Cómo deskbird funciona con las herramientas HRIS

deskbird se conecta a tu HRIS a través de Merge para que las ausencias, los usuarios y los grupos se mantengan sincronizados sin actualizaciones manuales. Las ausencias aprobadas fluyen automáticamente a la Planificación Semanal y cancelan cualquier reserva de escritorio o aparcamiento conflictiva, mientras que los nuevos empleados se aprovisionan y los que se van se desactivan diariamente, sin necesidad de SCIM. Se admiten más de 20 plataformas, incluyendo Workday, BambooHR, Personio y SAP SuccessFactors.

Introducción

Muchas herramientas de gestión del espacio de trabajo tienen dificultades con la adopción porque TI debe crear cuentas, actualizar las estructuras de equipo y limpiar las listas de usuarios cada vez que alguien se une, se traslada o se va.

Las integraciones HRIS de deskbird automatizan la sincronización de datos de empleados, el estado de ausencias y el aprovisionamiento de usuarios. Tu directorio de espacio de trabajo se mantiene actualizado con menos trabajo de TI, y tus datos de utilización reflejan quién está realmente disponible para venir.

Qué datos fluyen entre deskbird y tu HRIS

Una integración HRIS conecta tu base de datos de recursos humanos con tu plataforma de gestión del espacio de trabajo. Esta conexión mantiene la información de los empleados consistente en ambos sistemas. Nadie necesita actualizar múltiples directorios manualmente.

Cuando conectas deskbird a tu HRIS, los campos de datos específicos se mapean directamente a los perfiles de usuario. El sistema importa los nombres de los empleados, las direcciones de correo electrónico y los identificadores de empleado únicos para establecer la identidad básica. Las asignaciones de equipos y departamentos también se sincronizan, lo que permite vistas de reserva basadas en equipos y análisis detallados.

Las ubicaciones de oficina determinan qué espacios puede reservar un empleado. Las relaciones de gerencia se utilizan para los informes y los flujos de trabajo de aprobación. El estado de empleo rastrea si alguien está activo, de baja o ha dejado la empresa.

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En resumen, la integración HRIS de deskbird cubre 2 flujos de trabajo separados: la sincronización de ausencias y la sincronización de usuarios y grupos. Ambos se ejecutan a través de Merge, el socio de integraciones de deskbird, por lo que no se requiere ninguna intervención de desarrollador por tu parte.

Esta sincronización se ejecuta automáticamente una vez al día, durante las horas nocturnas. Para la mayoría de las organizaciones, esto es suficiente. Si necesitas un desencadenamiento bajo demanda, la API pública de deskbird lo admite.

Cómo la sincronización de ausencias mantiene la disponibilidad de escritorios precisa

Los horarios de los empleados cambian constantemente. Las vacaciones, los días de enfermedad y los viajes de negocios afectan a quién se presenta realmente. Cuando tu HRIS muestra tiempo libre o estado de fuera de la oficina, deskbird lo refleja en el sistema de reservas. Esta conexión evita las reservas fantasma: escritorios reservados por personas que en realidad no van a la oficina.

La sincronización de ausencias extrae las bajas aprobadas, las fechas de inicio, las fechas de finalización y las ausencias de medio día directamente de tu HRIS. Los empleados no tienen que cancelar sus reservas de escritorio manualmente cuando se toman tiempo libre. El sistema gestiona la cancelación automáticamente y libera el escritorio para otra persona.

Para proteger la privacidad, deskbird sincroniza solo el estado de disponibilidad para la gestión de ausencias, no los motivos de la baja ni los detalles médicos.

Sincronización de usuarios y grupos: aprovisionamiento sin SCIM

La mayoría de las plataformas empresariales requieren SCIM a través de un proveedor de identidad para automatizar el aprovisionamiento de usuarios. La integración de HRIS de deskbird te permite lograrlo en gran medida sin él.

Una vez conectado, tu HRIS se convierte en la fuente de información sobre quién tiene acceso a deskbird. Los nuevos empleados se crean automáticamente. Las bajas se desactivan. Los equipos, departamentos y centros de costo se sincronizan como grupos. Las líneas de reporte se transfieren para que los gerentes tengan visibilidad de los horarios de los equipos.

Cuando alguien se va, su acceso se elimina y las reservas futuras se cancelan en la siguiente sincronización. Esto mantiene tu lista de usuarios limpia sin requerir que TI interactúe directamente con deskbird.

Esta sincronización se ejecuta una vez al día. Requiere acceso de lectura a correo electrónico, nombre, apellido y estado activo/inactivo como mínimo. Los campos de equipo, departamento, supervisor y centro de costo son opcionales, pero te proporcionan una estructura de grupo más rica.

La sincronización de usuarios y grupos está disponible en el plan Desks Enterprise, el plan Workforce Enterprise o como un complemento de Gestión de Usuarios y Datos.

Para organizaciones que también desean SSO, deskbird admite el inicio de sesión a través de Okta, Microsoft Entra ID y Google Workspace. Las dos configuraciones son independientes: la sincronización de HRIS gestiona los datos de la organización, el SSO gestiona la autenticación.

LOOPING GROUP, una agencia de storytelling con 300 empleados en 5 ubicaciones de oficina, integró deskbird con su sistema de gestión de identidad Okta. Los empleados inician sesión con sus credenciales habituales. Esto simplificó el acceso y condujo a una mejor aceptación por parte de los usuarios en toda la organización. La herramienta también se integró en la gestión de identidad de [Okta] para que los empleados puedan iniciar sesión en deskbird con sus credenciales seguras y familiares, simplificando el acceso y mejorando la aceptación del usuario.

SAML SSO para un acceso seguro y sin fricciones

El inicio de sesión único permite a los empleados iniciar sesión en deskbird utilizando sus credenciales corporativas existentes. No hay una contraseña adicional que recordar. No hay una cuenta separada que crear. Esto elimina la fricción del proceso de inicio de sesión mientras se aplican las políticas de seguridad de tu organización.

deskbird es compatible con protocolos estándar de la industria, incluyendo SAML 2.0 y OpenID Connect (OIDC). La plataforma funciona con los principales proveedores de identidad como Microsoft Entra ID, Okta y Google Workspace. Los empleados se autentican una vez y acceden a deskbird sin pasos adicionales.

El SSO no es obligatorio para usar deskbird, pero la mayoría de las implementaciones empresariales lo habilitan. Una experiencia de inicio de sesión sin fricciones es una de las razones por las que deskbird alcanza más del 90% de adopción en las implementaciones empresariales: cuando los empleados no necesitan una cuenta separada, realmente usan la herramienta. Y cuando usan la herramienta, los datos de utilización se vuelven lo suficientemente fiables como para respaldar las decisiones inmobiliarias.

Sincronización bidireccional de calendario para reservas de salas y escritorios

deskbird se conecta con tu infraestructura de calendario existente para mantener los horarios de los empleados precisos, y los empleados nunca necesitan cambiar entre aplicaciones.

Cuando alguien reserva un escritorio o una sala en deskbird, esa reserva aparece automáticamente en su calendario. Esta sincronización bidireccional reduce las reservas duplicadas y asegura que los espacios disponibles se liberen de nuevo para el equipo. Integrar la gestión del espacio de trabajo en los flujos de trabajo existentes conduce a un mayor cumplimiento de las políticas de trabajo híbrido.

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Análisis de asistencia a la oficina a partir de datos conectados

Un análisis del espacio de trabajo preciso requiere datos de múltiples sistemas trabajando juntos. deskbird combina registros HRIS, eventos de calendario y datos de reserva reales para producir análisis fiables de asistencia a la oficina.

Tu HRIS proporciona el número de empleados, la estructura del equipo y las asignaciones de oficina. La sincronización de ausencias muestra quién está realmente disponible para venir. Los datos de reserva revelan quién planeó venir, y los datos de check-in confirman quién se presentó realmente.

Los líderes del espacio de trabajo utilizan estos datos combinados para medir los patrones de asistencia e identificar los días pico. Los equipos de bienes raíces pueden entonces ajustar su huella basándose en patrones observables en lugar de la intuición. Sin un recuento preciso de empleados, los porcentajes de utilización carecen de sentido. Un espacio que parece utilizado al 60% según una lista de empleados obsoleta podría estar utilizado al 90% según el recuento actual de empleados. La sincronización HRIS cierra esa brecha.

Dado que la integración HRIS gestiona toda la administración de usuarios en segundo plano, los empleados experimentan una interfaz sin fricciones. Entre más de 500 clientes de deskbird, los equipos suelen alcanzar más del 90% de adopción sin formación formal. Cuando los empleados realmente usan la herramienta, deskbird Workplace Analytics captura datos precisos sobre el uso del espacio de oficina y la asistencia del equipo.

¿Qué plataformas HRIS soporta deskbird?

deskbird se conecta con las plataformas de recursos humanos más comunes utilizadas por organizaciones de tamaño medio y grandes empresas. Soporta más de 20 plataformas HRIS a través de Merge, incluyendo Workday, BambooHR, Personio, SAP SuccessFactors, ADP (Workforce Now y Decidium), UKG Pro, HiBob, Factorial, Sage HR, PeopleHR, Lattice, Leapsome, Charlie, Lucca, Breathe, Darwinbox y CezanneHR.

Estas integraciones nativas requieren una configuración mínima por parte de los equipos de TI. Si tu plataforma no está en la lista, contacta a tu Customer Success Manager. deskbird podría soportarla a través de Merge, u ofrecer una sincronización de ausencias segura basada en SFTP como alternativa.

Seguridad y cumplimiento para conexiones HRIS empresariales

Conectar las bases de datos centrales de empleados a aplicaciones de terceros requiere estrictos controles de seguridad. deskbird está construido y alojado en Europa para cumplir con los estándares de seguridad y privacidad empresariales.

La plataforma cuenta con la certificación ISO 27001 y el cumplimiento SOC 2 Tipo II. Todos los datos se alojan en servidores ubicados en la UE, en Fráncfort, lo que apoya los requisitos de cumplimiento del GDPR. El sistema practica la minimización de datos al sincronizar solo los campos necesarios para la gestión del espacio de trabajo, en lugar de registros completos de RRHH.

Los datos de los empleados permanecen dentro de límites controlados en todo momento. deskbird proporciona registros de auditoría que te ayudan a revisar el acceso al sistema durante las evaluaciones de seguridad. Esta arquitectura permite a los departamentos de TI aprobar la integración sin comprometer las políticas de datos corporativos.

Empieza con la integración HRIS de deskbird

Los datos precisos del espacio de trabajo comienzan con datos precisos de las personas. Cuando tu HRIS y deskbird se mantienen sincronizados, tus números de utilización reflejan lo que realmente está sucediendo en la oficina, no lo que era cierto el trimestre pasado. Combinado con el SSO y la sincronización de calendario, deskbird ofrece a TI y a Facilities una vista única y precisa de quién está, quién no está y cómo se está utilizando realmente la oficina.

El flujo de datos automatizado elimina las actualizaciones manuales del directorio y reduce la carga de mantenimiento de TI. Al sincronizar los datos de ausencia, el sistema previene las reservas fantasma y proporciona una imagen clara de la utilización real de la oficina. Mira cómo deskbird sincroniza tu HRIS en acción: reserva una demo.