17 instalaciones de oficina para impulsar el compromiso y la eficiencia
Unas instalaciones de oficina modernas son la base de un lugar de trabajo productivo y van mucho más allá de los escritorios y el Wi-Fi. Cuando se combinan con servicios bien pensados, aumentan el bienestar, atraen el talento y fortalecen la cultura. Desde espacios de trabajo flexibles hasta gimnasios y tecnología inteligente, la configuración adecuada fomenta el compromiso, la eficiencia y el éxito del trabajo híbrido.
¿Qué son las instalaciones de oficina?
Las instalaciones de la oficina son los componentes básicos de un espacio de trabajo que permiten a los empleados desempeñar sus funciones de forma eficaz. Incluyen espacios físicos como estaciones de trabajo, salas de reunión y aseos, e elementos de infraestructura como sistemas de iluminación, calefacción y ventilación. Los ordenadores, las impresoras y los teléfonos también forman parte de las instalaciones del lugar de trabajo. Estos elementos fundamentales crean un entorno de trabajo funcional que apoya las operaciones diarias y la productividad de los empleados.
¿Cuál es la diferencia entre las instalaciones de oficina y los servicios de oficina?
Las instalaciones de oficina son los elementos esenciales que necesita un espacio de trabajo para operar, mientras que las amenidades de oficina son características adicionales diseñadas para mejorar la comodidad, la conveniencia y la satisfacción de los empleados. En resumen, las instalaciones cubren los “imprescindibles” para la funcionalidad, y las amenidades proporcionan los “complementos” que mejoran la experiencia general en el lugar de trabajo. Las instalaciones incluyen elementos como electricidad, Wi-Fi, ascensores, baños y salas de reunión. Sin ellos, el trabajo no puede funcionar correctamente. Las amenidades, por otro lado, pueden variar desde gimnasios y áreas de relajación hasta guarderías o cafeterías.
Ejemplos de instalaciones y servicios de oficina
La línea entre las instalaciones de oficina y los servicios puede ser difusa. Por ejemplo, aunque la guardería pueda parecer un servicio, muchas empresas la consideran una instalación necesaria para apoyar eficazmente a los padres que trabajan. Aquí tienes ejemplos concretos para diferenciar ambos conceptos.
Las instalaciones de la oficina incluyen:
- sillas;
- escritorios;
- baños;
- aparcamientos;
- WIFI;
- ventilación;
- sistema de iluminación;
- contenedores de residuos;
- zonas para descansar y comer;
- acceso al agua potable.
Las instalaciones de la oficina incluyen:
- hot desking;
- espacios de reunión
- almacenamiento de bicicletas;
- terraza en la azotea;
- aperitivos y bebidas de cortesía;
- mobiliario ergonómico;
- zonas aptas para perros;
- guarderías;
- Gimnasio in situ;
- taquillas y duchas.
¿Qué instalaciones y servicios de oficina marcan la mayor diferencia?
La combinación adecuada de instalaciones y servicios transforma tu oficina en un espacio donde los empleados pueden prosperar. En conjunto, los servicios e instalaciones de la oficina fomentan la productividad, atraen talento y crean un lugar de trabajo en el que la gente quiere trabajar.
1. Múltiples tipos de espacios de trabajo
Ofrecer algo más que escritorios básicos crea flexibilidad. Un diseño de oficina ágil con áreas de concentración, zonas de colaboración y rincones tranquilos permite a los empleados elegir espacios que se adapten a sus tareas. Este enfoque adaptable aumenta la eficiencia, apoya diversos estilos de trabajo y hace que la oficina sea más atractiva.
2. Espacios de grabación y creación de contenido
Las aulas específicas para grabar contenido o reuniones mejoran la calidad y reducen las distracciones por ruido. Estos espacios son especialmente valiosos para el trabajo asíncrono y los equipos de marketing, garantizando resultados profesionales sin interrumpir a los compañeros.
3. Cabinas telefónicas
Las cabinas telefónicas compactas ofrecen privacidad para llamadas y trabajo concentrado. Maximizan el espacio de la oficina al tiempo que brindan a los empleados áreas confidenciales, reduciendo el ruido y las distracciones, y mejorando la concentración en los entornos de trabajo híbridos.
4. Señalización digital de salas
La señalización digital de aulas agiliza el uso de los espacios de reunión y proporciona disponibilidad en tiempo real. Permite a los empleados reservar y gestionar aulas con éxito, a la vez que reduce los conflictos de programación y el tiempo de inactividad. Las pantallas visuales ayudan a la navegación e identificación de ubicaciones tanto para los miembros de tu equipo como para los invitados. La integración con tus sistemas de calendario garantiza un uso más eficiente y la adaptabilidad a las necesidades dinámicas.
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5. 5. Guardería
El servicio de guardería in situ reduce el estrés de los padres al desplazarse y favorece la conciliación laboral y familiar. Esta prestación mejora la concentración, fomenta la satisfacción de los empleados y la moral, y demuestra un firme compromiso con la inclusión y el bienestar de los empleados.
6. 6. Sala de bienestar
Una sala de bienestar ofrece un espacio tranquilo y seguro para descansos de salud, aliviar el estrés o incluso para la lactancia materna. Demuestra atención a las diversas necesidades, fomenta la inclusión y apoya el bienestar general durante la jornada de Workday.
7. 7. Gimnasio
Los gimnasios in situ fomentan la salud, reducen el estrés y disminuyen el tiempo de desplazamiento. Mejoran la productividad, reducen los costos sanitarios y refuerzan el equilibrio entre la vida laboral y personal, lo que los convierte en una inversión de gran valor en las personas y el rendimiento.
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8. Almacenamiento y duchas
Las duchas y los vestuarios fomentan los desplazamientos activos y los hábitos saludables. Los empleados que van en bicicleta al trabajo o hacen ejercicio durante la comida pueden refrescarse fácilmente. De este modo, puedes fomentar el ejercicio físico y la sostenibilidad, por ejemplo, motivando a los empleados a participar en actividades físicas durante la pausa del almuerzo en lugar de mirar el móvil.
9. Rincón de comidas con cocina
Las zonas de cocina fomentan una alimentación más saludable y la creación de comunidad. Permiten a los empleados preparar comidas, ahorrar dinero y conectar con sus compañeros durante el almuerzo, reforzando así la conexión en el lugar de trabajo.
10. Acceso 24 horas
El acceso flexible las 24 horas del día se adapta al trabajo híbrido, al horario flexible y a los equipos globales. Permite a los empleados trabajar en sus momentos de mayor productividad, mejora el equilibrio entre la vida laboral y personal, y facilita la colaboración asíncrona entre zonas horarias. Los miembros de tu equipo pueden adaptar su entorno de trabajo a sus necesidades sin las limitaciones del horario de oficina tradicional.
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11. 11. Dirección postal
Proporcionar una dirección postal aumenta el profesionalismo, ayuda a los empleados remotos o a aquellos que desempeñan funciones de cara al cliente que requieren una dirección comercial formal y garantiza la entrega segura de documentos importantes. Mejora la confianza, la eficiencia y la credibilidad de la empresa.
12. Opciones de movilidad más ecológicas
Implementar opciones de movilidad ecológica como aparcamientos para bicicletas, estaciones de carga de vehículos eléctricos y opciones de uso compartido de vehículos demuestra el compromiso de tu empresa con la sostenibilidad y fomenta una imagen corporativa moderna. Estas instalaciones reducen las emisiones y atraen a empleados concienciados con el medio ambiente. Además, también pueden generar beneficios económicos, como ventajas fiscales y la reducción de los costos de desplazamiento.
13. 13. Espacios exteriores
Las terrazas, los tejados o los jardines ofrecen a los empleados un espacio para recargar energías. La naturaleza reduce el estrés, inspira la creatividad y fomenta las interacciones espontáneas del equipo. Además, una dosis de aire fresco y sol puede aumentar la productividad y la concentración.
14. Rincones sociales y espacios de descanso
Los rincones sociales y los espacios de descanso son elementos clave a tener en cuenta a la hora de mejorar las instalaciones de la oficina. Con el auge del trabajo híbrido, el papel de la oficina ha cambiado, convirtiéndose en un lugar para interactuar con los compañeros y conectar. Los empleados pueden utilizarlos para desconectar unos minutos, relajarse y recargar las pilas, y también pueden reunirse allí para debates informales y momentos de creación de equipos.
15. Zonas que admiten mascotas
Cuando se hace de forma reflexiva, implementar una política de mascotas en el lugar de trabajo tiene muchas ventajas, como mejorar la moral de los empleados (no solo para los dueños) y el equilibrio entre la vida laboral y personal. Puedes aceptarlos en cualquier lugar de la oficina o dedicar una parte de tu espacio de trabajo a las personas que deseen traer a sus compañeros de cuatro patas al trabajo.
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16. Mobiliario ergonómico y equipamiento inteligente
Las prácticas ergonómicas, el mobiliario y el hardware de oficina inteligente crean un espacio de trabajo centrado en las personas y consciente de la salud. Las sillas y los escritorios de diseño ergonómico favorecen una postura correcta y reducen la tensión en la espalda y los músculos. Los equipos inteligentes, como la iluminación y el control de la climatización ajustables, optimizan el entorno de trabajo para las necesidades de los empleados, minimizando la fatiga y favoreciendo una mayor concentración.
17. Tecnología de oficina inteligente
La tecnología de oficina innovadora se encuentra entre las principales comodidades de oficina para un lugar de trabajo preparado para el futuro. Los sistemas automatizados de control de temperatura y ventilación inteligente garantizan la eficiencia energética y el confort. Las herramientas de conferencia avanzadas facilitan una comunicación fluida para la colaboración global, mientras que los escritorios conectados monitorizan los indicadores de salud y animan a las personas a moverse.
💡Importante: asegúrate de que las instalaciones y servicios de tu oficina son inclusivos.
Cómo deskbird te ayuda a gestionar las instalaciones de tu oficina de forma más eficiente
deskbird facilita a los empleados el acceso, el uso y el aprovechamiento de las modernas instalaciones de la oficina. Con planos interactivos, herramientas de reserva, reservas de aparcamiento y análisis del espacio de trabajo, nuestra plataforma garantiza que tu lugar de trabajo funcione sin problemas, a la vez que se adapta a las necesidades reales de tus equipos.
Plantas interactivas para facilitar la navegación
La planta interactiva de deskbird ayuda a los empleados a encontrar y reservar rápidamente las instalaciones que necesitan, desde aulas de grabación hasta espacios tranquilos cerca de zonas exteriores. En lugar de perder tiempo buscando, el personal puede ver al instante lo que está disponible y elegir el lugar adecuado para mantenerse productivo y concentrado.
Reserva de escritorios y Room Booking para espacios de trabajo ideales
La app de deskbird permite a los empleados reservar escritorios y salas de reunión que se ajusten a sus tareas y preferencias. Ya sea una estación de trabajo ergonómica para el soporte de la espalda o una zona de colaboración para proyectos en equipo, el sistema garantiza que las personas siempre tengan acceso al espacio y al equipo adecuados.
Reservas de aparcamiento para reducir el estrés
Con deskbird, los empleados pueden reservar plazas de aparcamiento con antelación, eliminando la frustración de pasar 20 minutos buscando un sitio. Esta función ayuda al personal a llegar a tiempo, reduce el estrés y facilita un comienzo más tranquilo de la jornada laboral, lo que favorece tanto la puntualidad como el bienestar.
Analítica del espacio de trabajo para guiar las mejoras
deskbird proporciona análisis de la oficina en tiempo real, ayudando a los líderes a comprender cómo se utilizan las instalaciones y dónde es necesario realizar ajustes. Al combinar los comentarios de los empleados con la información obtenida de los datos, las empresas pueden optimizar la distribución, mejorar los servicios y crear un lugar de trabajo que evolucione continuamente con las necesidades del equipo.
Conclusión: Las instalaciones de la oficina ayudan a crear lugares de trabajo donde las personas prosperan
Proporcionar las instalaciones de oficina esenciales garantiza un buen funcionamiento, pero son los servicios bien pensados los que transforman un lugar de trabajo en un centro de compromiso y productividad. La combinación adecuada no solo facilita las tareas diarias, sino que también fortalece la cultura, aumenta la moral y ayuda a atraer y retener a los mejores talentos. La configuración ideal de cada empresa dependerá de su plantilla, su cultura y su presupuesto. Por lo tanto, la clave está en equilibrar la función con la experiencia.
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Fuentes:
Preguntas frecuentes
¿Qué instalaciones de oficina se consideran esenciales para los lugares de trabajo modernos?
Las instalaciones esenciales son los "imprescindibles" que mantienen las oficinas funcionando sin problemas. Estas incluyen estaciones de trabajo, salas de reunión, aseos, Wi-Fi, calefacción y ventilación, iluminación y almacenamiento. Sin ellas, los empleados no pueden realizar las tareas básicas con eficacia. Los lugares de trabajo modernos también pueden considerar el mobiliario ergonómico y las zonas de descanso y comida como parte de sus instalaciones esenciales.
¿Cuál es la diferencia entre instalaciones de oficina y servicios?
Las instalaciones son los elementos imprescindibles que permiten el funcionamiento básico, como iluminación, calefacción, ventilación y aire acondicionado, aulas reuniones, electricidad y aseos. Los servicios son las ventajas adicionales que mejoran la comodidad o la experiencia, como gimnasios, cafeterías, zonas de descanso o zonas para mascotas.
¿Qué servicios de oficina son los más valorados por los empleados hoy en día?
Entre los servicios más populares se incluyen mobiliario ergonómico, espacios de bienestar, gimnasios, áreas de trabajo flexibles y zonas de cocina o comida. Estas características fomentan la salud, la comodidad y la colaboración, lo que ayuda a las empresas a atraer y retener talento, a la vez que crean un lugar de trabajo más centrado en las personas.
¿Cómo influyen unas instalaciones de oficina bien gestionadas en la productividad y satisfacción de los empleados?
Unas instalaciones bien gestionadas reducen las fricciones y crean una experiencia positiva para el empleado. Cuando los trabajadores tienen fácil acceso a espacios limpios, fiables y funcionales, pierden menos tiempo y se sienten más respaldados. Añadir características centradas en la comodidad, como configuraciones ergonómicas o zonas de bienestar, apoya aún más la moral, ayudando a los equipos a mantenerse comprometidos, productivos y motivados.
¿Cómo puede deskbird ayudar a las organizaciones a gestionar sus oficinas de forma más eficiente?
deskbird hace que la gestión de instalaciones sea más inteligente al ofrecer plantas interactivas, reserva de recursos (aulas, aparcamiento, desks) y análisis del uso. Esto permite a las organizaciones ver qué espacios son los más utilizados y ajustar los diseños o las operaciones en consecuencia: reduciendo el espacio desperdiciado, mejorando el flujo y alineando las instalaciones con las necesidades reales.
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