Wie berechnet man die Desk-Sharing-Quote für hybride Teams?
Hybride Arbeitsmodelle haben Unternehmen viele Möglichkeiten zur Optimierung ihrer Büroflächen eröffnet. Unternehmen können ihre Arbeitsplätze und die Anzahl der verwendeten Ressourcen verringern und gleichzeitig ihre Belegschaft beibehalten. Bei einem hybriden Modell muss nur die Hälfte des Teams zu einem bestimmten Zeitpunkt ins Büro kommen, wodurch weniger Platz und Energie verbraucht wird. Das trägt nicht nur zur Nachhaltigkeit bei, sondern spart auch Kosten.
Dieser Guide befasst sich mit einer der effektivsten Methoden zur Optimierung des Büroraums: Desk Sharing. Was ist Desk Sharing, wie kann es eurem Unternehmen nützen und wie könnt ihr es erfolgreich in eurem Büro einführen? Lest weiter und findet es heraus!
Was ist Desk Sharing?
Der Begriff „Desk Sharing” ist eigentlich klar. Auch als„Hot Desking” bekannt, geht es dabei darum, Schreibtische am Arbeitsplatz zu teilen, um in flexiblen Arbeitsumgebungen effizienter zu sein. Das heißt aber nicht, dass zwei Leute gleichzeitig am selben Schreibtisch sitzen. Stattdessen Mitarbeitende zwei Mitarbeitende denselben Schreibtisch zu unterschiedlichen Tages- oder Wochenzeiten. Das ist in hybriden Arbeitsumgebungen üblich, wo nur einige Mitarbeitende täglich ins Büro Mitarbeitende . Anstatt jeder Person einen Schreibtisch zuzuweisen, der leer bleibt, wenn diese Person nicht im Büro ist, sorgt Desk Sharing dafür, dass der Schreibtisch belegt ist, um die verfügbare Bürofläche voll auszunutzen.
Mit der zunehmenden Beliebtheithybrider Arbeitsmodellehat auch das Konzept des Desk-Sharing an Bedeutung gewonnen. Aber wie können Führungskräfte das richtige Verhältnis für Desk-Sharing bestimmen? Wie viele Schreibtische werden tatsächlich benötigt? Und wie viele Schreibtische müssen mindestens zur Verfügung stehen, damit Mitarbeitende ins Büro kommen und zusammenarbeiten Mitarbeitende ? Die wichtigsten Faktoren, die es zu berücksichtigen gilt, sind die Größe Ihres Teams, die Rollen der Teammitglieder, wie oft sie im Büro sind und das prognostizierte Wachstum dieses Teams.
Desk-Sharing-Quoten verstehen: Die Basics
Was ist eine Desk-Sharing-Quote?
Die Desk-Sharing-Quote zeigt an, wie viele Leute sich einen Schreibtisch teilen. Wenn zum Beispiel zwei Leute denselben Schreibtisch zu unterschiedlichen Zeiten in der Woche nutzen, wäre die Quote 2:1. Normalerweise ist das Verhältnis in Büros, wo Mitarbeitende jeden Tag vor Ort Mitarbeitende , 1:1. Da sich die Arbeitswelt aber weiterentwickelt hat und flexible und Remote-Modelle immer beliebter werden, haben sich diese Quoten natürlich verändert.
Wie du deine Desk-Sharing-Quote berechnest
Die Formel ist ganz einfach: Desk-Sharing-Quote = Gesamtzahl der Mitarbeitende Gesamtzahl der verfügbaren Schreibtische.
Wenn du 120 Mitarbeitende 80 Schreibtische hast, ist dein Schreibtisch-Sharing-Verhältnis 1,5:1. Das heißt, im Schnitt teilen sich 1,5 Mitarbeitende einen Schreibtisch oder ungefähr drei Mitarbeitende zwei Schreibtische. Ein Verhältnis von mehr als 1 bedeutet, dass es mehr Mitarbeitende Arbeitsplätze gibt, was bei Schreibtisch-Sharing-Umgebungen oft vorkommt, während ein Verhältnis von weniger als 1 auf Überkapazitäten oder ungenutzten Platz hindeutet.
Übliche Desk-Sharing-Quoten nach Arbeitsmodell
Die meisten Unternehmen streben mittlerweile eine Desk-Sharing-Quote zwischen 1,01 und 2,0 Mitarbeitenden pro Schreibtisch an, aber unterschiedliche Hybridintensitäten brauchen unterschiedliche Desk-Sharing-Quoten.
- Verhältnis 1:1. Traditionelle Sitzplatzzuweisung. Ideal für Teams, die täglich im Büro sein müssen (4–5 Tage pro Woche).
- Verhältnis 1,3:1 bis 1,7:1. Mittlere hybride Arbeitsformen. Am besten für Teams, die 2–3 Tage pro Woche im Büro arbeiten.
- Verhältnis 2:1 bis 3:1. Flexible Umgebungen/Hoteling. Ideal für Teams, die viel remote arbeiten und selten im Büro sind (1 Tag pro Woche oder weniger).
Vorteile von Desk Sharing
Sorgt für mehr Nachhaltigkeit im Unternehmen
Einer der vielen Vorteile von Desk Sharing ist, dass es zu einem nachhaltigeren Unternehmen beitragen kann. Angesichts der Diskussion um den Klimawandel werden sich Unternehmen immer mehr der Ressourcen und der Energie bewusst, die sie verbrauchen.
Wenn Schreibtische gemeinsam genutzt werden, werden weniger Schreibtische benötigt. Weniger Schreibtische bedeuten auch, dass weniger Bürofläche benötigt wird. Es werden also nicht nur weniger Ressourcen verbraucht, sondern die Verringerung der Bürofläche bedeutet auch einen insgesamt geringeren Energieverbrauch. Ein kleinerer Büroraum verbraucht weniger Strom und Wasser und muss seltener gewartet werden.
Darüber hinaus wollen jüngere Generationen wie die Millennials und die Gen Z für Unternehmen arbeiten, die mit ihren Werten übereinstimmen, und Nachhaltigkeit steht für viele dieser jungen Arbeitnehmenden ganz oben auf der Liste. Um Mitarbeitende zu gewinnen, ist die Verpflichtung zu umweltbewussten Praktiken entscheidend.
Führt zu niedrigeren Unternehmenskosten
Neben den Verbesserungen im Bereich der Nachhaltigkeit trägt Desk Sharing auch zur Senkung der Unternehmenskosten bei. Wie im vorigen Abschnitt erwähnt, werden weniger Energie und Ressourcen verbraucht, und es wird weniger Bürofläche benötigt. Angesichts der steigenden Mietkosten in den meisten Großstädten wirkt sich eine Verkleinerung der Bürofläche erheblich auf euren Gewinn aus. Stellt euch vor, ihr könntet den Preis, den ihr für Büroräume zahlt, halbieren oder gar vierteln.
Die Einsparungen sind wahrscheinlich erheblich. Mit einer kleineren Bürofläche und weniger Ressourcen können Unternehmen bis zu 30% an Nebenkosten wie Wasser und Heizung einsparen.
➡️ Lest unseren Artikel über die Büroflächenreduktion, um mehr über diese kostensparende Strategie zu erfahren.
Ermöglicht die Umsetzung von flexiblen Arbeitsmodellen
Ein Arbeitsmodell, bei dem sich zwei oder mehr Mitarbeitende einen Schreibtisch teilen, ermöglicht mehr Flexibilität bei der Wochenplanung. Wenn euer Unternehmen die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen fördert, muss nicht jeder Mitarbeitende täglich ins Büro kommen. Dadurch erhält euer Team mehr Flexibilität und Autonomie, was die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung erhöht.
Desk Sharing lässt sich beispielsweise perfekt mit hybriden Arbeitsmodellen kombinieren, die den Mitarbeitenden die Flexibilität geben, an manchen Tagen von zu Hause und an anderen vom Büro aus zu arbeiten. Im Gegenzug kann das Unternehmen von den Vorteilen hybrider Arbeitsmodelle profitieren, wie etwa einer besseren Work-Life-Balance und einer höheren Produktivität.
Der Schlüssel dazu ist die Koordination. Führungskräfte und Mitarbeitende müssen wissen, wer wann ins Büro kommt, damit sie die Schreibtische entsprechend planen können. Im folgenden Abschnitt wird näher auf die erfolgreiche Umsetzung von Desk Sharing mit koordinierter Hybridarbeit eingegangen.
Wie man Desk Sharing einführt
Entwickelt ein hybrides Arbeitsmodell
Der erste Schritt zur Einführung von Desk Sharing ist die Entwicklung eines hybriden Arbeitsmodells für euer Unternehmen.
Die Art des Modells hängt von eurem Unternehmen und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden ab. Sie können zwischen einem festen und einem flexiblen Modell sowie einem Remote-First- oder Office-First-Modell wählen.
- Ein festes Modell bedeutet, dass Mitarbeitende an bestimmten Tagen der Woche im Büro sein müssen.
- Im Gegensatz dazu bedeutet ein flexibles Modell, dass jeder Einzelne wählen kann, an welchen Tagen er ins Büro kommen möchte.
- Bei einem Remote-First-Modell arbeiten Mitarbeitende in erster Linie von zu Hause aus. Bei einem Office-First-Modell ist das Gegenteil der Fall.
Modelle können sich je nach Branche und sogar je nach Team innerhalb einer bestimmten Organisation unterscheiden. Einige Rollen erfordern mehr praktische Arbeit oder persönliche Zusammenarbeit als andere, was berücksichtigt werden muss. Bezieht euer Team in den Entwicklungsprozess mit ein und gebt ihm die Möglichkeit, sich dazu zu äußern, welche Art von Hybridmodell für sie am besten geeignet wäre. Befragt sie regelmäßig, um besser zu verstehen, wie sich das auf ihre psychische Gesundheit, Produktivität und allgemeine Zufriedenheit auswirkt.
Implementiert Arbeitsplatztechnologien
Wie im letzten Abschnitt erwähnt, erfordert die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen Koordination. Wenn man nicht weiß, welche Schreibtische wann besetzt sind, kann es sein, dass bei Bedarf nicht die richtige Anzahl an Plätzen zur Verfügung steht. Stellt euch vor, ihr kommt ins Büro und erwartet, dass ihr an eurem Schreibtisch sitzt, nur um dann festzustellen, dass dort jemand anderes sitzt. Das wäre frustrierend und würde die Produktivität stark beeinträchtigen. Um die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu gewährleisten, muss also eine Arbeitsplatztechnologie implementiert werden, die bei der Koordinierung hybrider Wochenpläne hilft.
Mit einer Schreibtischbuchungssoftware wie deskbird können Mitarbeitende ihre Schreibtische im Voraus buchen und sich einen Überblick darüber verschaffen, wo einzelne Personen täglich sitzen. Dadurch werden nicht nur Überschneidungen vermieden, sondern es wird auch sichergestellt, dass sich die Teammitglieder bei Bedarf persönlich treffen können, um zusammenzuarbeiten, und einen geeigneten Platz dafür haben. Mithilfe von Analysen gibt ein Schreibtischbuchungssystem den Arbeitgebenden auch eine klare Vorstellung davon, welche Ressourcen genutzt werden und ob ihr Platz wirklich optimal genutzt wird. Mit diesem Wissen können Unternehmen bei Bedarf den Personalbestand reduzieren oder Ressourcen und Raum neu zuweisen, um die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu erfüllen.
Eine Studie von deskbird hat gezeigt, dass eure Mitarbeitenden durch gut koordinierte Hybridarbeit jede Woche bis zu einem Tag an Produktivität gewinnen können! Außerdem verbessert es die Mitarbeiterzufriedenheit. Dieselbe Studie belegt auch, dass Mitarbeitende zufriedener sind, wenn sie wissen, wer sonst noch im Büro ist, wenn sie kommen. Eine fehlende Koordinierung der Hybridarbeit führt zu einem Rückgang der Mitarbeiterzufriedenheit um bis zu 40%.
➡️ Lest unseren vollständigen Guide zum Thema Mitarbeiterzufriedenheit , um Tipps zu erhalten, wie ihr sicherstellen könnt, dass eure Mitarbeitenden zufrieden sind.
Legt ein Desk-Sharing-Verhältniss fest
Ihr könnt mit der Berechnung des Desk-Sharing-Verhältnisses für euer Unternehmen beginnen, indem ihr die Größe eures Teams, seine Aufgaben, die Häufigkeit seiner Aufenthalte im Büro und das voraussichtliche Wachstum des Teams berücksichtigen.
Je größer euer Team ist, desto mehr Schreibtische werden benötigt. Das ist zwar offensichtlich, aber die Gleichung wird kompliziert, wenn dieses große Team stark verteilt ist.
Ihr könnt beispielsweise 500 Mitarbeitende haben, die euer Büro nutzen, aber nur 200 von ihnen kommen wöchentlich ins Büro. In diesem Fall wäre die gleiche Anzahl von Schreibtischen erforderlich wie bei einem Unternehmen mit 200 Mitarbeitenden, die täglich zur Arbeit kommen. Ihr müsst also nicht nur die Größe eures Teams berücksichtigen, sondern auch, wie oft es ins Büro kommt. Außerdem müsst ihr euch über die Aufgaben der einzelnen Mitarbeitenden und deren Bedarf an Zusammenarbeit im Klaren sein. So müssen z.B. Mitglieder von Teams, die mehr auf Zusammenarbeit oder Innovation ausgerichtet sind, häufiger ins Büro kommen. Und schließlich steigt mit dem Wachstum eures Teams auch der Bedarf an Schreibtischen. Berücksichtigt also bei der Festlegung des idealen Shared-Desk-Verhältnisses das erwartete Unternehmenswachstum, um sicherzustellen, dass ihr neue Mitarbeitende aufnehmen könnt.
Desk Sharing kann eurem Unternehmen helfen, Kosten zu sparen, indem ihr euren Arbeitsbereich verkleinert, ohne euer Team zu verkleinern. Optimiert euren Platz und eure Ressourcen, indem ihr ein flexibles Modell einführt, das Mitarbeitenden den Platz gibt, den sie brauchen. Mit einem gut abgestimmten Desk-Sharing-System könnt ihr die Produktivität und Zufriedenheit eurer Mitarbeitenden erhöhen!
Möchtet ihr euren hybriden Arbeitsplatz noch heute verwalten und ein organisiertes Desk-Sharing-Modell entwickeln?
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Häufig gestellte Fragen
Wie hoch ist die Desk-Sharing-Quote?
Die Desk-Sharing-Quote ist eine Kennzahl, die zeigt, wie viele Mitarbeitende sich einen Arbeitsplatz im Büro teilen. Die Quote wird als Zahl mit dem Zusatz „:1“ angegeben. Eine Quote von 2:1 bedeutet zum Beispiel, dass sich zwei Mitarbeitende denselben Schreibtisch zu unterschiedlichen Zeiten teilen.
Wie berechnet man die Desk-Sharing-Quote?
Berechne deine Desk-Sharing-Quote, indem du die Gesamtzahl Mitarbeitende die Anzahl der verfügbaren Schreibtische teilst: Desk-Sharing-Quote = Gesamtzahl der Mitarbeitenden ÷ Anzahl der Schreibtische. deskbird einen kostenlosen Büroflächenrechner, mit dem du die richtige Schreibtischauslastung basierend auf deiner Teamgröße, deinem Zeitplan und deinen Anwesenheitsmustern ermitteln kannst.
Kann ich für verschiedene Abteilungen unterschiedliche Desk-Sharing-Quoten festlegen?
Ja. Vertriebsteams, die viel unterwegs sind, kommen vielleicht gut mit einem Verhältnis von 3:1 klar, während Ingenieurteams, die vier Tage pro Woche zusammenarbeiten, eher ein Verhältnis von 1,2:1 brauchen. Finanzteams, die mit vertraulichen Dokumenten arbeiten, brauchen vielleicht komplett zugewiesene Sitzplätze. Wichtig ist, dass du Workplace Analytics nutzt, Workplace Analytics zu sehen, wie die einzelnen Abteilungen das Büro wirklich nutzen, und dann die Verhältnisse an ihre speziellen Muster anpasst. Dein Tischbuchungssystem sollte die Nutzung pro Team verfolgen, damit du jede Abteilung einzeln optimieren und gleichzeitig die Gesamtkapazität des Gebäudes verwalten kannst.
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