Die beste Software für die Raumverwaltung im Jahr 2026

Deine Büroräume verwalten

Das Verwalten von hybriden Büroräumen ohne die richtige Software ist wie das Fahren in einer Stadt ohne GPS: technisch machbar, aber nervig und ineffizient. Egal, ob du Immobilienkosten senken, die Zusammenarbeit der Mitarbeiter verbessern oder einfach nur wissen willst, wie deine Büroräume wirklich genutzt werden – die richtige Raumverwaltungssoftware macht den Unterschied.

Dieser Leitfaden bringt Klarheit. Wir schauen uns die besten Tools an, erklären, was gute von großartigen Tools unterscheidet, und geben dir einen praktischen Rahmen, damit du eine sichere Entscheidung treffen kannst, egal ob du ein kleines Start-up oder ein Unternehmen mit 10.000 Mitarbeitern bist.

Was „Raumverwaltungssoftware“ bedeutet (und was nicht)

Hier werden die meisten Leute verwirrt: „Raumverwaltungssoftware“ ist keine einzelne Kategorie. Es ist ein Oberbegriff, der mehrere verschiedene Funktionen abdeckt. Wenn du das verstehst, kannst du vermeiden, das falsche Tool zu kaufen.

Die Kategorie Raummanagement

1. Raumplanung und -zuweisung

Tools, die sich damit beschäftigen, wie Räume gestaltet und zugewiesen werden: Erstellung von Grundrissen, Verwaltung von Umzügen/Ergänzungen/Änderungen (MAC), Szenarioplanung und Raumstandards. Diese Tools lassen sich oft in CAD/BIM-Systeme integrieren und helfen Immobilien- und Facility-Teams bei der Verwaltung großer Portfolios.

Beispiele: SpaceIQ, OfficeSpace, Archibus.

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2. Reservierungen & Buchungen

Plattformen, die sich damit beschäftigen , wer wann Räume nutzt: Schreibtischreservierung, Raumplanung, Parkplätze, Besuchermanagement. Diese legen den Fokus auf die Mitarbeitererfahrung und die tägliche Koordination.

Beispiele: deskbird, Robin, Skedda

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3. Nutzungsintelligenz

Das sind Systeme, die sich darauf konzentrieren, zu messen, wie Räume tatsächlich genutzt werden: Buchungsdaten, Belegungssensoren, Ausweisdatenanalyse, Nutzungs-Dashboards und Prognosen.

Beispiele: deskbird, VergeSense, Density, XY Sense (sensorbasiert)

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4. Ebene der Arbeitsabläufe am Arbeitsplatz

Tools, die Richtlinien, Genehmigungen und Services organisieren: Buchungsregeln, Nachbarschaftszuweisungen, Catering-Anfragen, Wartungs-Workflows. Oft auf Buchungssystemen draufgesetzt.

• Beispiele für Tools: ServiceNow (umfassenderes ITSM), iOFFICE

Wie sieht's mit dem Coworking-Management aus?

Coworking-Management-Software (wie Nexudus, OfficeRnD) ist eine ähnliche Kategorie, die sich um Abrechnungen, Mitgliederportale und den Zugang für Coworking-Betreiber kümmert. Wenn du dein eigenes Firmenbüro verwaltest und kein Coworking- oder Flex-Betreibergeschäft betreibst, ist das nicht das Richtige für dich.

Das Wichtigste in Kürze: Die meisten hybriden Arbeitsplätze brauchen ein Tool, das die Buchung gut regelt und genug Nutzungsdaten liefert, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Du brauchst nicht unbedingt ein komplettes IWMS (Integrated Workplace Management System), es sei denn, du verwaltest ein großes Immobilienportfolio. Für hybride Büros, bei denen es vor allem um die Einführung und Koordination geht, bringt eine integrierte Buchungs- und Analyseplattform in der Regel schneller Vorteile als die Kombination verschiedener Tools.

Vorteile einer Plattform für das Raummanagement

Desk Sharing unterstützt moderne Arbeitsplätze, bei denen der Mensch im Mittelpunkt steht. Aber du kannst Desk Sharing nicht mit Tabellenkalkulationen betreiben. Du brauchst ein System, das zuverlässig und reibungslos funktioniert und speziell für hybride Teams entwickelt wurde. Die richtige Plattform wird zu einer Single Source of Truth, wo die Arbeit stattfindet. Wenn sie gut implementiert ist, kannst du die folgenden Vorteile erzielen.

• Geringere Bürokosten: Nutze die verfügbaren Flächen nach tatsächlichem Bedarf statt nach einer festen Sitzordnung. Desk Sharing kann bis zu 30 % der Bürokosten einsparen, vor allem aufgrund des geringeren Platzbedarfs, da nicht alle Beschäftigten gleichzeitig im Büro sein müssen.
• Auswirkungen auf Büroflächen und -gestaltung: Mit genauen Daten für die Planung können Facility und Office Manager:innen ihre Arbeitsplätze bewusst gestalten und optimieren.
• Geringere Betriebskosten: Wenn es gut umgesetzt wird, führt ein hybrides Modell mit Desk Sharing zu einer effizienteren Ressourcenverteilung für Reinigung und Energieverbrauch.‍
• Geringere IT- und Pendlerkosten. Auf lange Sicht wird Desk-Sharing-Software die IT- und Pendlerkosten senken und so die Wirtschaftlichkeit dieses Ansatzes noch weiter steigern.
  

Wie wählt man eine Plattform für die Verwaltung von Büroräumen aus?

Die beste Raumverwaltungssoftware für dein Unternehmen hängt ganz davon ab, was du eigentlich lösen willst. Verwaltest du Tischbuchungen für ein einzelnes Büro? Planst du die Raumzuweisung für ein globales Portfolio? Willst du der Geschäftsleitung zeigen, dass du weniger (oder mehr) Fläche brauchst?

Am besten hältst du dich an einen Einkaufsrahmen, der zu deinem aktuellen Stand passt: Das richtige Tool hängt davon ab, wo du jetzt stehst, nicht davon, wo du in drei Jahren sein könntest.

KMU / Einzelstandort (unter 200 Mitarbeitende)

Prioritäten setzen:

• Schnelle Einführung (Tage statt Monate)
• Super Benutzererfahrung, die man ohne Training nutzen kann
• Wichtige Integrationen (dein Kalender, dein Chat-Tool)
• Transparente, vorhersehbare Preise

Überspringen (vorerst):

• Fortgeschrittene Szenarioplanung
• Komplizierte Genehmigungsprozesse
• Sensorintegrationen

Mittelstand / Mehrere Standorte (200–2.000 Mitarbeitende)

Prioritäten setzen:

• Regeln (Buchungszeiträume, Nachbarschaftsregeln, No-Show-Management)
• Dashboards zur Nutzung, die zeigen, wie unser Platz wirklich genutzt wird.
• Admin-Workflows, bei denen man nicht die IT-Abteilung einschalten muss
• Unterstützung für mehrere Standorte mit einheitlicher Benutzererfahrung

Zu den Anforderungen hinzufügen:

• SSO-Integration
• Einfaches SCIM-Provisioning
• Rollenbasierte Zugriffskontrollen

Unternehmen (über 2.000 Mitarbeitende komplizierte Anforderungen)

Prioritäten setzen:

• SSO/SCIM mit kompletter Kontrolle (Audit-Protokolle, Datenresidenz)
• Zuverlässige Integration in großem Maßstab (Kalendersynchronisierung, die immer klappt)
• Berichterstattung auf Portfolioebene
• API-Zugriff für benutzerdefinierte Integrationen
• Sicherheitsstatus des Anbieters (SOC 2, Einhaltung der DSGVO)

Liste der besten Raumverwaltungsprogramme im Jahr 2026

1. deskbird

Am besten geeignet für: Hybride Arbeitsplätze, bei denen die Integration von Microsoft 365/Google, eine schnelle Einführung und praktische Einblicke in die Nutzung im Vordergrund stehen.

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Kernkompetenzen:

• Schreibtisch- und Raumbuchung mit flexiblen Regeln
• Interaktive Grundrisse, die du selbst bearbeiten kannst
• Wochenplanung für die Teamkoordination
• Nutzungsanalyse basierend auf Buchungs- und Check-in
• Veranstaltungen und Ressourcenmanagement im Büro

Integrationen:

• Microsoft 365 (Outlook, Teams) – umfassende, bidirektionale Synchronisierung
• Google Workspace – volle Kalenderintegration
• Slack Buchungen und Benachrichtigungen
• SSO (SAML/OIDC) + SCIM-Bereitstellung
• HR-Systeme (Personio, BambooHR, Workday)

Hinweise zur Verwaltung/Einrichtung:

• Selbstbedienungs-Grundrisseditor (kein CAD nötig)
• Die meisten Kunden machen das in 1–2 Wochen.
• Geringer Verwaltungsaufwand (für die Selbstbedienung gemacht)

Berichterstattung & Daten:

• Buchung und Check-in Nutzung
• Anwesenheitsmuster des Teams
• Nichterscheinen-Raten und Trends
• Exportierbare Daten + API-Zugriff

Vorteile:

• Super zuverlässige Kalendersynchronisierung (das, was bei den meisten Tools oft schiefgeht)
• Echt nützliche interaktive Grundrisse auf dem Handy
• Schnelle Amortisierung (Wochen statt Monate)
• Datenschutz auf europäischem Niveau (DSGVO-konform, EU-Rechenzentren verfügbar)
• Wochenplanungsfunktion für die hybride Koordination

Nachteile:

• Kein komplettes IWMS, wenn du nach einer komplexen Raumplanung suchst
• Sensorintegration ist möglich, aber nicht das Hauptziel
• Weniger geeignet für Betreiber von Coworking-/Flex-Spaces

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Preisgestaltung von deskbird

deskbird bietet ein kostenloses Starterpaket für bis zu 15 User und einen Bürostandort, das alle Kernfunktionen umfasst. Kostenpflichtige Pakete beginnen bei 2,50 €/User/Monat und können mit Add-ons für Raumbuchung, Besuchermanagement und Benutzerverwaltung ergänzt werden.

deskbird ist unglaublich benutzerfreundlich und intuitiv und macht es unserem Team leicht, Schreibtische und Meetingräume effizient zu buchen. Die Echtzeit-Verfügbarkeitsfunktion stellt sicher, dass wir immer die aktuellsten Informationen haben, was das Risiko von Doppelbuchungen reduziert.
deskbird-Review auf G2

2. Robin

Robin bietet Desk-Sharing- und Hot-Desking-Funktionen als Teil seiner umfassenderen Workplace-Management-Plattform an. Benutzer:innen können einen interaktiven Grundriss durchsuchen, einen Schreibtisch vor der Ankunft reservieren und überprüfen, wer sonst noch im Büro ist. Das System bietet außerdem Analysen zur Schreibtischauslastung und Bürobelegung, die Manager:innen helfen können, datengestützte Entscheidungen über gemeinsam genutzte Arbeitsbereiche zu treffen.

3. OfficeRnD

OfficeRnD Workplace unterstützt Desk Sharing, indem es Mitarbeitenden ermöglicht, über mobile oder Web-Apps Shared Desks über visuelle Grundrisse auszuwählen. Es lässt sich auch in bestehende Systeme (Microsoft 365, Google Workspace) integrieren und bietet Analysen zu Nutzungsmustern gemeinsam genutzter Schreibtische, wodurch Unternehmen die Leistung ihrer Hybrid-Workspace-Initiativen verfolgen können.

4. Skedda

Skedda zielte ursprünglich auf die Buchung von gemeinschaftlich genutzten Bereichen (Fitnessstudios, Labore) ab und bietet jetzt Funktionen zur Buchung von Schreibtischen und Ressourcen für Büros und hybrides Arbeiten. Es könnte für Organisationen attraktiv sein, die ein einfacheres, kostenbewusstes Tool suchen, obwohl die Tiefe der Workplace Analytics, die Check-in-Automatisierung und die Funktionen zur Teamkoordination einigen Benutzer:innen im Vergleich zu anderen Plattformen möglicherweise begrenzter erscheinen.

5. Tactic

Tactic ist auf die Verwaltung von hybriden Arbeitsumgebungen mit Desk Sharing als zentraler Funktion zugeschnitten. Mitarbeitende können Schreibtische reservieren, nach Standort oder Teamzone filtern und sehen, wer sonst noch kommt, um sich abzustimmen. Die Plattform liefert außerdem Echtzeit-Auslastungsdaten und unterstützt neben den Buchungsabläufen für Shared Desks auch die Besucherverwaltung und das Workspace Management.

Eine Raumverwaltungssoftware einrichten: Schritte & Zeitplan

Wie lange dauert die Umsetzung eigentlich? Das hängt davon ab, wie komplex und ehrgeizig dein Projekt ist. Hier findest du realistische Anleitungen und Schritte für eine erfolgreiche Umsetzung.

Nächster Schritt

Die richtige Software für das Raummanagement zu finden, muss nicht kompliziert sein. Konzentrier dich auf das, was wichtig ist: zuverlässige Integrationen, echte Benutzerfreundlichkeit und Daten, auf die du dich verlassen kannst. Wenn du das geschafft hast, wird die Verwaltung der Räume in deinem Büro zum Kinderspiel und du kannst kluge Entscheidungen in Sachen Immobilien treffen.

Wenn du sehen willst, wie deskbird das Management hybrider Arbeitsbereiche mit zuverlässiger Kalendersynchronisierung, interaktiven Grundrissen und praktischen Analysen, die Teams am Arbeitsplatz wirklich brauchen, deskbird , dann buche einfach eine Demo.

Disclaimer

Die in diesem Artikel aufgeführten Softwareprodukte sowie die entsprechenden Preise und Funktionen basieren auf öffentlich zugänglichen Informationen vom 07.01.2026 und unserer eigenen Einschätzung und können sich ändern. Die Informationen werden ohne Gewähr bereitgestellt. Wenn etwas falsch dargestellt ist, sag uns bitte Bescheid. hier.

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