85 personas, 37 puestos de trabajo: cómo Nextlane consiguió que sus equipos volvieran a la oficina en un espacio más reducido

Nextlane desarrolla el software que impulsa el sector minorista del automóvil en Europa. Sus plataformas gestionan la administración de concesionarios, las salas de exposición digitales y las operaciones de los fabricantes para más de 70 000 usuarios finales en 11 países europeos. Su misión consiste en modernizar el funcionamiento del sector.

La empresa opera desde oficinas repartidas por toda Europa, entre las que se incluyen París, Lyon, Nantes, Madrid, Vigo, Sintra, Lund y Zúrich. Esa presencia supone una ventaja desde el punto de vista comercial y una complicación desde el punto de vista operativo, ya que la política de trabajo tiene que aplicarse simultáneamente en diez edificios, cinco países y varios idiomas.

Nextlane aplica un modelo de trabajo híbrido. Los empleados acuden a la oficina dos días a la semana y trabajan a distancia los otros tres.

Antes de la pandemia, las instalaciones de Nextlane en Saint-Pierre-des-Corps ocupaban cinco plantas y unos 2.000 m². Los puestos de trabajo se asignaban como se solía hacer: una persona, un puesto, de forma permanente.

Entonces llegó el teletrabajo híbrido y Nextlane redujo el espacio. Las cinco plantas se convirtieron en una sola, y el ritmo pasó a ser de dos días en la oficina y tres días teletrabajando.

Eso se traduce en una oficina más pequeña, el mismo número de personas y una dinámica que empuja a todo el mundo a concentrarse en los mismos dos días.

El proceso de reserva no iba a poder soportarlo. Una hoja de cálculo no puede mostrar en tiempo real quién ha reservado qué, no es fiable para alguien que tiene que decidir el domingo por la noche si hace el viaje, y no puede responder a una pregunta sobre la ocupación tres meses después.

Nextlane necesitaba dos cosas a la vez. En primer lugar, un motivo para que un compañeros e se pasara por allí. En segundo lugar, la certeza de que, cuando lo hiciera, tendría un escritorio esperándole.

deskbird Era la solución que realmente se ajustaba al problema que queríamos abordar, hace casi dos años y medio. Se trataba de volver a incorporar a nuestro equipo de « compañeros » a la oficina.
Jean Penhouët
Vicepresidente global de Recursos Humanos, Nextlane

Nunca fue solo una cuestión de instalaciones. Para que la oficina volviera a funcionar, fue necesario que colaboraran el departamento de Recursos Humanos, el equipo encargado de la experiencia en el lugar de trabajo y el equipo de instalaciones, porque el objetivo no era simplemente llenar los puestos. Se trataba de hacer que los días que la gente pasaba junta merecieran la pena el desplazamiento.

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Nextlane puso en marcha el sistema de reserva de puestos de trabajo « deskbird » primero en sus sedes francesas y, posteriormente, en todas sus oficinas europeas. Los empleados planifican su semana en la aplicación, acceden a la página interactiva planta y eligen un puesto de trabajo.

Nathalie reserva su propia semana todos los lunes, que es como lo hacen también la mayoría de sus « compañeros »: dos días en la oficina, planificados con antelación, con reuniones organizadas en función de quién está presente.

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Lo que hizo que cambiara el comportamiento no fue la reserva en sí, sino el hecho de poder ver quién está en las instalaciones cada día.

Eso convierte la reserva de un escritorio en una decisión sobre con quién sentarse. Las fotos de perfil en planta hacen que no elijas un número de escritorio, sino un compañero de mesa, lo cual es un motivo muy diferente para venir a la oficina.

Además, elimina el último obstáculo del trayecto diario al trabajo.

Esto significa que puedes estar tranquilo sabiendo que ya has reservado tu mesa. Cuando vengas a la oficina, sabrás que tendrás una mesa y un asiento.
Nathalie Dieumegard
Directora de Gestión de Instalaciones en Francia, Nextlane

La asistencia ha aumentado, y Nextlane puede demostrarlo

El objetivo inicial era que la gente volviera a la oficina, y ese es precisamente el objetivo que Nextlane ahora puede demostrar con datos, en lugar de limitarse a hacer estimaciones. Las opiniones de los empleados coinciden sistemáticamente en un mismo punto: saber en tiempo real quién va a estar presente.

La única planta que queda en Saint-Pierre-des-Corps acoge a unas 85 personas y cuenta con 37 puestos de trabajo. Sobre el papel, parece un espacio muy reducido. En la práctica, no lo es.

Nextlane nunca está abarrotado, ya que deskbird distribuye la asistencia a lo largo de la semana para todos los que trabajan en una sede determinada, en lugar de dejar que se concentre en los mismos dos días. Los puestos de trabajo se aprovechan mejor y nadie llega y se encuentra con que no hay sitio para sentarse.

Esa es la cuestión en la que la mayoría de las empresas se equivocan. Reducir el espacio es fácil. Reducir el espacio sin que la oficina pierda calidad es lo que requiere un sistema.

Datos de ocupación en lugar de intuición

Cuando Nextlane comenzó con deskbird, las estadísticas eran bastante básicas. Hoy en día existe una auténtica herramienta de análisis que muestra cómo se ocupan realmente las oficinas y quiénes no acuden a ellas, lo que convierte las decisiones sobre el espacio en una cuestión basada en datos, en lugar de en una discusión.