7 buenas prácticas para gestionar varias oficinas

La mayoría de los responsables de instalaciones que gestionan varias oficinas se enfrentan al mismo problema: toman decisiones sobre la renovación de los contratos de alquiler basándose en los registros de acceso y las reservas del calendario, a pesar de saber que estos datos no reflejan el uso real del espacio. Las mejores prácticas para gestionar varias oficinas se resumen en tres aspectos: estandarizar los criterios que importan para garantizar la equidad y la coherencia de los datos, consolidar las herramientas para poder comparar la utilización entre las distintas sedes y automatizar las tareas manuales que garantizan la precisión de los datos.

TL;DR

Para gestionar adecuadamente varias oficinas es necesario encontrar el equilibrio entre la coherencia a nivel de toda la empresa y la flexibilidad local, utilizando una única plataforma para todas las sedes y tomando medidas basadas en datos reales de utilización.

• Estandarizar las políticas fundamentales de forma centralizada y, a continuación, dejar que los equipos locales las adapten a la distribución específica de sus oficinas y a las normas regionales.
• Agrupa las reservas de puestos de trabajo, salas y recursos en una única plataforma para que puedas comparar datos entre distintas sedes
• Automatizar el registro de asistencia y la coordinación de horarios para reducir las tareas administrativas y conocer los patrones reales de asistencia

¿En qué se diferencia la gestión de varias oficinas de la gestión de un único centro?

La gestión de múltiples oficinas consiste en coordinar el espacio, las políticas y la experiencia de los empleados en varias sedes físicas. Hay que gestionar simultáneamente patrones de ocupación variables, culturas locales diferentes y fuentes de datos fragmentadas.

Gestionar una única oficina significa que se aplica un único conjunto de normas para todos: se realiza el seguimiento del uso en un único sistema y se realizan los ajustes en una única planta.

Sin embargo, la expansión a varias oficinas lo cambia todo. Las normas que funcionan en la sede central suelen fallar en las sucursales regionales, ya que cada sede gestiona el uso del espacio de forma diferente, lo que hace que las comparaciones precisas sean casi imposibles. A los equipos repartidos entre distintas oficinas les cuesta coordinar sus horarios para lograr una colaboración significativa. Algunas oficinas pueden dar la sensación de estar bien gestionadas, mientras que otras carecen de recursos básicos.

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Comprender estas diferencias te ayuda a entender por qué son importantes las prácticas que se indican a continuación. Cada una de ellas aborda una carencia concreta que surge al pasar de gestionar un único establecimiento a gestionar varios.

7 buenas prácticas para gestionar varias oficinas

Estas prácticas se basan en patrones observados en diversas organizaciones que gestionan entornos de trabajo híbridos a gran escala. Te ayudan a mantener el control sobre tu espacio de trabajo, al tiempo que garantizan el compromiso de los empleados en todas las sedes.

1. Estandarizar las políticas en todas las sedes, permitiendo al mismo tiempo flexibilidad a nivel local

Una política de trabajo híbrido establece cuándo y cómo trabajan los empleados, ya sea en la oficina o a distancia. Es necesario establecer expectativas claras en cuanto a los horarios de reserva, los requisitos de registro de presencia y el número mínimo de días de asistencia.

Las políticas centrales deben aplicarse en todas partes para garantizar la equidad. Si la sede central exige a los empleados que se registren en un plazo de 30 minutos tras realizar la reserva, esa misma norma debe aplicarse en las oficinas regionales. La coherencia evita la confusión cuando los empleados se desplazan de una sede a otra.

Los equipos locales siguen necesitando margen para adaptarse a sus situaciones específicas. Una sucursal situada en un huso horario diferente podría necesitar franjas horarias de reserva distintas, o una oficina con un planta abierto planta definir las zonas de silencio de forma diferente a una que cuente con despachos privados. Imponer normas idénticas en espacios completamente diferentes genera fricciones innecesarias.

El principal reto consiste en decidir qué hay que estandarizar y qué hay que adaptar a cada lugar. Los plazos de reserva, las normas sobre ausencias y los mínimos de asistencia funcionan bien como normas globales. Las zonas de silencio, la disponibilidad de servicios y las restricciones de acceso específicas de cada planta funcionan mejor si se deciden a nivel local.

2. Centralizar la visibilidad del uso del espacio en todas las sedes

La visibilidad centralizada consiste en disponer de un único panel de control que muestra la ocupación, los días de mayor afluencia y las tendencias de utilización en todas tus oficinas. De este modo, obtienes los datos que necesitas para tomar decisiones fundamentadas sobre el parque inmobiliario, la plantilla y la inversión en oficinas.

Basarse únicamente en los datos de la sede central para tomar decisiones sobre las sucursales regionales genera puntos ciegos. Cuando los responsables de las instalaciones combinan manualmente hojas de cálculo de cinco oficinas diferentes, los datos suelen estar desactualizados antes incluso de que comience el análisis. Cada sede puede definir el término «utilización» de forma diferente, lo que hace que las comparaciones carezcan de sentido.

La información en tiempo real te ayuda a identificar qué espacios necesitan consolidarse o ampliarse. Es posible que tu oficina de Londres parezca llena los martes y miércoles. El martes se registra la ocupación global más alta, con un 58,6 %. Por su parte, tu oficina de Berlín podría estar medio vacía esos mismos días. Sin datos centralizados, estos patrones pasan desapercibidos.

Las herramientas de análisis del lugar de trabajo resuelven este problema al reunir en una única vista los datos de reservas y asistencia de todas las sedes. Así, puedes comparar oficinas directamente, detectar tendencias y tomar decisiones fundamentadas en materia inmobiliaria.

3. Utiliza una única plataforma para reservar mesas, salas y recursos

La proliferación de herramientas se produce cuando las distintas oficinas utilizan sistemas diferentes para realizar las mismas tareas. El resultado es una experiencia desigual para los empleados y una duplicación del trabajo administrativo en toda la organización.

Cuando los empleados visitan otra oficina, no deberían tener que aprender a utilizar un nuevo sistema de reservas. El mismo procedimiento que funciona en la sede central debería funcionar en todas las sucursales: la coherencia reduce la confusión y favorece la aceptación del sistema.

Además, una plataforma única proporciona a la dirección datos comparables. Si tu oficina de Nueva York utiliza una herramienta de reserva de puestos de trabajo y la de Ámsterdam utiliza otra, no podrás comparar con precisión las tasas de ocupación. Es posible que las métricas se calculen de forma diferente o que los datos se almacenen en formatos incompatibles.

La consolidación en una única plataforma de gestión del lugar de trabajo también simplifica el mantenimiento informático. Tu equipo de TI gestiona una única integración con tu proveedor de identidades, un único conjunto de permisos y una única relación con el proveedor, lo que reduce la carga de mantenimiento continuo que supone gestionar múltiples herramientas.

4. Definir funciones y responsabilidades claras para cada centro

Las estructuras con varias oficinas necesitan una persona responsable a nivel local para funcionar correctamente. En cada sede debe haber alguien encargado de la gestión del espacio, la resolución de problemas y las consultas de los empleados. Sin una responsabilidad clara, los problemas se agravan poco a poco o acaban pasando totalmente desapercibidos.

El responsable de oficina o el jefe de centro es el primer punto de contacto para las cuestiones locales. Conoce las particularidades específicas de su edificio y puede resolver la mayoría de las dudas sin necesidad de remitirlas a los equipos centrales. El equipo de instalaciones se encarga del mantenimiento físico, los protocolos de seguridad y los requisitos de cumplimiento normativo. Un responsable de TI gestiona las integraciones de software, la configuración del inicio de sesión único (SSO) y la gestión de usuarios para esa ubicación concreta.

Los controles de acceso basados en roles ayudan a formalizar estas responsabilidades. Puedes otorgar a los administradores locales los permisos exactos que necesitan sobre sus ubicaciones específicas sin comprometer la configuración de seguridad global. El responsable de la sede de Chicago puede ajustar las normas de reserva de su oficina sin que ello afecte a la configuración de Londres.

5. Coordinar los horarios de los equipos de las distintas oficinas

La coordinación híbrida se complica cuando los equipos están repartidos en varias sedes. Si un equipo tiene miembros en tres oficinas diferentes, es necesario saber quién está dónde y cuándo. Sin esta transparencia, los días de presencia en la oficina se vuelven impredecibles y la colaboración se ve afectada.

Los empleados necesitan ver que compañero antes de comprometerse a desplazarse al trabajo. Cuando las personas se desplazan a la oficina solo para participar en videollamadas con compañeros de otra sucursal, pierden rápidamente la motivación para volver. La oficina debe percibirse como un lugar destinado a la colaboración, no como un sitio donde realizar el mismo trabajo que podrían hacer desde casa.

Las herramientas de planificación de equipos permiten ver la presencia de los empleados en todas las sedes. Los empleados pueden ver qué días tienen previsto acudir al trabajo sus compañeros, coordinarse en función de los horarios comunes y crear hábitos sostenibles en la oficina. Esta visibilidad ayuda a los equipos a sincronizarse sin necesidad de imposiciones ni medidas coercitivas.

6. Automatizar los registros de llegada y la gestión de las ausencias

Se produce una ausencia sin previo aviso cuando alguien reserva un puesto de trabajo o sala de reunión pero nunca se presenta para utilizarla. En muchas organizaciones, entre el 20 % y el 30 % de sala de reunión pueden quedar sin utilizar debido a las ausencias sin previo aviso. Tu porcentaje exacto variará en función de la oficina, la política de la empresa y el control del registro de entrada.

Los registros de asistencia automatizados confirman la asistencia real, en lugar de limitarse a la asistencia prevista. Los empleados registran su asistencia a través de una aplicación o un código QR al llegar. Si alguien no registra su asistencia dentro de un plazo determinado, su plaza queda libre automáticamente para que puedan utilizarla otras personas.

Esta automatización garantiza la precisión de tus datos y evita los cuellos de botella artificiales en la capacidad. Cuando los empleados ven que los puestos de trabajo no utilizados se liberan automáticamente, confían más en el sistema. Una oficina «completa» significa, en realidad, que hay gente allí, no solo que la gente tenía previsto estar allí.

Las ventajas administrativas se acumulan rápidamente. Sin automatización, alguien tiene que llevar un control manual de las ausencias y liberar las reservas. Con la automatización, el sistema se encarga de ello de forma continua en todas las sedes sin intervención humana.

7. Revisar periódicamente los datos de utilización y tomar medidas en consecuencia

Los datos sin acción no son más que informes. Mirar las cifras una vez y archivarlas no sirve de nada: es necesario establecer una periodicidad regular para revisar la utilización en todas las oficinas, ya sea mensualmente o trimestralmente.

Durante estas revisiones, céntrate en los patrones que sirven de base para la toma de decisiones.

• ¿Qué días son los de mayor afluencia en cada establecimiento?
• ¿Cuál es la tasa de ausencias y ha variado?
• ¿Existen discrepancias entre la asistencia reservada y la real?
• ¿Qué plantas o zonas están infrautilizadas, mientras que otras parecen estar abarrotadas?

Una vez identificadas las tendencias, utilízalas para ajustar las políticas o reasignar el espacio. Es posible que una oficina necesite más espacios colaborativos, mientras que otra deba reducir su superficie total. Puede que un equipo concreto reserve constantemente puestos de trabajo que nunca utiliza, lo que indica la necesidad de mejorar la comunicación sobre las expectativas.

Cuando puedes mostrar exactamente cómo se utiliza el espacio en todas las sedes, tus argumentos a la hora de tomar decisiones inmobiliarias son más sólidos. Las cifras se sostienen en las reuniones de la junta directiva porque reflejan el comportamiento real, no conjeturas, y así ganas credibilidad ante la dirección.

Errores habituales en la gestión de varias oficinas

Evitar los errores más comunes es tan importante como aplicar las mejores prácticas. Muchas organizaciones tienen dificultades para gestionar varias oficinas porque recurren a métodos obsoletos o a herramientas fragmentadas.

• Tratar todas las oficinas por igual supone ignorar el contexto local y las diferencias culturales. Lo que funciona en una sede central de 5.000 personas puede resultar frustrante para los empleados de un centro regional de 250 personas. Las políticas deben tener un núcleo coherente que deje margen para la adaptación local.
• Los datos de las tarjetas de acceso por sí solos ofrecen una visión incompleta. Los registros de las tarjetas de acceso indican la entrada al edificio, pero no el uso real de los puestos de trabajo ni los patrones de colaboración del equipo. Es posible que alguien pase su tarjeta, se tome un café y se marche a una reunión fuera de la oficina. Tus datos lo mostrarían como «presente», aunque nunca haya utilizado el puesto de trabajo que tenía reservado.
• Retrasar la implantación de las herramientas en las oficinas más pequeñas genera una experiencia inconsistente para los empleados. Si tus oficinas centrales utilizan una plataforma moderna de reservas, mientras que las sucursales regionales siguen dependiendo de hojas de cálculo, no podrás comparar los datos con precisión. Los empleados que se desplazan entre distintas sedes se enfrentan a dificultades innecesarias.
• Prescindir de la participación del departamento de TI provoca problemas más adelante. Tras la puesta en marcha, surgen problemas de seguridad y deficiencias de integración, lo que da lugar a trabajos adicionales y a frustración. Involucrar al departamento de TI desde el principio garantiza que tus soluciones cumplan los requisitos de seguridad y se integren sin problemas con los sistemas de identidad existentes.

Cómo deskbird gestionar entornos de trabajo con varias oficinas

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La plataforma cumple los requisitos de seguridad empresarial gracias a las certificaciones ISO 27001 y SOC 2 Tipo II, y cumple con el RGPD. Los datos se alojan en Fráncfort (Alemania), bajo la legislación alemana. Las integraciones con Azure AD (Microsoft Entra ), Okta y el Sistema de Gestión de Identidades entre Dominios (SCIM) permiten el aprovisionamiento automático de usuarios con una carga de trabajo mínima para el departamento de TI.

deskbird alcanzar una tasa de adopción superior al 90 % en más de 500 empresas, por lo que tus datos de utilización son más precisos y más fáciles de justificar a la hora de tomar decisiones inmobiliarias. Cuando los empleados utilizan realmente el sistema de reservas, tus cifras de utilización se convierten en datos fiables. Podrás tomar decisiones inmobiliarias con confianza, ya que los datos reflejan el comportamiento real en todas tus sedes. Descubre deskbird funciona deskbird todas las oficinas (deskbird).