Arbeitsplatzanalyse: Ein praktischer Leitfaden für hybride Teams

Mit Workplace Analytics kriegst du konkrete Infos darüber, wie deine Büroräume wirklich genutzt werden , damit du bessere Entscheidungen über Immobilien, Hybrid-Richtlinien und Kapazitätsplanung treffen kannst . Dieser Leitfaden erklärt, was Workplace Analytics , wie es funktioniert und wie du es nutzen kannst, um Kosten zu senken und deinen hybriden Arbeitsplatz ohne Spekulationen zu verbessern.

Was sind Workplace Analytics?

Bei der Arbeitsplatzanalyse geht's darum, Daten darüber zu sammeln und zu analysieren, wie Mitarbeitende Büroräume, digitale Tools und ihre Zeit Mitarbeitende . So kriegst du konkrete Antworten darauf, was in deinem Büro wirklich abgeht, statt dich auf Vermutungen oder schnelle Blicke zu verlassen.

Die Daten kommen aus Buchungssystemen, Kalendern, Sensoren und HR-Plattformen. Diese Quellen werden in Workplace Analytics eingespeist, die Muster aufzeigt, die man mit bloßem Auge nicht erkennen kann. So könnte man zum Beispiel feststellen, dass ein Besprechungsraum, von dem man dachte, er sei immer belegt, an den meisten Nachmittagen leer steht oder dass freitags nur halb so viele Leute da sind wie dienstags.

Mit diesen Infos kannst du bessere Entscheidungen zu Immobilien, hybriden Richtlinien und Büroaufteilungen treffen. Anstatt zu fragen „Haben wir genug Platz?“, kannst du sagen „Wir nutzen 60 % unserer Schreibtische an Spitzentagen und 25 % an Freitagen.“

Welche Daten werden von Workplace Analytics ?

Die Arbeitsplatzanalyse erfasst vier Hauptarten von Infos. Jede Kategorie gibt Antworten auf verschiedene Fragen zur Funktionsweise deines Büros.

• Die Raumnutzung zeigt, wie die physischen Ressourcen im Laufe des Tages genutzt werden. Dazu gehören die Belegung der Schreibtische, die Buchung von Besprechungsräumen, der Besucherverkehr und die Spitzenzeiten. So findest du heraus, ob du zu viele, zu wenige oder gerade genug Schreibtische für deinen tatsächlichen Bedarf hast.
• Zusammenarbeitsmuster zeigen, wie Teams miteinander umgehen. Das System checkt, wie oft Meetings stattfinden, wie lange sie dauern, wer dabei ist und welche Abteilungen am häufigsten zusammenarbeiten. So wird klar, ob dein Büro so eingerichtet ist, dass es die Zusammenarbeit fördert oder eher Probleme macht.
• Die Zeitverteilung zeigt, wie Mitarbeitende ihren workday verschiedene Aktivitäten Mitarbeitende . Dabei wird zwischen Besprechungszeit, konzentrierter Arbeit und anderen Aufgaben unterschieden. So kannst du potenzielle Burnout-Risiken erkennen oder feststellen, ob die Leute zu viel Zeit in unproduktiven Besprechungen verbringen.‍
• Anwesenheitstrends Beobachte, wer ins Büro kommt, wann die Leute da sind und wie oft sie vorbeischauen. Du kannst das nach Team, Abteilung oder Standort aufschlüsseln, um zu sehen, ob deine Hybrid-Arbeitspolitik befolgt oder ignoriert wird.

Der Hauptunterschied zu Überwachungs-Tools ist, dass bei der Datenanalyse am Arbeitsplatz aggregierte, anonymisierte Infos verwendet werden. Das System zeigt Gruppenverhalten und Trends im ganzen Büro, nicht die Verfolgung einzelner Mitarbeiter.

Wie Workplace Analytics ?

Die Arbeitsplatzanalyse läuft in drei Schritten ab, die aus rohen Daten visuelle Einblicke machen. Dieser Prozess läuft im Hintergrund und man muss keine Daten manuell eingeben.

1. Die Datenerfassung holt Infos aus deinem digitalen Fußabdruck. Das System verbindet sich mit Kalendern wie Outlook und Google Kalender, Tischbuchungsplattformen, Ausweislesern, WLAN-Netzwerken, IoT-Sensoren und HRIS-Tools. Jedes Mal, wenn jemand einen Tisch bucht oder sich im Gebäude anmeldet, wird diese Aktion zu einem Datenpunkt.
2. Die Analyse nutzt Algorithmen, um diese Infos zu verarbeiten und Muster zu erkennen. Die Software sucht nach Trends, z. B. an welchen Tagen die meisten Leute da sind, welche Bereiche leer bleiben und wie sich das Buchungsverhalten mit der Zeit ändert. Maschinelles Lernen hilft dabei, Auffälligkeiten zu erkennen, die auf ein Problem hindeuten könnten, wie z. B. einen plötzlichen Rückgang der Nutzung von Besprechungsräumen.
3. Die Berichterstellung macht Dashboards und Visualisierungen, die jeder kapiert. Du siehst Nutzungsraten, Spitzentage, die belebtesten Zonen und den Ressourcenbedarf in Diagrammen und Grafiken. So kannst du deine Erkenntnisse ganz einfach mit der Geschäftsleitung oder den Facility-Teams teilen, ohne einen Abschluss in Datenwissenschaft zu brauchen.

Plattformen, bei denen Datenschutz an erster Stelle steht, legen eine Mindestgruppengröße fest, bevor sie Daten anzeigen. Die meisten verlangen mindestens 5 Personen in einer Gruppe, bevor sie Ergebnisse zeigen. So wird verhindert, dass jemand individuelles Verhalten in den Berichten erkennen kann.

Wichtige Workplace Analytics für Workplace Analytics

Wenn du die richtigen Kennzahlen im Auge behältst, weißt du, was wirklich los ist und was du nur denkst. Diese Messungen sind die Basis jeder Strategie zur Analyse von Arbeitsbereichen.

• Raumnutzungsrate: Wie viel Prozent der verfügbaren Schreibtische oder Räume in einem bestimmten Zeitraum wirklich genutzt werden.
• Spitzenauslastungstage: An welchen Tagen ist die Auslastung am höchsten (in hybriden Büros normalerweise von Dienstag bis Donnerstag)?
• No-Show-Rate: Wie viele gebuchte Schreibtische oder Räume werden nicht genutzt, nachdem jemand sie reserviert hat?
• Verhältnis von Schreibtischen zu Mitarbeitern: Wie viele Schreibtische brauchst du im Vergleich zur Gesamtzahl deiner Mitarbeiter?
• Bedarf an Besprechungsräumen: Welche Räume sind immer ausgebucht und welche stehen leer?
• Durchschnittliche Anwesenheit: Wie oft Mitarbeitende pro Woche oder Monat ins Büro Mitarbeitende

Die Raumnutzungsrate ist oft die aufschlussreichste Kennzahl für Unternehmen, die Workplace Analytics zum ersten Mal nutzen. Viele Organisationen merken, dass sie viel mehr Platz bezahlen, als sie wirklich brauchen. Eine Nutzungsrate unter 50 % zeigt, dass man die Bürofläche verkleinern könnte, ohne die Mitarbeiterzufriedenheit zu beeinträchtigen. Der Workplace Utilization Index von XY Sense zeigt, dass die weltweite Büronutzung derzeit bei durchschnittlich 43 % liegt.

Die Tage mit der höchsten Auslastung helfen dir bei der Planung deiner Kapazitäten. Wenn von Dienstag bis Donnerstag die Auslastung immer bei 80 % liegt, während sie montags und freitags bei etwa 30 % bleibt, weißt du genau, wann du die meisten Ressourcen brauchst.

Das Verhältnis von Schreibtischen zu Mitarbeitern hat sich mit der Einführung von Hybridarbeit stark verändert. In klassischen Büros war das Verhältnis 1:1, sodass jeder Mitarbeiter seinen eigenen Schreibtisch hatte – laut CBRE-Daten machen das aber nur noch 40 % der Unternehmen. Hybride Büros funktionieren oft gut mit einem Verhältnis von 0,6:1 oder 0,7:1, also 6 bis 7 Schreibtischen pro 10 Mitarbeitende.

Vorteile von Workplace Analytics hybride Teams

Arbeitsplatzanalysen machen das Management flexibler Arbeitsmodelle einfacher. Die Daten sorgen für Klarheit, was den hybriden Betrieb für alle Beteiligten reibungsloser macht.

• Man kann Immobilienkosten senken, indem man ungenutzte Flächen findet. Wenn Analysen zeigen, dass man an Spitzenzeiten nur 60 % der aktuellen Bürofläche braucht, kann man auf einen kleineren Mietvertrag umsteigen. So spart man Geld für Miete, Nebenkosten, Reinigung und Instandhaltung, ohne dass jemand gegen seinen Willen von zu Hause aus arbeiten muss.
• Verbesserte Raumplanung erfolgt, wenn du Layouts auf der Grundlage der tatsächlichen Nutzung statt auf der Grundlage von Annahmen entwirfst. Wenn Daten zeigen, dass Mitarbeitende , ruhige Bereiche zum Konzentrieren zu finden, kannst du wenig genutzte Sozialbereiche in spezielle Ruheräume umwandeln. Wenn bestimmte Teams immer Schreibtische in der Nähe voneinander buchen, kannst du Nachbarschaftszonen schaffen, die ihre Zusammenarbeit unterstützen.‍
• Bessere hybride Richtlinien Entscheidungen entstehen, wenn du siehst, welche Regeln funktionieren und welche Probleme verursachen. Analysen zeigen, ob obligatorische Bürotage die Anwesenheit fördern oder ob Mitarbeitende , an bestimmten Tagen zur Arbeit zu kommen, um organisch zusammenzuarbeiten. Du kannst Richtlinien auf der Grundlage von Fakten statt auf der Grundlage von Meinungen der Führungskräfte anpassen.‍
• Eine bessere Mitarbeitererfahrung entsteht, wenn Teams sehen können, wann ihre Kollegen im Büro sind. Diese Klarheit hilft den Leuten, ihre Woche so zu planen, dass sie sinnvoll zusammenarbeiten können, anstatt für Solo-Arbeit, die sieauch von zu Hause aus erledigen könnten, zur Arbeit zu pendeln.
• Datengestützte Budgetplanung macht Schluss mit Spekulationen bei der Planung von Büroinvestitionen. Egal, ob du neue Möbel kaufst, die Technik aufrüstest oder eine Etage neu gestaltest – Analysen sorgen dafür, dass du dein Geld dort investierst, wo es den größten Mehrwert bringt.

Mit Workplace Analytics für hybride Umgebungen kannst du Flexibilität und Zusammenarbeit gut unter einen Hut bringen. Das Büro wird zu einem Ort, an den man bewusst geht, statt nur aus Pflichtgefühl.

Häufige use cases Workplace Analytics

Unternehmen nutzen Workplace Analytics bestimmte betriebliche Probleme zu lösen. Diese Beispiele zeigen, wie Daten zu besseren Managemententscheidungen führen.

1. Büroverlagerung oder Verkleinerung benötigt genaue Raumprognosen. Bevor du einen neuen Mietvertrag unterschreibst, kannst du mithilfe von Analysen genau bestimmen, wie viel Fläche du brauchst. So vermeidest du den teuren Fehler, zu viel Fläche für hybride Mitarbeiter zu mieten, die nur zwei bis drei Tage pro Woche im Büro sind.
2. Hybrides Arbeiten hilft Personalabteilungen zu verstehen, ob die Anwesenheitsrichtlinien in der Praxis eingehalten werden. Wenn du drei Tage pro Woche im Büro vorschreibst, die Analysen aber zeigen, dass die meisten Teams nur ein bis zwei Tage kommen, weißt du, dass die Richtlinie angepasst oder besser kommuniziert werden muss.
3. Kapazitätsplanung für Wachstum nutzt aktuelle Daten, um den zukünftigen Bedarf vorherzusagen. Schnell wachsende Unternehmen können so sehen, ob ihre vorhandenen Räumlichkeiten neue Mitarbeiter aufnehmen können oder ob sie expandieren müssen. So lässt sich eine Überbelegung an Spitzentagen vermeiden, ohne sofort teure neue Immobilien kaufen zu müssen.
4. Optimierung von Besprechungsräumen bedeutet, Räume nach dem tatsächlichen Bedarf und nicht nach dem vermeintlichen Bedarf neu zu verteilen.Untersuchungen von Density zeigen, dass die weltweite Auslastung von Besprechungsräumen im Durchschnitt nur 30 % beträgt. Wenn Analysen zeigen, dass Besprechungen mit vier Personen ständig in Konferenzräumen für zehn Personen stattfinden, kannst du einige große Räume in kleinere Besprechungsräume umwandeln. So schaffst du mehr Gesamtkapazität, ohne die Fläche zu vergrößern.
5. NachhaltigkeitNachhaltigkeitsberichte helfen dabei, Energieverschwendung zu erkennen und zu reduzieren, indem sie wenig genutzte Stockwerke oder Bereiche aufzeigen. Wenn man bestimmte Bereiche an Tagen mit wenig Betrieb, wie zum Beispiel freitags, schließt, kann man die Kosten für Heizung, Kühlung und Beleuchtung deutlich senken und gleichzeitig die Umweltziele unterstützen.

Datenschutz und ethische Überlegungen

Datenschutz ist das Wichtigste bei der Einführung Workplace Analytics. Die Mitarbeiter machen sich Sorgen wegen Überwachung, deshalb braucht man Plattformen, bei denen der Datenschutz von Anfang an im Vordergrund steht.

Aggregationsschwellen sorgen dafür, dass Daten nur angezeigt werden, wenn Gruppen die Mindestgrößenanforderungen erfüllen. Die meisten ethischen Systeme brauchen mindestens 5 Leute in einer Gruppe, bevor sie irgendwelche Infos zeigen. Das verhindert, dass jemand die Gewohnheiten einer einzelnen Person vom Gruppentrend trennt.

Durch die Anonymisierung werden alle Berichte von persönlichen Identitäten befreit. Das System zeigt nur, dass „das Marketingteam” im Büro ist, nicht aber, dass „Sarah aus dem Marketing” an Schreibtisch 42 sitzt. Namen, Mitarbeiter-IDs und andere persönliche Identifikationsmerkmale tauchen nie in den Analyse-Dashboards auf.

DSGVO und Compliance sind vor allem für europäische Unternehmen oder solche mit europäischen Mitarbeitende wichtig. Plattformen, die strenge Datenschutzstandards einhalten, sorgen dafür, dass Informationen sicher gehostet und gemäß den Vorschriften verarbeitet werden. Achte auf Zertifizierungen wie ISO 27001 und SOC2, die die Sicherheitspraktiken bestätigen.

Transparenz schafft Vertrauen in deinem Team. Die Mitarbeiter sollten genau wissen, was erfasst wird und warum. Eine klare Kommunikation über das Ziel – die Verbesserung der Arbeitsatmosphäre im Büro, nicht die Überwachung der individuellen Leistung – verhindert Ängste und Widerstände.

Zweckbindung heißt, dass die Daten nur für Entscheidungen über die Raumnutzung genutzt werden sollten. Sie sollten nie für Leistungsbewertungen, Disziplinarmaßnahmen oder Beförderungsentscheidungen verwendet werden. Wenn Mitarbeitende , dass die Analysen dem Arbeitsplatz dienen und nicht der Überwachung, gehen sie ehrlicher mit den Buchungssystemen um.

Ein Design, bei dem Datenschutz an erster Stelle steht, macht Buchungstools beliebter und sorgt dafür, dass die gesammelten Daten genau und nützlich sind. Wenn Mitarbeitende Überwachung Mitarbeitende , werden sie das System komplett meiden, sodass du nur unvollständige Infos bekommst.

Wie man Workplace Analytics auswählt

Mit der richtigen Plattform kriegst du nützliche Infos, ohne dass du dir neue Verwaltungsprobleme einhandelst. Die beste Workplace Analytics schafft den Spagat zwischen umfassenden Daten und Einfachheit.

Die Integrationstiefe entscheidet, wie gut das System in deinen bestehenden Arbeitsablauf passt. Such nach Plattformen, die direkt mit MS Teams, Slack, Outlook, Google Kalender und HRIS-Tools wie Personio SAP verbunden sind. Wenn Daten automatisch aus den Tools fließen, die die Leute schon nutzen, bekommst du eine höhere Genauigkeit ohne manuelle Eingaben.

Datenschutzstandards sind beim Schutz von Mitarbeiterdaten unverzichtbar. Check, ob die Plattformen die DSGVO einhalten, Hosting-Optionen in der EU anbieten und Zertifizierungen wie ISO 27001 und SOC2 haben. Diese Zertifizierungen zeigen, dass der Anbieter Sicherheit ernst nimmt und die besten Praktiken der Branche befolgt.

Die einfache Bedienung ist wichtig, weil Chefs am Arbeitsplatz ohne IT-Hilfe auf Infos zugreifen können sollten. Die Benutzeroberfläche sollte so intuitiv sein, dass jeder mit nur wenigen Klicks Berichte erstellen und Dashboards anzeigen kann. Komplizierte Systeme, für die man Schulungen oder technisches Wissen braucht, werden oft nicht genutzt.

Praktisch nutzbare Ergebnisse unterscheiden nützliche Plattformen von solchen, die nur Zahlen anzeigen. Achte auf Funktionen, die Verbesserungen vorschlagen oder das Ressourcenmanagement basierend auf Nutzungstrends automatisieren. Beispielsweise können manche Systeme an Tagen mit geringer Auslastung automatisch die Anzahl der buchbaren Schreibtische reduzieren, um Energiekosten zu sparen.

Die Skalierbarkeit sorgt dafür, dass die Lösung mit deinem Unternehmen mitwächst. Egal, ob du 50 oder 5.000 Mitarbeitende hast, die Analysen sollten immer schnell und genau bleiben. Frag die Anbieter nach der Leistung bei verschiedenen Unternehmensgrößen, bevor du dich festlegst.

Wie deskbird Workplace Analytics deskbird

deskbird macht hybrides Arbeiten für Mitarbeitende einfach Mitarbeitende für das Management überschaubar. Die Plattform geht über die einfache Buchung hinaus und liefert dir detaillierte Infos darüber, wie dein Büro wirklich genutzt wird.

Umfassende Analyse-Dashboards zeigen dir in Echtzeit, wie es um Belegung, Nutzung und Anwesenheit steht. Du siehst genau, welche Tage am meisten los ist und welche Bereiche nicht so gut genutzt werden. Mit diesen Infos kannst du gute Entscheidungen treffen, um dein Immobilienportfolio richtig anzupassen.

Dynamic Spaces passt die buchbaren Ressourcen automatisch an die Nachfrage an. Wenn die Analysen zeigen, dass freitags weniger Leute da sind, kann das System weniger Schreibtische zur Verfügung stellen oder bestimmte Bereiche sperren. Das spart Reinigungs- und Energiekosten, ohne dass die Facility-Teams manuell eingreifen müssen.

Die tiefe Integration mit MS Teams, Slack und HRIS-Systemen wie Personio SAP sorgt für eine hohe Akzeptanz. Wenn die Buchung in Tools passiert, die die Leute schon jeden Tag nutzen, machen sie es auch wirklich. Das führt zu genaueren Daten, die die tatsächliche Nutzung im Büro widerspiegeln.

Die DSGVO-konforme, ISO 27001-zertifizierte Sicherheit schützt deine Daten am Arbeitsplatz. Weil deskbird in Europa entwickelt und gehostet deskbird , hält es sich an strenge Datenschutzstandards, die die Daten deiner Mitarbeiter sicher und anonym halten.

Mit deskbird sehen Mitarbeitende auf einen Blick, wie viele Kolleg:innen im Büro sind – und planen ihre Büro- oder Homeoffice-Tage entsprechend.
Giulia Pelia, Office Managerin bei Dermaceutic Laboratoire

Mach aus deinen Arbeitsdaten bessere Entscheidungen fürs Büro

Mit Workplace Analytics musst du beim Management eines hybriden Büros nicht mehr raten. Dank genauer Daten kannst du dein Büro effizienter machen, unnötige Kosten sparen und einen Arbeitsplatz schaffen, den die Leute wirklich gerne besuchen.

Die richtige Analyseplattform macht dein Büro von einer statischen Kostenstelle zu einem flexiblen Asset, das sich an die Bedürfnisse deines Teams anpasst. Du zahlst nicht mehr für leere Schreibtische und investierst stattdessen in Räume, die echte Zusammenarbeit fördern.

deskbird die Infos, die du brauchst, um einen besseren hybriden Arbeitsplatz zu schaffen. Durch die Kombination von intuitiven Buchungstools mit leistungsstarken Analysen helfen wir dir, eine Arbeitsplatzstrategie zu entwickeln, die auf der Realität basiert und nicht auf Vermutungen. Buch eine Demo, um zu sehen, wie deskbird dir dabei deskbird , datengestützte Entscheidungen für deinen Arbeitsplatz zu treffen.