El mejor software de desk sharing en 2026

Introducción

El software de desk sharing ayuda a las empresas híbridas a gestionar los escritorios compartidos con claridad y confianza. Las mejores soluciones se centran en las personas y se basan en datos, proporcionando una reserva de escritorios rápida, visibilidad de la oficina en tiempo real, automatización y análisis del espacio de trabajo que simplifican el trabajo híbrido.

Elige una plataforma de desk sharing que sea fácil de usar, que se integre con tus herramientas existentes y que te proporcione datos fiables del espacio de trabajo para optimizar las decisiones sobre el espacio. deskbird lidera esta categoría combinando el desk sharing intuitivo con una profunda inteligencia del espacio de trabajo.

¿Por qué optar por una plataforma de desk sharing?

El desk sharing es compatible con un espacio de trabajo moderno y centrado en las personas, pero no se puede gestionar el desk sharing con hojas de cálculo. Necesitas un sistema que sea fiable, sin fricciones y creado para equipos híbridos. La plataforma adecuada se convierte en la única fuente de información sobre dónde se realiza el trabajo. Cuando se implementa bien, obtienes:

Beneficios de la eficiencia del espacio de trabajo

• Costos reducidos de espacio de oficina. Utiliza el espacio basándote en la demanda real en lugar de puestos fijos. El desk sharing puede ahorrar hasta un 30% en los gastos de oficina, principalmente debido a la disminución de los requisitos de espacio físico, ya que no todos los empleados necesitan estar en la oficina simultáneamente.
• Impacto en el espacio y el diseño de la oficina. Con datos precisos para la planificación, los facility managers y los administradores de oficinas pueden ver y optimizar los espacios de trabajo de forma intencionada.
• Menores costos operativos. Cuando se implementa bien, un modelo híbrido con reserva de escritorios lleva a una asignación más eficiente de los recursos de limpieza y consumo de energía.‍
• Reducción de las subvenciones de IT y de los desplazamientos. A largo plazo, el software de desk sharing está diseñado para reducir los costos de IT y de los desplazamientos, lo que aumenta aún más la rentabilidad de este enfoque.

Beneficios para el bienestar y la productividad de los empleados

• Mayor productividad. Se estima que un trabajo híbrido bien coordinado con desk sharing puede aumentar la productividad hasta un día por semana​​​​.‍
• Más flexibilidad. Los empleados pueden elegir sus días de trabajo en la oficina, lo que esencialmente les da libertad para elegir dónde y cómo trabajan.
• Mayor sentimiento de pertenencia. Los días de oficina con flujos de trabajo eficientes de desk sharing hacen que los equipos se reúnan en la oficina con un propósito, no por casualidad. Esto mitiga los sentimientos de soledad, la falta de compromiso y conduce a un aumento de la felicidad de los empleados.
  

Cómo elegir un software de desk sharing en 2026

La respuesta corta es que tu software de desk sharing debería sentirse invisible. En la plataforma adecuada, debería ser fácil reservar un escritorio en segundos, comprender el uso del espacio de un vistazo e integrarlo con tu stack tecnológico existente sin dolores de cabeza.

Entonces, ¿qué criterios debes buscar en un sistema de desk sharing?

• Reserva de escritorios sencilla y rápida. Los empleados necesitan una experiencia intuitiva y optimizada para dispositivos móviles, con filtros y plantas interactivas que reflejen la oficina real.
• ‍Analíticas detalladas. Los administradores necesitan información sobre el espacio de trabajo que muestre las tasas de ocupación, las tendencias de reserva y los días de mayor actividad en la oficina para que puedas optimizar la distribución y reducir el espacio infrautilizado.
• Check-ins automatizados. Potente para evitar reservas no utilizadas y datos precisos. Opta por sensores, códigos QR o check-ins basados en el calendario.
• Integraciones que funcionan. El mejor software conecta toda tu pila tecnológica con una sobrecarga de IT mínima. Las integraciones imprescindibles incluyen MS Teams, Outlook, Slack o Google Workspace y Calendar.
• IU moderna e intuitiva. Una plataforma fácil de usar y en la que realizar acciones resulta sencillo, facilita la reserva y gestión de espacios para todos, mejorando los bloqueos en la adopción por parte del usuario y minimizando el soporte de IT necesario a largo plazo.
• Funcionalidades sociales. El modelo híbrido es social. Las mejores herramientas te permiten ver quién está en la oficina y los espacios que han reservado tus compañeros.
• Gestión de visitantes y salas de reunión. La colaboración en la oficina no se limita al desk sharing. Encuentra una plataforma que pueda reservar salas de reunión y gestionar visitantes para una experiencia completa del espacio de trabajo.
• Privacidad y seguridad. Los estándares de seguridad de nivel empresarial, como la norma ISO 27001 y los flujos de trabajo que cumplen con el RGPD, son clave para una plataforma moderna de desk sharing.

Lista del mejor software de desk sharing en 2026

1. deskbird

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deskbird destaca como una plataforma de reserva de escritorios que prioriza a las personas en las organizaciones híbridas. Los empleados pueden explorar un plano visual, ver dónde estarán sus compañeros de equipo, seleccionar y reservar un escritorio en segundos, y registrarse sin esfuerzo al llegar. Mientras tanto, los workplace y facility managers obtienen visibilidad en tiempo real de la utilización de los escritorios, las tasas de no presentación y los patrones de asistencia del equipo, para que no solo "ejecutes" los escritorios compartidos, sino que los gestiones con un propósito, datos y cultura en mente.

En el back end, deskbird encaja en tu stack tecnológico de trabajo híbrido existente con la mínima fricción. Se integra con herramientas de calendario, sistemas de RR. HH., SSO y control de acceso, lo que significa que el departamento de IT no tiene que reconstruir sistemas y no tienes que formar a los empleados en un nuevo y pesado flujo de trabajo. Con paneles de análisis que muestran cuántos escritorios se utilizaron en qué día, qué plantas están infrautilizadas y dónde podrías consolidar el espacio, puedes tomar decisiones más inteligentes sobre bienes inmuebles y apoyar una cultura que priorice lo híbrido y que sea escalable.

Precios de deskbird

deskbird ofrece un plan Starter a 0 € por usuario/mes (para un máximo de 15 usuarios y una ubicación) que ofrece la funcionalidad básica completa. Los planes de pago empiezan a partir de 2,50 €/usuario/mes y pueden complementarse con add-ons para reservas de salas, visitantes y gestión de usuarios.

deskbird es increíblemente fácil de usar e intuitivo, lo que facilita a nuestro equipo la reserva eficiente de escritorios y salas de reunión. La función de disponibilidad en tiempo real garantiza que siempre tengamos la información más reciente, lo que reduce las posibilidades de reservas dobles.
Reseña de deskbird en G2

2. Robin

Robin ofrece funcionalidades de desk sharing y hot-desking como parte de su plataforma más amplia de gestión del espacio de trabajo. Los usuarios pueden navegar por un plano interactivo, reservar un escritorio antes de llegar y comprobar quién más está en la oficina. El sistema también proporciona analíticas sobre la utilización de los escritorios y la ocupación de la oficina, lo que puede ayudar a los responsables a tomar decisiones basadas en datos sobre el espacio de trabajo compartido.

3. OfficeRnD

OfficeRnD Workplace facilita el uso compartido de escritorios, permitiendo a los empleados elegir entre los escritorios compartidos en planos visuales, ya sea a través de aplicaciones móviles o web. También se integra con sistemas existentes (Microsoft 365, Google Workspace) y ofrece analíticas sobre los patrones de uso de los escritorios compartidos, ayudando a las organizaciones a realizar un seguimiento del rendimiento de sus iniciativas de espacio de trabajo híbrido.

4. Skedda

Skedda se dirigía originalmente a la reserva de espacios compartidos (gimnasios, laboratorios) y ahora ofrece capacidades de reserva de escritorios y recursos para oficinas y trabajo híbrido. Puede resultar atractiva para las organizaciones que buscan una herramienta más sencilla y con un costo consciente, aunque la profundidad de los análisis del espacio de trabajo, la automatización del check-in y las funciones de coordinación de equipos pueden parecer a algunos usuarios más limitadas en comparación con otras plataformas.

5. Táctica

Tactic está adaptada para gestionar entornos de trabajo híbrido con el desk sharing como capacidad central: los empleados pueden reservar escritorios, filtrar por ubicación o zona de equipo y ver quién más va a venir para coordinarse. La plataforma también ofrece datos de ocupación en tiempo real y soporta la gestión de visitantes y espacios de trabajo junto con los flujos de trabajo de reserva de escritorios compartidos.

Implementación paso a paso de un software de desk sharing

Empieza por comprender cómo utiliza realmente tu equipo la oficina y prepáralo para el cambio que se avecina. Una implementación exitosa del desk-sharing requiere una planificación cuidadosa y atención tanto a la logística como al factor humano.

Estos son los pasos clave para garantizar una transición fluida y una implementación eficaz.

1. Audita el sistema actual y define los requisitos. Comienza con una imagen clara de cómo se utiliza actualmente tu espacio. Pregúntate cosas como: ¿Cuántos escritorios podemos albergar? ¿Cuál es el proceso de reserva actual, si es que existe alguno? Evalúa tu ratio de escritorios por empleado e identifica los puntos de fricción como las reservas dobles, la visibilidad limitada o la baja adopción.
2. Define los criterios “imprescindibles” y “deseables”. ¿Necesitas plantas visuales? ¿Registro automatizado? ¿Integración con Outlook o Teams? Establecer estos requisitos desde el principio te proporciona una base sólida para elegir la herramienta adecuada.
3. Consigue la aceptación del equipo. Incorpora a las personas adecuadas desde el principio: IT, RR. HH., responsables del espacio de trabajo/oficina y jefes de equipo. Define plazos, así como normas y expectativas claras para las reservas de puestos de trabajo, por ejemplo, quién tiene prioridad, con cuánta antelación reservar, qué significa “puesto de trabajo desordenado”. Establece estos protocolos como parte de una política híbrida para que todos entiendan cómo tu nuevo sistema apoya una cultura de espacio de trabajo compartido fluida y respetuosa.
4. Piloto. Considera la posibilidad de realizar un pequeño lanzamiento piloto con un departamento o ubicación para ver cómo funciona la herramienta en el mundo real. Utiliza la información obtenida para ajustar la configuración, adaptar los flujos de trabajo y resolver cualquier resistencia o confusión.
5. Lanzamiento y formación. Cuando estés listo para la implementación completa, despliega la solución de forma generalizada, pero no dejes que la gente lo averigüe por sí sola. Proporciona guías de inicio rápido, breves tutoriales, preguntas frecuentes y canales de soporte claros. Cuanto más fácil sea la incorporación, más rápido verás el uso y más fluidas irán las cosas.‍
6. Supervisa y optimiza. Una herramienta de reserva de escritorios no es un sistema que se “configura y se olvida”. Analiza el uso de los escritorios, las ausencias y la utilización del espacio, y utiliza los datos para perfeccionar las políticas, ajustar los permisos o incluso reconfigurar las zonas/planos de planta. En otras palabras: trata tu plataforma de reserva de escritorios como un activo del espacio de trabajo que evoluciona con tu organización.

El futuro de los escritorios compartidos

Con el software adecuado, el desk sharing se vuelve más inteligente, no solo más barato. Las plataformas preparadas para el futuro predicen el uso de los escritorios mediante IA, se conectan con sensores para mostrar la disponibilidad en tiempo real y te permiten adaptar las plantas de forma dinámica. Además, son compatibles con experiencias personalizadas (por ejemplo, preferencias guardadas para la altura del escritorio o la configuración tecnológica) y mejoran el bienestar de los empleados al ofrecer espacios flexibles diseñados para la concentración, la colaboración o el descanso.

También aportan sostenibilidad a la planificación del espacio de trabajo: menos escritorios infrautilizados, menor huella inmobiliaria, materiales más inteligentes y uso de la energía. El modelo híbrido no se limita a casa frente a oficina, sino que se trata de espacios de trabajo conectados y adaptables que reflejen realmente cómo trabaja la gente hoy y cómo quiere trabajar mañana.

Para ti, como responsable de la toma de decisiones, esto significa elegir una solución de desk sharing preparada para el futuro que no sea solo una herramienta de reserva, sino una plataforma que alinee el espacio, la tecnología y la cultura de las personas para el trabajo híbrido.

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Aviso legal

El software que se enumera en este artículo, así como los precios y las funcionalidades correspondientes, se basan en información disponible públicamente a fecha de 17-11-2025 y en nuestra propia evaluación, y están sujetos a cambios. La información se proporciona sin garantía. Si algo está mal, por favor, contacta con nosotros aquí.

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