Come redigere una buona policy di lavoro ibrido

Che cos'è una politica di lavoro ibrida?

Una policy sul lavoro ibrido è la politica aziendale ufficiale che regola il lavoro ibrido in un'organizzazione. Si tratta di un insieme di linee guida che definiscono le modalità di organizzazione e gestione del lavoro ibrido, che vanno dalla definizione di lavoro ibrido ai criteri di ammissibilità, dai giorni di presenza in ufficio alla salute e alla sicurezza nel luogo di lavoro ibrido. La creazione e l'implementazione di una politica per l'ufficio ibrido è fondamentale perché evita le insidie più comuni degli accordi di lavoro flessibile, tra cui:

• Coerenza: una policy adeguata assicura che tutti i dipendenti e i manager seguano le stesse regole.
• Legalità: policy ibride chiare aiutano le aziende a rispettare le leggi sul lavoro, le normative sulla sicurezza sul luogo di lavoro e i requisiti di sicurezza dei dati.
• Uguaglianza: policy standardizzate promuovono l'equità garantendo che tutti i dipendenti abbiano pari accesso a opportunità, risorse e flessibilità.
• Chiarezza: un framework formalizzato riduce i malintesi ed evita confusione chiarendo le aspettative e le procedure.
• Responsabilità: regole chiaramente definite rendono più facile valutare la conformità e affrontare i problemi se la policy non viene seguita.
• Fiducia: una policy applicata in modo coerente è un segno di trasparenza e infonde fiducia nei dipendenti sul fatto che le regole non vengono applicate arbitrariamente.

Esempi di policy di lavoro ibrido

Gli accordi di lavoro ibrido a livello aziendale si presentano in molte forme. Ecco alcuni esempi di policy di lavoro ibrido da cui trarre ispirazione.

• Dell Technologies: Dell Technologies consente ai dipendenti di scegliere il proprio stile di lavoro (remoto, in ufficio o ibrido) per venire incontro alle esigenze di mobilità e collaborazione, per agevolare le assunzioni, per mostrare l'impegno verso la sostenibilità e la resilienza aziendale. La policy di lavoro ibrido di Dell delinea i criteri di ammissibilità, le aspettative per la comunicazione e la produttività, le disposizioni di supporto tecnologico e le linee guida per i manager sulla valutazione e l'approvazione delle richieste.
• University of Cambridge: la University of Cambridge si ispira a un modello ibrido opzio facoltativo che combina il lavoro in loco e il lavoro da remoto nel Regno Unito, con requisiti di ammissibilità basati sulle mansioni del ruolo e sulle esigenze operative. La policy include procedure chiare per concordare gli accordi, standard di performance e condotta, requisiti di salute e sicurezza per gli ambienti a distanza e salvaguardie per garantire pari accesso alle opportunità indipendentemente dal luogo di lavoro.
• Fordham University: la Fordham University permette di svolgere il lavoro ibrido (raramente completamente da remoto) agli amministratori idonei, sottolineando che la flessibilità non deve compromettere la produttività o la mission. La policy include regole di ammissibilità chiare, procedure di approvazione, protezioni tecnologiche e clausole di risoluzione.

Cosa includere in una policy di lavoro ibrido?

Le policy di lavoro ibrido dovrebbero includere alcuni elementi fondamentali, come i criteri di ammissibilità, il modello e l'orario di lavoro ibrido, gli standard di comunicazione e le regole sul luogo di lavoro. Dovrebbero inoltre fornire definizioni per concetti chiave e linee guida per aspetti come la salute, la sicurezza, il benessere e la conformità.

Scopo e ambito della policy

La sezione iniziale di una policy di lavoro ibrido dovrebbe chiarire aspetti come:

• Perché la tua organizzazione ha adottato un modello di lavoro ibrido,
• Come la policy si allinea ai valori e agli obiettivi della tua azienda, e
• Quali sedi, dipartimenti, team o ruoli aziendali sono interessati dalla policy.

Definizioni

La sezione “Definizioni” dovrebbe spiegare il significato dei termini chiave della policy come lavoro ibrido, lavoro da remoto, giorni in ufficio, orario principale, luogo di lavoro principale e giorni di “lavoro da qualsiasi luogo” (se applicabile). Vale anche la pena chiarire le distinzioni tra concetti simili (ad esempio, solo da remoto vs. ibrido) per evitare malintesi.

Modello di lavoro ibrido e principi guida

Delinea il framework più ampio su cui si basa la policy e fornisci una breve descrizione del modello di lavoro ibrido della tua organizzazione (ad esempio, remote-first, completamente flessibile o ibrido fisso), nonché i principi guida alla base (ad esempio, fiducia, responsabilità, inclusività, performance rispetto alla presenza).

Criteri di ammissibilità al lavoro ibrido

Chiarisci i criteri che i dipendenti devono soddisfare per qualificarsi per il lavoro ibrido, come mansioni, sede, anzianità o performance. Puoi elencare i ruoli che devono rimanere in sede o quelli che possono lavorare da remoto. In ogni caso, spiega il processo per richiedere un accordo ibrido per garantire trasparenza e coerenza.

Linee guida sull'orario di lavoro ibrido e sulla presenza

La tua policy deve definire chiaramente la programmazione del lavoro ibrido della tua azienda e le aspettative relative alla presenza in ufficio. A seconda del modello ibrido scelto, questo può includere:

• Numero obbligatorio di giorni in ufficio (ad esempio, 2-3 a settimana),
• Orario di lavoro principale e flessibilità per gli orari di inizio/fine,
• Linee guida per settimane lavorative compresse o flessibili e
• Divisione ufficio/giorni in remoto e aspettative relative al planning.

Clausole di approvazione, revoca e revisione

Definisci chiaramente come vengono approvati, revocati e rivisti gli accordi ibridi. Le clausole di approvazione specificano chi autorizza gli orari, come vengono presentate le richieste, i criteri di approvazione e le tempistiche per le risposte. Le clausole di revoca descrivono quando lo stato ibrido può essere ritirato (ad esempio, a causa di problemi di performance) insieme ai periodi di preavviso e alle fasi di escalation. Le clausole di revisione stabiliscono le aspettative sulla frequenza con cui gli accordi vengono rivalutati e su come le modifiche vengono documentate per garantire la trasparenza.

Linee guida per la comunicazione

Includi chiare aspettative di reattività (ad esempio, rispondere alle e-mail urgenti entro quattro ore) nella tua policy e specifica gli strumenti necessari, come e-mail, Slack, MS Teams o software di gestione dei progetti. Definisci inoltre le regole di buona condotta delle riunioni e gli standard di documentazione per mantenere la collaborazione senza interruzioni.

Garanzie di equità e pregiudizio di presenza

Un'efficace policy di lavoro ibrido dovrebbe includere garanzie di equità per prevenire il pregiudizio di presenza e garantire pari accesso alle opportunità per i dipendenti remoti e in sede. Ciò significa valutare le performance in base a risultati misurabili e KPI chiari invece che alla presenza fisica. Le principali garanzie includono la formazione dei manager affinché valutino in modo equo, audit regolari della partecipazione alle riunioni e criteri di promozione trasparenti.

Tecnologia e attrezzature

Definisci quali tecnologie e attrezzature sono messe a disposizione dalla tua azienda (ad esempio, laptop e monitor) e cosa ci si aspetta che i dipendenti forniscano autonomamente. Includi standard minimi per la connettività Internet, requisiti di sicurezza (ad esempio, l'uso della VPN) e la procedura per richiedere supporto tecnico. Se utilizzi strumenti come deskbird per la prenotazione delle scrivanie o la prenotazione delle sale, indicali in questa sezione in modo che i dipendenti possano facilmente gestire la logistica dello spazio di lavoro ibrido.

Luoghi di lavoro e responsabilità

Le regole relative al luogo di lavoro specificano ambienti di lavoro approvati, come uffici domestici, spazi di coworking o altri luoghi di lavoro di terzi. Come parte della tua policy ibrida, dovrebbero anche descrivere le procedure per lavorare occasionalmente da una nuova sede e delineare come viene gestita la responsabilità quando i dipendenti lavorano fuori sede.

Salute, sicurezza, benessere e conformità

Stabilisci regole chiare per spazi di lavoro sicuri ed ergonomici, aiuto per la salute mentale e protocolli sanitari in ufficio. Passa in rassegna gli elementi essenziali di conformità come la protezione dei dati, la riservatezza, gli standard di salute e sicurezza, gli obblighi relativi alle attrezzature e qualsiasi requisito legale internazionale, come la conformità alle policy regionali sul lavoro ibrido.

Rimborso spese

La tua policy dovrebbe specificare quali spese di lavoro ibrido saranno coperte dalla tua azienda (ad esempio, la connessione Internet di casa o materiale per l'ufficio) e le modalità per richiederne il rimborso. Se rilevante, chiarisci le regole sui costi del tragitto casa/lavoro o di parcheggio e spiega quale supporto è previsto creare uno spazio di lavoro domestico produttivo.

Inclusione, cultura e connessione del team

Per promuovere una cultura forte e inclusiva, la tua policy dovrebbe evidenziare strategie come dare a tutti la possibilità di parlare durante le riunioni, combinare team-building virtuali e di persona e celebrare i successi in tutte le sedi. Queste pratiche aiutano a mantenere forti le connessioni e a prevenire la creazione di un distacco tra il personale a distanza e quello in ufficio.

Revisione e feedback della policy

Chiarisci con quale frequenza la policy verrà rivista (ad esempio, una o due volte all'anno) e come raccoglierai il feedback dei dipendenti, ad esempio tramite sondaggi o canali dedicati. Spiega come verranno apportate le modifiche volte a rispondere alle esigenze aziendali, in continuo mutamento, alle nuove normative o all'evoluzione delle aspettative dei dipendenti, in modo che la policy rimanga pertinente ed efficace.

Come creare e gestire policy di lavoro ibrido con deskbird

Con deskbird, puoi facilmente creare e gestire policy di lavoro ibrido e assicurarti che i tuoi team le seguano. Grazie a regole flessibili, workflow di approvazione e strumenti di reporting, i manager risparmiano tempo garantendo al contempo equità, conformità e allineamento del team.

• Crea e personalizza le policy: definisci i giorni obbligatori in ufficio o da remoto, imposta intervalli minimi/massimi e giorni fissi in ufficio.
• Assegna facilmente le policy: applica le regole a livello aziendale, per team o per singolo individuo, precisando quali utenti specifici ne sono esonerati.
• Workflow di approvazione: scegli se preferisci che non ci sia alcun flusso di approvazione, se è richiesta l'approvazione completa del manager o se è necessario chiedere un'approvazione solo per i giorni da remoto extra.
• Impostazioni di stato personalizzate: decidi come classificare le attività come la formazione o i viaggi di lavoro (in sede o da remoto).
• Visualizzazione per i manager: accedi a una panoramica completa del team, approva o rifiuta gli orari e monitora la conformità da un'unica dashboard.

Consigli per dare informazioni sulle policy per il lavoro ibrido

Per comunicare e distribuire efficacemente la tua policy di lavoro ibrido, utilizza un piano di comunicazione strutturato e diversi canali, e forma i team leader e i manager in anticipo affinché siano dei veri sostenitori della policy. Dal primo annuncio ai promemoria, i dipendenti hanno bisogno di un facile accesso e di spiegazioni chiare.

1. Dai informazioni efficaci sulla la tua policy

• Invia un'e-mail mirata: invia un annuncio a livello aziendale con un link diretto alla policy e un breve riepilogo degli aspetti chiave.
• Predisponi diversi supporti semplificarne la lettura: condividi la policy in formato digitale tramite l'intranet, il portale HR o il sistema di gestione dei documenti, e includila nel manuale del dipendente.
• Rendi disponibile la versione ufficiale: salva la versione ufficiale e più recente in una posizione dedicata e facilmente accessibile.

2. Forma i manager all'uso delle policy

• Approccio manager-first: presenta la policy ai manager prima dell'annuncio generale, in modo che possano rispondere con sicurezza alle domande dei dipendenti.
• Formazione con esempi reali: fornisci esempi reali per l'applicazione della policy (ad esempio, come approvare le modifiche all'orario).
• Monitoraggio delle performance: mostra ai manager come applicare le linee guida della policy per la gestione delle performance di modo che non siano condizionati dalla presenza in ufficio o meno dei loro dipendenti.

3. Definisci un piano di attuazione chiaro

• Sessioni di kick-off: organizza sessioni informative virtuali e in presenza in cui la direzione spiega il “perché” della policy e i suoi vantaggi.
• Comunicazione a scaglioni: rafforza il messaggio attraverso molteplici momenti di incontro nell'arco di alcune settimane, e prepara newsletter, riunioni di team e chat interne.
• Sessioni interattive di domande e risposte: organizza sessioni dal vivo o registrate in modo che i dipendenti possano chiarire i dubbi in tempo reale.

4. Organizza degli incontri

• Referenti designati per la policy: indica chi sono i rappresentanti delle risorse umane o i manager formati e che saranno i contatti di riferimento per le domande relative alla policy.
• Dettagli di contatto chiari: precisa i nomi, ruoli e indirizzi e-mail di queste persone in modo che i dipendenti possano rivolgersi a loro per chiarimenti.
• Ciclo di feedback: metti a disposizione un canale semplice (ad esempio, un sondaggio o un modulo anonimo) affinché i dipendenti condividano le loro esperienze e suggeriscano miglioramenti.

5. Mantieni alta la consapevolezza della policy

• Promemoria continui: ricorda gli elementi chiave della policy nelle riunioni di team, nelle valutazioni delle prestazioni e durante le sessioni di onboarding per i nuovi assunti.
• Aggiornamenti della policy: quando si verificano modifiche, comunicale in modo altrettanto chiaro e visibile rispetto all'annuncio iniziale. Non limitarti a caricare un nuovo PDF.
• Festeggia l'adozione: condividi le success stories su come il modello ibrido sia una risorsa per i team e i singoli e crea una narrazione positiva al riguardo.

Abbiamo bisogno di un approccio più complesso e di molta più personalizzazione. L'accettazione aumenta di molto perché i dipendenti sentono che il loro datore di lavoro sta cercando di capire e riflettere la loro situazione.
– Prof. Johanna Bath, Esperta di lavoro ibrido, Autrice, Relatrice e LinkedIn Top Voice

Ottieni il tuo modello gratuito di policy sul lavoro ibrido

Impostare una policy di lavoro ibrido per la prima volta può essere un compito arduo e dispendioso in termini di tempo, soprattutto perché devi assicurarti che nulla venga trascurato. Avere a portata di mano una checklist dettagliata ti aiuta ad assicurarti di aver coperto tutto. Scarica la nostra checklist gratuita per la policy sul lavoro ibrido per ottenere una guida passo passo per creare un accordo di lavoro ibrido di successo.

Conclusione: una buona policy di lavoro ibrido richiede equità, chiarezza e iterazione

Redigere una policy di lavoro ibrido significa costruire un framework chiaro, equo e adattabile che funzioni sia per la tua azienda che per le tue persone. Le policy efficaci chiariscono gli elementi essenziali (obiettivo, ambito, ammissibilità, orari, ecc.) lasciando spazio per revisioni e miglioramenti regolari.

‍I manager svolgono un ruolo cruciale per determinare il successo delle policy di lavoro ibrido. Ecco perché nel prossimo capitolo sposteremo l'attenzione sulla leadership del lavoro ibrido. Continua a leggere per imparare come stabilire aspettative chiare, costruire un clima di fiducia e misurare il successo in base ai risultati: in questo modo il tuo modello ibrido avrà successo nelle operazioni quotidiane.