Más personas que escritorios: cómo TST organiza las jornadas de trabajo presenciales para un equipo de 50 personas desde una única oficina en Londres

TST es una empresa de servicios profesionales con sede en la zona de London Bridge, dedicada a la formación experiencial, la organización de eventos y el asesoramiento en materia de talento. Su equipo, formado por 50 personas, trabaja con clientes de sectores tan diversos como los servicios financieros y la ingeniería.

El trabajo consiste en liberar el potencial logrando que el cambio sea duradero, tanto en las personas como en los equipos y las organizaciones. TST lo consigue diseñando y ofreciendo experiencias transformadoras en el ámbito laboral, utilizando la ciencia, la creatividad y el diseño centrado en las personas. Los servicios se dividen en tres áreas: Diagnóstico y evaluación comparativa, Puesta en marcha e integración del cambio, y Desarrollo y mejora de competencias. Cada una de ellas ofrece distintos niveles de personalización para adaptarse a una amplia gama de presupuestos y necesidades, desde diseños existentes «tal cual», pasando por un enfoque adaptado «a tu medida», hasta soluciones «hechas a medida» creadas desde cero en torno a los retos específicos de cada organización.

Esa combinación de atención al cliente y colaboración interna es precisamente la razón por la que la oficina sigue siendo importante. El personal de TST acude a la oficina entre un día al mes y cuatro días a la semana. Y el equipo ha crecido más rápido que el número de puestos de trabajo disponibles.

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Al volver al trabajo presencial tras la pandemia, TST se encontraba en la misma situación que muchas otras empresas que se enfrentaban por primera vez al modelo de trabajo híbrido. El equipo había crecido hasta superar la capacidad de la oficina en aquel momento, lo que trajo consigo dos problemas. Todos los que acudían a la oficina necesitaban un escritorio donde trabajar. Y había que evitar que la sala de reuniones salas se reservara dos o tres veces a la vez.

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Ambos asuntos se estaban gestionando de manera informal, sin que hubiera una visión común sobre quién estaba disponible ni qué salas estaban libres.

Lo que TST necesitaba era una herramienta que abarcara tanto los escritorios como salas, lo suficientemente sencilla como para que la gente la adoptara de verdad y con el tamaño adecuado para una sola oficina pequeña, en lugar de para todo un parque empresarial. También era importante contar con una estructura de precios transparente que tuviera sentido para ese tamaño, al igual que disponer de informes reales sobre cómo se utilizaba la oficina. TST comparó varias opciones y se decantó pronto por deskbird , porque era la opción más lógica para ellos.

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TST puso en marcha deskbird en diciembre de 2023, que abarca la reserva de puestos de trabajo, sala de reunión y la integración de Microsoft Teams . El factor decisivo fue lo sencillo que resultó configurar la distribución de los puestos de trabajo y sala de reunión en la dirección correcta planta. Desde entonces, el equipo se ha trasladado dos veces de oficina y la configuración se ha trasladado con ellos: actualmente cuentan con 34 puestos de trabajo y cuatro salas de reuniones salas en el número 207 de Union Street.

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La puesta en marcha se concentró deliberadamente en la fase inicial. TST configuró primero el « planta » y la integración con Teams, para que la herramienta resultara lo más sencilla e intuitiva posible antes de que nadie la viera. A continuación, la presentaron en una reunión con todo el equipo, haciendo una demostración de lo rápido que era utilizarla y explicando el «porqué»: esto facilita el trabajo tanto a las personas como al equipo de operaciones, y no solo a la hora de elaborar informes.

Al igual que con cualquier sistema nuevo, fue necesario dar un empujón para que se adoptara por completo. El equipo de operaciones ayudó a las personas que se presentaban sin reserva a realizarla a posteriori, medió en las disputas ocasionales que surgían en los puestos de trabajo y envió recordatorios periódicos para actualizar los horarios semanales. Las vistas de análisis y programación facilitaron esta gestión, ya que permitían ver de un vistazo qué equipos y qué personas habían planificado su lugar de trabajo y cuáles no.

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Dos tercios del equipo, que vuelven cada semana

deskbird Ahora forma parte de la forma en que el equipo planifica su semana. Las 50 personas están registradas y son activas, y alrededor de dos tercios de los usuarios mensuales vuelven a la oficina cada semana, lo que supone una tasa de asistencia muy elevada para un equipo de este tamaño.

Desde su puesta en marcha, TST ha realizado 3.650 reservas: 2.424 en las 34 oficinas y 1.189 en tan solo cuatro «meeting salas ». En relación con su número, los « salas » tienen más trabajo que las oficinas, lo cual es de esperar en un negocio basado en talleres y sesiones con clientes.

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El miércoles es el día clave

La tendencia semanal es clara: el miércoles es el día más ajetreado y el lunes, el más tranquilo. Esto no es casualidad. TST utiliza deskbird para gestionar los días clave tanto para la dirección como para cada uno de los departamentos, con el fin de garantizar que se alcancen los niveles adecuados de colaboración y conexión.

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Registros automáticos, datos más precisos

TST es uno de los primeros clientes de deskbird en utilizar Workplace Intelligence, lo que ha supuesto un cambio en la calidad de la información que pueden obtener. Toda la oficina está cartografiada y, gracias a la función de seguimiento de monitores a través de deskbird Dock, ahora se registra automáticamente la presencia de los empleados en sus puestos de trabajo. Antes, las cifras dependían de una planificación precisa o de registros manuales, que nunca van a ser correctos al 100 %.

Sam y el responsable de la oficina revisan los paneles de control cada semana. El siguiente paso es recopilar datos limpios de unos cuantos meses a través de deskbird Dock y, a continuación, revisar adecuadamente la planificación y el cumplimiento de los días de referencia en función de esos datos.

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