El mejor software de gestión de visitantes de 2026: comparación de 9 herramientas

TL;DR

El mejor software de gestión de visitantes permite registrar a los invitados antes de que lleguen, les permite registrarse sin tener que hacer cola y avisa al anfitrión al instante. Los controles de seguridad y el precio determinan el resto, y ambos dependen del plan que elijas. Nuestra selección para 2026:

• deskbird. Ideal para equipos híbridos que desean gestionar visitantes, puestos de trabajo y reuniones salas en una sola plataforma, con alertas para el anfitrión por correo electrónico y en Microsoft Teams. La gestión de visitantes se realiza mediante el complemento «Visitors Plus» del plan deskbird , cuya licencia se adjudica por oficina.
• Envoy. Un plan gratuito para una oficina pequeña, y escaneo de documentos de identidad y control de acceso en el plan Enterprise.
• Aplicación «Sign In». Un precio público por ubicación, quioscos para iPad o Android y la posibilidad de elegir entre seis regiones de datos. SwipedOn y The Receptionist ahora pertenecen al mismo grupo.
• Lobbytrack. Un plan gratuito para hasta 100 visitantes al mes y comprobaciones de listas de vigilancia de bases de datos de antecedentes penales en su plan superior.

¿Qué es un software de gestión de visitantes?

El software de gestión de visitantes sustituye el libro de registro en papel por el registro previo, el auto-check-in y una alerta al anfitrión. Hemos comparado nueve herramientas utilizando las propias páginas de productos, de precios y de ayuda de cada proveedor, consultadas el 11 de noviembre de 2026. « deskbird » es nuestro producto. Lo incluimos en primer lugar y indicamos sus limitaciones con la misma claridad que las de cualquier otro, incluyendo los casos en los que una herramienta independiente para visitantes resulta ser la mejor opción de compra.

¿Cómo se elige un programa de gestión de visitantes?

Elige la herramienta que mejor se adapte a las necesidades de seguridad de tu recepción y, a continuación, comprueba que el plan que te puedes permitir realmente la incluya. Varios proveedores incluyen el escaneo de documentos de identidad, las listas de vigilancia o el control de acceso en un nivel superior.

• Preinscripción. Los anfitriones deben invitar a los asistentes desde la herramienta en la que hayan planificado la reunión, como Outlook o Google Calendar, para que la visita quede organizada antes de que nadie llegue a recepción.
• Check-in automático. Un quiosco con una tableta o un código QR permite reducir las colas. Comprueba en qué tabletas funciona el quiosco y si cada quiosco costos extra.
• Envía las alertas al lugar donde trabaja cada persona. Comprueba por qué canales puedes contactar con cada persona: correo electrónico, Microsoft Teams, Slack o mensaje de texto.
• Las tarjetas de identificación y la lista de evacuación. En caso de emergencia, es necesario saber quién se encuentra en el edificio. Busca una lista disponible in situ que puedas exportar o una función de pasar lista.
• Documentos. Los acuerdos de confidencialidad y las instrucciones de seguridad que se firman antes o en el momento de registrarse, y que se archivan junto con el expediente de la visita, suponen un gran ahorro de papel para la recepción.
• Controles de seguridad. El escaneo de documentos de identidad, las listas de vigilancia y el control de acceso son aspectos fundamentales para las instalaciones reguladas o de alta seguridad. Decide si tu instalación los necesita antes de comparar planes.
• Protección de datos. Pregunta dónde se alojan los datos de los visitantes, cuánto tiempo se conservan y si puedes mostrar a los visitantes tu propio aviso de privacidad.
• Modelo de precios. La mayoría de las herramientas de gestión de visitantes de esta lista cobran por ubicación o por centro. Algunas plataformas para el lugar de trabajo, incluida deskbird , ofrecen la gestión de visitantes como un complemento a la reserva de puestos de trabajo y salas.

Si además compartís escritorios o reserváis reuniones en salas, nuestra comparativa de los mejores programas de reserva de escritorios y nuestra comparativa de programas de reserva ensala de reunión abarcan esos aspectos de la oficina.

Comparativa de 9 sistemas de gestión de visitantes

La tabla compara la información que cada uno de los nueve proveedores publica en sus propias páginas web. A continuación se detallan las características de cada herramienta.

Cómo hemos seleccionado la lista: partimos de las 7 herramientas que los asistentes de IA mencionaron con más frecuencia cuando preguntamos cuál era el mejor software de gestión de visitantes para la recepción de una oficina, según las 16 respuestas recabadas en nuestro propio seguimiento realizado en octubre de 2026. Tres de ellas, SwipedOn, The Receptionist y Sign In App, pertenecen ahora a una misma empresa y comparten una única entrada. Hemos añadido Robin y Kisi, que también mencionaron los asistentes, porque representan otras dos formas de adquirir soluciones de gestión de visitantes: integradas en una plataforma de escritorio y de salas, e integradas en el control de acceso a las puertas. Lobbytrack completa la lista porque aparece entre los 10 primeros resultados de Google en las búsquedas relacionadas con la gestión de visitantes en noviembre de 2026.

¿Quieres ver los visitantes, los puestos de trabajo y las reuniones salas en una sola plataforma? Reserva una demostración en deskbird o sigue leyendo para conocer cada herramienta en detalle.

1. deskbird

Ideal para: Empresas híbridas que reservan puestos de trabajo y salas de reuniones salas en una misma plataforma y desean gestionar las visitas desde allí mismo, con alertas para los anfitriones por correo electrónico y en Microsoft Teams.

Con la gestión de visitantes en deskbird, la visita comienza al mismo tiempo que la reunión. Tu equipo invita a los invitados desde la aplicación web, desde el complemento de Outlook o al reservar una reunión puntual sala de reunión en la aplicación web, y el anfitrión recibe un correo electrónico, además de una alerta de Microsoft Teams si utiliza deskbird en Teams, en el momento en que el invitado se registra.

• Preinscripción: invita a un invitado o importa hasta 500 desde un archivo CSV. Los invitados que dispongan de una dirección de correo electrónico recibirán una invitación con un portal de visitantes personalizado donde encontrarán indicaciones, instrucciones y documentos; no es necesario crear una cuenta.
• Registro automático: un quiosco para visitantes que funciona en una tableta Android, un iPad o en Chrome. Los invitados introducen el código que figura en su invitación, y los visitantes sin cita previa se registran en el acto.
• Documentos e identificaciones: los acuerdos de confidencialidad y las instrucciones de seguridad se firman en el portal antes de la llegada o en el quiosco, y se archivan junto con la visita. La recepción imprime las identificaciones desde el navegador en una impresora conectada al ordenador de la recepción.
• Lista de evacuación: la lista «Onsite now» muestra quiénes se encuentran en el edificio y se puede exportar para realizar un recuento. Las visitas se exportan a Excel para las auditorías.
• Datos de los visitantes: cuatro campos por visitante. Puedes elegir, para cada oficina, si los datos se conservan sin límite de tiempo o si se anonimizan al cabo de 30, 90 o 180 días.
• Atención: no escaneamos documentos de identidad, no hacemos fotos a los visitantes ni comprobamos listas de personas buscadas. Los invitados se registran con un código, no con un código QR; las invitaciones se envían desde la aplicación web o desde Outlook, pero no desde Google Calendar; y las alertas para los anfitriones se envían por correo electrónico y a Microsoft Teams, no a Slack ni por SMS.
• Límites de configuración: no hay campos personalizados para los visitantes, se aplica un único diseño de tarjeta de identificación para toda la empresa y las reservas recurrentes de salas aún no pueden asociarse a una visita.
• Integraciones: tu equipo de TI puede importar los registros de visitas a los sistemas de control de acceso o de seguridad a través de nuestra API pública en los planes Professional y Enterprise. Los terminales de los visitantes son de solo lectura.

Precios: La gestión de visitantes es el complemento «Visitors Plus» del plan « deskbird », cuya licencia se concede por oficina y cuyo precio se facilita previa solicitud. El plan «Business» costos cuesta 3,75 $ al mes por usuario activo, con facturación anual, o 4,75 $ con facturación mensual, e incluye la reserva de puestos de trabajo, salas y aparcamiento , a partir de 25 usuarios. Consulta los planes y precios endeskbird o descubre la gestión de visitantes en una demostración.

2. Envoy

Ideal para: Empresas que desean pasar de un plan gratuito para una oficina pequeña a un plan empresarial que incluya el escaneo de documentos de identidad y el control de acceso, todo ello con un único proveedor.

• En todos los planes, los empleados registran a los huéspedes y los visitantes reciben correos electrónicos de invitación. El registro de visitantes desde un calendario web, la impresión de tarjetas de identificación, la firma de acuerdos de confidencialidad, las fotos de los visitantes, las alertas por SMS y el registro mediante código QR están disponibles a partir del plan Premium.
• El plan Enterprise incluye el escaneo de documentos de identidad con 500 escaneos al año incluidos, una lista negra interna y listas de personas restringidas de terceros, así como integraciones de control de acceso como Brivo, Kisi y LenelS2.
• Envoy también ofrece reservas de escritorios, salas y servicios de « aparcamiento » como un producto independiente a un precio de 5 dólares por recurso reservable al mes, facturado anualmente, más una tarifa de plataforma.
• Atención: el quiosco para visitantes solo funciona en iPad. El alojamiento en la UE, en Fráncfort, es para cuentas específicas de la UE gestionadas a través de un gestor de cuentas. Nuestra comparación entre «deskbird » y «Envoy» aborda el aspecto de la plataforma.

Precios: El plan Básico es gratuito para una sede, hasta 50 empleados y 100 entradas al mes. El plan Premium costos cuesta 362 dólares al mes por sede, con facturación anual, y el plan Enterprise tiene un precio a consultar (página de precios de Envoy, 11 de noviembre de 2026).

3. Eptura Visitor (antes Proxyclick)

Ideal para: Empresas con múltiples sedes cuyo equipo de seguridad necesite control de acceso y comprobaciones de listas de vigilancia, especialmente si ya utilizan Eptura Engage (antes Condeco) para los puestos de trabajo y salas.

• Ambos niveles, «Advanced» y «Power», incluyen la preinscripción, un complemento para Outlook, un quiosco para iPad, la impresión de acreditaciones en impresoras AirPrint, la firma electrónica de acuerdos de confidencialidad, la captura de fotografías y un libro de registro digital con listas de emergencia y pases de lista.
• Se avisa a los anfitriones por correo electrónico, SMS, Microsoft Teams o Slack.
• El nivel «Power» incluye control de acceso (AMAG, Brivo, Gallagher, Genetec, Lenel, Paxton y otras marcas), listas de vigilancia propias y de terceros, credenciales de Wi-Fi para invitados, acceso mediante código QR o tarjeta de acceso y reconocimiento facial.
• Atención: no hay un precio público, y la integración del control de acceso requiere un cliente de Windows que esté siempre activo. Proxyclick pasó a llamarse Eptura Visitor en 2025.

Precios: No se han hecho públicos. Eptura ofrece una suscripción anual cuyo precio varía en función del número de ubicaciones, con una duración mínima de un año (página de precios de Eptura, 11 de noviembre de 2026).

4. Aplicación Sign In (ahora con SwipedOn y The Receptionist)

Ideal para: Organizaciones pequeñas y con varias sedes que deseen un precio público por sede, quioscos para iPad o Android y la posibilidad de elegir la región de datos.

• SwipedOn (desde abril de 2024) y The Receptionist (desde enero de 2026) pertenecen al mismo grupo. Sus páginas web ahora redirigen a los compradores a los planes de Sign In App.
• Los visitantes se registran en un quiosco con iPad o Android, o de forma sin contacto escaneando un código QR con su propio teléfono. Todos los planes incluyen un número ilimitado de empleados, registros y iPads.
• Se avisa a los anfitriones por correo electrónico ( Slack, Microsoft Teams), mediante notificaciones push o SMS. Las acreditaciones se imprimen en impresoras Brother QL, y la lista de evacuación con el pase de lista está incluida en el plan Core.
• Los datos se almacenan en la región que elijas de entre seis opciones, entre las que se incluyen Alemania y el Reino Unido. La reserva de puestos de trabajo y salas (Spaces) está incluida a partir del plan «Enhanced», con un máximo de 50 puestos en el plan «Enhanced» y 500 en el plan «Pro». Las integraciones incluyen Outlook y Google Calendar, además del control de acceso de SALTO, Gallagher, Avigilon y Genetec.
• Atención: el escaneo de documentos de identidad está disponible a partir del plan «Enhanced», el inicio de sesión único y SCIM a partir del plan «Pro», y los SMS se cobran por mensaje en los planes inferiores al «Pro». Cada sitio web necesita su propia suscripción.

Precios: Por sitio y año: Core 630 $, Enhanced 1.260 $ y Pro 1.890 $, o 415 £, 835 £ y 1.255 £ en libras esterlinas. El precio del plan Executive se facilita previa solicitud, y la prueba gratuita de 15 días no requiere tarjeta de crédito (página de precios de la aplicación Sign In, 11 de noviembre de 2026).

5. Greetly

Ideal para: Oficinas pequeñas que desean recibir alertas a través de múltiples canales y conocer un precio público, sin necesidad de adquirir una plataforma de trabajo.

• Los anfitriones envían invitaciones personalizadas con su marca desde Outlook o Google Calendar, y los invitados reciben un código QR personal para registrarse. El centro de ayuda de Greetly indica que la configuración del calendario se encuentra en fase beta. El quiosco funciona en un iPad o una tableta Android.
• Todos los planes envían alertas a los anfitriones por correo electrónico, SMS, Slack, Google Chat o Microsoft Teams, e incluyen la firma electrónica de acuerdos de confidencialidad, fotos de los visitantes, una lista de seguimiento interna y asistencia en caso de evacuación.
• Puedes elegir entre un alojamiento en la UE o en Norteamérica. Greetly forma parte de OfficeSpace, que comercializa una plataforma de gestión de espacios de trabajo.
• Atención: para imprimir tarjetas de identificación y escanear documentos de identidad es necesario el plan Pro; el escaneo de documentos de identidad solo es válido para los permisos de conducir de EE. UU., y las listas de control son exclusivamente internas. Greetly no cuenta con integración nativa de control de acceso.

Precios: El plan «Essential» costos cuesta 99 dólares al mes y el plan «Pro», 159 dólares al mes; ambos se facturan anualmente. El precio depende de tus ubicaciones, entradas y tipos de visitantes, y hay una prueba gratuita (página web de Greetly, 11 de noviembre de 2026).

6. Archie

Ideal para: Equipos que desean contar con visitantes, escritorios y salas de un mismo proveedor, pero que prefieren adquirir cada producto por separado, con un precio por ubicación.

• El plan Starter incluye el prerregistro, una aplicación para quioscos destinada a tabletas con iOS y Android, el registro mediante código QR o correo electrónico, la impresión de acreditaciones en impresoras Brother QL, las firmas electrónicas y un registro de visitantes en tiempo real.
• Las notificaciones para los anfitriones están disponibles en el plan Starter. El plan Pro incluye fotos de los visitantes, alertas por SMS, integración con Slack y Microsoft Teams , lista de asistencia para evacuaciones, inicio de sesión único y SCIM.
• En el plan Enterprise, Archie incluye integraciones de control de acceso a puertas con Kisi, Brivo y UniFi, así como integraciones de Wi-Fi para invitados.
• Atención: la lista de bloqueados y la residencia de datos personalizada solo están disponibles en la versión Enterprise, por lo que la residencia de datos en la UE es una opción que hay que acordar de forma personalizada.

Precios: El plan Starter costos cuesta 109 $ y el Pro, 185 $ por ubicación al mes, con facturación anual según las preguntas frecuentes de Archie; el plan Enterprise tiene un precio a consultar. Tras la demostración, se ofrece un periodo de prueba de 14 días (página de precios de Archie, 11 de noviembre de 2026).

7. Lobbytrack

Ideal para: Centros con estrictas medidas de seguridad, como oficinas gubernamentales, centros sanitarios y colegios, que necesitan realizar comprobaciones de listas de vigilancia cotejándolas con bases de datos de delincuentes.

• Todos los planes, incluido el gratuito, incluyen el registro sin contacto mediante código QR, la captura de fotos de los visitantes y la impresión de tarjetas de identificación en impresoras Brother o Zebra.
• Los acuerdos de confidencialidad y el escaneo del carné de conducir están disponibles a partir del plan «Professional».
• Ultimate incorpora la comprobación de la lista de vigilancia con una lista interna y bases de datos penales externas, alertas por SMS, « Slack » y Teams, gestión de evacuaciones y control de acceso con Lenel S2, Openpath y Brivo.
• Atención: la mayoría de las funciones de seguridad e integración se incluyen en la versión Ultimate, cuyo precio no se ha hecho público. Lobbytrack afirma que la certificación ISO 27001 está en trámite.

Precios: El plan Starter es gratuito hasta 100 visitantes al mes. El plan Basic cuesta costos 50 $ y el Professional, 100 $ por ubicación al mes, sin compromiso de permanencia; el precio del plan Ultimate se facilita previa solicitud (página de precios de Lobbytrack, 11 de noviembre de 2026).

8. Robin

Ideal para: Empresas con 500 o más empleados que deseen integrar la gestión de visitantes como un módulo más de una plataforma completa de gestión de puestos de trabajo, salas y aparcamiento .

• Los anfitriones registran previamente a los invitados en el panel de control web o en la aplicación móvil; los administradores pueden importar un archivo CSV, y el complemento de Outlook crea una visita para cada asistente a la reunión que seleccionen. Los invitados reciben una invitación por correo electrónico y un recordatorio 4 horas antes.
• Los asistentes sin cita previa se registran en una pantalla de bienvenida en un iPad, y los invitados pueden registrarse desde su teléfono a través del enlace que reciben por correo electrónico. Se avisa a los anfitriones por correo electrónico, a Slack o Microsoft Teams.
• Las tarjetas de identificación se imprimen en impresoras Brother y pueden incluir una foto del invitado tomada en la pantalla. Los invitados aceptan los acuerdos de confidencialidad o las renuncias que aparecen en la pantalla o en la invitación.
• Atención: las pantallas de llegadas solo funcionan en iPad, y las integraciones de control de acceso se configuran caso por caso en costo. En nuestra comparativa se explica en qué se diferencian deskbird y Robin.

Precios: No se han hecho públicos. La gestión de visitantes forma parte de la plataforma Robin; su precio se establece tras una demostración y se factura únicamente de forma anual (página de precios de Robin, 11 de noviembre de 2026).

9. Kisi

Ideal para: Oficinas que utilizan el sistema de control de acceso Kisi, o que desean hacerlo, de modo que el enlace de invitación o el código QR de un visitante también permita abrir la puerta.

• Todos los planes envían a los visitantes enlaces de acceso o códigos QR por correo electrónico, así como enlaces por SMS a números de EE. UU. El plan Básico permite enviar hasta 5 enlaces por correo electrónico, el Plus, hasta 500, y el Pro, hasta 2.000. A partir del plan Plus, los anfitriones pueden enviar invitaciones por correo electrónico con acceso integrado.
• El auto-check-in mediante código QR en el móvil del visitante está disponible en todos los planes. El quiosco con tableta, la impresión de acreditaciones y las notificaciones al anfitrión están disponibles a partir del plan Plus. Los acuerdos de confidencialidad y las firmas obligatorias en el momento del check-in solo están disponibles en el plan Pro.
• Kisi ofrece integraciones con Envoy, Robin, Archie y Skedda, por lo que también puede abrir las puertas a los visitantes registrados en otra herramienta.
• Atención: Kisi se centra principalmente en el control de acceso y no dispone de un sistema propio de reserva de mesas o salas. Para el acceso de visitantes se necesita el Controller Pro 2 de Kisi; para abrir puertas mediante código QR se requiere un Terminal Pro; y los enlaces por SMS solo funcionan con números de EE. UU.

Precios: El plan Básico es gratuito. Los planes Plus y Pro tienen un precio por ubicación que se puede consultar en la página de precios de Kisi, donde se puede elegir entre facturación mensual o anual; el hardware de Kisi se cobra aparte (página de precios de Kisi, 11 de noviembre de 2026).

¿Qué software de gestión de visitantes se adapta mejor a tu equipo?

Hay dos cuestiones que lo determinan: el nivel de seguridad que necesita tu centro y si los visitantes deben gestionarse con la misma herramienta que los puestos de trabajo y las salas de reuniones salas. Elige una herramienta independiente para visitantes cuando la recepción sea la única función, el plan que incluya las comprobaciones de identificación o de listas de seguimiento que necesite tu centro, y una plataforma de gestión del lugar de trabajo como deskbird cuando los visitantes, los puestos de trabajo y las salas de reuniones salas deban gestionarse de forma conjunta.

• Oficina pequeña, presupuesto ajustado: Lobbytrack es gratuito hasta 100 visitantes al mes, y Greetly cuesta a partir de 99 dólares al mes, con facturación anual.
• Medidas de seguridad estrictas con comprobación de documentos de identidad y listas de control: Envoy Enterprise, Eptura Visitor Power o Lobbytrack Ultimate para las listas de control, o la aplicación Sign In App de Enhanced para el escaneo de documentos de identidad.
• Muchos sitios web con un precio público por sitio: aplicación de inicio de sesión, con los datos almacenados en la región que elijas.
• Datos alojados en Alemania: la aplicación «Sign In», en la que Alemania es una de las seis regiones de datos que puedes elegir.
• Solo gestión de visitantes, sin reserva de puestos de trabajo ni salas: elige una herramienta independiente para visitantes de esta lista.
• Visitantes, puestos de trabajo y reuniones salas en una sola plataforma, con alertas para el anfitrión por correo electrónico y en Teams: deskbird.

¿Por qué los equipos híbridos registran a los visitantes en deskbird?

Con el complemento Visitors Plus, las visitas aparecen junto a las reservas de puestos de trabajo, salas y aparcamiento en la aplicación que tu personal ya utiliza. Así, se gestiona en un mismo lugar tanto la visita de un invitado como la de un sala de reunión y la reserva de un puesto de trabajo.

• Añade una visita al reservar una « sala de reunión » puntual en la aplicación web, y el huésped recibirá la invitación con tus instrucciones y la documentación correspondiente.
• Los anfitriones reciben notificaciones de las llegadas por correo electrónico y en Microsoft Teams cuando acceden a deskbird desde allí, y pueden responder con «Estoy de camino» para que en recepción sepan que están al llegar.
• Un único portal de administración abarca todas las oficinas, y tú decides, para cada oficina, en qué sedes se gestiona la gestión de visitantes.
• ISO 27001, SOC 2 y RGPD, con un plazo de conservación de los datos de los visitantes que tú mismo estableces para cada oficina.

El módulo de gestión de visitantes nos ha permitido lograr un mayor control sobre el acceso a nuestras oficinas [...]. Al estar totalmente integrado con nuestras plataformas de colaboración de Office 365, garantiza notificaciones puntuales y un flujo de trabajo fluido y conectado.

Tatiana Gómez Alvira, directora de la Oficina del Director de Sistemas de Información, Europastry

Más de 250 000 usuarios repartidos en más de 10 000 equipos de trabajo de más de 80 países utilizan deskbird, con una tasa de uso diario superior al 90 %. Para ver cómo se integran «visitors», «desks» y « salas » en tus propias oficinas, reserva una demostración en deskbird .

Descargo de responsabilidad

El software mencionado en este artículo, así como sus precios y características, se basan en información disponible públicamente a fecha de 11 de noviembre de 2026 y pueden sufrir cambios. Hemos comparado las páginas publicadas por cada proveedor y no hemos probado estos productos nosotros mismos. Si hay algún error, ponte en contacto con nosotros.