¿Cuánto tiempo se tarda en poner en marcha un programa de gestión de reservas de puestos de trabajo?

Sí, empieza por poner en marcha una oficina de prueba. En deskbird puedes configurar y publicar la oficina de prueba, mientras que el resto de oficinas permanecen ocultas como borradores. No garantizamos un plazo de implementación estándar. La configuración sigue un orden fijo de pasos; algunos de ellos requieren la intervención de tu equipo de TI, y hay algunos cambios que tardan horas en llegar a todos los usuarios.

¿Cuánto tiempo se tarda en poner en marcha un programa de gestión de reservas de puestos de trabajo?

No podemos garantizar un plazo de implementación estándar. La configuración sigue un orden fijo: oficinas, plantas y espacios, planos de planta, usuarios y grupos, normas de acceso, salas de reuniones y, por último, publicación. Algunos pasos requieren la intervención de vuestro equipo de TI, y hay cambios que tardan horas en llegar a todos los usuarios. Os recomendamos realizar primero una prueba piloto en una oficina y, a continuación, ampliarla.

Antes de empezar, ten a mano lo siguiente:

• El rol de administrador global en deskbird para la persona encargada de la configuración.
• Datos de las oficinas: el nombre, la dirección y el horario de apertura de cada oficina.
• planta Imágenes: una por planta.
• La estructura de tu equipo: los departamentos o equipos que quieres incluir como grupos.
• Decisión sobre las reuniones en salas: sincronizadas con los calendarios de Microsoft 365 o Google Workspace, o guardadas únicamente en deskbird.

Cuando es el propio software el que introduce una espera:

• Inicio de sesión único SAML (complemento «Gestión de usuarios y datos Plus»): envía los metadatos de tu proveedor de identidad a nuestro equipo de asistencia. Nosotros configuramos la conexión y te avisaremos cuando esté lista.
• Configuración de SCIM (el mismo complemento): la primera sincronización puede tardar entre 1 y 2 horas.
• Microsoft Teams: La fijación de la aplicación « deskbird » para todos los usuarios puede tardar hasta 24 horas en llegar a todos ellos.

¿Deberías poner a prueba el sistema de reservas en el mostrador primero en una oficina?

Sí. Un pequeño grupo piloto prueba la herramienta por primera vez, detecta los problemas y ayuda a solucionarlos antes de que el resto de usuarios empiece a realizar reservas. En deskbird , se configura la oficina piloto y se publica, mientras que el resto de oficinas se guardan como borradores. Los borradores permanecen ocultos para los usuarios hasta que se publiquen.

Cómo configurar el piloto en « deskbird »:

• Crea la oficina antes de que nadie la vea. Guarda la oficina como borrador y, a continuación, añade plantas, zonas, escritorios y el planta. Cuando esté lista, publica la oficina, sus plantas y zonas, y el planta. La publicación de una zona no se puede deshacer.
• Limita quién puede realizar reservas. Configura la oficina piloto como «Restringida» para que solo los grupos seleccionados puedan realizar reservas allí.
• Prueba como usuario normal. Los administradores globales, los administradores de oficina y los responsables pueden reservar cualquier zona, independientemente de las normas de acceso. Para comprobar una zona restringida, pide a un compañero que no tenga funciones de administrador que intente reservarla.

Selecciona usuarios piloto de diferentes equipos, departamentos y puestos. Las personas que participen en la fase piloto podrán actuar posteriormente como promotores de la herramienta y responder a las preguntas de compañeros cuando se amplíe su uso.

¿Estás planeando poner en marcha un proyecto piloto? Más de 250 000 usuarios en más de 80 países ya reservan a través de deskbird. Solicita una demostración adaptada a tus oficinas, partiendo de tus ubicaciones y las herramientas que utilizas actualmente.

¿Cómo es un plan que va desde la fase piloto hasta la implantación total?

Proponemos tres fases: una fase piloto en una oficina, una ampliación a otras oficinas y una implantación completa para todos. Acordad los criterios de éxito antes de que comience la fase piloto y planificad un momento de decisión al finalizarla: ampliar, ajustar o detener. La tabla muestra lo que ocurre en cada fase y quiénes suelen participar en ellas.

Anota los hitos en un calendario: la formación, el inicio y el final de la fase piloto, la fecha límite para enviar comentarios y el momento de la decisión.

¿Qué hay que configurar en deskbird?

Necesitas oficinas, plantas y áreas, usuarios y grupos, reglas de acceso y salas de reuniones, configurados en ese orden. Decide primero cómo se iniciará sesión y de dónde procederán las cuentas de usuario. Configura ambos aspectos antes de invitar a los usuarios, para que nadie cree una cuenta independiente con correo electrónico y contraseña. Los administradores globales pueden seguir una lista de comprobación de configuración integrada en la aplicación.

• Oficinas y plantas. Cada oficina debe tener un nombre, una dirección y un horario de apertura. Sube una imagen de planta por cada planta (se recomienda el formato .svg, aunque también se admiten .pdf, .jpg, .jpeg, .png y .webp, con un tamaño máximo de 15 MB) y coloca las zonas y los escritorios en un editor de arrastrar y soltar.
• Iniciar sesión. El inicio de sesión con Microsoft o Google está disponible en todos los planes. El inicio de sesión único (SAML) forma parte del complemento «Gestión de usuarios y datos Plus».
• Cuentas de usuario. Invita a personas por correo electrónico o impórtalas desde un archivo CSV. De forma predeterminada, las personas con una dirección de correo electrónico del tipo compañeros , que pertenezca al dominio de tu empresa, también pueden registrarse por sí mismas. El aprovisionamiento SCIM y la sincronización con el sistema de información de recursos humanos (HRIS) forman parte del complemento «Gestión de usuarios y datos Plus».
• Reunión salas. Decide para cada sala si se sincroniza con los calendarios de Microsoft 365 o Google Workspace, o si solo está disponible en deskbird. Una sala creada únicamente en deskbird no se puede convertir posteriormente en una sala sincronizada.
• Microsoft Teams. Tu administrador de Microsoft 365 puede habilitar la aplicación « deskbird » en el centro de administración de Teams e instalarla y fijarla para todos los usuarios.

Nuestra guía de configuración básica del Centro de ayuda explica cada paso de forma detallada y ordenada.

¿Qué aspectos se deben evaluar durante una prueba piloto de reserva de puestos de trabajo?

Evalúa si los usuarios utilizan la herramienta y cómo se utiliza la oficina. Realiza un seguimiento de la tasa de adopción, es decir, el porcentaje de usuarios de la fase piloto que reservan con regularidad, así como la ocupación de los puestos de trabajo y las ausencias sin previo aviso. Incluye preguntas de asistencia y una breve encuesta. Acuerda los objetivos antes de que comience la fase piloto, para que puedas evaluar los resultados de la misma en función de ellos en el momento de tomar una decisión.

Combina los datos con los comentarios obtenidos en las entrevistas o en un breve taller con los usuarios de la fase piloto.

¿Quién debe participar en la puesta en marcha de un sistema de reserva de puestos de trabajo?

Los responsables de RR. HH. y los responsables de las oficinas lideran conjuntamente la implantación. RR. HH. se centra en el aspecto humano: comunicación, formación y políticas. El responsable de la oficina se encarga de la configuración técnica y organizativa. Tu equipo de TI se ocupa del inicio de sesión, la creación de cuentas de usuario, la sincronización del calendario y la aplicación Teams. Los responsables que reservan sus propias reuniones animan a sus equipos a seguir su ejemplo.

• Responsable del lugar de trabajo o de las instalaciones: oficinas, planos de planta, normas de reserva, normas de acceso.
• TI: método de inicio de sesión, gestión de usuarios, sala de reunión , calendarios, Teams y Outlook.
• Recursos Humanos: políticas, comunicación y formación.
• Promotores de la herramienta: los primeros usuarios de cada equipo que colaboran con compañeros.
• Patrocinadores ejecutivos y directivos: apoyen el proyecto y den ejemplo reservando ellos mismos.

Nuestra guía gratuita, «Seis estrategias para implementar con éxito un software de uso compartido de puestos de trabajo», aborda el papel de los responsables de RR. HH. y de los responsables del lugar de trabajo, así como el de los promotores y los gestores de la herramienta, y explica cómo planificar la comunicación.

¿Qué es lo que frena la implantación de un sistema de reservas de puestos de trabajo?

Los errores más comunes son no revisar el uso actual del espacio, carecer de una política de reservas por escrito y elegir un software difícil de usar. Un cuarto error es considerar el día del lanzamiento como la meta. Sin un seguimiento ni ajustes, incluso una implantación bien planificada acaba alejándose de la forma en que los equipos trabajan realmente.

Algunos detalles de configuración también costo si los encuentras tarde:

• Restringir el acceso a una oficina demasiado pronto. Antes de restringir el acceso a una oficina, añade a todas las personas que tengan un escritorio asignado o un puesto « aparcamiento » en ella a un grupo autorizado. De lo contrario, se les eliminarán sus asignaciones.
• Crea una sala en salas antes de decidir sincronizar el calendario. Una sala creada únicamente en deskbird deberá volver a crearse para poder sincronizarla más adelante.
• Se invita a los usuarios antes de que se hayan configurado el inicio de sesión único y el aprovisionamiento. A continuación, los usuarios crean cuentas de correo electrónico y contraseñas por separado.

En cuanto a los aspectos relacionados con el lugar de trabajo, desde la política hasta la distribución de la oficina, consulta nuestra guía de implementación del sistema de escritorios compartidos. Para comparar herramientas antes de empezar, echa un vistazo al mejor software de reserva de escritorios o descubre cómo funciona la reserva de escritorios en deskbird.