Perché utilizzare un sistema di gestione delle risorse umane? 8 vantaggi per le aziende

Cosa è più importante per il successo di un'azienda? Le organizzazioni di successo sanno che la chiave per avere clienti soddisfatti e un'attività prospera è avere dipendenti felici. Ovviamente, la gestione del personale svolge un ruolo fondamentale nel raggiungimento di questo obiettivo. Tuttavia, più un'azienda si espande, maggiore è la sfida gestionale. Un sistema di gestione delle risorse umane (Employee Management System) efficiente è un must. Un EMS fornisce un supporto vitale ai team HR e ai leader. Il suo scopo è quello di centralizzare tutto ciò che riguarda la gestione della forza lavoro, dai processi di assunzione alle valutazioni delle prestazioni e alle richieste di ferie. I luoghi di lavoro si stanno evolvendo per incorporare flessibilità e digitalizzazione. Le nuove tendenze stanno rimescolando il mondo del lavoro e le generazioni più giovani stanno avendo un enorme impatto sul modo in cui vengono svolte le attività. I dipartimenti HR e i manager devono tenerne conto. La tecnologia è qui per aiutarci ad abbracciare il futuro del lavoro. In che modo un HRMS (Human Resource Management System) può essere utile alla tua azienda? Quali sono i principali vantaggi? Perché deskbird può essere parte di una soluzione di gestione dei dipendenti facile da usare?

1. Creare un flusso di lavoro fluido e centralizzato

L'idea centrale di un sistema di gestione delle risorse umane è quella di creare un database centralizzato e organizzato. Tutte le informazioni relative al personale vengono raccolte in un unico luogo. Questo sistema è vantaggioso sia per le aziende che per i dipendenti. Per esempio, può facilitare il reclutamento e quindi i processi di onboarding per i team delle risorse umane e per i nuovi assunti. Un altro aspetto interessante di un sistema EMS è la possibilità di regolare le ferie e le assenze, con cui i lavoratori possono facilmente chiedere un periodo di ferie. 

Invece di avere più risorse per ogni area della gestione dei dipendenti, tutto è collegato e raccolto in un'unica soluzione digitale. Tra i principali vantaggi abbiamo il miglioramento della comunicazione, del coordinamento e del processo decisionale. Il flusso di lavoro ha un forte impatto sulla produttività del tuo team, quindi è importante investire in strumenti che aiutino a rendere le operazioni fluide ed efficienti.

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2. Ridurre il rischio di errori umani

L'utilizzo di un sistema di gestione delle risorse umane riduce i processi manuali grazie all'automazione. Come abbiamo detto nel nostro articolo sulla tecnologia sul posto di lavoro, le persone commettono più errori dei robot. Secondo una ricerca, in genere commettiamo da 3 a 6 errori all'ora! (fonte: Human Factors, Human Error and the role of bad luck in Incident Investigations, Graham Edkins su LinkedIn). Per ogni posizione, ridurre al minimo i compiti monotoni e di scarso valore è una priorità. In primo luogo, i dipendenti hanno il tempo di rivolgere la loro attenzione e le loro competenze a operazioni più importanti. In secondo luogo, la ripetizione di solito è sinonimo di noia e spesso comporta un maggior rischio di errori.

L'implementazione dell'automazione sul posto di lavoro è una mossa intelligente per ogni azienda. Non significa necessariamente che i dipendenti avranno meno da fare. Al contrario, avranno più tempo per concentrarsi su attività di maggior valore, beneficiare dell'apprendimento automatico e di conseguenza commettere meno errori ed essere più efficienti. Infine, ma non meno importante, un HRMS può aiutare le risorse umane a supportare i dipendenti nell'aggiornamento professionale. Dare l'opportunità di accrescere le proprie competenze contribuisce a ridurre il numero di errori commessi.

3. Soddisfare i requisiti della Gen Z con un HRMS

I Millennial, e soprattutto la Generazione Z, sono cresciuti con la tecnologia. Queste nuove generazioni sono abituate ad avere accesso a strumenti digitali che consentono loro di essere più efficaci. Non vogliono perdere tempo in scartoffie e attività amministrative. Un software di pianificazione dei dipendenti soddisfa queste esigenze fornendo loro una piattaforma centralizzata dove trovare tutto ciò di cui hanno bisogno.

Analogamente alla possibilità di lavorare da remoto, il livello di digitalizzazione di un'azienda può essere una calamita per i talenti. I Millennials e la Gen Z amano processi veloci, facili e diretti. Investire in un sistema di gestione dei dipendenti dimostra professionalità, modernità ed è prova di un approccio incentrato sulle persone. E non lo diremo mai abbastanza: concentrarsi sui dipendenti è la chiave del successo!

4. Aumentare la produttività con un sistema per la gestione delle risorse umane

In che modo l'utilizzo di un sistema di gestione delle risorse umane può migliorare la produttività degli stessi? Parliamone! L'automazione e l'intelligenza artificiale stanno prendendo il sopravvento sui processi manuali, tutte le informazioni sono sincronizzate in un unico luogo che aiuta a ottimizzare i tempi, il flusso di lavoro, il coordinamento dei team e l'elenco continua. Non c'è dubbio che questi miglioramenti, combinati tra loro, possono avere un impatto sulla produttività complessiva della tua forza lavoro.

Più avanti in questo articolo, scoprirai che l'uso di un sistema di gestione dei dipendenti influisce positivamente anche sul coinvolgimento e sull'esperienza dei lavoratori. Anche questo aspetto è fondamentale, poiché i dipendenti coinvolti e felici sono solitamente più produttivi. Sì, tutto è connesso, proprio come la tua soluzione HR digitale! 

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5. Tracciare le presenze e le ore di lavoro

Poiché molte persone possono scegliere di lavorare da remoto, il monitoraggio delle presenze e dell'orario di lavoro è diventato una priorità per alcune aziende. In effetti, l'obiettivo non è quello di assicurarsi che la forza lavoro stia effettivamente lavorando. La fiducia è essenziale in una cultura positiva dell'ambiente di lavoro. Tuttavia, è necessario assicurarsi che non lavorino troppo. 

Infatti, uno dei pochi svantaggi dell'home office è che molti dipendenti tendono a lavorare più del dovuto. Questo può essere causato dal fatto che perdono la cognizione del tempo perché sono più concentrati, oppure perché faticano a imporsi dei limiti. È più facile smettere di lavorare quando si è in sede, perché tutti escono più o meno alla stessa ora. La situazione è diversa quando si è a casa.

Un rilevatore di presenze è un buon modo per assicurarsi che i dipendenti svolgano il numero di ore previsto, né meno né più. Se usato correttamente, aiuta a creare un migliore equilibrio tra vita privata e lavoro e a evitare il burnout sul lungo periodo.

6. Aumentare il coinvolgimento utilizzando il tuo sistema di gestione dei dipendenti

Uno degli strumenti chiave per valutare e migliorare l'esperienza dei dipendenti è il feedback costruttivo. Un sistema di gestione delle persone efficace consente un maggiore coinvolgimento all'interno dell'azienda. I lavoratori si sentono più autorizzati a dare la loro opinione, a condividere le loro idee e a esprimere le loro sensazioni. Per rendere il tutto più semplice e facile da usare, alcuni sistemi di gestione delle persone dispongono di una cassetta dei suggerimenti in cui i membri del team possono esprimere i loro pensieri in qualsiasi momento. 

Come abbiamo detto, la tua forza lavoro è la tua migliore risorsa per il successo. Pertanto, non solo devi assicurarti che abbiano gli strumenti giusti per operare, ma anche che si sentano coinvolti. Avere dipendenti poco coinvolti non è mai un buon segno. Ecco gli aspetti più essenziali per aumentare il coinvolgimento dei dipendenti:

• costruire una cultura positiva sul posto di lavoro;
• offrire opportunità di carriera orientate allo scopo;
• promuovere una collaborazione basata sulla fiducia e sul riconoscimento;
• concentrarsi sulla creazione di un migliore equilibrio tra vita privata e lavoro;
• implementare opportunità di lavoro ibrido;
• impostare un buon sistema per la gestione delle risorse umane.

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7. Migliorare l'esperienza dei dipendenti

Ovviamente a tutti piace che le cose vadano bene e senza intoppi. I dipendenti non fanno eccezione. Uno strumento di gestione del personale aiuta a facilitare le diverse procedure che i lavoratori devono affrontare, come il processo di assunzione. Si tratta di un aspetto critico per il team delle risorse umane, poiché è la prima esperienza che un potenziale assunto ha con l'organizzazione. Un processo di assunzione o di onboarding complicato può generare un'immagine negativa dell'azienda o avere un effetto negativo a lungo termine sul dipendente e sull'azienda. In che modo la tua forza lavoro fornisce e raccoglie feedback? È una procedura semplice? Il software di pianificazione dei dipendenti semplifica questo processo.

Anche la performance dei dipendenti è un aspetto importante che devi valutare e considerare. Un software di gestione del personale indica le prestazioni dei tuoi dipendenti. Da queste informazioni, puoi analizzare i loro punti deboli e di forza per cercare di capire come sfruttare al meglio le loro hard e soft skills. Concentrarsi sull'aiutarli a sfruttare al meglio le loro capacità non solo avvantaggia la tua azienda, ma anche la loro esperienza come dipendenti. Si sentono potenziati, fidati e valorizzati per quello che sono come persone e come lavoratori.

8. Semplificare la gestione dei team ibridi

Sebbene il lavoro ibrido abbia risultati sorprendenti per un'azienda e i suoi lavoratori, richiede un po' di organizzazione. I sistemi di gestione dei dipendenti ti aiutano a farlo in modo efficiente tenendo in ordine i registri di ciascun dipendente. Quando rendi possibile il lavoro da remoto nella tua azienda, devi essere preparato ad attrarre talenti da tutto il mondo ed essere pronto a gestire una forza lavoro ibrida. Chi si trova dove? Stanno lavorando troppe ore quando operano da casa? Come ti assicuri che siano soddisfatti del loro lavoro e si sentano realizzati nella loro carriera?

Un EMS ti aiuta a tenere traccia di tutte queste informazioni e a raccogliere feedback per migliorare il nostro modo di lavorare e l'esperienza dei dipendenti. Anche la comunicazione è fondamentale quando si tratta di gestire un team ibrido. Come sai, un sistema HRMS contribuisce a migliorare la comunicazione e il coordinamento.

Poiché l'ibrido fa ormai parte del nostro nuovo modo di lavorare, l'utilizzo di un EMS con uno strumento di gestione ibrida come deskbird è un must!

Un software di pianificazione dei dipendenti è tanto utile a un'azienda per tenere traccia della propria forza lavoro quanto ai dipendenti per ottenere prestazioni migliori. Pertanto, è una componente della trasformazione digitale in atto oggi sul posto di lavoro. La tecnologia, in particolare l'automazione, è ormai parte integrante di ogni azienda moderna e rappresenta una forza trainante per l'attrazione dei talenti. Abbracciare le tendenze del futuro del lavoro significa anche offrire opportunità ibride. Un sistema di gestione dei dipendenti ti aiuta a essere organizzato: deskbird ti aiuta ad abbracciare la flessibilità sul posto di lavoro. Come gestisci la pianificazione ibrida dei dipendenti? I tuoi collaboratori possono venire in ufficio quando vogliono e disporre dello spazio di lavoro di cui hanno bisogno?

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