Compliance am Arbeitsplatz: Ein praktischer Leitfaden für 2026

In hybriden Arbeitsumgebungen arbeiten Mitarbeitende an verschiedenen Orten, mit unterschiedlichen Geräten und nach unterschiedlichen Zeitplänen, was zu Problemen bei der Transparenz, Datensicherheit und Sicherheitsverantwortung führt. Das macht die Einhaltung von Vorschriften am Arbeitsplatz in hybriden Büros komplizierter und erfordert die Durchsetzung hybrider Richtlinien, die Zuweisung von Sicherheitsaufgaben wie Erste-Hilfe-Leistungen und Brandschutzbeauftragte sowie die Verwaltung des Besucherzugangs, um Gesundheits-, Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO zu erfüllen.

Dieser Leitfaden erklärt, was Compliance am Arbeitsplatz für hybride Büros bedeutet, welche Vorschriften am wichtigsten sind und wie man auditfähige Aufzeichnungen und Sicherheitsstandards aufrechterhalten kann, ohne auf invasive Überwachung oder manuelle Prozesse zurückzugreifen, die nicht skalierbar sind.

Was ist Compliance am Arbeitsplatz?

Bei der Einhaltung von Vorschriften am Arbeitsplatz geht's darum, die Gesetze, Vorschriften und internen Richtlinien zu befolgen, die regeln, wie dein Unternehmen läuft. Das heißt, du musst deine rechtlichen Verpflichtungen gegenüber Mitarbeitende, Kunden und Behörden erfüllen und gleichzeitig ethische Standards in deinem Unternehmen einhalten.

Stell dir Compliance wie die Regeln deines Unternehmens vor. Sie regeln alles, von der Bezahlung deiner Mitarbeiter bis zum Schutz von Kundendaten. Wenn du dich daran hältst, bewegst du dich im Rahmen der Gesetze und vermeidest Strafen. Wenn du das nicht machst, riskierst du Geldstrafen, Klagen und Rufschädigung.

Compliance lässt sich in zwei Hauptkategorien einteilen:

• Externe Compliance: Halte dich an die Gesetze und Vorschriften, die für dein Unternehmen gelten. Diese Regeln sind verbindlich und werden von externen Behörden durchgesetzt.
• Interne Compliance: Halte dich an die Richtlinien, die dein Unternehmen selbst aufstellt. Auch wenn das nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, sorgen diese Regeln für faire Behandlung und einen reibungslosen Ablauf.

Beide Arten sind gleich wichtig. Externe Compliance schützt dich vor rechtlichen Problemen, während interne Compliance dafür sorgt, dass dein Arbeitsplatz fair und konsequent läuft.

Was sind die wichtigsten Arten der Einhaltung von Vorschriften am Arbeitsplatz?

Die meisten Unternehmen müssen sich mit mehreren Compliance-Bereichen gleichzeitig auseinandersetzen. Die genauen Regeln sind je nach Standort und Branche unterschiedlich, aber die Hauptkategorien sind immer dieselben. Wenn du diese Bereiche verstehst, kannst du deine Arbeit besser organisieren und vermeiden, wichtige Verpflichtungen zu vergessen.

Arbeits- und Arbeitsrecht‍

Das Arbeitsrecht ist die Basis. Es regelt deine Beziehung zu Mitarbeitende der Einstellung bis zur Kündigung. Du musst die Antidiskriminierungsregeln einhalten, ordentliche Verträge und faire Löhne bieten und Entlassungen legal abwickeln.

Lohn und Arbeitszeit

Der Bereich der Einhaltung von Lohn- und Arbeitszeitvorschriften fällt unter das Arbeitsrecht, verdient aber besondere Aufmerksamkeit. Du musst den Mindestlohn zahlen, die Arbeitszeiten genau erfassen und die Arbeitnehmer richtig einordnen. Die falsche Einstufung eines Arbeitnehmers als Auftragnehmer ist einer der häufigsten Verstöße. Bis zu 30 % der Arbeitgeber in den USA haben mindestens einen Arbeitnehmer falsch eingestuft.

Gesundheit und Sicherheit

Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften verlangen, dass du für eine sichere Umgebung sorgst. Dazu gehören eine gute Beleuchtung, Notausgänge, Feuerlöscher und Regeln für den Fall von Arbeitsunfällen. In vielen europäischen Ländern musst du auch dafür sorgen, dass ausreichend Ersthelfer, Brandschutzbeauftragte und Evakuierungshelfer da sind. In Deutschland muss es zum Beispiel normalerweise mindestens einen Ersthelfer pro 20 Mitarbeitende geben, während die Anforderungen in Ländern wie Italien und Großbritannien je nach Risikostufe unterschiedlich sind.

Datenschutz

Datenschutz ist im digitalen Zeitalter ein super wichtiger Bereich geworden. Du musst die Daten deiner Mitarbeiter und Kunden schützen, den Zugriff darauf einschränken und Verstöße sofort melden. Die DSGVO hat strenge Regeln für europäische Unternehmen, aber ähnliche Gesetze gibt es auf der ganzen Welt.

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Außerdem gibt's noch branchenspezifische Vorschriften, die alles noch komplizierter machen. Gesundheitsorganisationen müssen sich an Datenschutzgesetze halten, Finanzfirmen haben strenge Meldepflichten und Produktionsbetriebe müssen Umweltvorschriften einhalten.

Warum ist es wichtig, dass man sich am Arbeitsplatz an die Regeln hält?

Viele Chefs denken, Compliance sei nur Papierkram und Bürokratie. In Wirklichkeit schützen gute Compliance-Praktiken dein Unternehmen und sorgen für ein besseres Arbeitsumfeld für deine Leute.

Das bekommst du:

• Rechtsschutz: Verstöße können zu Geldstrafen, Klagen und staatlichen Prüfungen führen. Die Einhaltung der Vorschriften ist wie eine Versicherung gegen solche kostspieligen Probleme.
• Vertrauen der Mitarbeiter: Klare Regeln zu Bezahlung, Sicherheit und Belästigung sorgen für Fairness. Wenn die Leute wissen, dass ihre Rechte respektiert werden, bringen sie sich mehr für ihre Arbeit ein.
• Datensicherheit: Verstöße können den Ruf ruinieren und Kundenbeziehungen kaputt machen. Mit den richtigen Kontrollen bleiben sensible Infos privat und sicher.
• Betriebsstabilität: Dank prüfungsbereiter Unterlagen und klarer Prozesse läuft der Geschäftsbetrieb auch während Untersuchungen oder behördlichen Überprüfungen reibungslos weiter.

Die Kosten für die Nichteinhaltung gehen über Geldstrafen hinaus. Du verlierst talentierte Mitarbeitende nicht für ein Unternehmen arbeiten wollen, das Abstriche macht. Du verlierst Kunden, die dir ihre Daten nicht anvertrauen. Du verlierst Zeit mit Rechtsstreitigkeiten, anstatt dein Geschäft auszubauen.

Was macht die Einhaltung von Vorschriften am Arbeitsplatz in hybriden Büros schwieriger?

Hybrides Arbeiten hat neue Herausforderungen in Sachen Compliance mit sich gebracht. In einem normalen Büro wusste man immer genau, wo jeder arbeitete, welche Geräte er benutzte und wer das Gebäude betrat. Hybride Modelle verteilen Mitarbeitende Homeoffice und Büro, was zu Lücken in der Transparenz und Kontrolle führt.

Datensicherheit über Tools, Geräte und Standorte hinweg

Dein Büro ist jetzt überall dort, wo ein Mitarbeiter seinen Laptop aufklappt. Das erweitert deinen Sicherheitsbereich erheblich. Die Leute greifen von ihrem WLAN zu Hause, aus Cafés und über ihre privaten Geräte auf die Unternehmenssysteme zu.

Traditionelle Sicherheitsmaßnahmen wie Firewalls im Büro reichen nicht mehr aus, um dich zu schützen. Du musst den Zugriff unabhängig vom Standort sichern. Dazu brauchst du ein besseres Identitätsmanagement, Multi-Faktor-Authentifizierung und Tools, die nach den Prinzipien des „Privacy by Design“ entwickelt wurden.

Die Herausforderung wird größer, wenn Mitarbeitende mehrere Apps und Plattformen Mitarbeitende . Jedes Tool kann ein Risiko sein, wenn es nicht richtig eingerichtet ist – allein nicht genehmigte KI-Tools erhöhen die durchschnittlichen Kosten für Sicherheitsverletzungen um 670.000 Dollar. Du brauchst eine zentrale Kontrolle darüber, wer von wo aus auf was zugreifen kann.

Zuverlässige Sichtbarkeit vor Ort ohne Überwachung

Viele Vorschriften verlangen, dass du weißt, wer sich im Gebäude aufhält. Brandschutzbestimmungen brauchen genaue Angaben zur Anzahl der Personen. Versicherungen brauchen Infos zur Kapazität deines Büros. Steuergesetze interessieren sich dafür, wo gearbeitet wird.

Aber die Anwesenheitskontrolle bei hybrider Arbeit ist eine heikle Angelegenheit. Du brauchst Transparenz, ohne deine Leute auszuspionieren. Das Einlesen von Ausweisen liefert zwar Daten, hilft Mitarbeitende aber nicht dabei, Mitarbeitende untereinander Mitarbeitende oder ihren Tag zu planen.

Moderne Arbeitsplatzplattformen lösen dieses Problem, indem sie Mitarbeitende die Möglichkeit geben, Ressourcen freiwillig Mitarbeitende . So bekommst du die Daten, die du für die Einhaltung von Vorschriften brauchst, und respektierst gleichzeitig die Autonomie der Mitarbeiter. Die Leute entscheiden selbst, wann sie kommen, und du bekommst genaue Aufzeichnungen, ohne dass du sie dabei überwachen musst.

Besucher, Sicherheitsaufgaben und Verantwortung vor Ort in Echtzeit

In einem reinen Präsenzbüro wusste man immer, ob der Brandschutzbeauftragte an seinem Schreibtisch saß. Bei hybrider Arbeit kann es sein, dass der Erste-Hilfe-Beauftragte am Dienstag zu Hause ist. Das führt zu Sicherheitslücken.

Du brauchst Systeme, die dafür sorgen, dass die Sicherheitsaufgaben jeden Tag erledigt werden. Wenn dein Brandschutzbeauftragter von zu Hause aus arbeitet, muss jemand anderes diese Aufgabe für diesen Tag übernehmen.

Auch Besuchermanagement immer komplizierter. Papierlogbücher an der Rezeption funktionieren nicht, wenn Auftragnehmer, Kunden und Partner zu unterschiedlichen Zeiten eintreffen. Du brauchst digitale Protokolle, die in Echtzeit genau verfolgen, wer sich vor Ort befindet. Damit erfüllst du Sicherheitsaudits und Versicherungsanforderungen und sorgst gleichzeitig für Sicherheit an deinem Arbeitsplatz.

Wie du Schritt für Schritt die Einhaltung der Vorschriften am Arbeitsplatz sicherstellst

Der Aufbau eines konformen hybriden Arbeitsplatzes erfordert eine sorgfältige Planung. Befolge diese Schritte, um Risiken zu reduzieren und die Einhaltung von Vorschriften zu einem Teil deines täglichen Betriebs zu machen.

Schritt 1: Schreib klare Richtlinien auf und behalt eine einzige Quelle der Wahrheit

Fang mit der Dokumentation an. Mitarbeiter können keine Regeln befolgen, die sie nicht finden oder verstehen können. Du brauchst schriftliche Richtlinien für jeden Aspekt der hybriden Arbeit, vom Umgang mit Daten bis hin zu Anwesenheitspflichten.

Diese Richtlinien sollten an einem leicht zugänglichen Ort gespeichert werden. Vermeide es, Regeln über E-Mails, PDF-Dateien und verschiedene Systeme zu verteilen. Richte einen zentralen Ort ein, der als einzige zuverlässige Informationsquelle dient.

Aktualisiere diesen Hub sofort, wenn sich Gesetze oder Richtlinien ändern. Verlinke ihn während der Einarbeitung und schick regelmäßig Erinnerungen, damit alle auf dem Laufenden bleiben.

Schritt 2: Verantwortliche zuweisen und Genehmigungsabläufe festlegen

Compliance klappt nicht, wenn alle verantwortlich sind, weil dann eigentlich niemand verantwortlich ist. Verteil die Verantwortung für verschiedene Bereiche an bestimmte Leute. Die Personalabteilung kümmert sich um das Arbeitsrecht. Die IT-Abteilung ist für die Datensicherheit zuständig. Die Facility-Management-Abteilung ist für Gesundheit und Sicherheit verantwortlich.

Lege klare Genehmigungsabläufe für Entscheidungen fest, die die Compliance betreffen. Wenn ein Team neue Software will, wer gibt die Sicherheit dafür frei? Wenn ein Manager die Regeln für Remote-Arbeit ändert, muss die Personalabteilung das absegnen? Klare Abläufe verhindern unkontrollierte Entscheidungen, die zu Haftungsrisiken führen.

Mit diesem Ansatz stellen Unternehmen sicher, dass die Compliance in mehreren Abteilungen eingehalten wird. Jeder Bereich hat einen Verantwortlichen, und funktionsübergreifende Entscheidungen folgen dokumentierten Genehmigungswegen.

Schritt 3: Leute in kurzen, rollenbasierten Modulen schulen

Schulungen sind oft das schwächste Glied in Compliance-Programmen. Lange Seminare bringen meistens nichts. Teilen Sie die Schulungen in kurze Module auf, die auf die jeweilige Rolle der einzelnen Personen zugeschnitten sind.

Manager brauchen gründliche Schulungen zu Lohn- und Arbeitszeitregeln, damit sie ihre Teams nicht bitten, nach Feierabend weiterzuarbeiten. Normale Mitarbeitende Schulungen zu Datenschutz und Anwesenheitsrichtlinien. Behalte den Überblick über alle abgeschlossenen Schulungen, denn diese Unterlagen sind das Erste, was Prüfer sehen wollen.

Die Pflichtschulungen zur Compliance für Mitarbeitende dokumentiert und regelmäßig aufgefrischt werden. Gesetze ändern sich, und dein Team muss auf dem Laufenden bleiben.

Schritt 4: Mach interne Audits und behalte auditfähige Unterlagen

Warte nicht darauf, dass die Aufsichtsbehörden deine Fehler entdecken. Mach regelmäßig interne Audits, um zu checken, ob alles mit den Vorschriften klappt. So kannst du Lücken wie fehlende Besucherprotokolle oder veraltete Sicherheitszertifikate erkennen, bevor sie zu Problemen werden.

Konzentrier dich darauf, Unterlagen bereitzuhalten, die bei einer Prüfung akzeptiert werden. Digitale Systeme sind hier besser als Papier. Du solltest in der Lage sein, Berichte über Anwesenheit im Büro, Besucherhistorie oder abgeschlossene Schulungen in wenigen Minuten statt in Tagen zu erstellen.

Viele Compliance-Services für den Arbeitsplatz bieten Unterstützung bei Audits an, aber mit den richtigen Tools und Prozessen kannst du das meiste davon intern erledigen.

Schritt 5: Nutze Technologien am Arbeitsplatz, die von Grund auf auf Datenschutz ausgelegt sind.

Hybrid-Compliance manuell zu verwalten, ist echt schwierig. Mit Tabellenkalkulationen kann man die täglichen Änderungen bei Anwesenheit und Schreibtischnutzung nicht nachverfolgen. Die richtige Plattform für das Arbeitsplatzmanagement macht die Arbeit automatisch.

Such nach Tools, bei denen Datenschutz von Anfang an im Vordergrund steht. deskbird in Europa entwickelt und wird dort gehostet, unter strikter Einhaltung der DSGVO und mit ISO 27001-Zertifizierung. So kannst du sicher sein, dass du die notwendigen Daten zur Raumnutzung in einem sicheren Rahmen sammelst, der den Datenschutz respektiert.

Die Arbeitsplatzanalyse liefert dir die Daten, die du für die Kapazitätsplanung und Sicherheitsaudits brauchst, ohne die Privatsphäre der Leute zu verraten. Besuchermanagement du genaue und regelkonforme Protokolle über externe Gäste führen. Die Tischreservierung gibt dir einen Echtzeit-Überblick darüber, wer gerade da ist und wo die Leute sitzen.

Diese Tools lassen sich in deine bestehenden Systeme wie MS Teams, Slack, Outlook und Google Kalender einbinden. Das macht es für Mitarbeitende einfacher, die Vorschriften einzuhalten, Mitarbeitende sie mit den ihnen vertrauten Tools arbeiten können und keine neuen Plattformen lernen müssen.

Wie kannst du die Einhaltung von Vorschriften am Arbeitsplatz überwachen und durchsetzen, ohne das Vertrauen zu zerstören?

Die Durchsetzung ist der heikelste Teil der Compliance. Wenn man zu streng ist, kann das die Unternehmenskultur kaputtmachen. Wenn man zu locker ist, werden die Regeln bedeutungslos. Das Ziel ist eine Überwachung, die fair und transparent wirkt.

Halt dich an diese Regeln:

• Sei transparent: Sag Mitarbeitende , welche Daten du sammelst und warum. Wenn du die Anwesenheit im Büro trackst, erkläre, dass dies der Sicherheit und der Raumplanung dient und nicht der Mikromanagement.
• Konzentrier dich auf Muster, nicht auf einzelne Leute: Nutze gesammelte Daten, um Trends zu erkennen. Wenn eine Abteilung immer wieder die Buchungsregeln nicht beachtet, sprich lieber mit dem Teamleiter, statt einzelne Leute herauszugreifen.
• Mach es einfach, die Regeln einzuhalten: Die meisten Verstöße passieren, weil die Regeln schwer zu befolgen sind. Wenn es schwierig ist, einen Schreibtisch zu reservieren, kommen die Leute einfach vorbei und setzen sich irgendwo hin. Mit benutzerfreundlichen Tools wird das Einhalten der Regeln zum Kinderspiel.
• Geh fair mit Verstößen um: Wenn Regeln gebrochen werden, zieh konsequent Konsequenzen. Wenn du einige Leute die Sicherheitsregeln ignorieren lässt, während du andere bestrafst, schaffst du Unmut und Misstrauen.

Der Schlüssel liegt darin, Aufsicht und Autonomie in Einklang zu bringen. Du brauchst genug Transparenz, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und die Sicherheit der Menschen zu gewährleisten. Aber du musst nicht jede Minute des Arbeitstages jedes Mitarbeiters überwachen.

Moderne Arbeitsplatzplattformen schaffen diese Balance, indem sie sich mehr auf die Verwaltung von Räumen und Ressourcen konzentrieren als auf die Überwachung einzelner Leute. Du siehst, dass am Dienstag 60 Schreibtische gebucht sind, nicht aber, dass Sarah 47 Minuten in der Kaffeeküche verbracht hat.

Wie deskbird die Einhaltung von Vorschriften am Arbeitsplatz in hybriden Büros deskbird

deskbird Unternehmen deskbird , die Komplexität hybrider Arbeitsmodelle zu bewältigen und gleichzeitig strenge Compliance-Standards einzuhalten. Durch die Zentralisierung des Arbeitsplatzmanagements auf einer einzigen Plattform werden Datenfragmentierungen reduziert und die für Audits und Sicherheit erforderliche Übersicht gewährleistet.

So hilft deskbird bei der Einhaltung von Vorschriften:

• Datenschutz auf europäischem Niveau: Vollständig DSGVO-konform und ISO 27001-zertifiziert, wobei alle Daten in der EU gehostet werden. Das macht es sicher für Organisationen mit strengen Datenschutzanforderungen.
• Genaue Sicherheitsprotokolle: Mit der Tischreservierung weißt du immer, wer im Büro ist und wo die Leute sitzen. Im Notfall kannst du sofort auf eine Liste der Mitarbeitende vor Ort zugreifen.
• Besuchermanagement: Besuchermanagement ersetzt die papiergebundenen Besucherlisten durch ein sicheres digitales System. Alle Gäste werden mit genauen Check-in Auscheckzeiten erfasst.
• Raumnutzungsaudits: Detaillierte Analysen zur Raumnutzung. Diese Daten zeigen, dass deine Bürokapazität den Sicherheitsvorschriften entspricht, und helfen bei Immobilienentscheidungen.
• Rollenverwaltung: Weisen Sie Benutzern Attribute wie „Brandschutzbeauftragter” oder „Ersthelfer” zu. Wenn Mitarbeitende Schreibtische Mitarbeitende , können Sie sehen, ob Sie genügend Sicherheitspersonal vor Ort haben.

Die Plattform lässt sich mit MS Teams, Slack, Outlook, Google Kalender und HRIS-Systemen wie Personio SAP verbinden. Das heißt, Mitarbeitende mit den Tools Mitarbeitende , die sie schon kennen, sodass die Einhaltung von Vorschriften einfach und ohne Stress klappt. Schau dir an, wie das bei dir funktioniert, und buche eine Demo.