Cómo deskbird con las herramientas de gestión de recursos humanos (HRIS)

deskbird a tu sistema de gestión de recursos humanos (HRIS) a través de Merge, por lo que las ausencias, los usuarios y los grupos permanecen sincronizados sin necesidad de actualizaciones manuales. Las ausencias aprobadas se transfieren automáticamente a Week Planning y cancelan cualquier aparcamiento de puesto de trabajo o aparcamiento que entre en conflicto, mientras que las nuevas contrataciones se activan y las bajas se desactivan a diario, sin necesidad de SCIM. Es compatible con más de 20 plataformas, entre las que se incluyen Workday, BambooHR, Personio y SAP SuccessFactors.

Introducción

Muchas herramientas de trabajo tienen dificultades para implantarse porque el departamento de TI tiene que crear cuentas, actualizar las estructuras de los equipos y depurar las listas de usuarios cada vez que alguien se incorpora, cambia de puesto o abandona la empresa.

Las integraciones del sistema de información de recursos humanos (HRIS) deskbird automatizan la sincronización de los datos de los empleados, el estado de las ausencias y la gestión de usuarios. El directorio de tu empresa se mantiene actualizado con menos trabajo para el departamento de TI, y tus datos de ocupación reflejan quién está realmente disponible para acudir al trabajo.

¿Qué datos se transfieren entre deskbird tu sistema de gestión de recursos humanos (HRIS)?

La integración de un sistema de información de recursos humanos (HRIS) conecta tu base de datos de recursos humanos con tu plataforma de gestión del lugar de trabajo. Esta conexión garantiza que la información de los empleados sea coherente en ambos sistemas. Así, nadie tiene que actualizar varios directorios manualmente.

Al conectar deskbird tu sistema de gestión de recursos humanos (HRIS), determinados campos de datos se asocian directamente a los perfiles de usuario. El sistema importa los nombres de los empleados, sus direcciones de correo electrónico y sus identificadores únicos para establecer su identidad básica. Las asignaciones a equipos y departamentos también se sincronizan, lo que permite obtener vistas de reservas por equipos y análisis detallados.

La ubicación de las oficinas determina qué espacios puede reservar un empleado. Las relaciones con los responsables son fundamentales para los flujos de trabajo de presentación de informes y aprobación. La situación laboral indica si una persona está en activo, de baja o ha dejado la empresa.

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En resumen, la integración del sistema de gestión de recursos humanos (HRIS) deskbird abarca dos flujos de trabajo distintos: la sincronización de ausencias y la sincronización de usuarios y grupos. Ambos se llevan a cabo a través de Merge, el socio de integraciones deskbird, por lo que no es necesaria la intervención de ningún desarrollador por vuestra parte.

Esta sincronización se ejecuta automáticamente una vez al día, durante la noche. Para la mayoría de las organizaciones, eso es suficiente. Si necesitas activarla bajo demanda, la API públicadeskbird te lo permite.

Cómo la sincronización de las ausencias garantiza la precisión de la disponibilidad de los puestos de trabajo

Los horarios de los empleados cambian constantemente. Las vacaciones, las bajas por enfermedad y los viajes de negocios influyen en quién acude realmente a la oficina. Cuando tu sistema de información de recursos humanos (HRIS) indica que alguien está de baja o fuera de la oficina, deskbird lo deskbird en el sistema de reservas. Esta conexión evita las reservas fantasma: es decir, puestos de trabajo reservados por personas que en realidad no van a acudir a la oficina.

La sincronización de ausencias extrae los permisos aprobados, las fechas de inicio y finalización, y las ausencias de jornada parcial directamente de tu sistema de gestión de recursos humanos (HRIS). Los empleados no tienen que cancelar manualmente la reserva de su puesto de trabajo cuando se ausentan. El sistema se encarga de la cancelación automáticamente y deja libre el puesto para otra persona.

Para proteger la privacidad, deskbird solo deskbird el estado de disponibilidad para la gestión de ausencias, pero no los motivos de las bajas ni los datos médicos.

Sincronización de usuarios y grupos: aprovisionamiento sin SCIM

La mayoría de las plataformas empresariales requieren SCIM a través de un proveedor de identidad para automatizar el aprovisionamiento de usuarios. La integración del sistema de información de recursos humanos (HRIS) deskbird te permite alcanzar casi todo lo necesario sin necesidad de ello.

Una vez conectado, tu sistema de información de recursos humanos (HRIS) se convierte en la fuente de datos que determina quién tiene acceso a deskbird. Las nuevas contrataciones se crean automáticamente. Las bajas se desactivan. Los equipos, departamentos y costo se sincronizan como grupos. Las líneas jerárquicas se transfieren para que los responsables puedan ver los horarios de sus equipos.

Cuando alguien se da de baja, se le retira el acceso y se cancelan sus reservas futuras en la siguiente sincronización. De este modo, la lista de usuarios se mantiene actualizada sin que el departamento de TI tenga que intervenir deskbird .

Esta sincronización se ejecuta una vez al día. Requiere, como mínimo, acceso de lectura al correo electrónico, al nombre, a los apellidos y al estado activo/inactivo. Los campos «equipo», «departamento», «supervisor» y costo » son opcionales, pero te permiten disponer de una estructura de grupos más completa.

La sincronización de usuarios y grupos está disponible en el plan Desks Enterprise, en el plan Workforce Enterprise o como complemento de «Gestión de usuarios y datos».

Para aquellas organizaciones que también deseen disponer de SSO, deskbird el inicio de sesión a través de Okta, Microsoft Entra y Google Workspace. Las dos configuraciones son independientes: la sincronización con el sistema de información de recursos humanos (HRIS) se encarga de los datos de la organización, mientras que el SSO se encarga de la autenticación.

LOOPING GROUP, una agencia de narración de historias con 300 empleados repartidos en 5 oficinas, integró deskbird su sistema de gestión de identidades Okta. Los empleados inician sesión con sus credenciales habituales. Esto simplificó el acceso y mejoró la aceptación por parte de los usuarios en toda la organización. La herramienta también se integró en la gestión de identidades de [Okta], de modo que los empleados pueden iniciar sesión en deskbird sus credenciales habituales y seguras, lo que simplifica el acceso y mejora la aceptación por parte de los usuarios.

Inicio de sesión único (SSO) mediante SAML para un acceso seguro y sin complicaciones

El inicio de sesión único permite a los empleados acceder a deskbird sus credenciales corporativas habituales. No hay que recordar ninguna contraseña adicional ni crear ninguna cuenta aparte. Esto agiliza el proceso de inicio de sesión al tiempo que garantiza el cumplimiento de las políticas de seguridad de tu organización.

deskbird los protocolos estándar del sector, entre los que se incluyen SAML 2.0 y OpenID Connect (OIDC). La plataforma funciona con los principales proveedores de identidad, como Microsoft Entra , Okta y Google Workspace. Los empleados se autentican una sola vez y acceden a deskbird pasos adicionales.

No es necesario disponer de SSO para utilizar deskbird, pero la mayoría de las implementaciones en empresas lo habilitan. Una experiencia de inicio de sesión sin complicaciones es una de las razones por las que deskbird una tasa de adopción superior al 90 % en las implementaciones empresariales: cuando los empleados no necesitan una cuenta independiente, realmente utilizan la herramienta. Y cuando la utilizan, los datos de uso se vuelven lo suficientemente fiables como para respaldar las decisiones inmobiliarias.

Sincronización bidireccional del calendario para reservas de salas y puestos de trabajo

deskbird con tu infraestructura de calendario actual para garantizar la precisión de los horarios de los empleados, de modo que estos nunca tengan que cambiar de aplicación.

Cuando alguien reserva un puesto de trabajo o una sala en deskbird, esa reserva aparece automáticamente en su calendario. Esta sincronización bidireccional reduce las reservas duplicadas y garantiza que los espacios disponibles vuelvan a ponerse a disposición del equipo. Integrar la gestión del lugar de trabajo en los flujos de trabajo existentes mejora el cumplimiento de las políticas de trabajo híbrido.

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Análisis de la asistencia a la oficina a partir de datos conectados

Para obtener análisis precisos del lugar de trabajo se necesitan datos procedentes de varios sistemas que funcionen de forma conjunta. deskbird los registros del sistema de información de recursos humanos (HRIS), los eventos del calendario y los datos reales de reservas para generar análisis fiables sobre la asistencia a la oficina.

Tu sistema de información de recursos humanos (HRIS) proporciona datos sobre la plantilla, la estructura de los equipos y la asignación de despachos. La sincronización de ausencias muestra quién está realmente disponible para acudir al trabajo. Los datos de reservas revelan quién tenía previsto acudir, y los datos de registro confirman quién se presentó realmente.

Los responsables de los centros de trabajo utilizan estos datos combinados para evaluar los patrones de asistencia e identificar los días de mayor afluencia. De este modo, los equipos inmobiliarios pueden ajustar el tamaño de sus instalaciones basándose en patrones observables, en lugar de en la intuición. Sin un recuento preciso de la plantilla, los porcentajes de ocupación carecen de sentido. Un espacio que parece estar ocupado en un 60 % según una lista de empleados desactualizada podría estarlo en un 90 % según la plantilla actual. La sincronización con el sistema de información de recursos humanos (HRIS) subsana esa discrepancia.

Dado que la integración con el sistema de información de recursos humanos (HRIS) gestiona toda la administración de usuarios en segundo plano, los empleados disfrutan de una interfaz muy intuitiva. Entre deskbird más de 500 deskbird , los equipos suelen alcanzar una tasa de adopción superior al 90 % sin necesidad de formación específica. Cuando los empleados utilizan la herramienta, deskbird Analytics recopila datos precisos sobre el uso del espacio de oficina y la asistencia del equipo.

¿Qué plataformas de HRIS deskbird ?

deskbird se integra con las plataformas de recursos humanos más habituales utilizadas por las empresas medianas y grandes. Es compatible con más de 20 plataformas de sistemas de información de recursos humanos (HRIS) a través de Merge, entre las que se incluyen Workday, BambooHR, Personio, SAP SuccessFactors, ADP (Workforce Now y Decidium), UKG Pro, HiBob, Factorial, Sage HR, PeopleHR, Lattice, Leapsome, Charlie, Lucca, Breathe, Darwinbox y CezanneHR.

Estas integraciones nativas requieren una configuración mínima por parte de los equipos de TI. Si tu plataforma no aparece en la lista, ponte en contacto con tu gestor de éxito del cliente. deskbird la admita a través de Merge u ofrezca, como alternativa, una sincronización segura de las ausencias basada en SFTP.

Seguridad y cumplimiento normativo en las conexiones de los sistemas de información de recursos humanos (HRIS) de las empresas

La conexión de las bases de datos principales de empleados con aplicaciones de terceros requiere controles de seguridad estrictos. deskbird desarrollado y aloja en Europa para cumplir con los estándares empresariales de seguridad y privacidad.

La plataforma cuenta con la certificación ISO 27001 y cumple con los requisitos de la norma SOC 2 Tipo II. Todos los datos se alojan en servidores ubicados en Fráncfort, dentro de la UE, lo que garantiza el cumplimiento de los requisitos del RGPD. El sistema aplica el principio de minimización de datos, ya que solo sincroniza los campos necesarios para la gestión del lugar de trabajo, en lugar de los expedientes completos de recursos humanos.

Los datos de los empleados permanecen en todo momento dentro de unos límites controlados. deskbird registros de auditoría que te ayudan a revisar el acceso al sistema durante las evaluaciones de seguridad. Esta arquitectura permite a los departamentos de TI aprobar la integración sin comprometer las políticas corporativas en materia de datos.

Empieza a utilizar la integración de deskbird con el sistema de gestión de recursos humanos ( deskbird )

Para disponer de datos precisos sobre el lugar de trabajo, es fundamental contar con datos precisos sobre el personal. Cuando tu sistema de información de recursos humanos (HRIS) y deskbird sincronizados, tus cifras de ocupación reflejan lo que realmente ocurre en la oficina, y no la situación del trimestre anterior. En combinación con el inicio de sesión único (SSO) y la sincronización de calendarios, deskbird los departamentos de TI y de instalaciones una visión única y precisa de quién está presente, quién está ausente y cómo se está utilizando realmente la oficina.

El flujo de datos automatizado elimina las actualizaciones manuales de los directorios y reduce la carga de mantenimiento de TI. Al sincronizar los datos de ausencias, el sistema evita las reservas fantasma y ofrece una visión clara de la ocupación real de las oficinas. Descubre cómo deskbird tu sistema de gestión de recursos humanos (HRIS): reserva una demostración.