Mitarbeiterdatenmanagement beim hybriden Arbeiten für mehr Produktivität und Compliance

Mitarbeiterdatenmanagement ist essenziell für den Erfolg von Hybrid Work. Durch die sichere Erfassung, Zentralisierung und Analyse von Mitarbeiterinformationen können Unternehmen die Koordination, Produktivität und Compliance verbessern. Bei effektiver Verwaltung werden Daten zu einem strategischen Vorteil, der intelligentere Entscheidungen ermöglicht, die Sicherheit erhöht und die Mitarbeitererfahrung über Remote- und On-Site-Teams hinweg verbessert.

Das Wichtigste in Kürze:

• Zentralisiert und automatisiert eure Daten: Konsolidiert Mitarbeiterdaten in einheitlichen, cloudbasierten Systemen und automatisiert regelmäßiges Reporting, um Fehler zu reduzieren, Zeit zu sparen und Genauigkeit in Echtzeit zu gewährleisten.
• Priorisiert Sicherheit und Compliance: Schützt sensible Daten durch Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und die Einhaltung von Datenschutzgesetzen wie der DSGVO oder der CCPA, um Vertrauen aufzubauen und Risiken zu verringern.
• Verwandelt Erkenntnisse in Maßnahmen: Nutzt Analytics aus euren HRIS- und Arbeitsplatz-Tools, um Muster zu erkennen, Hybrid-Work-Regelungen zu verbessern und die Produktivität zu steigern.

Was ist Mitarbeiterdatenmanagement und warum ist es beim hybriden Arbeiten wichtig?

Mitarbeiterdatenmanagement bezeichnet den Prozess der sicheren Erfassung, Speicherung und Analyse von Mitarbeiterdaten, um die Arbeitsabläufe und die Employee Experience zu verbessern. In hybriden Arbeitsumgebungen ist ein effektives Datenmanagement unerlässlich, denn es:

• Optimiert die Nutzung des Arbeitsplatzes: Hilft euch, Anwesenheitsmuster zu verstehen und die Bürokapazität effizient zu planen.
• Verbessert die Mitarbeitererfahrung: Ermöglicht personalisierte Flexibilität, indem die Verfügbarkeit des Arbeitsplatzes an die Präferenzen der Mitarbeitenden angepasst wird.
• Verbessert die Kommunikation und Koordination: Stellt sicher, dass eure Teams durch genaue Planung und Ressourcensichtbarkeit in Verbindung bleiben.
• Unterstützt datengestützte Entscheidungen: Bietet umsetzbare Erkenntnisse, um Hybrid-Work-Regelungen, Flächengestaltung und Kosteneffizienz zu verbessern.
• ‍Gewährleistet Sicherheit und Compliance: Schützt sensible Mitarbeiterdaten und erfüllt gleichzeitig die gesetzlichen Bestimmungen und Datenschutzstandards in allen Regionen.

Was sind die größten Herausforderungen beim Mitarbeiterdatenmanagement in hybriden Arbeitsmodellen?

Die Verwaltung von Mitarbeiterdaten in hybriden Arbeitsumgebungen ist komplexer als in einer traditionellen Arbeitsumgebung. Mit Teams, die über mehrere Standorte und Geräte verteilt sind, sehen sich Unternehmen mit erhöhten Risiken in Bezug auf Datenfragmentierung, Sicherheit, Compliance und Zugriffskontrollen konfrontiert.

Datenfragmentierung

In Szenarien, in denen Büro- und Remote-Teams zusammenkommen, kann es Bedenken geben, wenn ihre Daten an verschiedenen Orten gespeichert werden, z. B. in der Cloud oder vor Ort. Jedes dieser Systeme hat seine eigenen Sicherheitsprobleme. Außerdem kann es Probleme bei der Synchronisierung von Daten zwischen den Büro- und den Remote-Plattformen oder wegen inkonsistenter Dateneingabe oder ungleichen Aktualisierung in den beiden Systemen geben. Letztendlich besteht ein höheres Risiko, dass es zu Datenredundanzen und dem Verlust wichtiger Informationen kommt. 

Sicherheitsrisiken und Compliance-Bedenken

Hybride Arbeitsmodelle erhöhen die Anfälligkeit für Cyber-Bedrohungen wie Phishing, unbefugte Zugriffe und Malware. Gleichzeitig müssen Unternehmen regionale Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO in der EU und die CCPA in Kalifornien einhalten. Der Schutz von Mitarbeiterdaten erfordert eine starke Verschlüsselung, strenge Zugriffskontrollen, sichere VPNs und regelmäßige Audits, um die Compliance aufrechtzuerhalten und Verstöße zu verhindern.

‍

💡 Schaut euch diese 19 wertvollen Tipps zum Thema Cybersicherheit für Mitarbeitende in hybriden Umgebungen an.

Mangelnde Sichtbarkeit und Verantwortlichkeit

Wenn Daten über verschiedene Abteilungen und Tools verteilt sind, wird es schwierig, nachzuverfolgen, wer Zugriff hat und wie die Daten verwendet werden. Ohne ausreichende Transparenz riskiert ihr, dass es zu unbefugten Zugriffen oder menschlichem Versagen kommt, was zu Datenlecks führen kann. Implementiert rollenbasierte Berechtigungen, legt klar fest, wer für Daten verantwortlich ist und verwendet Überwachungstools, um vollständige Transparenz und Verantwortlichkeit zu gewährleisten.

Herausforderungen bei der Integration und Skalierbarkeit

Da hybride Teams immer mehr digitale Tools einsetzen, kann die Integration neuer Plattformen in bestehende Systeme Schwierigkeiten bereiten. Datensilos verlangsamen die Arbeitsabläufe und verringern die Genauigkeit der Erkenntnisse. Um dieses Problem zu lösen, solltet ihr eine skalierbare Software wählen, die sich nahtlos in eure HR-, IT- und Arbeitsplatzmanagement-Tools integrieren lässt, damit die Daten im gesamten Unternehmen konsistent und zugänglich sind.

Was sind die besten Strategien für effektives Mitarbeiterdatenmanagement beim hybriden Arbeiten?

Um Mitarbeiterdaten effektiv zu verwalten, benötigt ihr ein robustes Datenmanagement, sichere Technologie und einheitliche Verfahren, die Informationen auf allen Plattformen aktuell halten und sicher aufbewahren.

1. Zentralisiert eure Datensysteme

Wenn Daten auf einer einzigen Plattform konsolidiert werden, können alle Teammitglieder auf die Informationen zugreifen - egal, ob sie im Büro oder unterwegs sind. Die Zentralisierung aller Informationen an einem Ort hilft, die Datenfragmentierung zu verringern und Unstimmigkeiten zu minimieren. 

Mit cloudbasierter Software kann von jedem Ort aus auf die Daten zugegriffen werden. Außerdem werden sie automatisch aktualisiert und in Echtzeit synchronisiert, wodurch die Auswirkungen von doppelten oder veralteten Informationen reduziert werden. 

2. Automatisiert Datenerfassung und Reporting

Routineaufgaben wie Dateneingabe, Tracking und Berichterstattung können automatisiert werden. Dadurch werden administrative Ressourcen und Personalressourcen freigesetzt. Die Automatisierung verbessert auch die Genauigkeit, indem sie menschliche Fehler reduziert. 

Einige Beispiele für nützliche Tools für HR-Teams, die remote arbeiten, sind Softwarelösungen für Performance-Management, Apps für die Zeiterfassung und Plattformen für die Gehaltsabrechnung. Unabhängig davon, welche Tools eingesetzt werden, ist es am wichtigsten, effiziente Datenpipelines zu schaffen, die den Informationsfluss aus verschiedenen Quellen rationalisieren. 

3. Stärkt die Datensicherheit und das Datenschutzmanagement

Hybrides Arbeiten erhöht das Risiko potenzieller Datenschutzverletzungen. Daher muss euer Unternehmen strenge Sicherheitsprotokolle einführen. Beschränkt den Zugriff basierend auf Mitarbeiterrollen, verschlüsselt sensible Daten sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand und implementiert eine Multi-Faktor-Authentifizierung. Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Mitarbeiterschulungen reduzieren die Risiken zusätzlich und stärken die Compliance.

‍

4. Haltet geltende Datenschutzbestimmungen ein

Je nach Standort und Reichweite müssen Unternehmen ihre Datenrichtlinien regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie alle geltenden Datenschutzbestimmungen wie DSGVO, CCPA und HIPAA erfüllen. Dazu gehört auch, dass die Mitarbeitenden ihre verschiedenen Rollen und Bürofunktionen im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien kennen. Compliance bedeutet, Daten und Privatsphäre zu schützen und rechtliche und finanzielle Strafen zu vermeiden.

5. Definiert eine klare Hybrid-Work-Regelung

Hybridarbeit ist ein relativ neues Konzept. Das bedeutet, dass es in einigen Bereichen noch an Richtlinien mangelt. Eine klare Hybrid-Work-Regelung kann dabei helfen, Richtlinien für die Datensicherheit und Zugangsprotokolle festzulegen. Das garantiert Compliance sowohl bei der Büroarbeit als auch bei Remote Work.

6. Standardisiert die Dateneingabe und Qualitätskontrolle

Stellt standardisierte Formate für die Dateneingabe über verschiedene Teams hinweg sicher. Die Konsistenz zwischen Abteilungen und Plattformen erleichtert die Datenverwaltung. Um sicherzustellen, dass sich alle an die Prozesse halten, ist es wichtig, regelmäßige Audits durchzuführen. Das ermöglicht es, Datenabweichungen zu erkennen und zu beheben.

7. Gebt euren Mitarbeitenden die Möglichkeit, Daten per Self-Service abzurufen

Gebt euren Mitarbeitenden mit Self-Service-Portalen Kontrolle über ihre persönlichen Daten. Wenn ihr es ihnen ermöglicht, persönliche Daten zu aktualisieren, HR-Dokumente einzusehen oder Fehler zu korrigieren, schafft das Vertrauen und Engagement. Dieser Ansatz verbessert die Datengenauigkeit und fördert gleichzeitig Transparenz und gemeinsame Verantwortung im gesamten Unternehmen.

Wie ihr durch effizientes Mitarbeiterdatenmanagement die Produktivität steigern könnt

Effizientes Datenmanagement hilft euch, die Büroproduktivität zu steigern, indem es den administrativen Aufwand reduziert, Doppelarbeit vermeidet und schnellere, fundiertere Entscheidungen ermöglicht. Wenn Daten zentralisiert, automatisiert und aktiv genutzt werden, arbeiten Teams besser zusammen, Führungskräfte erhalten Echtzeit-Einblicke und Unternehmen wandeln Informationen in einen strategischen Produktivitätstreiber um.

1. Rationalisiert den Zugriff und reduziert den Verwaltungsaufwand

Ein optimierter und klarer Zugriff auf Informationen reduziert unnötige Verwaltungsarbeit. Wenn eure Daten gut organisiert und zugänglich sind, verbringen Mitarbeitende weniger Zeit mit der Suche nach Informationen und mehr Zeit mit sinnvollen Aufgaben. Automatisierte Dateneingabe, Validierung und Synchronisierung minimieren menschliche Fehler und Duplikate. Diese Effizienz ermöglicht es HR- und Managementteams, sich auf hochwertige Aktivitäten wie Performance-Management, Engagement und strategische Planung zu konzentrieren.

2. Ermöglicht Einblicke in Echtzeit und intelligentere Entscheidungen

Zentrale Echtzeitdaten ermöglichen es Führungskräften, schnelle und fundierte Entscheidungen zu treffen. Dank aktueller Einblicke in Leistungskennzahlen, Anwesenheit oder Workflow-Trends könnt ihr Probleme frühzeitig erkennen, Strategien anpassen und den Fortschritt bei der Zielerreichung verfolgen. Diese Flexibilität stellt sicher, dass eure Teams produktiv bleiben und sich an den geschäftlichen Prioritäten orientieren.

3. Verbessert die Zusammenarbeit mit zentralen Datensystemen

Alle Informationen an einem Ort zu haben, von HR-Kennzahlen bis hin zu Planungsdaten, schafft eine Single Source of Truth. Dadurch werden Missverständnisse zwischen den Teams vor Ort und im Homeoffice reduziert und sichergestellt, dass alle mit denselben Informationen arbeiten. Weniger Missverständnisse und schnellerer Zugriff auf gemeinsame Daten bedeuten eine reibungslosere Zusammenarbeit und einen stärkeren Teamzusammenhalt.

4. Aktiviert eure Daten für kontinuierliche Verbesserungen

Datenaktivierungstechniken können rohe Mitarbeiterdaten in umsetzbare Erkenntnisse umwandeln. Das bedeutet, dass Unternehmen proaktiv handeln und Entscheidungen treffen können, die die Produktivität steigern. Datenaktivierung bedeutet, dass Arbeitgeber:innen Muster erkennen, Wachstumsbereiche identifizieren und Schritte unternehmen können, um Probleme zu lösen, bevor die Leistung nachlässt. Statt einfach nur gespeichert zu werden, können Mitarbeiterdaten als Aktivposten zur Steigerung der Produktivität genutzt werden. 

Welche technologischen Tools sollten für die Optimierung der Mitarbeiterdatenverwaltung eingesetzt werden?

Die Nutzung der am besten geeigneten Technologie für euer Unternehmen ist entscheidend für die Optimierung der Mitarbeiterdatenverwaltung. Human Resource Data Management Systeme (HRMS) und andere spezialisierte Softwarelösungen helfen Unternehmen, Datenverwaltungsprozesse zu rationalisieren, die Effizienz zu verbessern und die Compliance sicherzustellen. Die Unternehmenstransformation von Ardoq ist ein Beispiel dafür, wie Organisationen spezialisierte Software ganzheitlich nutzen können, um Mitarbeiterdaten zu verarbeiten. 

Auf welche Hauptfunktionen sollte man bei Tools zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten achten?

Bei der Auswahl der richtigen Tools zur Verbesserung eures Mitarbeiterdatenmanagements solltet ihr auf die folgenden wichtigen Features achten:

• Automatisierung: Automatisierungstools erledigen sich wiederholende Aufgaben wie die Eingabe von Mitarbeiterdaten, die Registrierung für Benefits-Programme und die Verarbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und menschliche Fehler zu minimieren.
• Reporting: Mit detaillierten Berichten über Leistung, Engagement, Anwesenheit und mehr ist es für Unternehmen einfacher, Entscheidungen zu treffen. 
• Sicherheit: Sicherheit ist essenziell. Alle verwendeten Tools sollten über eine rollenbasierte Zugriffskontrolle, Datenverschlüsselung und regelmäßige Sicherheitsupdates verfügen. 
• Integrationen: Euer HRMS mit anderen Systemen zu integrieren, ist wichtig. Achtet auf eine Software, die mit bestehenden Lohnabrechnungsprogrammen, eurem Customer Relationship Management (CRM)-System und allen Systemen, die für das Projektmanagement verwendet werden, integriert werden kann.

Best Practices für die Implementierung von Mitarbeiterdatenmanagement in hybriden Unternehmen

Ein erfolgreiches Mitarbeiterdatenmanagement in einer hybriden Arbeitsumgebung erfordert mehr als nur die richtige Technologie. Es braucht einen soliden Rahmen von Best Practices, um die Genauigkeit, Sicherheit und Zugänglichkeit der Daten zu unterstützen. 

Schulungen

Sowohl die HR-Teams als auch die Beschäftigten brauchen angemessene Schulungen zu Datenmanagementprotokollen. Dabei sollten Themen wie Datenschutz, Sicherheitspraktiken und die Verwendung von Datenmanagement-Tools behandelt werden. Wenn die Beschäftigten mit dem richtigen Wissen über Datenschutz ausgestattet sind, können sie helfen, Risiken zu minimieren, und befassen sich stärker mit Datenmanagementsystemen.

Überprüfung und Anpassung

Datenverwaltungsrichtlinien sollten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Wie regelmäßig das passieren sollte, hängt von der Organisation ab, aber es sollte einen klaren Zeitplan geben, damit das Thema nicht auf der Liste der zu erledigenden Aufgaben nach unten rutscht, wenn dringendere Aufgaben hereinkommen.

Die Prüfungen sollten regelmäßig stattfinden.

Unternehmensweite Richtlinien zu Data Governance

Eine klare Richtlinie legt die Regeln, Zuständigkeiten und Verfahren für die Verwaltung von Mitarbeiterdaten im gesamten Unternehmen fest. Sie sollte definieren, wer auf Daten zugreifen, sie ändern, freigeben und löschen darf. Wenn sich alle an die gleichen Richtlinien halten, bedeutet das eine sicherere Datenumgebung, unabhängig vom Standort des Mitarbeitenden. Die Umgestaltung von Unternehmensprozessen ist für Organisationen, die ihr Datenmanagement für alle Teams im Büro und im Remote-Einsatz standardisieren und optimieren wollen, unerlässlich.

Transparenz und klare Kommunikation

Transparenz im Umgang mit Daten fördert das Vertrauen der Beschäftigten. Wenn ihr offen sagt, welche Daten gesammelt werden, wie sie verwendet werden und wer Zugang zu ihnen hat, können die Beschäftigten besser verstehen, was von ihnen erwartet wird. 

Warum effektives Mitarbeiterdatenmanagement der Schlüssel zu einem erfolgreichen hybriden Arbeitsplatz ist

In einer hybriden Arbeitsumgebung ist ein effizientes Mitarbeiterdatenmanagement entscheidend für eine reibungslose Zusammenarbeit, Sicherheit und Performance. Die Zentralisierung von Informationen, die Automatisierung von Arbeitsabläufen und der Einsatz der richtigen Tools helfen euch, verstreute Daten in verwertbare Erkenntnisse zu verwandeln, die intelligentere Entscheidungen und stärkere Verbindungen zwischen Teams und Abteilungen unterstützen.

Über die reine Effizienzsteigerung hinaus befähigt ein effektives Datenmanagement die Mitarbeitenden und schafft ein widerstandsfähigeres Unternehmen. Mit genauen, zugänglichen und sicheren Informationen könnt ihr euer hybrides Team optimieren, die Produktivität steigern und einen zukunftsfähigen Arbeitsplatz schaffen, der auf Flexibilität und Vertrauen basiert.