Los 10 mayores retos del trabajo híbrido para los responsables de oficinas y los líderes en el lugar de trabajo

El trabajo híbrido ya no es un experimento. Para muchas empresas de la región DACH, la combinación del trabajo en la oficina y el trabajo a distancia se ha convertido en parte de su actividad diaria. Al mismo tiempo, cada vez está más claro que un modelo de trabajo híbrido no funciona sin una organización y coordinación activas.

En conversaciones con gerentes de oficina, líderes laborales, equipos de recursos humanos y equipos de instalaciones, escuchamos repetidamente que los procesos existentes no satisfacen las demandas que conlleva el trabajo híbrido. La falta de transparencia, los flujos de trabajo manuales y las estructuras rígidas dificultan mantener la supervisión y, al mismo tiempo, crear una experiencia laboral positiva para los empleados.

A partir de estas conversaciones, hemos resumido los diez mayores retos del trabajo híbrido para 2025, junto con posibles enfoques para superarlos que han demostrado su eficacia en la práctica.

Puntos clave:

• Los retos del trabajo híbrido son similares en muchas organizaciones, independientemente de su tamaño o sector.
• La falta de transparencia, la flexibilidad limitada y el exceso de procesos manuales se encuentran entre los problemas más comunes. 
• Los modelos de trabajo híbridos exitosos se basan en reglas claras, una infraestructura digital sólida y la toma de decisiones basada en datos.

1. Falta de soluciones flexibles en el lugar de trabajo para equipos híbridos.

Uno de los retos más comunes del trabajo híbrido es la fluctuación de la demanda de espacio de oficina. Los empleados trabajan desde casa algunos días y desde la oficina otros, a menudo dependiendo de los días de equipo, los proyectos o las preferencias personales. Los conceptos rígidos de lugar de trabajo tienen dificultades para reflejar esta dinámica. La asignación de escritorios fijos da lugar a espacios sin utilizar algunos días y a escasez de capacidad otros. Muchas empresas siguen gestionando esta complejidad mediante hojas de cálculo o coordinación manual.

Posibles soluciones:

• Introducción de escritorios flexibles en lugar de puestos de trabajo asignados de forma permanente.
• Utilizar un sistema de reservas que muestre de forma transparente la capacidad disponible.
• Analizar la asistencia real como base para la planificación del espacio de trabajo.

2. No hay ninguna solución disponible para compartir escritorios.

Una pregunta recurrente que nos hacen las empresas es: «¿Cómo se supone que debemos implementar el uso compartido de escritorios si no contamos con la herramienta adecuada?». Sin una solución clara, el uso de los escritorios se vuelve rápidamente confuso y, a menudo, se percibe como injusto. El resultado es el caos en las operaciones diarias de la oficina y la disminución de la confianza en el modelo de trabajo híbrido. Los empleados no saben si encontrarán un escritorio y los equipos de la oficina pierden un tiempo valioso coordinándose manualmente.

Posibles soluciones:

• Desarrollar una etiqueta y un concepto claros y compartidos para el escritorio, con reglas, zonas y funciones.
• Implantación estructurada del software de reserva de escritorios, incluida la comunicación interna.
• Sesiones de formación y directrices claras para los empleados.

3. No hay visibilidad sobre quién está trabajando de forma remota o desde la oficina.

Un clásico reto del trabajo híbrido al que se enfrentan muchas organizaciones: los equipos planean reunirse en la oficina, solo para descubrir que en realidad no hay nadie allí. Sin una visibilidad transparente de la asistencia, la colaboración se complica innecesariamente. A menudo falta una planificación fiable para las jornadas de equipo, los talleres o el trabajo colaborativo en proyectos, y la coordinación espontánea fracasa debido a la falta de visibilidad.

Posibles soluciones:

• Una herramienta de trabajo híbrida con funciones de programación y una visión general centralizada de cuándo estarán los miembros del equipo en la oficina.
• Indicadores de estado claros basados en reservas o calendarios.
• Soluciones móviles que facilitan la planificación híbrida semanal a los empleados, como las preferencias semanales en deskbird.

4. No hay suficientes escritorios para los empleados que trabajan en las instalaciones.

Muchas empresas con las que hablamos nos informan de la falta de espacio en la oficina. Algunas redujeron el espacio de oficina durante la transición al trabajo híbrido sin basarse en datos sólidos. El resultado es sencillo: algunos días no hay suficientes escritorios disponibles. Los días de mayor afluencia provocan estrés, frustración y flujos de trabajo ineficientes. Sin datos fiables, no queda claro si se trata de incidentes aislados o de problemas estructurales.

Posibles soluciones:

• Uso de análisis del lugar de trabajo para recopilar y analizar datos sobre el uso de la oficina con el fin de planificar la capacidad de forma realista.
• Adaptar la distribución de las oficinas introduciendo zonas específicas, como áreas de concentración o espacios de colaboración.
• Desarrollo de una lógica de priorización para determinados equipos o funciones.

5. Resistencia a compartir escritorio

No todos los retos del trabajo híbrido son puramente organizativos. Los factores emocionales suelen desempeñar un papel importante. Para muchos empleados, perder su escritorio asignado de forma permanente se percibe como un cambio significativo, lo que naturalmente genera resistencia. Las preocupaciones en torno a los procesos del lugar de trabajo, la ergonomía o la privacidad intensifican estos sentimientos, especialmente cuando se introduce el uso compartido de escritorios sin la comunicación y el apoyo suficientes.

Posibles soluciones:

• Participación temprana de los empleados y comunicación abierta
• Normas claras, estándares y taquillas para los objetos personales.
• Gestión del cambio específica para respaldar la implementación.
• Estrategias para introducir con éxito un software de reserva de escritorios y maximizar la aceptación de los empleados.
• Utilizar una aplicación móvil sencilla y fácil de usar, como deskbird reservar escritorios.

6. Difícil regreso a la oficina

En las configuraciones de trabajo híbridas, muchas organizaciones siguen teniendo dificultades para motivar a los empleados a acudir a la oficina con regularidad. A menudo, la oficina ya no se percibe como un valor añadido real. Sin razones de peso, la asistencia deseada a la oficina no se materializa, o incluso se percibe como algo forzado.

Posibles soluciones:

• Rediseñar la oficina como un centro social y colaborativo donde los empleados disfruten trabajando.
• Horarios de trabajo híbridos basados en equipos con días de oficina compartidos en lugar de normas rígidas y generales.
• Comunicación clara del «porqué» detrás de las expectativas de asistencia a la oficina.

7. Falta de visibilidad de la ubicación para compañeros

La colaboración depende de saber quién está trabajando, dónde y cuándo. Cuando falta esta transparencia, surgen malentendidos en torno a las reuniones, la carga de trabajo se duplica, los tiempos de espera aumentan y se pierden oportunidades. Especialmente en entornos híbridos, la visibilidad de la presencia compañerosen la oficina es unfactor clave para una colaboración fluida. Sin embargo, en muchas conversaciones con clientes y posibles clientes, constatamos constantemente que esta transparencia simplemente brilla por su ausencia.

Posibles soluciones:

• Una solución de trabajo híbrida como deskbird visibilidad directa del estado (por ejemplo, en la oficina, a distancia, ausente) que se muestra en el feed del equipo.
• Resúmenes de los equipos y políticas de trabajo híbrido flexibles para que los gerentes planifiquen los días de oficina compartida.
• Integración y sincronización automática con sistemas de RR. HH. y herramientas de calendario para reflejar las ausencias y los días de trabajo previstos.

8. Los empleados carecen de incentivos para volver a la oficina.

Para muchos empleados, saber que compañeros en la oficina es una motivación clave para acudir al trabajo. Sin embargo, las conversaciones con los clientes suelen revelar que, más allá de la visibilidad de la ubicación, muchas empresas carecen de incentivos adicionales para fomentar la presencia en la oficina. Sin beneficios sociales o colaborativos, la asistencia a la oficina se considera una obligación más que una oportunidad.

Posibles soluciones:

• Diseño de oficinas basado en la experiencia, centrado en la colaboración y la experiencia en el lugar de trabajo.
• Implementar ideas creativas para que la gente vuelva a la oficina, como eventos en el lugar de trabajo que se pueden planificar fácilmente con una aplicación como deskbird.
• Un fuerte enfoque en el intercambio, la colaboración y la comunidad en el lugar de trabajo.
• Comunicación clara y transparente de la estrategia de regreso a la oficina.

9. No hay un socio central para las aplicaciones de los empleados y la gestión del lugar de trabajo.

Muchas organizaciones dependen de una amplia gama de herramientas aisladas. La reserva de escritorios, sala de reunión , la gestión de visitantes y la comunicación se gestionan a través de diferentes sistemas, o a veces ni siquiera de forma digital. Esto genera un trabajo administrativo adicional, cambios constantes de contexto y frustración para todos los involucrados. En pocas palabras, muchas empresas nos dicen que carecen del socio tecnológico adecuado para la gestión del lugar de trabajo y las aplicaciones para empleados.

Posibles soluciones:

• Uso de una plataforma integral de gestión del lugar de trabajo
• Una solución de trabajo híbrida como deskbird ofrece una aplicación móvil sencilla e intuitiva para los empleados.
• Herramientas para el lugar de trabajo con integraciones perfectas en los sistemas existentes de RR. HH., TI y calendarios.

10. Gestión de espacios de trabajo flexibles y zonas de oficina mediante Excel

Uno de los retos más evidentes del trabajo híbrido es que los espacios de trabajo, aulas y los puestos de trabajo compartidos siguen gestionándose de forma manual. La gestión de las reservas de puestos de trabajo mediante Excel es propensa a errores, rara vez está actualizada y no proporciona datos fiables en tiempo real. Esto no solo complica las operaciones diarias, sino que también impide tomar decisiones estratégicas sobre la optimización del espacio de oficina y la planificación de la ubicación.

Posibles soluciones:

• Sustitución gradual de los procesos manuales por una herramienta de reserva de escritorios
• Procesos automatizados de reserva y liberación en caso de no presentarse.
• Uso intencionado de datos para tomar decisiones sobre el espacio y la ubicación

Cómo deskbird resolver los retos del trabajo híbrido

La amplia gama de retos a los que se enfrentan cada día los responsables de oficinas, los líderes en el lugar de trabajo y los equipos de recursos humanos y de instalaciones deja una cosa clara: el trabajo híbrido no funciona sin una gestión activa. Requiere conceptos claros, procesos transparentes y herramientas que realmente apoyen el trabajo híbrido diario.

Una plataforma integrada de gestión del lugar de trabajo como deskbird reúne todos estos elementos: reserva flexible de escritorios, visibilidad del equipo, gestión centralizada del lugar de trabajo e información basada en datos, todo en un solo lugar. Esto crea un entorno de trabajo híbrido que no solo funciona a la perfección, sino que también es bien recibido por los empleados.

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