Desk-Sharing-Betriebsvereinbarung: Mitbestimmung, Datenschutz und rechtssichere Umsetzung

Desk Sharing darf der Arbeitgeber grundsätzlich anordnen, aber die genaue Ausgestaltung ist fast immer mitbestimmungspflichtig. Sobald Regeln zur Arbeitsplatznutzung, digitale Buchungstools, Gesundheitsschutz oder Änderungen der Arbeitsumgebung betroffen sind, muss der Betriebsrat beteiligt werden. Eine Betriebsvereinbarung ist deshalb in der Praxis der verlässlichste Weg, Desk Sharing transparent, rechtskonform und mitarbeiterfreundlich umzusetzen.

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Das Wichtigste in Kürze:

• Eine Betriebsvereinbarung für Desk Sharing braucht es immer dann, wenn es Bereiche betrifft, die nach Betriebsverfassungsgesetz mitbestimmungspflichtig sind.
• Der Betriebsrat hat insbesondere bei Regelungen zum Ordnungsverhalten, zum Gesundheitsschutz und bei technischen Einrichtungen, die zur Überwachung geeignet sind, ein Mitbestimmungsrecht.
• Dazu gehören Buchungsregeln, Clean-Desk-Vorgaben, Pausen- und Raumkonzepte, Aufbewahrungsorte sowie der Einsatz digitaler Buchungssysteme, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden.
• Desk-Booking-Lösungen dürfen nur solche Daten erheben, die unmittelbar für die Organisation der Arbeitsplatzbelegung erforderlich sind. Eine Auswertung, die Rückschlüsse auf das Verhalten oder die Leistung einzelner Mitarbeitender zulässt, ist unzulässig.

Was ist Desk Sharing?

Beim Desk Sharing handelt es sich um ein modernes Arbeitsplatzkonzept, bei dem die Mitarbeitenden keine fest zugewiesenen Schreibtische haben, sondern je nach Verfügbarkeit flexible Arbeitsplätze nutzen. Das Ziel besteht darin, Büroflächen effizienter zu nutzen und Miet- und Immobilienkosten zu sparen. Zudem unterstützt Desk Sharing New-Work-Prinzipien wie Selbstbestimmung, Flexibilität und moderne hybride Arbeitsmodelle.

Auch wenn die Einführung von Desk Sharing an sich eine unternehmerische Entscheidung ist, die der Arbeitgeber im Rahmen seines Direktionsrechts treffen darf, geht es in der Regel nicht ohne Beteiligung des Betriebsrats. Desk Sharing stellt eine spürbare Veränderung der Arbeitsorganisation dar, erfordert häufig eine Softwarelösung für die Arbeitsplatzbuchung, bei der personenbezogene Daten anfallen können, und betrifft Aspekte des Gesundheitsschutzes. Damit werden zentrale Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats relevant.

Gesetzlicher Rahmen: Ist Desk Sharing mitbestimmungspflichtig oder nicht?

Ähnlich wie bei einer Clean Desk Policy gilt auch bei Desk Sharing: Das Konzept ist nicht als Ganzes mitbestimmungspflichtig, sondern nur in den Bereichen, die das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats berühren. Relevant ist hierbei vor allem §87 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) sowie Teile von §90, §91 und §111. Zu diesen Bereichen gehören:

• Änderungen in der Arbeitsorganisation: Durch Desk Sharing können sich beispielsweise Arbeitsabläufe, Flächennutzung und Teamstrukturen ändern, was eine Informations- und Beratungspflicht gegenüber dem Betriebsrat auslösen kann.
• Veränderung der Arbeitsumgebung: Das Einführen von Desk Sharing führt oft zu einer Umgestaltung des Arbeitsplatzes, was das Einbeziehen des Betriebsrates ebenfalls erforderlich macht.
• Betriebsordnung und Verhaltensregeln: Regelungen darüber, wie Arbeitsplätze organisiert und vergeben werden, welche Buchungssysteme genutzt werden oder wie Verhaltensregeln im Desk-Sharing-Bereich aussehen, sind mitbestimmungspflichtig.
• Arbeits- und Gesundheitsschutz: Desk Sharing kann unter anderem Auswirkungen auf Ergonomie, Lärmbelastung und Hygiene am Arbeitsplatz haben, wodurch der Betriebsrat ein Mitspracherecht bei den Maßnahmen zur Gesundheitsprävention hat.
• Technische Überwachung: Wenn Unternehmen Buchungs- oder Check-in-Systeme für ihr Desk-Sharing-Konzept verwenden, die potenziell Rückschlüsse auf das Verhalten oder die Leistung der Mitarbeitenden zulassen, besteht ebenfalls Mitbestimmungspflicht.

Gerichtsurteile zu Desk Sharing und Mitbestimmung des Betriebsrats

Die bisherigen Gerichtsurteile zu Desk Sharing machen deutlich: Eine pauschale Antwort auf die Mitbestimmungsfrage gibt es aktuell nicht. Entscheidend ist stets, wie das konkrete Desk-Sharing-Modell ausgestaltet ist, vom Umgang mit persönlichen Gegenständen bis hin zu technischen Systemen oder Umbau der Büroräume. Klarheit schafft erst eine sorgfältige Einzelfallprüfung.

• Urteil des LAG Baden-Württemberg (2024): Desk Sharing als Konzept ist nicht als Ganzes mitbestimmungspflichtig, aber damit verbundene Detailregelungen. In diesem Fall entschied das Gericht, dass eine Mitbestimmung bei Regelungen zu persönlichen Gegenständen und bei einer Doppelwidmung von Büroflächen als Arbeits- und Gemeinschaftsbereiche gegeben sei.
• Urteil des LAG Düsseldorf (2018): Die Einführung von Desk Sharing ist als organisatorische Grundsatzentscheidung nicht mitbestimmungspflichtig, da sie das mitbestimmungsfreie Arbeitsverhalten betrifft. Der Betriebsrat konnte in diesem Fall die Unterlassung des Modells nicht per einstweiliger Verfügung verlangen. Die Entscheidung zeigt: Mitbestimmung entsteht erst durch konkrete Ausgestaltungsdetails.

Rolle und Rechte des Betriebsrats beim Desk Sharing

Mitarbeitende haben Anspruch auf einen sicheren, ergonomischen und datenschutzkonformen Arbeitsplatz sowie auf klare, faire Regeln für die Nutzung der gemeinsamen Arbeitsumgebung. Da Desk Sharing all diese Punkte direkt berührt, ist es die Aufgabe des Betriebsrats sicherzustellen, dass diese Rechte bei der Einführung gewahrt bleiben.

Welche Beteiligungsrechte hat der Betriebsrat beim Desk Sharing?

Desk Sharing berührt mehrere Beteiligungsrechte des Betriebsrats. Dabei ist allerdings zu unterscheiden, ob der Betriebsrat lediglich informiert bzw. angehört werden muss oder aktiv mitbestimmen darf.

• Informationsrechte: Bei einer geplanten Einführung von Desk Sharing, neuen Arbeitsplatzkonzepten oder technischen Buchungssystemen müssen Arbeitgeber den Betriebsrat frühzeitig informieren.
• Beratungsrechte: Vor der eigentlichen Umsetzung muss der Arbeitgeber sich mit dem Betriebsrat beraten, etwa zur ergonomischen Gestaltung des Arbeitsplatzes, Arbeitsabläufen oder Auswirkungen auf Belastungen.
• Mitbestimmungsrechte: Bei Aspekten wie Nutzungsregeln, Buchungs- oder Check-in-Tools, Ergonomie, Lärm, Hygiene, Belastungen, sowie bei stärkeren Eingriffen in die Arbeitsplatzgestaltung und umfangreichen organisatorischen Änderungen hat der Betriebsrat ein echtes Mitbestimmungsrecht.

Kurz gesagt: Wenn Desk Sharing Verhaltensregeln, die Nutzung technischer Systeme zur Arbeitsplatzbuchung oder den Gesundheitsschutz betrifft oder die Arbeitsorganisation spürbar verändert, ist die Zustimmung des Betriebsrats erforderlich.

Einführung von Desk Sharing: Mitbestimmung des Betriebsrats erfolgreich meistern

Eine erfolgreiche Einführung von Desk Sharing gelingt nur, wenn Arbeitgeber und Betriebsrat konstruktiv zusammenarbeiten. Entscheidend sind eine frühe Einbindung, transparente Kommunikation und ein gemeinsamer Blick auf die Bedürfnisse der Beschäftigten. Die folgenden Punkte zeigen euch, wie Mitbestimmung in der Praxis reibungslos funktionieren kann.

• Frühzeitige Einbindung: Der Betriebsrat sollte von Anfang an in das Projekt einbezogen werden für eine gemeinsame Zieldefinition, nicht erst kurz vor der Umsetzung.
• Transparente Kommunikation: Alle Informationen zu Desk-Sharing-Konzept, Flächenplanung, Technik und Zeitplan sollten transparent weitergegeben werden mit regelmäßigen Updates.
• Gemeinsame Arbeitsgruppen: Gemischte Teams aus Arbeitgeber, Betriebsrat, Vertretern aus den Bereichen Arbeits- und Datenschutz und gegebenenfalls einigen Mitarbeitenden können Pilotprojekte gemeinsam planen und auswerten.
• Fokus auf die Mitarbeitenden: Mitarbeiterumfragen helfen, die Perspektive der Beschäftigten zu berücksichtigen und das Desk-Sharing-Konzept entsprechend auszurichten. Die Umfrageergebnisse können gemeinsam mit dem Betriebsrat ausgewertet werden.
• Verlässliche Dokumentation: Alle festgelegten Regelungen sollten sauber dokumentiert und Verantwortlichkeiten geklärt werden.
• Pilotphasen und Feedback-Schleifen: Desk Sharing lässt sich am besten zunächst mit einem kleinen Pilotprojekt testen, um Feedback zu sammeln und gemeinsam Anpassungen zu vereinbaren.
• Betriebsvereinbarung aufsetzen: Die gemeinsame Erarbeitung einer Desk-Sharing-Betriebsvereinbarung schafft klare, mitbestimmte Regeln und beugt rechtlichen Fallstricken vor.

Inhalte einer Betriebsvereinbarung für Desk Sharing

Da der Betriebsrat bei einigen zentralen Themen rund um Desk Sharing ein Mitbestimmungsrecht hat, ist es für eine rechtssichere Einführung empfehlenswert, eine Betriebsvereinbarung aufzusetzen. Ohne klare Vereinbarung kann es zu datenschutzrechtlichen Risiken, übermäßiger Datenerhebung oder unklaren Verantwortlichkeiten kommen. Hier ist eine Übersicht der wichtigsten Bestandteile einer Desk-Sharing-Betriebsvereinbarung.

1. Geltungsbereich

Bestimmt, welche Bereiche, Teams oder Beschäftigtengruppen unter die Desk-Sharing-Regelung fallen und wo Ausnahmen gelten. So schafft ihr einen klaren Rahmen für alle Beteiligten.

2. Ziele und Zweck der Einführung

Erläutert, welche Ziele ihr mit Desk Sharing verfolgt (z. B. Flexibilität, moderne Arbeitsformen oder Flächeneffizienz) und legt Leitlinien für die Umsetzung fest.

3. Definition von Desk Sharing

Definiert klar, was Desk Sharing in eurem Unternehmen konkret bedeutet und wie es sich von festen Arbeitsplätzen, Homeoffice und Remote Work abgrenzt.

4. Rahmenbedingungen und Grundsätze

Formuliert grundlegende Prinzipien wie transparente Regeln, faire Nutzung, gesicherte Arbeitsplatzverfügbarkeit und diskriminierungsfreie Umsetzung.

5. Arbeitsplatzgestaltung und Ausstattung

Beschreibt, welche ergonomischen Standards am Arbeitsplatz gelten, welche technische Ausstattung bereitgestellt wird und wie ihr besondere Anforderungen berücksichtigt.

6. Flächenaufteilung und Bereiche

Legt fest, wie Fokus-, Kollaborations- und Rückzugsbereiche ausgestaltet sind und wie sie sinnvoll genutzt werden sollen.

7. Nutzung der Arbeitsplätze

Regelt Buchungsprozesse, Kriterien für die Vergabe von Arbeitsplätzen und Stornierungen. Auch Aspekte wie eine Clean Desk Policy, Hygiene- und Verhaltensregeln gehören in diesen Abschnitt.

8. Gesundheitsschutz und Gefährdungsbeurteilung

Haltet fest, wie ergonomische Anforderungen erfüllt, Belastungen für die Mitarbeitenden reduziert und Gefährdungsbeurteilungen regelmäßig aktualisiert werden.

9. Konflikt- und Problemlösung

Dokumentiert, wie Probleme wie Platzmangel, technische Störungen oder organisatorische Engpässe gelöst werden, damit gewährleistet ist, dass die Mitarbeitenden jederzeit arbeiten können.

10. Datenschutz und technische Systeme für die Arbeitsplatzbuchung

Hier ist klar zu regeln, welche Daten digitale Buchungs-, Zugangskontroll- oder Anwesenheitssysteme erfassen dürfen. Grundsätzlich sollten nur solche Informationen verarbeitet werden, die unmittelbar für die Organisation der Arbeitsplatznutzung notwendig sind.

Bei der Auswahl einer Desk-Sharing-Lösung ist darauf zu achten, dass das System DSGVO-konform arbeitet und Aspekte wie Zweck der Datenerhebung und Speicherdauer transparent festgelegt sind. Als modernes Arbeitsplatzbuchungstool erfüllt deskbird höchste Sicherheits- und Datenschutzanforderungen und verarbeitet personenbezogene Daten nur für die notwendige organisatorische Planung, aber nicht zur Leistungs- oder Verhaltensbewertung einzelner Mitarbeitender.

11. Schnittstellen zu Homeoffice- und Anwesenheitsregelungen

Stellt dar, wie euer Desk-Sharing-Konzept mit euren Homeoffice- und Hybrid-Work-Regelungen verzahnt ist und ob feste Präsenzquoten oder Flexibilitätsvorgaben bestehen.

12. Einführung, Pilotphase und Evaluation

Skizziert, wie die Einführung abläuft, inklusive Testphase, Feedbackprozessen und Prozessen zur gemeinsamen Evaluierung mit dem Betriebsrat, und wie ihr kontinuierliche Verbesserungen sicherstellt.

13. Widerruf, Änderung und Kündigung der Vereinbarung

Haltet fest, wie die Vereinbarung geändert oder gekündigt werden kann, welche Fristen gelten und welche Übergangsregelungen vorgesehen sind.

Sonderregelungen in der Desk-Sharing-Vereinbarung für Mitarbeitende mit besonderen Bedürfnissen

Nicht für alle Beschäftigten funktionieren pauschale Desk-Sharing-Regeln gleichermaßen gut. Menschen mit Behinderung, Schwangere oder Mitarbeitende mit gesundheitlichen Einschränkungen brauchen oft besondere Bedingungen, sei es ein fester Arbeitsplatz, priorisierte Plätze oder spezielle ergonomische Ausstattung.

Damit diese Bedürfnisse zuverlässig berücksichtigt werden, sollte die Betriebsvereinbarung klare, vertrauliche Wege für Anträge und Abstimmungen vorsehen und Fachstellen wie den Betriebsarzt einbinden. So bleibt Desk Sharing flexibel, ohne diejenigen aus dem Blick zu verlieren, die mehr Unterstützung benötigen.

Fazit: Eine klare Betriebsvereinbarung und ein DSGVO-konformes Buchungstool machen Desk Sharing rechtssicher

Desk Sharing kann Arbeitsabläufe, Raumkonzepte und Anforderungen an den betrieblichen Gesundheitsschutz verändern und die Einführung zusätzlicher Tools zur Arbeitsplatzbuchung erfordern, was verschiedene Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats aktiviert. Während die reine Entscheidung, Desk Sharing einzuführen, mitbestimmungsfrei ist, erfordert die konkrete Ausgestaltung in der Regel zumindest in Teilen die Zustimmung des Betriebsrats.

Eine Betriebsvereinbarung schafft in solchen Fällen Verlässlichkeit. Sie legt fest, wie Arbeitsplätze gebucht, genutzt und ausgestattet werden, wie Datenschutz und Gesundheitsschutz gewährleistet sind und wie Mitarbeitende mit besonderen Bedürfnissen berücksichtigt werden.

Für Unternehmen, die Desk Sharing rechtssicher einführen möchten, bietet deskbird eine DSGVO-konforme Lösung mit starken Datenschutzfunktionen. Buchungen können vollständig anonym erfolgen und Auswertungen zu Buchungen und Büropräsenz werden aggregiert dargestellt, sodass keine Rückschlüsse auf einzelne Mitarbeitende möglich sind. Vereinbart eine kostenlose Demo, um mehr zu erfahren, wie euch deskbird bei der rechtssicheren Einführung von Desk Sharing unterstützen kann.

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Hinweis: Die Inhalte dienen ausschließlich Informationszwecken und ersetzen keine rechtliche Beratung.

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Quellen:

• Mitbestimmung des Betriebsrats beim Desk-Sharing | Personal | Haufe
• (Keine) Mitbestimmung des Betriebsrats beim „desk sharing“ - CBH Rechtsanwälte
• Arbeitsschutz bei Desksharing und im Großraumbüro - AfA Rechtsanwälte
• ifb | Desk-Sharing im Aufwind: Mitbestimmung des Betriebsrats | Betriebsrat

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