So verkleinerst du deine Büroräume erfolgreich

Die meisten Hybridbüros sind an einem durchschnittlichen Tag zu 40–60 % ausgelastet, was bedeutet, dass Unternehmen für Flächen zahlen, die mehr als die Hälfte der Zeit leer stehen. Bei der Reduzierung von Büroflächen geht es nicht mehr darum, in einer Krise Kosten zu sparen. Es geht darum, deine Immobilien an die Mitarbeitende Nutzung des Büros Mitarbeitende anzupassen. In diesem Leitfaden erfährst du, wie du deinen tatsächlichen Flächenbedarf anhand von Belegungsdaten berechnest. Du erfährst, wie du deine Raumaufteilung für mehr Zusammenarbeit neu gestalten kannst. Außerdem erklären wir dir, wie du Tools zur Tischreservierung einsetzt, die Chaos verhindern, wenn die Anzahl der Tische begrenzt ist.

Kurz zusammengefasst

Durch die Reduzierung der Büroflächen können hybride Unternehmen ihre Immobilienkosten senken, indem sie die physischen Räumlichkeiten an die tatsächlichen Nutzungsmuster anpassen. Der Erfolg hängt von datengestützten Entscheidungen ab, nicht von Vermutungen.

Warum Unternehmen ihre Büroflächen verkleinern

Früher sahen Unternehmen die Verkleinerung von Büroräumen als negatives Zeichen an. Finanzielle Probleme oder andere Schwierigkeiten waren meist der Grund für solche Entscheidungen. Heute ist die Verkleinerung von Büroräumen ein ganz normaler Schritt, der sich aus unseren neuen Arbeitsweisen ergibt.

Das ist eine bedeutende Veränderung. Aktuelle Trends im Bereich Hybridarbeit zeigen, dass viele Unternehmen seit 2020 ihre Büroflächen reduziert haben oder dies planen. Die Gründe dafür liegen auf der Hand:

Hybrides Arbeiten hat verändert, wie Mitarbeitende das Büro Mitarbeitende

Flexible Arbeitsmodelle sind mittlerweile Standard für Unternehmen, die einen mitarbeiterorientierten Ansatz verfolgen und Talente anziehen. So können sie weltweit Mitarbeiter einstellen und weiter wachsen, ohne nach neuen Büroräumen suchen zu müssen.

Die Auslastung der Büroflächen wird weltweit auf etwa 40 % geschätzt. In den meisten Hybridbüros liegt die durchschnittliche Auslastung an einem typischen Tag zwischen 40 und 60 %. An Spitzentagen, meist von Dienstag bis Donnerstag, erreicht sie 70 bis 80 %. Montags und freitags sinkt sie oft unter 30 %. Unternehmen zahlen für Flächen, die die meiste Zeit leer stehen.

Nichterscheinen verschärfen das Problem. Selbst wenn Mitarbeitende Schreibtische Mitarbeitende , erscheinen 15–25 % nicht. Ohne Check-in kannst du den Unterschied zwischen gebuchtem und tatsächlich genutztem Platz nicht erkennen.

Kosteneinsparungen bestimmen strategische Entscheidungen

CRE-Manager (Corporate Real Estate) konzentrieren sich darauf, die Immobilienkosten effizienter zu gestalten. Die Verkleinerung der Büroflächen ist einer der wirksamsten Ansätze. Unternehmen können ihre Mietkosten senken, indem sie die Büronutzung analysieren und die Größe der Räumlichkeiten reduzieren. Auch ihre Ausgaben für Büroausstattung, Nebenkosten und andere Kosten, die damit verbunden sind, alle Mitarbeiter täglich vor Ort zu beschäftigen, sinken.

Und die Einsparungen sind beträchtlich. Unternehmen, die ihre Büroräume an den Bedarf anpassen, senken oft Immobilienkosten erheblich senken . Im Durchschnitt können Unternehmen durch die Optimierung ihres hybriden Arbeitsumfelds jährlich 11.000 Dollar pro Mitarbeiter einsparen.

Das eröffnet eine Möglichkeit zur Reinvestition. Das eingesparte Geld kann in eine stärkere Personalentwicklung, bessere Technologie oder verbesserte Arbeitsplatzausstattung fließen. Eine schlecht durchgeführte Verkleinerung der Büroflächen kann die positive Unternehmenskultur schwächen. Wenn du es gut umsetzt, kannst du dein Budget für Teambuilding-Maßnahmen oder Initiativen zur Förderung des Wohlbefindens am Arbeitsplatz aufstocken. Der Schlüssel zu weiteren Ideen zur Kostensenkung im Büro liegt darin, die Verkleinerung der Flächen als strategische Investition zu betrachten und nicht nur als Kosteneinsparung.

So berechnest du deinen tatsächlichen Platzbedarf

Bevor du die Bürofläche verkleinerst, musst du wissen, wie viel Platz du tatsächlich nutzt. Schätzungen führen zu beengten Büros, die Mitarbeitende frustrieren. Oder du hast am Ende überdimensionierte Räume, die Geld verschwenden. Daten machen Schluss mit dem Rätselraten.

Du kannst deine tatsächlichen Büroflächenkosten mithilfe eines strukturierten Ansatzes berechnen. Der Prozess dauert 4 bis 8 Wochen, in denen Daten gesammelt werden. Die Investition lohnt sich.

Wichtige Kennzahlen, die du vor einer Personalreduktion im Auge behalten solltest

Beginne damit, das zu messen, worauf es ankommt. Diese Kennzahlen bilden die Grundlage für eine fundierte Entscheidung zum Personalabbau:

Die Analysefunktiondeskbird zeigt dir, wer von wo aus arbeitet und welche Bereiche deines Büros am meisten genutzt werden , damit du die Bürokosten senken kannst. Echtzeitdaten sind immer besser als Vermutungen.

Nutzung von Analysen zur Begründung deiner Entscheidung

Die interne Zustimmung zu gewinnen, ist eine der größten Herausforderungen bei der Personalreduktion. Die Finanzabteilung will Beweise. Die Führungskräfte wollen Zuversicht. Die Mitarbeiter wollen Sicherheit.

Daten zur Raumnutzung liefern dir alle drei Informationen. Zeige, dass dein Büro im Durchschnitt zu 45 % ausgelastet ist und Spitzenwerte von 65 % erreicht. Damit wird klar, warum eine Verkleinerung der Fläche sinnvoll ist. Zeige, dass 20 % der Meetingräume 80 % der Buchungen Meetingräume . Dann weißt du genau, welche Räume du behalten solltest.

Erstelle deinen Business Case mit konkreten Zahlen: aktuelle Kosten pro Mitarbeiter, prognostizierte Kosten nach der Verkleinerung, Zeitplan für die erwarteten Einsparungen und Pläne für die Reinvestition. ILF Consulting Engineers Austria stand genau vor dieser Herausforderung, als durch das rasante Wachstum die Büroflächen knapp wurden, während Mitarbeitende im Hybridmodell Mitarbeitende . Durch die Einführung deskbird Verwaltung deskbird rund 800 Arbeitsplätzen nutzten sie detaillierte Nutzungsdaten, um den tatsächlichen Bedarf der Abteilungen zu ermitteln. Das Ergebnis: Das Management musste keine Streitigkeiten um Platz mehr schlichten, und das Unternehmen stellte fest, dass es weiter wachsen konnte, ohne in Platzprobleme zu geraten.

Es gibt keine Diskussionen mehr, und nach all den Analysen ist uns auch klar geworden, dass wir tatsächlich genug Platz haben. Wir könnten sogar weiter wachsen, und es würde wahrscheinlich trotzdem nicht an Schreibtischen mangeln. Diese Aussage konnten wir aber erst treffen, nachdem deskbird mit deskbird die Schreibtischbelegung genau deskbird und alles im Detail ausgewertet deskbird .

Josef P. Mayr, Geschäftsführer bei ILF Consulting Engineers Austria

Schritte zur Verkleinerung deiner Büroräume

Mit den Daten in der Hand kannst du loslegen. Befolge diese Schritte, um Personal abzubauen, ohne den Betrieb oder die Unternehmenskultur zu beeinträchtigen.

Analysiere deine aktuelle Arbeitsplatznutzung

Der erste Schritt bei der Verkleinerung deiner Räumlichkeiten ist die Analyse ihrer aktuellen Nutzung. Mithilfe von Arbeitsplatzanalysen erhältst du diese Informationen sowie Einblicke in die Arbeitsgewohnheiten deiner Mitarbeiter.

Verfolge insbesondere Nichterscheinen und Check-in . Wenn Mitarbeitende Plätze Mitarbeitende , aber nicht erscheinen, wird die tatsächliche Nachfrage in deinen Buchungsdaten zu hoch angegeben. Führe Check-in ein, um genaue Zahlen zu erhalten.

Nutze Tools wie den interaktiven Grundrissdeskbird, um zu sehen, welche Bereiche am stärksten frequentiert werden. Vielleicht stellst du fest, dass eine Etage ständig voll ist, während eine andere halb leer steht. Das sind verwertbare Erkenntnisse.

Hole die Meinung der Mitarbeiter zum Raumbedarf ein

Die Daten zum Büro sind entscheidend. Aber sie sind nicht der einzige Aspekt, den es zu berücksichtigen gilt. Es ist von grundlegender Bedeutung, deine Kollegen in diesen Prozess einzubeziehen. Das sorgt für einen reibungslosen Übergang zu einem kleineren Büro. Führe Umfragen durch, führe persönliche Gespräche und analysiere ihre Bedürfnisse und Ideen.

Musst du einige feste Arbeitsplätze beibehalten? Nutzen sie die Coworking-Bereiche? Welche Ausstattung oder welche Elemente des Büros steigern ihre Produktivität? Wenn du diese Informationen sammelst, kannst du fundierte Entscheidungen über die neue Raumaufteilung treffen.

Das Ziel ist Verständnis, nicht Konsens. Du kannst es nicht allen recht machen. Mitarbeiter, die sich gehört fühlen, unterstützen die Veränderung eher.

Gestalte dein Büro für hybrides Arbeiten neu

Wenn du deinen Büroraum verkleinerst, gestalte ihn so, dass er den Bedürfnissen deines Unternehmens und deiner Mitarbeiter entspricht. Er sollte keinen Stress und keine Frustration verursachen.

Überleg dir, wie du das Thema Arbeitsplätze angehen willst. „Hot Desking“ bedeutet völlig flexible Sitzplatzverteilung ohne feste Plätze. Das funktioniert gut für Unternehmen mit geringer täglicher Anwesenheit.Beim „DeskSharing“ Mitarbeitende Bereiche oder Zonen Mitarbeitende . Das eignet sich für Teams, die an bestimmten Tagen zusammen sitzen müssen. Viele Unternehmen nutzen einen hybriden Ansatz. Sie behalten einige feste Schreibtische für bestimmte Funktionen, die diese benötigen, und bieten für alle anderen gemeinsame Schreibtische an.

Passe die Raumtypen anhand deiner Nutzungsdaten an. Wenn Meetingräume überbelegt Meetingräume , richte weitere ein. Wenn Fokusbereiche leer stehen, wandle sie um. Schaffe eine gemeinsame Arbeitsumgebung, die die Zufriedenheit und Produktivität deiner Mitarbeiter steigert.

Umgang mit Geräten und Unterlagen

Weniger Bürofläche bedeutet weniger Platz für Möbel, Geräte, Unterlagen und andere Firmeneigentümer. Du kannst deine physischen Dokumente digitalisieren, wodurch du Platz sparst und Elektroschrott reduzierst. Was Möbel und technische Geräte angeht, hast du mehrere Möglichkeiten:

Was du vor einem Umzug in eine kleinere Wohnung beachten solltest

Hybrides Arbeiten ist nicht mehr wegzudenken

Manche Unternehmen sind sich nach wie vor unsicher, wie die Zukunft der hybriden Arbeitsweise aussehen wird . Sie glauben, dass sich dieser Trend verlangsamen wird. Die Statistiken sprechen jedoch eine andere Sprache. In einer Belegschaft, in der mehrere Generationen vertreten sind, Mitarbeitende fast 3 von 10 Mitarbeitende eine neue berufliche Chance ablehnen. Sie lehnen ab, wenn dies eine Rückkehr zum reinen Büro-Modell erfordern würde.

Millennials und die Generation Z betrachten flexible Arbeitsmodelle nicht als bloße „Nice-to-have“-Option. Flexibilität gehört zu ihren obersten Prioritäten, wenn sie sich eine Stellenausschreibung ansehen. Ohne die Freiheit, von überall aus arbeiten zu können, verlassen sie oft das Unternehmen oder kündigen stillschweigend.

Das bedeutet: Du kannst getrost auf eine hybride Zukunft hinplanen. Der Platz, den du heute brauchst, ist wahrscheinlich derselbe, den du in drei bis fünf Jahren brauchen wirst.

Fördere die Zusammenarbeit und den Teamzusammenhalt

Wenn du deine Bürofläche verkleinerst, überlege dir, wie du die Zusammenarbeit und den Teamzusammenhalt fördern kannst. Die meisten Mitarbeitende sich persönlich treffen. Das hilft ihnen, ein Zugehörigkeitsgefühl zu bewahren und sich mit dem Unternehmen verbunden zu fühlen.

Mit dem Aufkommen der hybriden Arbeitsweise hat sich der Zweck des Arbeitsplatzes gewandelt. Die Mitarbeiter kommen nicht mehr nur zum Arbeiten ins Büro. Sie kommen auch vor Ort, um Kontakte zu knüpfen und gemeinsame Momente mit Kollegen zu erleben. In Besprechungen können sie ein gemeinsames Projekt besprechen. Oder sie unterhalten sich in der Pause über private Angelegenheiten.

Gestalte die Raumaufteilung deines Büros neu, wenn du einen kleineren Arbeitsbereich einrichtest. Eine gute Raumaufteilung fördert zwischenmenschliche Interaktionen, echte Beziehungen und eine positive Arbeitskultur. Lege den Schwerpunkt auf Bereiche, die Menschen zusammenbringen: gemütliche Besprechungsbereiche, Bereiche für den Austausch und Arbeitsbereiche für die Zusammenarbeit. Ein kleineres Büro mit der richtigen Raumaufteilung kann die Verbundenheit am Arbeitsplatz stärken.

Unterstütze Mitarbeitende der Umstellung

Hybrides Arbeiten ist das von Mitarbeitende am meisten gewünschte Modell. Manche brauchen jedoch mehr Zeit, sich daran zu gewöhnen, als andere. Die Reduzierung der Büroflächen ist ein weiterer Schritt. Manche Mitarbeiter könnten dies als negatives Zeichen auffassen.

Kommunikation ist wichtig. Hör aktiv zu und sei für Teammitglieder da, denen diese Veränderung schwerfällt. Hör ihnen zu, sprich über Ängste oder Probleme und versuche, Lösungen zu finden, die diesen Übergang für alle reibungslos gestalten.

Technologie, die das Downsizing möglich macht

Der Umstieg auf einen kleineren Arbeitsbereich erfordert eine gute Organisation. Er sollte die Arbeit deiner Mitarbeitende nicht beeinträchtigen oder ihre Aufgaben erschweren. Wenn die Anzahl der Arbeitsplätze begrenzt ist, ist die richtige Technologie unverzichtbar.

[Table1]

Schreibtisch- und Raumbuchungssysteme

Wenn die Anzahl der Arbeitsplätze begrenzt ist, kann es zu Terminkonflikten kommen. Der Einsatz von Technologien zur Tischreservierung ist mittlerweile unverzichtbar geworden. Lösungen wie Tischreservierungssoftware helfen Führungskräften und Mitarbeitende , ihre Zeit vor Ort reibungslos Mitarbeitende .

Der Schlüssel liegt darin, „Scheinbuchungen“ zu vermeiden, bei denen die Schreibtische zwar als belegt erscheinen, aber leer bleiben. Ohne Check-inMitarbeitende Schreibtische „nur für den Fall“ und arbeiten dann doch von zu Hause aus. Das führt zu einer künstlichen Verknappung, die Kollegen frustriert, die eigentlich ins Büro kommen wollen.

Ein gutes Tischreservierungssystem gibt freie Tische automatisch wieder frei. Wenn sich jemand nicht innerhalb eines festgelegten Zeitfensters anmeldet, wird seine Reservierung für andere freigegeben. So bleibt die Verfügbarkeit aktuell und du nutzt deinen begrenzten Platz optimal aus.

Tools für die Wochenplanung und -koordination

Über die Buchung einzelner Schreibtische hinaus brauchen Teams einen Überblick darüber, wer wann ins Büro kommt. Ein wöchentliches Planungssystem hilft Mitarbeitende ,ihre Bürotage mit den Kollegen abzustimmen.

In einem kleineren Büro ist das besonders wichtig. Wenn der Platz knapp ist, solltest du vermeiden, dass ein ganzes Team am selben Tag im Büro ist. Die Teammitglieder müssen zusammen sitzen können. Mit Planungstools können Mitarbeitende die Termine ihrer Kollegen Mitarbeitende und ihre eigenen Bürotage entsprechend abstimmen.

Wie deskbird die Verkleinerung von Büroräumen deskbird

deskbird hilft Unternehmen dabei, ihre Büros sorgenfrei zu verkleinern. Die Plattform kombiniert Tools für die Tischreservierung, Analysen und Koordination, damit kleinere Räume besser funktionieren.

So deskbird die zentralen Herausforderungen beim Personalabbau deskbird :

Das Athena-Institut an der Vrije Universiteit Amsterdam stand vor einer großen räumlichen Herausforderung, als es 120 Mitarbeitende ein Gebäude mit nur 65 flexiblen Arbeitsplätzen umziehen musste. Durch die Einführung deskbird erreichten sie eine Nutzerakzeptanz von über 90 %, und die Mitarbeiter empfanden die Analysen als hilfreich, um weniger ausgelastete Tage zu fördern und die Raumnutzung in Spitzenzeiten zu optimieren. Der Übergang verbesserte nicht nur die Zusammenarbeit, sondern stärkte auch den Teamzusammenhalt stärker als erwartet.

Der erfolgreiche Wandel, den wir mit deskbird vollzogen haben, zeigt, dass sich Fachbereiche und Institute an Universitäten mit den richtigen Tools an neue Arbeitsumgebungen anpassen können, die den Weg für eine effizientere und effektivere Nutzung der verfügbaren Flächen ebnen und die Vernetzung und das Engagement der Belegschaft fördern.

Lotte Snellenburg, Assistentin der Geschäftsführung am VU Athena Institute der Freien Universität Amsterdam

Die Plattform lässt sich nahtlos in deine bestehende Arbeitsplatz-Technologie integrieren und wächst mit deinem Unternehmen mit. Ganz gleich, ob du eine Etage oder mehrere Gebäude verwaltest – deskbird genau die Funktionen für die Büroflächenverwaltung, die du brauchst.