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El líder europeo de software de automoción, presente en 11 países
Nextlane desarrolla el software que impulsa la venta de automóviles en Europa. Sus plataformas gestionan concesionarios, exposiciones digitales y operaciones de fabricantes para más de 70.000 usuarios finales en 11 países europeos. Su razón de ser es modernizar la forma en que trabaja la industria.
La empresa opera desde oficinas en toda Europa, incluyendo París, Lyon, Nantes, Madrid, Vigo, Sintra, Lund y Zúrich. Esa presencia es una ventaja comercial y una complicación operativa, ya que una política de espacio de trabajo debe funcionar en diez edificios, cinco países y varios idiomas a la vez.
Nextlane trabaja en modalidad híbrida. Los empleados están en la oficina 2 días a semana y teletrabajan 3.
Hacer que la gente vuelva a la oficina sin necesidad de hojas de cálculo
Antes de la pandemia, la sede de Nextlane en Saint-Pierre-des-Corps ocupaba cinco plantas y unos 2.000 m². Los puestos se asignaban como se hacía antes: una persona, un puesto de forma permanente.
Luego llegó el trabajo híbrido y Nextlane redujo el espacio. Cinco plantas se convirtieron en una sola, y el ritmo pasó a ser de 2 días en la oficina y 3 en remoto.
El resultado es una oficina más pequeña, el mismo número de personas y un patrón que empuja a todo el mundo hacia los mismos 2 días.
El proceso de reserva no iba a sobrevivir a eso. Una hoja de cálculo no puede mostrar en tiempo real quién ha reservado qué, no ofrece confianza a alguien que decide el domingo por la noche si hacer el trayecto, ni puede responder a una pregunta sobre la ocupación tres meses después.
Me encanta esta herramienta que implementamos hace unos años, porque antes usábamos un archivo de Excel para las reservas. Era catastrófico.
Nathalie Dieumegard
Jefa de gestión de instalaciones en Francia, Nextlane
Nextlane necesitaba dos cosas a la vez. Primero, un motivo para que los compañeros vinieran. Segundo, la certeza de que, al hacerlo, les esperaría un puesto.
deskbird fue la solución que encajaba perfectamente con el problema que queríamos resolver hace casi dos años y medio. Se trataba de conseguir que nuestros compañeros volvieran a la oficina.
Jean Penhouët
Global VP of People, Nextlane
Nunca fue solo una cuestión de instalaciones. Lograr que la oficina volviera a funcionar requirió la colaboración conjunta del departamento de personas, el equipo de experiencia laboral y el de instalaciones, porque el objetivo no era llenar asientos. Era hacer que los días que la gente pasa junta valgan la pena.
Reserva de puestos en tres clics, en 10 oficinas
Nextlane implementó la reserva de puestos de deskbird en sus sedes francesas y, posteriormente, en sus oficinas europeas. Los empleados planifican su semana en la aplicación, abren la planta interactiva y eligen un puesto.
Nathalie reserva su propia semana todos los lunes, que es como la utiliza también la mayoría de sus compañeros: 2 días presenciales, planificados con antelación, con reuniones organizadas en torno a quién está presente.
En tres clics reservas tu puesto, de forma muy fácil y rápida. La planta es clara y eficaz, muestra quién está presente y dónde se sienta. Y si quiero sentarme al lado de alguien, puedo elegir el puesto de al lado de inmediato. Incluso tenemos las fotos de los empleados.
Jean Penhouët
Global VP of People, Nextlane
Lo que cambió el comportamiento no fue la reserva en sí. Fue poder ver quién está en la oficina cada día.
Eso convierte la reserva de un puesto en una decisión sobre con quién sentarse. Las fotos de perfil en la planta significan que no estás eligiendo un número de puesto, sino un vecino, lo cual es una razón muy diferente para venir.
También elimina el último obstáculo del desplazamiento.
Significa que puedes relajarte sabiendo que has reservado tu puesto. Cuando haces el viaje, sabes que tendrás un puesto y un asiento.
Nathalie Dieumegard
Head of Facilities Management France, Nextlane
Más gente en la oficina, en un espacio más pequeño y con datos que lo demuestran
La asistencia ha aumentado y Nextlane puede demostrarlo
Hacer que la gente volviera a la oficina era el objetivo inicial, y es el que Nextlane puede ahora comprobar en lugar de estimar. Los comentarios de los empleados coinciden sistemáticamente en lo mismo: saber en tiempo real quién va a estar allí.
Hemos obtenido resultados verdaderamente tangibles al lograr que los compañeros vuelvan a la oficina, por lo que la asistencia ha aumentado. Y hemos recibido muy buenos comentarios sobre la posibilidad de ver en tiempo real quién va a estar allí.
Jean Penhouët
Global VP of People, Nextlane
La única planta restante en Saint-Pierre-des-Corps da cabida a unas 85 personas con 37 puestos de trabajo. Sobre el papel, parece apretado. En la práctica, no lo es.
Nextlane nunca está masificada, porque deskbird equilibra la asistencia a lo largo de la semana para todos los empleados de una sede determinada en lugar de dejar que se acumule en los mismos 2 días. Los puestos se aprovechan mejor y nadie llega para descubrir que no hay dónde sentarse.
Ese es el equilibrio que la mayoría de las empresas no alcanzan. Reducir espacio es fácil. Reducir espacio sin empeorar la oficina es la parte que requiere un sistema.
Datos de ocupación en lugar de intuición
Cuando Nextlane empezó a usar deskbird, las estadísticas eran bastante básicas. Hoy en día cuenta con una verdadera herramienta de análisis que muestra cómo se ocupan realmente las oficinas y quién no viene, lo que convierte las decisiones sobre el espacio en una cuestión de datos en lugar de en una discusión.
Dos años y medio después, Nextlane gestiona una oficina más pequeña con más gente dentro. La asistencia ha aumentado, el espacio se planifica basándose en datos empíricos y no en intuiciones, y tres equipos diferentes comparten una misma perspectiva sobre cómo se utilizan los edificios.
La herramienta que hizo esto posible es una en la que nadie necesita formación.
Lo que me gusta de deskbird es lo sencillo y rápido que es de usar. Contamos con un gran equipo que nos apoya, y eso es realmente excelente. Como administrador, sé que puedo contactar con deskbird rápidamente y siempre hay alguien ahí para responder a mis preguntas.
Valérie Meunier
Especialista en proyectos de lugar de trabajo y compromiso, Nextlane
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