Informar sobre problemas en el lugar de trabajo ahora es mucho más fácil: presentamos deskbird Workplace Ticketing
Por qué desarrollamos esto
He aquí una situación que se repite a diario en las oficinas: un empleado pasa junto a una silla rota. El proyector de la sala de reunión funciona. Hay una gotera debajo del fregadero de la cocina. Se proponen mentalmente comunicarlo más tarde.
El «más tarde» nunca llega.
No es que no les importe. Es que informar del problema es demasiado complicado. Hay que usar una herramienta distinta. Hay que iniciar sesión de otra forma. Hay que enviar una cadena de correos electrónicos que puede que llegue o no a la persona adecuada. Así que el problema sigue ahí, sin resolver, y se convierte en una fuente de frustración silenciosa.
Los datos lo confirman: el 49 % de los empleados afirma que un mantenimiento deficiente reduce su productividad. El 21 % evita acudir a la oficina debido a los continuos problemas de mantenimiento.
Los clientes no paraban de decirnos lo mismo. Los equipos de mantenimiento no sabían qué estaba averiado. Los administradores tenían que estar persiguiendo a los empleados para obtener detalles a posteriori. Y los empleados habían dejado de molestarse en informar de las averías.
El problema no era la falta de herramientas de gestión de incidencias. El problema era que las herramientas existentes presentaban demasiadas dificultades como para que se utilizaran realmente.
Creamos deskbird Ticketing para abordar la causa principal: hacer que la notificación de incidencias sea tan rápida y sencilla que los empleados realmente la utilicen, en el momento en que detectan el problema y directamente desde la aplicación que ya utilizan a diario.
Cómo funciona
Escanea o pulsa para empezar. Los empleados pueden informar de un problema escaneando una etiqueta con un código QR colocada en el espacio de trabajo, o pulsando «Crear ticket» directamente en la deskbird . Los códigos QR rellenan automáticamente el campo de ubicación, por lo que los empleados no tienen que buscarla manualmente.
Añade información contextual en cuestión de segundos. Selecciona una categoría, haz una foto y añade una breve descripción. Los administradores pueden personalizar el formulario por completo, de modo que los empleados solo rellenen lo que sea realmente relevante y nada más.
Enrutamiento automático. Una vez enviado, el ticket se remite al instante al equipo adecuado o al proveedor de servicios externo correspondiente. Sin reenvíos manuales. Sin tener que estar pendiente. Se avisa inmediatamente a las personas adecuadas.
Realiza un seguimiento desde el envío hasta la resolución. Cada incidencia sigue un ciclo de vida claro: Abierta, En curso, Resuelta. Los empleados reciben actualizaciones de estado por correo electrónico en cada paso, por lo que nunca se quedan con la duda de si su incidencia se ha perdido en el limbo.
Sin inicios de sesión por separado. Sin entradas duplicadas. Sin preguntas del tipo «¿Alguien ha visto mi mensaje sobre el aire acondicionado estropeado?».
¿A quién va dirigido?
Para los empleados: Notifica cualquier problema en cuanto lo detectes, sin interrumpir tu jornada. Escanea un código QR, haz una foto y listo: en menos de 30 segundos. Sin necesidad de instalar ninguna aplicación nueva ni de iniciar sesión. Todo se gestiona desde deskbird.
Para los equipos de instalaciones y del lugar de trabajo: obtengan una visión completa de todos los incidencias pendientes en sus oficinas. Los datos de ubicación exactos y las fotos les permiten evaluar, priorizar y resolver las incidencias más rápidamente, sin las habituales idas y venidas para recabar datos básicos. Las categorías y los formularios personalizables garantizan que se recopile exactamente la información necesaria para cada tipo de incidencia.
Para administradores: configura las categorías de tickets, asigna usuarios autorizados y genera códigos QR para cada planta o zona de tu oficina. Configura el enrutamiento a proveedores externos para que las incidencias se envíen directamente al proveedor adecuado sin necesidad de traspasos manuales. Todo ello desde un único lugar dentro del panel deskbird .
El impacto
Cuando la notificación de incidencias se simplifica, las ventajas van mucho más allá de que haya menos sillas rotas.
Más notificaciones, soluciones más rápidas. El mayor obstáculo para resolver los problemas en el lugar de trabajo es detectarlos. Cuando los empleados pueden notificarlos en cuestión de segundos, los problemas salen a la luz antes, antes de que se conviertan en perturbaciones más graves o en riesgos para la seguridad.
Se acabó el descontento silencioso. Los problemas que no se comunican no solo quedan sin resolver, sino que se extienden. Los empleados se desahogan con compañeros, la asistencia disminuye de forma imperceptible y la confianza en el lugar de trabajo se va erosionando. Un sencillo circuito de notificación cierra esa brecha y transmite a los empleados la sensación de que se está cuidando su entorno.
Una gestión más inteligente de las instalaciones. Al registrar, clasificar y realizar un seguimiento de cada incidencia, los equipos de mantenimiento obtienen datos reales sobre qué se estropea, dónde y con qué frecuencia. Esto se traduce en una mejor planificación del mantenimiento, una gestión más inteligente de los proveedores y un lugar de trabajo que funciona de forma más predecible a lo largo del tiempo.
Menor carga administrativa. El enrutamiento automático y las notificaciones por correo electrónico eliminan la coordinación manual que actualmente consume gran parte del tiempo de los equipos de instalaciones y administración. Menos persecuciones, más soluciones.
Ya disponible
El sistema de tickets deskbird ya está disponible para los clientes de los planes Professional y Enterprise. Los administradores pueden configurar categorías de tickets, generar códigos QR y asignar usuarios autorizados directamente desde el panel de administración. Sin configuraciones complejas ni largos procesos de incorporación.
Seguimos trabajando sobre esta base. Entre las próximas mejoras se incluyen paneles de datos más completos, un sistema de votación para evitar informes duplicados y una integración bidireccional más profunda con sistemas externos de gestión de incidencias.
Empieza hoy
Los administradores pueden activar el sistema de tickets de Workplace desde «Admin > Workplace > Ticketing» en el panel deskbird .
¿Necesitas ayuda para configurar tu cuenta? Lee nuestro artículo del Centro de ayuda.
¿Aún no estás en deskbird? Reserva una demostración para ver cómo funciona Workplace Ticketing.
