Wie berechnet man die Desk-Sharing-Quote für hybride Teams?

Mit der zunehmenden Beliebtheit hybrider Arbeitsmodelle hat auch das Konzept des Desk Sharing an Bedeutung gewonnen. Dabei sind immer nur einige Mitarbeitende täglich im Büro und nutzen die verfügbaren Arbeitsplätze. Anstatt jedem einen eigenen Schreibtisch zu geben, der leer steht, wenn die Person nicht da ist, sorgt Desk Sharing dafür, dass die Schreibtische immer besetzt sind und der verfügbare Platz im Büro bestmöglich genutzt wird.

Die Desk-Sharing-Quote hilft Unternehmen dabei, zu verstehen, wie sie ihre Ressourcen am besten verteilen und ihre Bürogestaltung auf Basis der tatsächlichen Anwesenheit und des Buchungsverhaltens ihrer Teams optimieren können. Die richtige Berechnung dieser Zahl entscheidet darüber, ob dein Büro als angenehm flexibel oder als frustrierend überfüllt empfunden wird. Dieser Leitfaden erklärt, wie du deine Quote berechnen kannst, welche Faktoren sie beeinflussen und wie du die für dein Unternehmen passende Balance findest.

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Die Desk-Sharing-Quote gibt an, wie viele Mitarbeitende sich einen Arbeitsplatz teilen. Man rechnet sie aus, indem man die Gesamtzahl der Mitarbeitenden durch die Anzahl der verfügbaren Schreibtische teilt.
• Die meisten Unternehmen streben eine Desk-Sharing-Quote von 1,2 bis 1,8 Mitarbeitende pro Schreibtisch an, wobei hybride Unternehmen Quoten von bis zu 2,0 erreichen.
• Tech-Lösungen wie Desk-Booking-Systeme sind wichtig, um ein gutes Gleichgewicht zwischen Kostenersparnis und Mitarbeiterzufriedenheit zu schaffen.

‍

Was ist eine Desk-Sharing-Quote? 

Die Desk-Sharing-Quote (auch bekannt als Schreibtische-zu-Mitarbeitenden-Quote oder Hot-Desking-Quote)ist eine Kennzahl, die die Anzahl der Mitarbeitenden und die Anzahl der verfügbaren Arbeitsplätze in Relation setzt. Mit anderen Worten: Sie zeigt an, wie viele Mitarbeitende sich einen Schreibtisch teilen. 

Was heißt das konkret? Wenn zwei Mitarbeitende im Laufe der Woche zu unterschiedlichen Zeiten denselben Schreibtisch benutzen, ist das Verhältnis 2:1 (oder 0,5). Ein Verhältnis von 1,5:1 heißt, dass sich drei Mitarbeitende zwei Schreibtische teilen. Je höher die erste Zahl, desto mehr Leute teilen sich einen Arbeitsplatz.

Wie du eine passende Desk-Sharing-Quote berechnest

Die Formel ist ganz einfach: Desk-Sharing-Quote = Gesamtzahl der Mitarbeitenden ÷ Gesamtzahl der verfügbaren Schreibtische.

Wenn du 120 Mitarbeitende und 80 Schreibtische hast, ist deine Desk-Sharing-Quote 1,5:1. Das heißt, im Schnitt teilen sich 1,5 Mitarbeitende einen Schreibtisch oder ungefähr drei Mitarbeitende zwei Schreibtische. Eine Quote größer als 1 zeigt, dass es mehr Mitarbeitende als Arbeitsplätze gibt, was in Desk-Sharing-Umgebungen oft vorkommt, während eine Quote kleiner als 1 auf Überkapazitäten oder ungenutzten Platz hindeutet.

Die richtige Desk-Sharing-Quote zu finden, ist super wichtig, um einen guten Mittelweg zwischen Flächeneffizienz und Komfort für die Mitarbeitenden zu finden.

• Eine niedrige Quote von 1:1 oder höher kann zu Platzverschwendung und höheren Kosten führen.
• Eine sehr hohe Quote wie 4:1 oder 5:1 kann für Frustration bei den Mitarbeitenden sorgen, wenn keine Schreibtische frei sind.

‍

Das ist aber nur die kurze Antwort. Die richtige Desk-Sharing-Quote zu finden ist super wichtig, um einen guten Mittelweg zwischen Flächeneffizienz und Komfort für die Mitarbeitenden zu finden. Und um die richtige Zahl zu ermitteln, reicht es nicht, einfach nur Zahlen in eine Formel zu hauen. Ein systematischer Ansatz, der einen breiten Satz an Daten berücksichtigt, bringt bessere Ergebnisse.

‍

Deine Desk-Sharing-Quote verstehen

Wie kann die Führungsebene herausfinden, welches die ideale Desk-Sharing-Quote ist? Wie viele Schreibtische braucht man wirklich? Und wie viele Schreibtische sollte man mindestens haben, damit Mitarbeitende ohne Probleme ins Büro kommen und zusammenarbeiten können? Fangen wir mit ein paar Benchmarks an.

Übliche Desk-Sharing-Quoten nach Arbeitsmodell

Mittlerweile streben die meisten Unternehmen nach einer Desk-Sharing-Quote von 1,01 bis 2,0 Mitarbeitenden pro Schreibtisch, aber in Wirklichkeit braucht man je nach Auslastungsgrad des hybriden Modells eine unterschiedliche Quote.

• Verhältnis 1:1. Traditionelle Sitzplatzzuweisung. Ideal für Teams, die täglich im Büro sein müssen (4–5 Tage pro Woche).
• Verhältnis 1,3:1 bis 1,7:1. Mittlere hybride Arbeitsformen. Am besten für Teams, die 2–3 Tage pro Woche im Büro arbeiten.
• Verhältnis 2:1 bis 3:1. Flexible Umgebungen/Hoteling. Ideal für Teams, die viel remote arbeiten und selten im Büro sind (1 Tag pro Woche oder weniger).

‍

Mehr als nur eine Desk-Sharing-Quote: Zusätzliche Faktoren, die deine Desk-Sharing-Strategie beeinflussen

Abgesehen von den Benchmarks gibt es mehrere Faktoren, die bestimmen, welche Quote für deine Situation sinnvoll ist, und sie beeinflussen sich gegenseitig auf eine Art, die nicht immer sofort klar ist. Die wichtigsten Aspekte, die du bedenken solltest, sind die Größe deines Teams, die Rollen der einzelnen Teammitglieder, wie oft sie im Büro sind und wie das Team voraussichtlich wachsen wird. 

Remote- und Hybrid-Work-Regelungen

Wie oft Mitarbeitende von zu Hause aus arbeiten, wirkt sich direkt darauf aus, wie viele Schreibtische du wirklich brauchst. Ein Team, das drei Tage pro Woche remote arbeitet, kann sich Schreibtische viel besser teilen als eins, das vier Tage im Büro ist. Deine offizielle Richtlinie gibt die Basis vor, auch wenn das tatsächliche Bürogeschehen manchmal von den schriftlichen Richtlinien abweicht.

Spitzenwerte in den Anwesenheitsmustern

In den meisten Büros gibt es vorhersehbare Belegungsmuster. Von Dienstag bis Donnerstag kommen normalerweise mehr Leute als am Montag oder Freitag. Deine Quote muss die geschäftigsten Tage berücksichtigen, nicht nur die durchschnittliche Besucherzahl. Wenn du nur nach dem Durchschnitt planst, hast du genau dann zu wenig, wenn es am wichtigsten ist.

Beispiel

Schauen wir uns mal ein echtes Beispiel an. Stell dir eine Firma mit 150 Mitarbeitenden und 100 Schreibtischen vor. Wenn man 150 durch 100 teilt, kommt man auf eine Desk-Sharing-Quote von 1,5:1, also 1,5 Mitarbeitende pro Schreibtisch. Ob dieses Verhältnis funktioniert, hängt ganz von den tatsächlichen Anwesenheitsmustern ab. Wenn an einem beliebigen Tag etwa 60 % der Mitarbeitenden zur Arbeit kommen, bieten 100 Schreibtische bequem Platz für die 90 Personen, die anwesend sind. Wenn jedoch dienstags plötzlich 80 % der Mitarbeitenden anwesend sind, gibt es ein Problem.

Anforderungen an die Zusammenarbeit im Team

Manche Teams arbeiten super, wenn sie sich oft persönlich treffen, während andere meistens alleine arbeiten. Technische Teams, die zusammen Fehler beheben, oder kreative Teams, die Ideen sammeln, können von kleineren Gruppen oder speziellen Bereichen profitieren. Teams, die sich auf individuelle Arbeit konzentrieren, können dagegen flexibler zusammenarbeiten, ohne sich gegenseitig zu stören.

Pläne für das Unternehmenswachstum

Eine Desk-Sharing-Quote, die heute perfekt passt, kann nach deiner nächsten Einstellungsrunde zu einem Mangel an Schreibtischen führen. Wenn du eine Pufferkapazität einbaust – normalerweise etwa 10 bis 15 % zusätzlich –, vermeidest du Stress und last-minute Anpassungen, wenn die Mitarbeiterzahl wächst. Dieser vorausschauende Ansatz erspart dir die Mühe, jedes Mal, wenn jemand Neues dazukommt, alles neu berechnen zu müssen.

‍

Tipps, um die passende Desk-Sharing-Quote zu finden

1. Spitzentage und saisonale Schwankungen berücksichtigen. Sammle Daten zur täglichen Anwesenheit im Büro und identifiziere Muster. Wie viele Mitarbeitende kommen montags im Vergleich zu mittwochs? Wie sieht es im vierten Quartal im Vergleich zu den Sommermonaten aus? Plane für Zeiten mit hoher Anwesenheit, nicht nur für Durchschnittswerte. Mit Desk Booking Software kannst du diese Infos automatisch verfolgen.
2. Mitarbeitende zu ihren Präferenzen befragen. Frag dein Team, wie oft sie ins Büro kommen wollen und was sie dazu bringen würde, öfter vorbeizuschaue. Ihre Präferenzen helfen dir dabei, realistisch zu planen und mögliche Probleme zu erkennen.
3. Testen und an der tatsächlichen Nutzung ausrichten. Betrachte deine erste Quote eher als eine Anfangshypothese und nicht als endgültige Lösung. Beobachte, wie das Büro nach der Einführung wirklich genutzt wird, hol dir Feedback von deinen Mitarbeitenden und verbessere deine Quote mit der Zeit. Die ideale Desk-Sharing-Quote findest du erst durch Ausprobieren und nicht nur durch Berechnungen.
4. Immer wieder anpassen. Überprüfe deine Desk-Sharing-Quote einmal im Quartal, vor allem nach Änderungen in den Richtlinien oder größeren Neueinstellungen. Was vor sechs Monaten noch gut funktioniert hat, passt vielleicht nicht mehr zur aktuellen Situation.

‍

Vorteile bei der Optimierung deiner Desk-Sharing-Quote

Desk Sharing – auch bekannt als Hot Desking – kann deinem Unternehmen helfen, Kosten zu sparen, indem du dein Büro verkleinerst, ohne dein Team zu verkleinern. Nutze den Platz und die Ressourcen besser, indem du ein flexibles Modell einführst, das Mitarbeitenden den passenden Arbeitsplatz bietet, wenn sie ihn am meisten brauchen. Mit einem gut koordinierten Desk-Sharing-System kannst du die Produktivität und Zufriedenheit deiner Mitarbeitenden steigern.

Außerdem hat eine unabhängige Studie von deskbird gezeigt, dass gut organisiertes hybrides Arbeiten deinen Mitarbeitenden bis zu einem Tag mehr Produktivität pro Woche bringen und gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit steigern kann. Die gleiche Studie zeigt auch, dass Mitarbeitende zufriedener sind, wenn sie wissen, wer sonst noch im Büro ist, wenn sie kommen. 

Wenn du sie korrekt berechnest und anpasst, bringt die Optimierung der Desk-Sharing-Quote für dein Büro die folgenden Vorteile:

• Kostenkontrolle durch die Reduzierung unnötiger Immobilien- und Energiekosten sowie Ressourcen.
• Bessere Flächennutzung, die sich nach den tatsächlichen Belegungsmustern richtet.
• Flexibilität für die Mitarbeitenden durch gemeinsame Ressourcen und dynamische Arbeitsbereiche.
• Nachhaltigkeit durch die Vermeidung von wenig genutzten Bürobereichen.

‍

Mit der richtigen Desk-Sharing-Strategie schaffst du einen ausgewogenen Arbeitsplatz für dein Team

Die optimale Desk-Sharing-Quote schafft ein Gleichgewicht zwischen Kosteneffizienz und Mitarbeitererfahrung. Wenn du beim Festlegen zu extrem vorgehst, haben die Mitarbeitenden an stressigen Tagen Probleme, einen Platz zu finden. Wenn du hingegen zu zurückhaltend vorgehst, zahlst du für leere Schreibtische, die niemand nutzt.

Wenn Desk Sharing gut klappt, wird das Büro zu einem Ort, den Mitarbeitende besuchen, statt nur zu einem Ort, an dem sie sein müssen. Die Leute kommen ins Büro und wissen, dass sie einen Platz zum Arbeiten haben, in der Nähe ihrer Teamkolleg:innen sitzen können und keine Zeit damit verschwenden müssen, nach einem freien Platz zu suchen. Dieses Vertrauen verändert die Einstellung deines Teams gegenüber der Rückkehr ins Büro.

Der Schlüssel liegt darin, eure Desk-Sharing-Quote als eine lebendige Kennzahl zu sehen und nicht als eine einmalige Berechnung. Wenn sich Arbeitsmuster ändern, Richtlinien angepasst werden und Teams wachsen, ändert sich auch die richtige Zahl. Durch regelmäßige Überprüfungen bleibt euer Arbeitsplatz ausgewogen und passt sich der tatsächlichen Arbeitsweise der Mitarbeitenden an.

‍

Wie deskbird Desk Sharing unterstützt

Durch Desk Sharing kannst du Kosten sparen, indem du deine Büroflächen verkleinerst, ohne dein Team zu verkleinern. Optimiere deine Flächen und Ressourcen, indem du ein flexibles Modell einführst, das Mitarbeitenden an den Tagen den passenden Arbeitsplatz bietet, an denen sie ihn am meisten brauchen.

Allerdings wird die manuelle Verwaltung von Desk Sharing ab einer bestimmten Anzahl von Mitarbeitenden unpraktisch. Technologie macht den Unterschied zwischen einer reibungslosen Erfahrung und täglichem Chaos, insbesondere wenn Unternehmen wachsen. Mit einem gut koordinierten Desk-Sharing-System kannst du die Produktivität und Zufriedenheit deiner Mitarbeitenden steigern.

Workplace Analytics Tools wie deskbird machen aus Rätselraten Klarheit und können die Berechnung sogar automatisieren, indem sie echte Buchungs- und Anwesenheitsdaten anstelle von Schätzungen verwenden. Unternehmen kombinieren oft Desk-Sharing-Kennzahlen mit Daten zur durchschnittlichen Auslastung und Spitzenbelegung, um einen vollständigen Überblick über die Effizienz ihres Arbeitsplatzes zu bekommen. Buche dir eine kostenlose Demo, um zu sehen, wie deskbird hybriden Teams hilft, Büroflächen, Anwesenheit und Flexibilität mit Echtzeit-Buchungen und Workplace Analytics in Einklang zu bringen.