Hybrides Arbeiten effektiv umsetzen: Ein detaillierter Rollout-Plan

Hybrides Arbeiten effektiv umsetzen Schritt für Schritt

Wenn ihr hybrides Arbeiten erfolgreich in eurem Unternehmen einführen und umsetzen wollt, braucht ihr dafür einen soliden Rollout-Plan. Mit einem klar definierten Pilotprojekt, strukturierten Feedbackschleifen und starker Kommunikation könnt ihr euer Hybrid-Work-Konzept in weniger als drei Monaten von der Theorie in die Praxis bringen.

1. Parameter, KPIs und Erfolgskriterien für das Pilotprojekt definieren (Woche 1-2)

Schafft den notwendigen Rahmen, um euer hybrides Arbeitsmodell zu testen. Dazu gehört die Auswahl einer Pilotgruppe und die Definition von Umfang, KPIs und Kriterien zur Bewertung des Erfolgs eures hybriden Testlaufs.

• Pilotgruppe: Wählt Teams, Abteilungen und Jobprofile aus, die sich für die Testphase eignen.
• Umfang des Pilotprojekts: Legt fest, wie lange ihr das Pilotprojekt laufen lassen wollt (z.B. 4-6 Wochen) und welche Arbeitsorte, Abläufe und Arbeitsmodelle ihr testen wollt.
• Zuständigkeiten: Legt klare Rollen und Zuständigkeiten für das Pilotprogramm fest, einschließlich eines Executive Sponsors, Admins, Pilotleiter:innen und Mitgliedern des HR- und IT-Teams zur Unterstützung des Projekts.
• Erfolgskennzahlen: Legt die wichtigsten Leistungsindikatoren fest, die ihr während des Pilotprojekts verfolgen wollt, z. B. Produktivität, Engagement, Zusammenarbeit, Tool-Akzeptanz oder Mitarbeiterzufriedenheit.
• Erfolgskriterien: Legt die Benchmarks fest, die bestimmen, ob das Pilotprojekt erfolgreich ist oder nicht. Mögliche Maßstäbe könnten über 80 % Mitarbeiterzufriedenheit, stabile oder verbesserte Produktivität, weniger als 10 % offene IT-Tickets oder positives qualitatives Feedback sein.

2. Zeitplan festlegen und Feedbackschleifen designen (Woche 2-3)

Erarbeitet einen Zeitplan für die Einführung eures hybriden Arbeitsmodells und legt fest, an welchen Punkten und Meilensteinen ihr Feedbackschleifen integrieren wollt.

• Detaillierter Zeitplan: Erstellt einen Kalender mit den wichtigsten Meilensteinen, wie z.B. Schulung und Orientierung vor dem Pilotprojekt, Start- und Enddatum des Pilotprojekts, Fristen für das Sammeln von Feedback und Entscheidungspunkte für die Skalierung, Anpassung oder Beendigung des Pilotprojekts.
• Feedbackschleifen: Plant wöchentliche Mini-Umfragen oder Pulsbefragungen ein, um Feedback von den Beschäftigten in den Pilotgruppen zu erhalten, plant Check-ins für die Führungskräfte (z.B. alle zwei Wochen) und richtet sofortige Meldekanäle für IT- oder HR-Probleme sowie Echtzeit-Vorschlagsboxen oder Chats für kontinuierlichen Input ein.

3. Kommunikationsplan ausarbeiten (Woche 3-4)

Entwickelt einen detaillierten Kommunikationsplan, der alles von einer offiziellen Launch-Ankündigung über regelmäßige Updates bis hin zu Frage- und Antwortrunden abdeckt.

• Kick-off Ankündigung: Kommuniziert den Zweck, den Umfang, die Teilnehmenden und den Zeitplan des Pilotprojekts in einer unternehmensweiten Ankündigung.
• Kommunikationskanäle: Legt fest, welche Kanäle ihr für die Kommunikation während des Pilotprojekts nutzen wollt (z. B. E-Mail, Slack oder Intranet).
• Klares Messaging: Konzentriert euch auf den Zweck, die Vorteile und die Details des Pilotprojekts und liefert praktische Informationen, z.B. wie Mitarbeitende Feedback geben können.
• Kontinuierliche Updates: Regelmäßige Statusmeldungen über Newsletter, Intranet oder Betriebsversammlungen halten alle auf dem Laufenden. Legt einen Update-Rhythmus fest (z.B. wöchentliche Updates während des Starts, dann alle zwei Wochen), um sicherzustellen, dass alle Bescheid wissen.
• Frage- und Antwortenrunden: Veranstaltet regelmäßige Foren oder sogar spezielle Townhalls für Fragen, um Transparenz zu schaffen und offene Fragen zu klären, die zu Unsicherheit führen könnten.
• Support-Kanäle: Richtet verschiedene Kommunikationskanäle für IT- oder HR-Probleme ein und teilt die verschiedenen Ansprechpartner mit, damit Mitarbeitende fortlaufend Feedback geben können.

4. Pilotphase starten und durchführen (Woche 3–8)

Startet das Pilotprojekt mit euren ausgewählten Teams und fangt an, euer Hybridmodell in der Praxis zu testen. In dieser Phase geht es darum, Pläne in die Tat umzusetzen, die Teilnehmenden des Projekts zu unterstützen und Daten und Feedback aus allen Bereichen zu sammeln.

• Teilnehmer-Onboarding: Bietet den Teilnehmenden eine Schulung zu den neuen Tools, Richtlinien und bewährten Praktiken an, um sicherzustellen, dass sie bereit sind, das Modell zu übernehmen.
• Einführung eures hybriden Arbeitsplans: Beginnt damit, eure hybriden Arbeitszeitpläne zu testen, wie sie im Rahmen des Pilotprojekts festgelegt wurden, mit klaren Erwartungen in Bezug auf Anwesenheit und Flexibilität.
• Zwischenzeitliche Datenerhebung: Erfasst Pilotdaten an den vorher festgelegten Kontrollpunkten (z.B. Woche 2 und Woche 4) mithilfe von Umfragen und Manager-Check-ins.
• Kontinuierliches Monitoring: Trackt eure Erfolgskennzahlen (Produktivität, Engagement, Zusammenarbeit usw.), um Trends zu erkennen und rechtzeitig Anpassungen vorzunehmen.

5. Überprüfen, verfeinern und für den kompletten Rollout vorbereiten (Woche 8-9)

Bewertet, wie das Pilotprojekt gelaufen ist, und analysiert, was gut funktioniert hat, wo es Mängel gab und was angepasst werden muss, bevor ihr euer Modell skaliert. Die Betrachtung sowohl der gesammelten Daten als auch des qualitativen Feedbacks der Teilnehmenden wird euch helfen, ein hybrides Modell zu entwickeln, das wirklich für euer Unternehmen funktioniert.

• Pilotdaten analysieren: Vergleicht die Ergebnisse des Pilotprojekts mit den etablierten KPIs und Erfolgskriterien, um festzustellen, wo die Ziele erreicht wurden und wo nicht.
• Qualitatives Feedback sammeln: Führt Fokusgruppen, Interviews und offene Feedback Sessions mit Teilnehmenden und Manager:innen durch, um deren Erfahrungen zu erfassen. Dokumentiert, welche Herausforderungen weiterhin bestehen, und notiert Ideen für Verbesserungen.
• Lessons Learned dokumentieren: Identifiziert Best Practices, wiederkehrende Probleme und Hürden und alle anderen Herausforderungen, die angegangen werden müssen. Nutzt diese Erkenntnisse, um Arbeitszeitpläne, Kriterien für das Arbeiten im Homeoffice, Workflows und eure verfügbaren Support-Strukturen anzupassen.
• Materialien und Prozesse verfeinern: Aktualisiert eure Unternehmensrichtlinien, Onboarding-Materialien, technische Protokolle und sonstige Leitlinien. Finalisiert eure Hybrid Work Policy, bereitet Schulungsmaterialien vor und stimmt die HR- und Rechtsdokumentation für die vollständige Einführung ab.

6. Unternehmensweite Einführung und kontinuierliche Verbesserung (ab Woche 9)

Skaliert euer angepasstes und optimiertes Hybridmodell in eurem Unternehmen und schafft gleichzeitig Mechanismen, um es im Laufe der Zeit weiter zu verbessern - einschließlich kontinuierlichem Monitoring, transparenter Kommunikation und regelmäßigen Anpassungen.

• Rollout kommunizieren: Teilt eure finale Hybrid-Work-Regelung, Richtlinien und Support-Ressourcen im gesamten Unternehmen.
• Mitarbeitende schulen und onboarden: Plant unternehmensweite Schulungen und aktualisiert eure Mitarbeiterhandbücher.
• Technologie unternehmensweit ausrollen: Stellt Collaboration und Hybrid Work Tools für alle Mitarbeitenden bereit und überprüft, dass der IT-Support bereit und verfügbar ist.
• Neue Arbeitszeitpläne einführen: Führt hybride Arbeitszeitpläne für alle Teams und Standorte ein, mit klaren Richtlinien, um Flexibilität und Geschäftsanforderungen in Einklang zu bringen.
• Kennzahlen regelmäßig überprüfen: Verfolgt wichtige Indikatoren (z. B. Produktivität, Engagement, Zusammenarbeit, Wohlbefinden) auf monatlicher und vierteljährlicher Basis, um Trends zu erkennen.
• Vierteljährliche Foren abhalten: Nutzt Townhalls oder Frage- und Antwortrunden, um Ergebnisse zu teilen, Herausforderungen anzusprechen und Transparenz über die nächsten Schritte zu schaffen.
• Richtlinien kontinuierlich optimieren: Überprüft regelmäßig Daten und Feedback, um Arbeitszeitpläne, Arbeitsabläufe und Richtlinien anzupassen, während sich euer hybrides Arbeitsmodell weiterentwickelt.

Nach dem Rollout: Hybrides Onboarding vorbereiten

Onboarding in einer hybriden Umgebung bedeutet, eine integrative Erfahrung zu schaffen, die für Mitarbeitende, die remote, im Büro oder hybrid arbeiten, gleichermaßen gut funktioniert. Ein durchdachter, gut strukturierter hybrider Onboarding-Prozess hilft neuen Mitarbeitenden, sich vom ersten Tag an verbunden, unterstützt und produktiv zu fühlen. Ein Onboarding-Plan für hybrides Arbeiten kann die folgenden Schritte beinhalten.

1. Preboarding und Logistik

• Stimmt die Zeit- und Terminpläne aufeinander ab und koordiniert Onboarding-Sessions vor Ort im Büro und remote.
• Stellt sicher, dass neue Mitarbeitende die notwendige Ausrüstung, Accounts und Zugänge zu Tools erhalten, bevor sie ihren ersten Arbeitstag antreten.
• Stellt Manager:innen Vorlagen und Checklisten für die Kommunikation und mehr zur Verfügung, um neue Mitarbeitende willkommen zu heißen.
  

2. Strukturierte Orientierungsphase

• Führt Gruppen-Onboarding-Sitzungen in einem inklusiven Rahmen durch (z. B. für hybrid geeignete Videoanrufe mit gleicher Beteiligung von Teilnehmenden im Büro und im Homeoffice).
• Bringt neue Mitarbeitende mit Buddies oder Mentor:inneen zusammen, um ihre Eingliederung über verschiedene Standorte hinweg zu unterstützen.
• Teilt frühzeitig eure Unternehmenskultur, Werte und Hybrid-Work-Regelung, um klare Erwartungen zu setzen und zu steuern.
  

3. Setup für die Zusammenarbeit

• Geht die wichtigsten Tools für die Zusammenarbeit durch (Messenger, Projektmanagement, gemeinsame Dokumente usw.).
• Legt Teamnormen für synchrone und asynchrone Zusammenarbeit und Kommunikation fest.
  

4. Inklusion und Teamzusammenhalt

• Erleichtert das Kennenlernen von Kolleg:innen (auch aus anderen Teams), sowohl online als auch persönlich.
• Plant 1:1-Gespräche und regelmäßige Check-ins mit den Führungskräften, um Vertrauen aufzubauen und die Eingliederung ins Team zu unterstützen.
• Fördert die Teilnahme an Social Events oder Teambuilding-Aktivitäten und stellt sicher, dass diese Veranstaltungen sowohl für Remote- als auch für Mitarbeitende vor Ort im Büro zugänglich sind.

Wie ihr hybrides Arbeiten mit deskbird umsetzt

Bei deskbird haben wir bereits Hunderte von Unternehmen auf ihrem Weg zu erfolgreicher Hybridarbeit unterstützt. Während des Onboarding-Prozesses durchlaufen wir mehrere wichtige Schritte, um Unternehmen bei einem reibungslosen Start ihrer Hybrid Work Journey zu helfen. Dazu gehört zum Beispiel:

• Prioritäten für hybrides Arbeiten klären, sei es die Rationalisierung der Arbeitsplatzbuchung und des Bürobetriebs, die Optimierung der Büropräsenz und des Mitarbeiterengagements oder die Maximierung des ROI und der Nachhaltigkeit im Büro.
• Festlegung von Rollen und Zuständigkeiten - von IT, HR und Workplace Champions bis hin zu Vertragsinhaber:innen.
• Teilen von Best Practices und Tipps für mehr Mitarbeiterakzeptanz, wie z.B. unsere native Slack-Integration, interaktive Gebäudepläne oder die einfache Ein-Klick-Buchungsfunktion.

Wie die IU mit deskbird auf hybrid umgestellt hat

Mit dieser Unterstützung hat die IU International University of Applied Sciences deskbird erfolgreich für ihre 800 Mitarbeitenden an 30 Standorten in Deutschland eingeführt - und das in Rekordzeit. Nach dem Projektstart und der Feinabstimmung des Produkts auf die Bedürfnisse der IU wurde deskbird eine Woche vor dem Start von Hybrid Work als neue Desk-Booking-Lösung angekündigt. Die Mitarbeitenden der IU können jetzt einfach ein Datum auswählen, schnell nachsehen, wo ihre Kolleg:innen sitzen, und einen Schreibtisch in ihrem bevorzugten Bereich buchen.

Wir waren auf der Suche nach einem einfachen, intuitiven Tool, das dennoch all unseren Anforderungen gerecht werden konnte. Vor allem, da das Projekt eine Umstrukturierung unseres Büro-Layouts beinhaltete, war es erstaunlich, wie flexibel deskbird auf unsere wechselnden Bedürfnisse reagierte. Mit deskbird haben wir eine Software gefunden, die eine großartige User Experience bietet und alle Funktionen hat, die wir uns gewünscht haben, insbesondere SSO und Zugriffsbeschränkungen, die für uns sehr wichtig waren!
-Jacqueline Schuster, Senior Projektleiterin HR bei IU

Wie Testbirds mit deskbird erfolgreich hybrid arbeitet

Testbirds erlebte eine ebenso schnelle und reibungslose Hybrid-Work-Einführung mit deskbird. Nach einem ersten Demo-Call war schnell klar, was gebraucht wurde, und schon nach wenigen Wochen gab es positives Feedback aus dem Team. Da deskbird nahtlos mit MS Teams zusammenarbeitet, waren keine langwierigen Schulungen nötig, und alles wurde in einem kurzen Meeting erklärt und eingerichtet.

Hybrides Arbeiten erfolgreich einführen: Checkliste

Um hybrides Arbeiten effektiv umzusetzen und einzuführen, kommt es darauf an, die richtigen Meilensteine in der richtigen Reihenfolge zu erreichen. Um dabei nicht das Ziel aus den Augen zu verlieren, solltet ihr euch auf das Wesentliche konzentrieren, wie z. B. klare Richtlinien, die richtigen Tools, ein reibungsloses Mitarbeiter-Onboarding und eine inklusive Unternehmenskultur, die die Zusammenarbeit fördert. Nutzt diese kurze Checkliste, um die Prioritäten während der Einführung klar und präsent zu halten.

• Legt frühzeitig klare Erfolgskriterien fest, damit ihr wisst, wann das Pilotprojekt skaliert werden kann.
• Stellt sicher, dass die Einführung von der oberen Führungsebene unterstützt und gefördert wird.
• Bietet Führungskräften Schulungen zu inklusiver Führung und bewährten Praktiken für hybride Teams an.
• Bereitet eure IT-, HR - und Facility-Management-Teams darauf vor, schnell auf Herausforderungen im Zusammenhang mit Hybrid Work zu reagieren.
• Kommuniziert konsequent, nutzt mehrere Kanäle und wiederholt die wichtigsten Botschaften immer wieder.
• Baut in jeder Phase Feedbackschleifen ein (z.B. Umfragen, Check-ins, offene Feedback-Channel).
• Sorgt dafür, dass alle Beschäftigten den gleichen Zugang zu Tools, Ressourcen und Möglichkeiten haben.
• Feiert Meilensteine und teilt Erfolgsgeschichten frühzeitig, um Vertrauen aufzubauen und die Akzeptanz zu fördern.

Hybrides Arbeiten effektiv umsetzen: Planung ist alles

Eine erfolgreiche Einführung von Hybrid Work hängt von einer strukturierten Planung ab, von der Festlegung von Erfolgskriterien in der Pilotphase bis hin zur Einrichtung von Feedbackschleifen, transparenter Kommunikation und der Verbesserung eures Modells auf der Grundlage des Feedbacks von Beschäftigten und Führungskräften. Die Umsetzung endet jedoch nicht mit der Einführung. Es ist ein kontinuierlicher Prozess aus Feedback, Iteration und Kommunikation.

Ein wichtiger Bestandteil bei der Verfeinerung eures hybriden Arbeitsmodells ist das Tracken der richtigen Metriken und KPIs. Im nächsten Kapitel schauen wir uns wichtige Erfolgskennzahlen für hybrides Arbeiten an und zeigen, wie ihr Engagement und Produktivität mit ergebnisorientierten KPIs messen und damit den Wert von Hybrid Work für euer Unternehmen nachweisen könnt.