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Wie ihr erfolgreich Hot Desking an eurem Arbeitsplatz einführt
Erfahrt, wie Hot Desking funktioniert und wie ihr eure Büroflächen für dieses Arbeitsplatzkonzept einrichtet. Erhaltet praktische Tipps und Tricks, um die richtige Software auszuwählen und Shared Desks reibungslos zu verwalten.
Was ist Hot Desking?
Hot Desking ist ein flexibles Arbeitsplatzmodell, bei dem Mitarbeitende keine fest zugewiesenen Schreibtische haben. Stattdessen buchen sie einen Arbeitsplatz, wenn sie ihn benötigen – sei es für ein paar Stunden, einen Tag oder für bestimmte Teamsitzungen. Das Ziel ist es, die Büroflächen besser zu nutzen, leer stehende Schreibtische zu reduzieren und hybrides Arbeiten zu unterstützen, indem ihr euren Mitarbeitenden die Freiheit gebt, selbst zu wählen, wann und wo sie vor Ort arbeiten möchten.
Was ihr in diesem Guide lernen werdet:
Egal, ob ihr Hot Desking zum ersten Mal einführt oder einen bestehenden Setup verbessern wollt, der nicht richtig läuft, dieser Guide liefert euch alles, was ihr wissen müsst, um es richtig zu machen. Wir verraten euch, wie ihr klare Regeln festlegt, eure Büroflächen passend plant, die richtige Software für die Arbeitsplatzbuchung auswählt, die Einführung reibungslos gestaltet und den Büroalltag danach ohne Chaos täglich verwaltet. Das Ziel ist einfach: Hot Desking soll effizient, fair und für Mitarbeitende einfach zu nutzen sein.
Das Wichtigste in Kürze:
- Hot Desking funktioniert am besten, wenn es die tatsächliche Arbeitsweise der Mitarbeitenden unterstützt und nicht nur Bürofläche einspart.
- Klare Regeln, einfache Layouts und die richtigen Tools machen den Unterschied zwischen erfolgreichen und chaotischen Setups aus.
- Der eigentliche Gewinn kommt davon, Flexibilität und Struktur miteinander in Einklang zu bringen, damit Teams zusammenarbeiten können, ohne dass die Planbarkeit verloren geht.
- Die Akzeptanz der Mitarbeitenden steht und fällt mit Vertrauen, Transparenz und einem für alle Beteiligten unkomplizierten Buchungsprozess.
Kapitel
Warum ihr eine Hot-Desking-Lösung braucht
Hot Desking kann nur funktionieren, wenn Mitarbeitende, Flächen und Büropräsenz aufeinander abgestimmt sind.
Klarheit für alle schaffen
Gebt euren Mitarbeitenden Transparenz darüber, wo sie wann arbeiten und mit wem sie zusammenarbeiten werden.
Teams einfach koordinieren
Plant gemeinsam eure Bürotage, stimmt eure Wochenpläne ab und vermeidet, dass Teammitglieder zu unterschiedlichen Zeiten im Büro sind.
Büros ohne Chaos verwalten
Verwaltet Buchungen und Daten über eure Büroflächen in einer nahtlosen, IT-freundlichen Plattform und behaltet den Überblick.
Mach dein Hot-Desking-Erlebnis mit deskbird noch besser
- Mach die Tischreservierung für dein Team einfacher mit einer App, die einfach zu bedienen ist und auf Handys läuft.
- Mach deinen Platz effizienter mit Echtzeit-Verfügbarkeit, cleveren Buchungsregeln und automatischer Freigabe für nicht genutzte Schreibtische.
- Sorg dafür, dass Hot Desking reibungslos läuft – mit automatisierten Check-ins, interaktiven Grundrissen und Analysen.
Mehr als 100.000 Mitarbeitende weltweit vertrauen auf deskbird
Häufig gestellte Fragen
Erfahre mehr über Hot Desking und wie du es an deinem Arbeitsplatz umsetzen kannst.
Wie verbreitet ist Hot Desking?
Hot Desking ist mittlerweile weit verbreitet, weil immer mehr Firmen hybride und flexible Arbeitsmodelle einführen. Aktuelle Umfragen am Arbeitsplatz zeigen, dass über 50 % der Unternehmen jetzt irgendeine Form von gemeinsam genutzten Arbeitsplätzen haben. Das ist besonders in Büros üblich, wo nicht jeder täglich vor Ort ist. So werden ungenutzte Schreibtische reduziert und dynamischere Arbeitsweisen gefördert.
Was sind die Vorteile von Hot Desking für Firmen und Teams?
Hot Desking hilft Unternehmen, ihre Büroräume effizienter zu nutzen, Immobilienkosten zu senken und sich an schwankende Anwesenheitszahlen anzupassen. Teams profitieren von mehr Flexibilität, besseren Möglichkeiten zur abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit und Zugang zu Arbeitsplätzen, die zu ihren täglichen Aufgaben passen. Insgesamt sorgt es für ein reibungsloseres hybrides Arbeitserlebnis und reduziert ungenutzten Arbeitsraum.
Ist Hot Desking billiger als feste Schreibtische?
Ja, Hot Desking spart meistens Kosten. Da nicht mehr für jeden Mitarbeiter ein eigener Schreibtisch gebraucht wird, können Unternehmen die Anzahl der Arbeitsplätze reduzieren, Büroflächen verkleinern und Gemeinkosten senken. Viele Unternehmen sparen viel Geld, indem sie die Anzahl der Schreibtische an die tatsächliche Nutzung anpassen, anstatt an wenig genutzten festen Schreibtischen festzuhalten.
Was ist die Etikette für Hot Desks?
Bei der Hot-Desk-Etikette geht's darum, gemeinsame Arbeitsbereiche sauber, ordentlich und bereit für die nächste Person zu hinterlassen. Mitarbeiter sollten ihre persönlichen Sachen wegräumen, den Bereich bei Bedarf abwischen, die Buchungsregeln befolgen, die Plätze anderer respektieren und „Schreibtischbelegung“ vermeiden. Das Ziel ist, gemeinsame Räume fair, organisiert und angenehm für alle zu halten.
Welche Technologie oder Software brauchst du, um Hot Desking effektiv zu nutzen?
Die meisten Unternehmen nutzen ein spezielles Hot-Desking- oder Tischreservierungssystem, um gemeinsam genutzte Tische zu organisieren und benutzerfreundlich zu gestalten. Mit der richtigen Software können Mitarbeitende die Verfügbarkeit von Tischen in Echtzeit Mitarbeitende , Tische im Voraus oder am selben Tag reservieren und sich bei ihrer Ankunft anmelden. Für Büroleiter deskbird Lösungen wie deskbird Reservierungsregeln, interaktive Grundrisse und Nutzungsanalysen, um Konflikte zu vermeiden, Nichterscheinen zu reduzieren und eine effiziente Nutzung der Tische sicherzustellen.
Was sind die größten Herausforderungen der hybriden Arbeit und wie können Firmen sie meistern?
Zu den häufigsten Herausforderungen der hybriden Arbeit gehören unterschiedliche Erfahrungen der Mitarbeiter, Kommunikationslücken zwischen Remote- und Büro-Mitarbeitern, unklare Erwartungen und eine ineffiziente Nutzung der Büroflächen. Unternehmen können diese Probleme lösen, indem sie klare Richtlinien für hybride Arbeit festlegen, in zuverlässige Tools für die Zusammenarbeit und das Arbeitsplatzmanagement investieren und Führungskräfte darin schulen, verteilte Teams inklusiv zu leiten.
