Cómo medir la ocupación de las oficinas sin sensores

TL;DR

Puedes medir la ocupación real de las oficinas sin necesidad de instalar sensores, simplemente interpretando las señales que ya genera tu edificio: conexiones wifi, actividad de los monitores, lecturas de tarjetas de acceso y registros de reservas.

• Los registros de reservas muestran lo que la gente tenía previsto hacer, no lo que ocurrió realmente.
• El WiFi, las conexiones de red y la presencia de dispositivos ya existen en tu edificio y pueden servir de base para los análisis de ocupación.
• La recopilación de datos anonimizados y exclusivamente agregados puede facilitar el análisis de ocupación conforme al RGPD, sin necesidad de instalar sensores costos.

¿De qué sirven los datos de ocupación sin el hardware?

Los datos de ocupación sin hardware consisten en medir cómo se utiliza realmente el espacio de tu oficina mediante la lectura de señales que ya existen en tu edificio. No se necesitan sensores específicos, cámaras ni dispositivos IoT.

Tu oficina ya emite señales digitales. Las redes wifi registran las conexiones de los dispositivos. Las pantallas y las estaciones de acoplamiento detectan cuándo se conectan los portátiles. Estas señales revelan el rendimiento del espacio sin necesidad de añadir nuevos equipos.

Este enfoque difiere de los datos de reservas, que solo muestran lo que la gente tenía previsto hacer. También difiere de la vigilancia: no hay cámaras y se puede seguir elaborando informes únicamente con datos agregados. Al conectar estas señales existentes a una plataforma de gestión del lugar de trabajo, se obtiene una imagen clara de la utilización del espacio.

Formas de medir la ocupación de las oficinas sin necesidad de hardware

Señales de presencia basadas en WiFi

El seguimiento de ocupación basado en WiFi cuenta los dispositivos que se conectan a los puntos de acceso de tu oficina. Cuando el móvil o el portátil de alguien se conecta a la red, el sistema registra su presencia en esa zona.

Este método utiliza la infraestructura de la que ya dispones. Permite cubrir grandes áreas con facilidad. El reto es la precisión: una persona con un teléfono, un ordenador portátil y una tableta aparece como si fueran tres personas, a menos que el sistema aplique la deduplicación. También es necesario que participe tu equipo de redes, y la precisión depende en gran medida de la densidad de los puntos de acceso.

Señales de conexión de red y Ethernet

Las conexiones por cable, como los puertos Ethernet y las estaciones de acoplamiento, indican que hay alguien en el puesto de trabajo. Cuando un ordenador portátil se conecta a un monitor o a una estación de acoplamiento, la red detecta que hay alguien trabajando en ese puesto concreto.

Este método ofrece una precisión a nivel de escritorio sin que el usuario tenga que hacer nada. La limitación es que solo funciona en configuraciones con cable. Para la detección basada en software, es necesario implementar una solución de gestión de dispositivos móviles (MDM), y solo detecta la presencia cuando los empleados conectan sus dispositivos.

Datos de la reserva con normas de registro de entrada

Los sistemas de reserva con políticas de registro obligatorio mejoran la calidad de los datos. Si los empleados deben confirmar la reserva de su puesto de trabajo al llegar, se reduce la diferencia entre los puestos reservados y los utilizados. Una política de liberación automática libera el puesto si el usuario no se registra dentro de un plazo establecido.

No requiere ninguna infraestructura nueva. Es fácil de implementar. El inconveniente es que sigue dependiendo del cumplimiento por parte del usuario. Se mide la intención mediante un paso de confirmación, en lugar de una presencia continua a lo largo del día.

Señales de presencia del ordenador y del monitor

La detección basada en software utiliza un agente ligero instalado en los portátiles de los empleados para detectar cuándo un dispositivo se conecta a un monitor de la oficina. Así es como funciona deskbird Dock.

La base de conexión detecta la presencia de una red Wi-Fi, el punto de acceso (BSSID) y la puerta de enlace predeterminada, además de supervisar las conexiones de la estación de acoplamiento. El punto de acceso y la puerta de enlace son los elementos que permiten distinguir entre un dispositivo que se encuentra realmente en las instalaciones y uno conectado a la VPN desde casa.

Este método proporciona una señal de presencia a nivel de escritorio sin necesidad de hardware costo. Requiere un sistema de gestión de dispositivos móviles (MDM) para su implementación y solo detecta la presencia cuando el dispositivo se conecta a la estación de trabajo. Para los equipos de TI, el atractivo radica en que no requiere mantenimiento: no hay que cambiar baterías, ni calibrar dispositivos, ni gestionar el parque de hardware.

Cuándo falla el seguimiento de la ocupación

[Table1]

Cuando los responsables de las empresas ponen en duda las cifras, dejan de utilizarlas por completo. Las decisiones vuelven a basarse en conjeturas. Las empresas siguen controlando sus finanzas hasta el último céntimo, mientras que evalúan el rendimiento de su oficina basándose en su intuición.

Cómo son los datos de ocupación que respetan la privacidad

La medición de la ocupación plantea una pregunta legítima sobre la vigilancia de los empleados y, para las organizaciones que operan en la UE o que cuentan con comités de empresa, a menudo determina si la implantación llega a llevarse a cabo. deskbird Dock da respuesta a esta cuestión con tres modos.

Usuario autenticado. El dispositivo está vinculado a una cuenta de deskbird . Estadísticas completas, además de automatizaciones como el registro automático y el cambio de mesa.

Anónimo. La presencia se basa en un identificador de dispositivo seudonimizado, nunca en un nombre.

Anónimo con rotación diaria. Los identificadores de los dispositivos se reinician cada 24 horas, por lo que no es posible vincular las visitas entre días. Este es el modo sobre el que suelen preguntar los comités de empresa.

Los informes son agregados en todos los modos. La plataforma está alojada en Europa y cuenta con las certificaciones ISO 27001 y SOC 2 Tipo II. Al cambiar al modo anónimo, se anonimizan los datos históricos a nivel de usuario, algo que conviene saber antes de tomar una decisión.

costo o entre los sensores y los datos de ocupación sin hardware

Los sensores requieren una instalación profesional planta por planta; después, hay que cambiarles las pilas y calibrarlos mientras los tengas. El software se implementa a través de MDM en cuestión de días, se adapta a nuevas ubicaciones con un coste incremental prácticamente nulo costo y no deja al departamento de TI nada que mantener, salvo las actualizaciones.

Qué datos cambian a nivel de cartera

Análisis de contratos de alquiler. Cada renovación, cláusula de rescisión y decisión de ampliación se convierte en una cuestión de datos contrastados, en lugar de estimaciones. El análisis de la ocupación planta por planta muestra qué edificios amortizan su superficie antes de que te comprometas a otro periodo de contrato.

Consolidación. Los datos de utilización en los distintos centros muestran en qué casos dos plantas a medio ocupar pueden fusionarse en una sola, y qué ubicaciones tienen suficiente demanda como para mantenerlas.

costo por plaza utilizada. La ocupación costo , calculada dividiendo el número de pupitres realmente ocupados —en lugar de los pupitres disponibles—, es la cifra que supera el escrutinio del consejo. También es la cifra que la mayoría de las carteras no pueden aportar en la actualidad.

Informes sobre los días de presencia obligatoria. Los datos de asistencia muestran si una política de la RTO genera tiempo de presencia en la oficina y si los equipos se solapan cuando están presentes. Estos datos se agrupan y se anonimizan, de modo que el informe se centra en la política y no en las personas.

Espacio reservado frente a espacio utilizado. La diferencia entre ambos, en toda una cartera, suele ser la primera cifra que hace que alguien reconsidere cuánto espacio necesita.

Cómo « deskbird » ofrece datos fiables sobre la ocupación sin necesidad de hardware

deskbird «Intelligence» es la capa analítica del sistema operativo « deskbird » para la gestión del lugar de trabajo.

deskbird Dock convierte los monitores y la actividad de red que ya hay en tu edificio en un sistema pasivo de detección de presencia. Se instala de forma silenciosa a través de MDM para Windows y macOS, sin necesidad de hardware adicional ni de cambios en la red.

La capa «agente» es donde los datos dejan de ser un panel de control. Funciona dentro de los asistentes que tus equipos ya utilizan, como Microsoft Copilot, Claude, ChatGPT y Gemini, por lo que no hay que implementar nada nuevo.

Si se pregunta, en un lenguaje sencillo, cuánto se ahorraría con una consolidación en seis sedes, o qué plantas tienen una ocupación inferior al 40 % los lunes, el sistema propone los indicadores y la distribución necesarios para responder a esas preguntas, cuantificando el ahorro que supone cada escenario.

Si quieres obtener datos de ocupación fiables para la toma de decisiones sin necesidad de sensores, echa un vistazo a deskbird Dock en acción.