ILF Consulting Engineers Austria ist Teil eines international tätigen Ingenieur- und Beratungsunternehmens. Mit über 3.500 Mitarbeitenden weltweit realisiert die Consulting-Gruppe komplexe Projekte in den Bereichen Energie & Klimaschutz, Wasser & Umwelt, Verkehr & Urbane Räume sowie Ressourcen & Nachhaltige Industrie. ILF Austria beschäftigt mehr als 800 Mitarbeitende an sechs Standorten und konnte seinen Umsatz zuletzt innerhalb von fünf Jahren von 75 auf 150 Millionen Euro verdoppeln.

Mit diesem Wachstum kam jedoch auch eine neue Herausforderung auf. Denn immer mehr Mitarbeitende, begrenzte Büroflächen und eine zunehmend hybride Arbeitsweise waren schwer unter einen Hut zu bekommen. Gleichzeitig sorgten die bestehenden Platzprobleme immer wieder für enormen organisatorischen und kommunikativen Aufwand, der auch die Geschäftsführung stark einspannte. Deshalb machte man sich bei ILF Austria schließlich auf die Suche nach einer flexiblen Lösung für das Arbeitsplatzmanagement.

Das rasante Wachstum von ILF Austria brachte eine zentrale Herausforderung mit sich: Die Büroflächen wurden knapp, während gleichzeitig immer mehr Mitarbeitende hybrid arbeiteten. Mit bis zu 100 Homeoffice-Tagen pro Jahr und einer hohen Anzahl an Teilzeitkräften saßen längst nicht mehr alle gleichzeitig im Büro. Trotzdem fand nicht immer jeder einen Platz. Denn jede Abteilung bekam eine feste Anzahl an Arbeitsplätzen zugewiesen, basierend auf den Anforderungen der Abteilungsleiter. In der Realität stellte sich jedoch oft heraus, dass manche Abteilungen überproportional viel Platz beanspruchten, während andere zu wenig hatten.

Wir mussten ständig Gespräche zwischen den Abteilungsleitern führen, um zu klären, wie die Flächen aufgeteilt werden sollten. Und am Ende fungierte die Geschäftsleitung als Schiedsrichter. Und ich wollte nicht mehr der Schiedsrichter sein.
Josef P. Mayr, Geschäftsführer bei ILF Consulting Engineers Austria GmbH

Also musste ein System her, um die Arbeitsplatzverteilung fairer zu managen – und die Geschäftsführung als ständigen Vermittler zu entlasten. Die Lösung sollte benutzerfreundlich und einfach zu verwalten sein, standortübergreifend funktionieren und mit wenig Aufwand eingeführt werden können.

Im Jänner 2025 führte ILF Austria deskbird ein und verwaltet damit rund 800 Arbeitsplätze. Die Entscheidung fiel auf deskbird, weil bereits die Schwesterfirmen ILF Germany und ILF Saudi Arabia die Lösung mit durchweg positivem Feedback im Einsatz hatten. Heute nutzen circa 791 Mitarbeitende in Österreich die Plattform aktiv an den beiden größten Standorten in Wien und Innsbruck. Die detaillierten Nutzungsdaten helfen der Geschäftsführung dabei, echte Bedarfe der einzelnen Abteilungen zu erkennen und effizient zu verwalten.

Dank der extrem kurzen Reaktionszeiten des deskbird-Supports konnte das Onboarding in kurzer Zeit abgeschlossen werden. So konnte ILF Austria deskbird Schritt für Schritt reibungslos implementieren – zunächst in Wien, dann in Innsbruck.

Seit der Einführung von deskbird im Jänner 2025 hat sich die Arbeitsplatzverteilung bei ILF Austria grundlegend verändert. Die Plattform wird mittlerweile von über 80 % der Belegschaft genutzt und die Platzverteilung läuft endlich gerechter ab. Mitarbeitende finden nun schnell und unkompliziert einen freien Schreibtisch, unabhängig von ihrer Abteilung. Und das Unternehmen weiß genau, wie viele Plätze tatsächlich benötigt und vor allem auch wirklich genutzt werden.

Als positive Überraschung stellte sich außerdem heraus, dass das Consulting-Büro sogar noch weiter wachsen könnte und dank Desk Sharing immer noch keine Platzprobleme kriegen würde.

In der Geschäftsführung freut man sich besonders, dass man nicht mehr Schiedsrichter spielen muss. Das System managt die Platzverteilung transparent und datenbasiert ganz von alleine. ILF Austria ist mit der Zusammenarbeit durchweg zufrieden und hat deskbird bereits auf Gruppenebene als Desk-Sharing-Lösung vorgestellt.