, MS Teams oder Slack Arbeitsabläufe Slack und spart Verwaltungsaufwand.
• Kosten- und Ressourcenoptimierung: Effizientes Buchungs- und Ressourcenmanagement senkt die Betriebskosten und hilft, unnötige Ausgaben für Immobilien oder Ressourcen zu vermeiden.
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Dank anpassbarer Einstellungen und Richtlinien passt sich die Plattform deinen individuellen Arbeitsabläufen, Zeitplänen und Teamstrukturen an.
• Unterstützung für Zusammenarbeit: Einfache Buchungs- und Sichtbarkeitsfunktionen helfen Teams dabei, Tage vor Ort zu koordinieren, die Interaktion zu stärken und das Gesamterlebnis im Büro zu verbessern.
• Compliance: Unternehmen können mit Hilfe von Personalanalysen und integrierten Workflow-Tools wie Buchungsregeln, Genehmigungen und der Durchsetzung von Hybrid-Richtlinien dafür sorgen, dass die Richtlinien für hybrides Arbeiten eingehalten werden.

Was du bei der Auswahl einer Hot-Desking-Software beachten solltest

Bei der Wahl der richtigen Hot-Desking-Software geht's darum, ein Tool zu finden , das Buchungen automatisch macht, hybrides Arbeiten einfacher macht und dir die Daten gibt, die du brauchst, um deinen Arbeitsbereich clever zu planen. Such nach Lösungen, die Echtzeit-Verfügbarkeit von Schreibtischen, mobile Buchungen, intuitive Benutzererfahrung, starke Integrationen und solide Analysen kombinieren, weil diese Funktionen für einen reibungslosen täglichen Betrieb, eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern und eine strategische Raumoptimierung sorgen.

Während viele Plattformen nur Teile dieses Gesamtbildes bieten, deskbird alles in einer benutzerfreundlichen, tief integrierten Lösung zusammen, die speziell für hybrides Arbeiten entwickelt wurde. Von der Einführung von Hot Desking bis hin zur effektiven Verwaltung deines Hot-Desking-Büros – deskbird es einfach, eine hybride Belegschaft zu unterstützen und eine flexible, effiziente und kollaborative Arbeitsumgebung zu fördern.