Cómo CANCOM Austria migró a 1.800 usuarios a « deskbird » en cuatro países

CANCOM Austria AG es un proveedor de servicios digitales y facilitador de inteligencia artificial, con sede en Viena y que forma parte del grupo CANCOM, con sede en Alemania. Acompaña a empresas, organizaciones y al sector público en su transición hacia el futuro digital, con una oferta que abarca desde la integración tradicional de sistemas informáticos hasta soluciones digitales basadas en datos, servicios gestionados y servicios en la nube.

Alrededor de 1.800 empleados que trabajan en oficinas están repartidos por quince sedes en Austria, la República Checa, Suiza y Rumanía. La mayoría pasa entre dos y tres días a la semana en la oficina, lo que hace que la cuestión de quién está en cada sitio sea algo cotidiano, más que algo esporádico.

Esa envergadura es parte de lo que convierte a CANCOM Austria en un tipo de cliente especial. Como empresa de servicios informáticos, se dedica a asesorar a sus propios clientes en decisiones tecnológicas, por lo que cualquier herramienta que adopte internamente debe superar los mismos criterios que aplicaría en un proyecto de un cliente. La arquitectura empresarial, el CISO, la protección de datos y la residencia de datos tienen todos voz y voto. Una herramienta para el lugar de trabajo en CANCOM Austria no es una compra de equipamiento a la que se le añade una revisión informática. Es una decisión informática en la que el equipamiento forma parte del proceso.

CANCOM Austria no se propuso buscar una nueva herramienta para el lugar de trabajo. El contrato con su proveedor anterior llegó a su fin y era necesario encontrar un sustituto en todos los lugares donde se había utilizado el antiguo sistema.

Eso marcó las condiciones de todo el proyecto. No hubo oportunidad de poner en marcha una pequeña prueba piloto en un solo edificio, aprender de ella y ampliarla a partir de ahí. Había que poner en marcha quince sedes repartidas por cuatro países, y unas 1.800 personas necesitaban un lugar donde reservar un puesto de trabajo.

El problema más complicado resultó ser los propios edificios. Los planos de planta llegaban en todo tipo de formatos, desde archivos de arquitectos con 250 capas hasta esquemas de los edificios con los espacios de trabajo dibujados a mano. Antes de poder introducir cualquier dato en deskbird, alguien tenía que verificar si lo que aparecía en el plano se correspondía con lo que realmente había en la sala.

El departamento de gestión de instalaciones evaluó en primer lugar los aspectos funcionales. A continuación, la lista de candidatos preseleccionados pasó por los departamentos de gestión de la arquitectura empresarial, el CISO y protección de datos antes de que se firmara ningún contrato. Se comparó ServiceNow con el producto sucesor de la herramienta actual y con otra opción más. La colaboración en desarrollo entre deskbird y CANCOM Alemania en proyectos de clientes fue un factor a tener en cuenta, aunque secundario frente a los requisitos de cumplimiento normativo.

Se consideraron dos funcionalidades como imprescindibles: el inicio de sesión único y la integración con Microsoft Teams , que permitiría realizar reservas desde el mismo entorno de trabajo habitual de los usuarios.

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La implantación comenzó con los edificios de Austria, pero se incluyó a todos los empleados desde el principio, independientemente de si iban a utilizar deskbird de inmediato o no. A continuación se sumaron otras sedes. Además del departamento central de Gestión de Instalaciones de Viena, cada edificio contaba con un responsable local que trabajaba en el proyecto, centrándose principalmente en las condiciones específicas de sus propios planes. Desde que se aprobó el proyecto hasta la primera fase de implantación transcurrieron aproximadamente entre dos y tres meses, y el estado de dichos planes fue la razón principal por la que se tardó tanto tiempo en lugar de menos.

Hubo dos factores que complicaron el trabajo más allá de los planos. Algunos departamentos y personas disponían de espacios de trabajo que no estaban pensados para ser reservados de forma generalizada, por lo que fue necesario establecer un proceso para solicitar un puesto fijo. En la actualidad, 151 de los 1.218 puestos son fijos, en lugar de compartidos.

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1.219 personas inscritas, 742 que acuden a la oficina cada mes

Desde su puesta en marcha en octubre de 2025, se han registrado 1.219 personas en deskbird y 742 la utilizan cada mes. De esos usuarios mensuales, el 64 % vuelve cada semana. En los quince centros hay ahora 1.218 puestos de trabajo reservables, 1.067 de ellos compartidos y 151 exclusivos, y se han realizado 44.292 reservas de puestos desde su puesta en marcha, unas 212 en un día laborable medio. En los últimos treinta días, 230 personas han realizado reservas desde Microsoft Teams.

Para una implantación que llegó a más de 1.200 personas en quince sedes de cuatro países en el plazo de un año, y que se llevó a cabo sin una fase piloto, se trata de una tasa de retorno inusualmente alta.

El martes es el día de mayor afluencia; el viernes es otra oficina.

La semana presenta un patrón claro. El martes se registran unas 265 reservas de puestos de trabajo y el viernes, unas 94. La asistencia alcanza su punto álgido a mitad de semana y desciende bruscamente al final de la misma, y la diferencia entre los centros más concurridos y los más tranquilos es enorme. Ese es precisamente el tipo de información que pasa desapercibida sin una medición y que resulta evidente una vez que se dispone de los datos.

Desde el control de la asistencia hasta decidir qué hay que cambiar

Gracias a deskbird Intelligence, CANCOM Austria va más allá del simple seguimiento de la asistencia y toma decisiones al respecto: qué instalaciones se utilizan adecuadamente, cuáles están infrautilizadas y en qué aspectos es necesario ajustar la cartera.

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