Nexters ist ein weltweit operierendes Videospielunternehmen mit mehr als 700 Mitarbeitenden, das seit Juli 2020 ein Verfechter des hybriden Arbeitens ist. Mit fünf verschiedenen Büros weltweit brauchte das Unternehmen eine flexible und effiziente Lösung, um seine wachsende hybride Arbeitsumgebung zu verwalten. Valeriia Tsikunova, Head of Office Management, und Evelina Trofimova, Senior Office Manager, spielten eine entscheidende Rolle beim reibungslosen Übergang hin zu einer dynamischeren und mitarbeiterfreundlicheren Büroumgebung.

Als Nexters expandierte, konnte das intern entwickelte Buchungssystem, das ursprünglich für bestimmte Anwendungsfälle entwickelt worden war, nicht schnell genug skaliert werden, um die neuen Anforderungen zu erfüllen. Die Aktualisierung der Büropläne war zeitaufwändig, was dazu führte, dass die eingetragenen Informationen teils veraltet waren.

Als unser Unternehmen wuchs, wurde uns klar, dass wir ein System brauchten, mit dem wir schnell Änderungen vornehmen konnten.

Nach sorgfältiger Prüfung von neun potenziellen Lösungen entschied sich Nexters für deskbird. Wichtige Kriterien bei der Entscheidung waren die Flexibilität und die Benutzerfreundlichkeit der Lösung und die Möglichkeit, Raumpläne ohne Verzögerung zu aktualisieren. Die mobile App und die Slack-Integration waren ebenfalls wichtige Features, die den Bedürfnissen der Mitarbeitenden entsprachen und es ihnen erleichterten, Räume von unterwegs zu buchen.  

"Vor allem die Funktion für wiederkehrende Buchungen und die mobile App wurden gut angenommen und machen Buchungen für unser Team leichter zugänglich und bequemer", fügt Valeriia hinzu.

Um eine reibungslose Implementierung und Einarbeitung der Mitarbeitenden zu gewährleisten, führte das Büromanagement-Team von Nexters mehrere Maßnahmen durch. Dazu gehörte eine umfassende Kommunikationskampagne über Slack, das Erstellen von Benutzerhandbüchern und das Einrichten von Feedback-Kanälen. Durch den proaktiven Ansatz konnten die Mitarbeitenden sich schnell an das neue System gewöhnen, ohne dass sie bei ihrer Arbeit gestört wurden.

Durch die Einführung von deskbird wurde das Büromanagement von Nexters deutlich effizienter. Das Büromanagement-Team kann das Buchungssystem jetzt selbstständig verwalten, sofortige Änderungen an den Gebäudeplänen vornehmen und den Mitarbeitenden aktuelle Informationen zur Verfügung stellen, was zu einer besseren Workplace Experience beiträgt.

Wir wollten eine reibungslose Migration von einem System zum anderen. Dank der umfangreichen Verwaltungsfunktionen konnte unser Büromanagementteam einen geeigneten Zeitrahmen wählen und alle Buchungen der Mitarbeitenden vom alten System auf deskbird übertragen, ohne dass jemand in seiner Arbeit gestört wurde.

Unmittelbar nach der Einführung von deskbird unternahm das Büromanagement proaktive Schritte, um die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Das Team setzte ein anonymes Feedback-Formular auf, beantwortete zusätzliche Fragen, erstellte eine FAQ-Seite und richtete einen eigenen Slack-Channel für deskbird-bezogene Fragen ein. Darüber hinaus nutzten sie Slack, um die Funktionen des neuen Systems zu kommunizieren und sicherzustellen, dass die Informationen alle erreichten.

Diese gründliche Vorgehensweise hat zu positivem Feedback und einer aktiven Nutzung von deskbird durch die Beschäftigten von Nexters geführt, was den Erfolg der Implementierung und die verbesserte Workplace Experience unterstreicht.