Clean-Desk-Policy: Tipps für mehr Sicherheit und Produktivität

Eine Clean-Desk-Policy (CDP) legt klare Regeln fest, wie man den Arbeitsplatz in geteilten Büros sauber und sicher hält. Dazu gehören Regeln für den Umgang mit vertraulichen Unterlagen, das Wegräumen persönlicher Sachen, das richtige Entsorgen von Müll und das Abwischen von Oberflächen, bevor man geht. Wenn sich mehrere Mitarbeitende einen Arbeitsplatz Mitarbeitende , ist eine Clean-Desk-Policy super wichtig, um eine positive, gesunde und sichere Arbeitsumgebung zu haben.

Dieser Leitfaden gibt dir praktische Tipps, wie du die Regeln für die Sauberkeit im Büro an deinem hybriden Arbeitsplatz umsetzen und durchsetzen kannst.

Was ist eine Clean Desk Policy?

Eine Clean-Desk-Policy sorgt dafür, dass dein Büro sauber und ordentlich bleibt. Sie hilft Mitarbeitende sie klar macht, was das Unternehmen in Sachen Sauberkeit und Ordnung erwartet. Diese klaren Regeln sorgen für Hygiene und Ordnung auf den Schreibtischen und bieten zusätzlichen Schutz für vertrauliche Daten.

Während man schon bei normalen Büros darauf achtet, die Schreibtische sauber zu halten, ist das bei Hot-Desk-Büros ein absolutes Muss. Es geht einfach nicht mehr, den Arbeitsplatz chaotisch und dreckig zu hinterlassen, wenn in ein paar Stunden oder Tagen jemand anderes an diesem Schreibtisch sitzen wird.

Warum die Einführung einer Clean Desk Policy in einer gemeinsamen Arbeitsumgebung essenziell ist

Lasst uns dieses Thema näher beleuchten und erklären, warum es an einem gemeinsam genutzten Arbeitsplatz noch wichtiger ist, auf die Sauberkeit des Schreibtisches zu achten als in einer herkömmlichen Büroumgebung, und was eine Clean Desk Policy daher so essenziell macht.

Die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen erfordert Respekt und Achtsamkeit

Nehmen wir wieder das Beispiel einer Wohngemeinschaft. Wenn Menschen sich gegenseitig nicht respektieren, schmutziges Geschirr in der Spüle stehen lassen und Haare in der Dusche hinterlassen, funktioniert dieses System nicht. Es schafft eine schlechte Atmosphäre, die Mitbewohner:innen fühlen sich nicht wohl und es kommt zu Konflikten untereinander. Genauso verhält es sich, wenn ihr flexible Arbeitsregelungen und ein Hot-Desking-Modell in eurem Büro einführt. Mit einer Clean Desk Policy könnt ihr Regeln aufstellen, die für alle gleich sind. Klare Konsequenzen bei Nichteinhaltung garantieren, dass keine einseitigen Verhaltensweisen entstehen. Die Mitarbeitenden respektieren sich gegenseitig und achten darauf, den Schreibtisch für die Person, die ihn nach ihnen benutzen wird, sauber zu hinterlassen.

Ein sauberer und aufgeräumter Schreibtisch steigert die Produktivität und Kreativität

Es ist erwiesen, dass die Arbeit in einer sauberen und aufgeräumten Umgebung die Produktivität und Kreativität steigert.¹ Das ist sogar noch wichtiger, wenn ihr euren Schreibtisch mit anderen Menschen teilt. Wer will schon zur Arbeit kommen und an einem Schreibtisch sitzen, der voll mit den Habseligkeiten der Kolleg:innen ist oder, noch schlimmer, voller leerer Tassen oder Kaffeeflecken ist? Eine solche Situation wirkt sich negativ auf die Stimmung der Beschäftigten und ihre Fähigkeit aus, sich effektiv auf ihre Aufgaben zu konzentrieren. Auch wenn die Arbeit im Homeoffice die Produktivität steigert, ist die Einhaltung von Regeln wie Sauberkeit und Ordnung am Arbeitsplatz unerlässlich, um die Produktivität vor Ort zu steigern.

🤩 Schaut euch unseren Guide an und erfahrt, wie ihr Hot Desking in eurem Büro erfolgreich einführen und verwalten könnt.

Ein sauberer Arbeitsplatz hält Keime fern und Menschen gesund

Die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen erleichtert die Verbreitung von Keimen und Bakterien. Aber ihr wollt natürlich nicht, dass sich eure Mitarbeitenden gegenseitig anstecken, wenn sie krank sind. Idealerweise sollten sich eure Teammitglieder krankschreiben lassen oder von zu Hause aus arbeiten, wenn sie sich unwohl fühlen. Es kann jedoch vorkommen, dass sie morgens ihren Arbeitsplatz verlassen und sich im Laufe des Tages plötzlich krank fühlen. Deshalb ist es wichtig, dass ihr Hygieneregeln für eure Hot Desks einführt, um ein gesundes Arbeitsumfeld zu schaffen und Viren fernzuhalten. Fangt also an, die Schreibtischreinigung zur Gewohnheit für alle zu machen!

Eine klare Clean Desk Policy sorgt für ein höheres Maß an Cyber-Sicherheit

Deine Gemeinschaftstische sauber zu halten, geht nicht nur um Hygiene. Es geht auch darum, alle Sachen und Dokumente von den Gemeinschaftsarbeitsplätzen zu entfernen, damit vertrauliche Infos nicht rumliegen. Deshalb wird das auch „Clear-Desk-Policy” genannt.

Leute, die sich einen Schreibtisch teilen, müssen sich doppelt anstrengen, um ihren Arbeitsplatz blitzblank zu halten. Aus Sicherheitsgründen gehört dazu:

• Keine Papiere mit vertraulichen Infos in den Mülleimer werfen
• Vor dem Verlassen aus der Desktop-Sitzung ausloggen
• Alle vertraulichen Dokumente sicher aufbewahren

Deine Richtlinie für einen aufgeräumten Schreibtisch muss sowohl für die physische als auch für die digitale Umgebung gelten.

Schlüsselelemente, die in eure Clean Desk Policy gehören

Umfang und Zweck einer Clean Desk Policy

Bevor ihr neue Regeln und Richtlinien einführt, müsst ihr zunächst erklären, warum ihr sie einführt, und ihren Umfang und Zweck erläutern. Die aktuellen Probleme und Vorteile, die eure Beschäftigten durch die Anwendung dieser Maßnahmen haben werden, zu verstehen, spielt eine wichtige Rolle bei der erfolgreichen Umsetzung eurer CDP.  

Erinnert eure Mitarbeitenden daran, dass diese Verfahren auch für die Arbeit außerhalb des Büros gelten. Natürlich müssen Beschäftigte, die von zu Hause aus arbeiten, nicht darauf achten, ihren Schreibtisch für ihre Kolleg:innen sauber und aufgeräumt zu hinterlassen. Dennoch muss Vertraulichkeit für sie oberste Priorität haben. Deshalb ist es wichtig, dass ihr Arbeitsplatz auch aus digitaler Sicht sauber und aufgeräumt ist.

Klare Dos and Don'ts zur Schreibtischsauberkeit

Das ist der wichtigste Teil deiner Clean-Desk-Richtlinie. Der Wechsel von einem eigenen Schreibtisch zum Teilen und täglichen Arbeiten an einem anderen Arbeitsplatz ist eine ziemliche Umstellung, an die sich deine Teammitglieder erst gewöhnen müssen.

Die Dos und Don'ts müssen:

• Beantworte alle Fragen deiner Mitarbeiter zu diesem Thema.
• Gib eine klare Zusammenfassung deiner Erwartungen an die Sauberkeit im Büro.
• Lös' die üblichen Probleme, Mitarbeitende beim Desk Sharing mit der Sauberkeit Mitarbeitende

Überleg dir mal alle Fragen, die deine Mitarbeiter haben könnten, damit du eine Informationsquelle bereitstellen kannst, die alle auf den gleichen Stand bringt und alle Zweifel und Unsicherheiten beseitigt. Am besten sammelst du Feedback zu den Problemen, die sie mit der Sauberkeit der gemeinsam genutzten Schreibtische haben.

Checkliste für eure Clean Desk Policy

Eine Checkliste ist eine schnelle und einfache Hilfe, auf die du bei Fragen zurückgreifen kannst. Sie fasst zusammen, was deine Mitarbeiter tun sollten, um eine saubere und ordentliche Arbeitsumgebung zu schaffen, in der sich alle wohlfühlen.

Stellt diese Checkliste zum Download bereit, damit eure Mitarbeitenden sie auf ihre Rechner oder Handys herunterladen können. Bevor sie Feierabend machen und nach Hause gehen, können sie sie einfach durchgehen, um sicherzustellen, dass sie ihren Kolleg:innen einen sauberen und einsatzbereiten Schreibtisch hinterlassen.

Du kannst auch mehrere Checklisten erstellen, eine für jede Art von Arbeitsbereich:

• Einzelschreibtische
• Meetingräume
• Huddle Rooms
• Andere Gemeinschaftsräume

Konsequenzen bei Nichteinhaltung der Clean Desk Policy

Jetzt kommt der weniger lustige, aber unvermeidliche Teil. Was passiert, wenn eure Mitarbeitenden die Hot Desks immer wieder mit übrig gebliebenen Kekskrümeln und vertraulichen Dokumenten von der Person vorfinden, die sie vor ihnen benutzt hat?

Eure Clean Desk Policy muss Protokolle für Verstöße enthalten - auch wenn wir hoffen, dass ihr sie nicht durchsetzen müsst. Wie bereits erklärt, geht es bei der Gewährleistung einer sauberen und aufgeräumten Büroumgebung nicht nur um Hygiene. Es ist auch eine Frage der Sicherheit und des Datenschutzes. In diesem Teil der Richtlinie müssen daher ausdrücklich die Maßnahmen beschrieben werden, die ergriffen werden, wenn die Regeln zur Sauberkeit im Büro nicht eingehalten werden.

🧐 Werft einen Blick in unseren europäischen Desk-Sharing-Index, um mehr über die aktuellen Bürotrends zu erfahren!

Best Practices für die erfolgreiche Umsetzung einer Clean Desk Policy

Analysiert die aktuellen Probleme hinsichtlich der Sauberkeit im gemeinsam genutzten Büro

Der erste Schritt besteht darin, die aktuelle Situation zu diesem Thema zu analysieren. Worüber beschweren sich eure Mitarbeitenden am meisten, wenn es um die Sauberkeit in eurer Hot-Desk-Umgebung geht? Vielleicht sind euch selbst schon einige Probleme aufgefallen, als ihr das Büro betreten habt.

Am besten geht man das gemeinsam an. Beziehe deine Teammitglieder mit ein, indem du sie um Feedback bittest:

• Was sind ihrer Meinung nach die wichtigsten Probleme?
• Wie denken sie, könnte man das Problem lösen?

Stellt sie mündlich vor, kommuniziert sie virtuell und teilt sie physisch

Sobald ihr alle Probleme identifiziert und passende Lösungen gefunden habt, ist es an der Zeit, eure Clean-Desk-Richtlinie zu veröffentlichen. Aber eine E-Mail wie "Hey, hier ist unsere neue Richtlinie zur Sauberkeit am Arbeitsplatz! Bitte haltet euch ab jetzt daran" wird nicht ausreichen, um das Problem zu lösen. Stattdessen solltet ihr lieber so vorgehen.

Kommuniziere es richtig, damit alle deine Mitarbeitende es Mitarbeitende und umsetzen. Das heißt:

• Es mündlich vorstellen (persönlich oder digital)
• Es virtuell zugänglich machen (E-Mail, Ressourcenplattform usw.)
• Es physisch sichtbar machen

Häng an wichtigen Stellen in deinem Büro Erinnerungsplakate auf. Du kannst zum Beispiel an jedem Schreibtisch ein Poster mit den Regeln für einen aufgeräumten Schreibtisch oder eine Checkliste anbringen, damit deine Teammitglieder diese nicht vergessen.

Erwähnt eure Clean Desk Policy in anderen offiziellen Dokumenten

Wenn du in deinem Büro Hot Desking einführst, hast du wahrscheinlich auch eine hybride Arbeitspolitik ( wenn nicht, solltest du das tun). Hier sollte auch deine Clean-Desk-Politik erwähnt werden.

Wie sieht es mit einer Desk-Sharing-Etikette aus? Habt ihr diesbezüglich eine offizielle Regelung aufgestellt? Eine der wichtigsten Regeln beim Desk Sharing ist es, die Schreibtische sauber und ordentlich zu hinterlassen. Also sollte eure Clean Desk Policy auch genau hier auftauchen.

Mit anderen Worten: Eure Clean Desk Policy sollte in allen Dokumenten erwähnt werden, die sich auf das Verwalten eures hybriden Arbeitsmodells und die Workplace Experience der Beschäftigten beziehen.

Behaltet euch das Ausdrucken eurer Clean Desk Policy als letzte Option vor

"Muss es ausgedruckt werden, oder wird es sowieso bald in den Müll geworfen?"

Bevor ihr irgendetwas ausdruckt, solltet ihr diese Frage immer im Kopf haben. Der Versuch, ein möglichst papierloses Büro zu schaffen, ist nicht nur ein einfacher Schritt zur Förderung der Nachhaltigkeit am Arbeitsplatz. Es verringert auch die Gefahr, dass Dokumente irgendwo herumliegen und es zu Problemen hinsichtliche Vertraulichkeit kommt. Je weniger Dokumente gedruckt werden, desto geringer ist das Risiko, dass Unordnung entsteht und vertrauliche Informationen offen herumliegen.

👉 Schaut euch an, wie ihr mit deskbird eure CO2-Emissionen senken könnt!

Stellt Ressourcen bereit, um Ordnung und Sauberkeit im Büro zu ermöglichen

Die Theorie ist der einfachste Teil, wenn man eine neue Richtlinie aufstellt; die Praxis sieht oft anders aus. Deine Aufgabe ist nicht erledigt, sobald du deine brandneue Richtlinie für aufgeräumte Schreibtische mit deinen Mitarbeitern geteilt hast. Du musst auch sicherstellen, dass sie die Ressourcen haben, um diese Regeln umzusetzen.

Denk mal über diese Fragen nach:

• Haben deine Mitarbeiter eigene Schließfächer, um ihre Sachen zu verstauen, wenn sie sie nicht brauchen oder von zu Hause aus arbeiten?
• Wurden deine Mitarbeiter in Sachen Datensicherheit und Datenschutz geschult?
• Hast du an jedem Arbeitsplatz ein Reinigungstuch und Sprühreiniger bereitgestellt, damit die Leute den Bereich vor dem Verlassen abwischen können?

🌿 PS: Wir empfehlen, Einwegreinigungstücher zu vermeiden, wenn ihr einen nachhaltigen Arbeitsplatz schaffen wollt.

Wendet eure Clean Desk Policy auf jeden im Unternehmen an

Wie heißt es so schön: "Geht mit gutem Beispiel voran".

Eine Clean Desk Policy kommt allen zugute, da sie ein angenehmeres Arbeitsumfeld schafft, die Kreativität und Produktivität fördert und Keimen und Viren vorbeugt. Es gibt keinen Grund, diese Regeln nur auf einige wenige Personen anzuwenden.

Das ist nicht nur unfair und schafft Ungleichheiten, sondern beeinträchtigt auch die Effizienz des Unternehmens. Stellt also sicher, dass alle - von den Mitgliedern der C-Suite bis zu den Praktikant:innen und Führungskräften - die neuen Regeln kennen und anwenden.

Richtlinien sind wichtige Orientierungshilfen am Arbeitsplatz und sorgen dafür, dass euer Arbeitsumfeld positiv, organisiert und effizient bleibt. Eine Clean Desk Policy ist eines der wichtigsten Dokumente, die ihr einführen müsst, wenn ihr ein hybrides Arbeitsmodell habt und euer Büro zu einem gemeinsamen Arbeitsplatz macht. Sauberkeit und Ordnung sind entscheidend, um Konflikte zu vermeiden und sicherzustellen, dass eure Mitarbeitenden gerne ins Büro kommen und das Beste daraus machen.

‍

Quellen:

¹The Case for Finally Cleaning Your Desk, Harvard Business Review.