Über das Unternehmen
Athena Institute, Freie Universität Amsterdam, ein Hub für Innovation und Forschung
Die Vrije Universiteit Amsterdam (kurz: VU, auf Deutsch: Freie Universität Amsterdam) ist eine renommierte Forschungsuniversität, die im Jahr 1880 gegründet wurde. Das Athena Institute der Vrije Universiteit Amsterdam ist für seinen interdisziplinären Ansatz und sein Engagement für gesellschaftlichen Impact bekannt. Das Institut hat sich der Bereitstellung hochwertiger Bildungsangebote und der Durchführung einflussreicher Forschungen verschrieben. Im praktischen Arbeitsalltag hat das Athena Institute kürzlich festgestellt, dass es eine moderne Arbeitsplatzlösung braucht, um ein ansprechendes und kollaboratives Umfeld für alle seine Mitglieder zu schaffen.
Challenge
Anpassung an ein sich wandelndes Büroflächenmanagement
Wie viele andere Einrichtungen hat auch das Athena Institute die Auswirkungen der COVID-19-Pandemie zu spüren bekommen, die den Übergang zu hybriden Arbeitsmodellen beschleunigt hat. Da die Freie Universität Amsterdam ihren Campus umstrukturiert und renoviert, wurde die Verwaltung der Büroflächen zu einer echten Herausforderung.
Nach der Abteilung für Gesundheitswissenschaften und dem Institut für Umweltstudien im Jahr 2023 war 2025 endlich das Athena Institute mit dem Umzug an der Reihe. Sie mussten in das historische Hauptgebäude umziehen, was sich als Herausforderung erwies: Die Mitarbeitenden mussten näher zusammenrücken und sich die verfügbaren Arbeitsplätze teilen. Mit der Vorfreude auf das Zusammenarbeiten kamen aber auch Bedenken hinsichtlich des Teamzusammenhalts und die logistische Herausforderung, wie man die begrenzten verfügbaren Flächen am besten nutzen kann.
Uns wurde schnell klar, dass wir eine robuste Lösung für die Arbeitsplatzbuchung brauchten, um die neuen, begrenzten Büroflächen effizient zu verwalten.
Lotte Snellenburg, Assistentin der Geschäftsführung am VU Athena Institute der Freien Universität Amsterdam
Lösung
Einführung von deskbird für flexibles Arbeitsplatzmanagement
deskbird wurde zunächst im Oktober 2023 im MF-Gebäude eingeführt, in dem die Medizin-, Verhaltens-, Bewegungs- und Gesundheitswissenschaften der VU untergebracht sind. Das Tool hat sich schnell bewährt und das Athena Institute ebenfalls zur Einführung inspiriert, als es im Januar 2025 umziehen musste. Heute nutzen insgesamt 640 Mitarbeitende aus drei Abteilungen deskbird regelmäßig, um ihren Arbeitsplatz zu organisieren und Schreibtische zu buchen, darunter jetzt auch 120 Mitarbeitende des Athena Institute.
Mit dem benutzerfreundlichen Social Feed von deskbird können Mitarbeitende sehen, wer im Büro ist, und sich über Büro-Events auf dem Laufenden halten. Interaktive Gebäudepläne bieten einen umfassenden Überblick über verfügbare Sitzmöglichkeiten und die Arbeitsorte der Kolleg:innen. Mit nur wenigen Klicks können Mitarbeitende Schreibtische oder Parkplätze reservieren und so Last-Minute-Probleme minimieren. Außerdem profitieren sie von erweiterten Filtermöglichkeiten für spezifische Ausstattung am Arbeitsplatz sowie von Funktionen für Besucherbuchungen und Team-Space-Reservierungen.
Wir waren besorgt, dass unser Teamzusammenhalt unter der Umstellung leiden würde, weil wir vermehrt remote arbeiten, aber zum Glück haben sich diese Bedenken als unbegründet erwiesen. Tatsächlich hat deskbird unseren Teamzusammenhalt noch mehr gestärkt als erwartet und war eine große Hilfe – vor allem für das Verwaltungspersonal.
Lotte Snellenburg
Assistentin der Geschäftsführung am VU Athena Institute der Freien Universität Amsterdam
