Sostenibilidad en el espacio de trabajo: 27 ideas inteligentes

La sostenibilidad en el lugar de trabajo consiste en reducir el impacto ambiental de tu empresa, al tiempo que se impulsa la eficiencia y el bienestar de los empleados. Las estrategias inteligentes van desde el uso de tecnología verde y la creación de oficinas energéticamente eficientes hasta el apoyo a opciones de transporte ecológicas. Incorporar prácticas sostenibles en tus operaciones diarias te ayuda a reducir los costos, fortalecer la cultura de tu empresa y mejorar la experiencia general en el lugar de trabajo.

Uso de la tecnología para aumentar la sostenibilidad en el lugar de trabajo (Ideas 1–6)

La tecnología es una de las herramientas más eficaces si quieres que tu oficina sea más ecológica. Desde sistemas de energía inteligentes hasta la colaboración digital, las herramientas adecuadas pueden reducir las emisiones y facilitar hábitos sostenibles para tus empleados.

Idea 1: Utiliza tecnología inteligente e innovadora

La tecnología de smart office ha facilitado la reducción del consumo de energía y de las emisiones de carbono, desde dispositivos con sensores hasta enchufes inteligentes y sistemas automatizados para las instalaciones. Las herramientas para medir la sostenibilidad son excelentes para analizar tus KPI (Key Performance Indicators o Indicadores Clave de Rendimiento) económicos, sociales y medioambientales. La tecnología de IA también ofrece muchas soluciones para revertir nuestro impacto en el planeta.

Idea 2: Cambia al trabajo digital

La digitalización ahorra papel y facilita el trabajo remoto, lo que reduce las emisiones relacionadas con los desplazamientos. La flexibilidad permite a las personas trabajar desde casa con más frecuencia y, por lo tanto, reduce la contaminación causada por los desplazamientos. Las investigaciones demuestran que trabajar desde casa reduce las emisiones de gases de efecto invernadero en un 29,11% en comparación con trabajar en la oficina.

Idea 3: Reduce la contaminación digital

La actividad digital también tiene una huella, pero pequeños cambios en los hábitos pueden reducir significativamente la contaminación digital. Un correo electrónico emite 10 g de CO₂, y el 35% de nuestra bandeja de entrada permanece sin abrir. Anima a tu personal a darse de baja de newsletters irrelevantes, minimizar los correos electrónicos innecesarios y utilizar motores de búsqueda sostenibles como Ecosia.

Idea 4: Elige un hosting web ecológico

Cambiar a un proveedor de alojamiento sostenible reduce el despilfarro de energía y la dependencia de los combustibles fósiles. El alojamiento tradicional consume enormes cantidades de electricidad, a menudo de fuentes no renovables. Los servicios de alojamiento web ecológicos utilizan energía renovable, optimizan la refrigeración de los centros de datos e invierten en prácticas respetuosas con el medio ambiente. Optar por una opción ecológica envía un mensaje claro sobre tu compromiso medioambiental.

Idea 5: Digitalización

Reducir el uso de papel conserva los bosques, el agua y la energía, a la vez que disminuye los residuos de la oficina. Pásate a plataformas de colaboración digital, firmas electrónicas y almacenamiento en la nube. Cuando el papel siga siendo necesario, considera alternativas sostenibles como los cuadernos de papel de piedra borrables. Una oficina sin papel reduce los costos, aumenta la eficiencia y apoya los objetivos de sostenibilidad corporativa.

Idea 6: Ajusta el brillo de la pantalla y utiliza el modo oscuro

Según Harvard, reducir el brillo de la pantalla del 100% al 70% puede ahorrar hasta un 20% del consumo de energía del monitor. Anima a los empleados a ajustar la configuración de la pantalla o a cambiar al modo oscuro. Esto reduce la demanda de electricidad, prolonga la vida útil de los dispositivos y minimiza la fatiga visual.

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Implementar la sostenibilidad en todo tu espacio de oficina (Ideas 7–10)

Cuando creas un espacio de trabajo ecológico, debes pensar más allá de los escritorios y las salas de reunión. Las cocinas, los baños y las zonas comunes ofrecen oportunidades para reducir los residuos y ahorrar energía, e implementar la sostenibilidad en cada rincón de tu oficina.

Idea 7: Cambia a una cocina ecológica

Un comedor o cafetería sostenible reduce los residuos y promueve opciones más saludables y ecológicas. Sustituye los vasos, cubiertos y toallas de papel desechables por alternativas reutilizables. Introduce cápsulas de café rellenables, té a granel y dispensadores de agua en lugar de agua embotellada. También puedes asociarte con proveedores locales para ofrecer comidas orgánicas, vegetarianas y veganas.

Idea 8: Elige productos de limpieza ecológicos

Los productos de limpieza ecológicos protegen tanto la salud de los empleados como el medio ambiente. Busca soluciones de limpieza certificadas y con etiqueta ecológica que no contengan productos químicos nocivos. Sustituye las toallitas desechables por paños y fregonas reutilizables para reducir los residuos y colabora con proveedores de limpieza que sigan prácticas sostenibles.

Idea 9: Convierte los baños en espacios de cero residuos y energéticamente eficientes

Las mejoras inteligentes en los baños reducen el consumo de agua, disminuyen los costos de energía y reducen los residuos. Instala grifos con sensor de movimiento y grifos de bajo consumo para ahorrar agua. Sustituye las toallas de papel por secadores de manos de bajo consumo y utiliza bolsas de basura recicladas o compostables.

Idea 10: Promociona las 3 erres

Integrar la mentalidad de “reducir, reutilizar, reciclar” fomenta una cultura de sostenibilidad a largo plazo. Anima a los empleados a reducir el uso de artículos de un solo uso, a reutilizar los suministros y dispositivos de oficina y a reciclar de forma constante. Proporciona contenedores de reciclaje claramente etiquetados y realiza campañas de concienciación para mantener vivo el mensaje.

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Convierte tu oficina en un centro sostenible (Ideas 11–16)

Una oficina verdaderamente sostenible va más allá de las iniciativas aisladas. Al replantearte el uso de la energía, el equipamiento de la oficina y los hábitos de los empleados, puedes construir un espacio de trabajo que minimice los residuos y maximice la eficiencia.

Idea 11: Imprime menos o, si es inevitable, hazlo a doble cara

Reducir la impresión ahorra papel, energía y costos. La mayoría de los documentos se pueden almacenar y compartir digitalmente con herramientas seguras en la nube. Cuando sea necesario imprimir, establece la configuración predeterminada en blanco y negro y a doble cara. Combina esto con campañas de concienciación y políticas de cuotas de impresión para que los empleados adopten hábitos sin papel.

Idea 12: Cambia toda la iluminación a LED

Los LED reducen drásticamente el uso de energía al tiempo que mejoran la calidad y la durabilidad de la luz. Las bombillas LED consumen hasta un 80% menos de energía que las bombillas tradicionales y duran mucho más, lo que reduce tanto los costos como los residuos. Una mejor iluminación también mejora la comodidad y la productividad de los empleados.

Idea 13: Alimenta tu oficina con energía renovable

Elegir energía verde reduce drásticamente la huella de carbono de tu oficina. Cambiar a un proveedor de energía renovable reduce las emisiones relacionadas con el uso de la electricidad. También puedes instalar soluciones in situ como paneles solares.

Idea 14: Crea una comunidad de sostenibilidad en el lugar de trabajo

Involucrar a los empleados acelera el cambio cultural y el impacto. Crea un equipo ecológico o una comunidad de sostenibilidad en el lugar de trabajo donde los empleados compartan ideas, organicen talleres y lancen iniciativas ecológicas. Esto fomenta la implicación, fortalece el espíritu de equipo e integra profundamente la sostenibilidad en la cultura de tu empresa.

Idea 15: Considera una política BYOD (Bring Your Own Device, Trae tu propio dispositivo)

Las políticas BYOD reducen los residuos electrónicos y disminuyen los costos de hardware. Permitir que los empleados utilicen dispositivos personales, respaldado por una sólida seguridad informática, minimiza la necesidad de equipos adicionales. Fomenta la reparación y la reutilización de dispositivos, en consonancia con el principio de “reducir, reutilizar, reciclar”.

Idea 16: Elimina el consumo de energía fantasma

Desconectar los dispositivos evita el desperdicio oculto de energía. Los aparatos electrónicos siguen consumiendo energía en el modo de espera, lo que se conoce como energía fantasma. Educa a los empleados para que desconecten los portátiles, los cargadores y los monitores cuando no los utilicen. Proporciona regletas inteligentes o enchufes de apagado automático para que este hábito no requiera esfuerzo.

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Fomentar opciones de desplazamiento y viaje sostenibles (Ideas 17–21)

La forma en que los empleados y los equipos se desplazan hacia y desde la oficina tiene un gran impacto en la huella de carbono de tu empresa. Al promover hábitos de desplazamiento más ecológicos y replantear los viajes de negocios, puedes reducir las emisiones y apoyar el bienestar de los empleados.

Idea 17: Elige el transporte terrestre en lugar de volar

Volar genera las mayores emisiones de transporte, así que opta por trenes, coches compartidos o vehículos eléctricos. Siempre que sea posible, sustituye los vuelos de negocios por viajes en tren o trayectos compartidos en coche. Anima a los “super-commuters” a trabajar a distancia con más frecuencia para reducir su impacto. Según un estudio, un aumento del 10 por ciento de las personas que trabajan a distancia podría reducir las emisiones de carbono en 192 millones de toneladas al año.

Idea 18: Promociona el transporte público para los desplazamientos diarios

Los autobuses, trenes y metros reducen significativamente las emisiones de CO₂ en comparación con conducir solo. Subvenciona los abonos de transporte de los empleados, proporciona información clara sobre los desplazamientos o recompensa al personal que utiliza el transporte público. Estos pequeños incentivos pueden cambiar el comportamiento de los desplazamientos, a la vez que reducen la demanda de aparcamiento y disminuyen el estrés de los trabajadores.

Idea 19: Fomenta el uso de la bicicleta y los paseos a pie siempre que sea posible

El desplazamiento activo es la opción más ecológica. Instala aparcamientos para bicicletas, duchas y almacenamiento seguro para que el ciclismo sea más cómodo. Promociona el caminar para aquellos que vivan cerca y considera ofrecer el reembolso por kilometraje para los desplazamientos en bicicleta. Empleados más saludables, menos emisiones y una menor congestión del tráfico hacen que esta sea una triple victoria.

Idea 20: Crea una comunidad de uso compartido de coches

Compartir coche reduce las emisiones, ahorra dinero y fortalece las conexiones del equipo. Encuentra empleados que vivan en la misma zona utilizando herramientas o aplicaciones internas. Apoya los viajes compartidos con plazas de aparcamiento designadas o vales de combustible.

Idea 21: Mantén los eventos corporativos a nivel local

Los eventos locales reducen las emisiones de los viajes a la vez que apoyan a las comunidades cercanas. En lugar de volar a retiros lejanos, explora lugares regionales para retiros de empresa y eventos para clientes. Quedarse cerca reduce los costos y muestra joyas ocultas cerca de tu sede.

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Impulsar la sostenibilidad en el lugar de trabajo a través de la comunicación y la acción (Ideas 22–27)

La sostenibilidad es más eficaz cuando se mide, se comunica y se comparte. Al realizar un seguimiento de tu impacto, involucrar a los empleados, alinear a los socios y buscar certificaciones, puedes generar credibilidad e inspirar el cambio dentro y fuera de tu organización.

Idea 22: Mide tu huella de carbono y establece objetivos claros

Utiliza calculadoras de huella de carbono e indicadores clave de rendimiento (KPI) de sostenibilidad para identificar dónde se encuentran tus mayores impactos. A partir de ahí, establece objetivos realistas y medibles (por ejemplo, reducir el consumo de energía en un 20% en dos años). La presentación de informes periódicos te ayuda a realizar un seguimiento del progreso y a mantener la sostenibilidad como un esfuerzo continuo en lugar de un proyecto aislado.

Idea 23: Comparte actualizaciones y consejos sobre sostenibilidad con tu equipo

Una comunicación transparente motiva a los empleados a participar. Organiza reuniones trimestrales, envía boletines informativos ecológicos o crea un canal de Slack con consejos de sostenibilidad. Ofrece formación para que los empleados puedan aplicar prácticas ecológicas en el trabajo y en casa.

Idea 24: Alinea a los partners y proveedores con tus estándares

La sostenibilidad requiere la colaboración en toda tu cadena de suministro. Construye un modelo de negocio sostenible y comunica claramente tus expectativas medioambientales a proveedores y socios. Incluye requisitos ecológicos en los contratos y da prioridad a los proveedores que comparten tus valores.

Idea 25: Inspira a otras organizaciones a actuar

Compartir tus casos de éxito amplifica tu impacto. Publica casos prácticos, participa como ponente en eventos del sector o escribe artículos sobre tus iniciativas ecológicas. Al mostrar resultados tangibles, animas a otras empresas a adoptar prácticas similares, multiplicando el efecto de tus esfuerzos en todo el panorama empresarial.

Idea 26: Organiza talleres, webinars y eventos

La formación impulsa el compromiso y la innovación. Organiza sesiones centradas en la sostenibilidad para difundir conocimientos, proponer soluciones y motivar a los empleados. Invita a expertos externos para obtener perspectivas nuevas. Eventos como estos ayudan a integrar la sostenibilidad en tu cultura, a la vez que generan ideas innovadoras.

Idea 27: Obtén una certificación medioambiental

Las certificaciones validan tu compromiso y generan confianza. Marcos como ISO 14001 o la certificación B Corpdemuestran que tu empresa sigue estándares de sostenibilidad reconocidos. Refuerzan tu credibilidad ante clientes, socios y empleados, a la vez que mantienen tu negocio responsable de una mejora continua.

¿Cómo ayudan las plataformas de gestión del espacio de trabajo como deskbird a alcanzar los objetivos de sostenibilidad?

La experiencia de Museums Galleries Scotland (MGS) demuestra cómo una plataforma de gestión del espacio de trabajo como deskbird puede reducir la huella de carbono de tu oficina. Ya comprometidos con la iniciativa Net Zero 2045 de Escocia, MGS utilizó deskbird para medir y reducir las emisiones de carbono generadas por los desplazamientos de los empleados. Con deskbird, obtuvieron acceso tanto a la evidencia como a las herramientas para convertir las decisiones diarias de desplazamiento en un progreso medible y pudieron:

• Haz un seguimiento del comportamiento real de los desplazamientos: En tan solo 21 días, deskbird registró 502 trayectos de 35 empleados, incluyendo trenes, autobuses, bicicletas y caminatas.
• Cuantifica las emisiones con precisión: El análisis mostró 123,6 kg de CO₂e (equivalente de dióxido de carbono) en un mes, lo que ya era 3,6 veces menor que si todo el personal se hubiera desplazado a diario, lo que demuestra el impacto del trabajo híbrido y las opciones de viaje más ecológicas.
• Proporciona datos anónimos y transparentes: Se realizó un seguimiento de los datos de los desplazamientos de los empleados sin violar la privacidad, y luego se vincularon a las métricas oficiales de emisiones.
• Identifica tendencias y adáptate: Los datos revelaron patrones de desplazamiento y cambios estacionales, lo que permitió a MGS anticiparse a los cambios y ajustar el uso de la oficina o promover alternativas.
• Apoya la toma de decisiones informadas: El liderazgo basado en datos permite demostrar el valor de las políticas de trabajo híbrido y alinear las operaciones con los objetivos de sostenibilidad.

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