Aumentar el ahorro de la empresa: ideas eficaces para reducir gastos

El trabajo híbrido puede ahorrar a las organizaciones hasta un 30% en costos de oficina cuando se estructura adecuadamente con tecnología para el lugar de trabajo. Este cambio reduce los gastos en arrendamiento de propiedades, consumo de energía, gestión de instalaciones y subsidios de transporte, mientras mejora la satisfacción y productividad de los empleados. Al coordinar el uso de la oficina a través de plataformas de gestión del espacio de trabajo, las empresas obtienen datos en tiempo real para optimizar la utilización del espacio, implementar una asignación inteligente de recursos y tomar decisiones informadas sobre las operaciones de la oficina sin sacrificar la experiencia del empleado.

El trabajo híbrido hoy 

¿Cuál es el estado actual del trabajo flexible?

Los modelos de trabajo flexible cambian fundamentalmente nuestra visión del espacio de oficina y su rol. La oficina ya no es solo un lugar para completar tareas, ahora es un centro para construir relaciones y conectar socialmente con compañeros.

La investigación muestra que los individuos son más productivos cuando trabajan de forma remota porque las distracciones sociales se minimizan. Sin embargo, este aislamiento significa que cuando los empleados vienen a la oficina, necesitan un espacio diseñado para la colaboración en equipo. Este cambio exige un diseño de oficina intencional que fomente tanto la productividad como la colaboración, como lo demuestra la nueva oficina de McKinsey en Mumbai, India.   

La pandemia global aceleró nuestra transición hacia este futuro del trabajo. La investigación de HSM advisory enfatiza que el diseño de oficinas para el futuro del trabajo debe ser intencional, creando espacios que fomenten la productividad y la colaboración.

Nuevas tendencias para el espacio de oficina

Estamos viendo un claro alejamiento de los entornos de oficina tradicionales:

• Para 2030, el 48% de los empleados trabajará de forma remota, en comparación con el 30% antes de la COVID-19 (Gartner)
• Para 2022, el 60% de los trabajadores priorizará una oficina inteligente equipada para el bienestar sobre una oficina remota (Gartner)

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Si bien reunirse con compañeros en persona sigue siendo una prioridad para muchos, el rol de la oficina está cambiando. Se está convirtiendo en más que un lugar para realizar tareas, también cumple una función social donde las personas se encuentran, conectan y colaboran. Esto presenta una oportunidad para repensar qué tipos de espacios de oficina se necesitan y, a su vez, reducir costos.

Debido a la naturaleza del trabajo híbrido, con empleados de diferentes equipos que vienen a la oficina en días distintos, los escritorios pueden alternarse entre personas. Si solo la mitad de la fuerza laboral viene cada día, los mismos escritorios pueden compartirse, reduciendo la necesidad de un espacio de oficina más grande, ya que menos personas necesitan ser acomodadas diariamente.

La tendencia hacia el trabajo remoto e híbrido sigue creciendo, haciendo crucial que nos adaptemos comprendiendo mejor las necesidades de dichos entornos y cómo optimizarlos. El uso eficiente del espacio de oficina requiere una coordinación central. Si bien el trabajo híbrido presenta esta oportunidad, los líderes de oficina deben organizar los esfuerzos para lograr los empleados más felices y productivos.

Para implementar las tendencias del trabajo híbrido, necesitamos equipar las oficinas con la tecnología adecuada para coordinar a los empleados remotos y en la oficina. La colaboración siempre ha sido central en el trabajo, pero las fuerzas laborales híbridas requieren herramientas y espacios más sofisticados para fomentarla. Están surgiendo innovaciones en el lugar de trabajo para resolver los desafíos del trabajo híbrido y optimizar el uso del espacio de oficina para sistemas de costo eficiente.

Ahorrar costos aplicando un modelo de trabajo híbrido 

Además de una serie de ventajas, el modelo híbrido puede ayudar a tu empresa a ahorrar costos.

Primero, definamos los costos relacionados con el funcionamiento de una oficina pre-Covid, para un espacio de oficina de 1.000 m² en Alemania.

Utilizando la investigación de JLL, asumimos:

• Cada empleado necesita 8 m²
• Cada m² cuesta 25 €
• El ratio ideal de escritorios es 1 (cada persona que acude a la oficina tiene un escritorio)
• Se aplica un margen para los días pico, cuando más personas acuden a la oficina

Nota importante: En ciudades como Nueva York y San Francisco, estos precios por m² son 5 o 6 veces mayores, lo que significa que los ahorros serían aún más significativos.

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Estas cifras se basan en nuestra nueva calculadora de oficinas híbridas.

Desglose de los costos inmobiliarios

Los costos inmobiliarios incluyen arrendamiento, alquiler, costos de gestión y aparcamiento. Estos costos ascienden aproximadamente a 30 000 €:

• 24 000 € para costos de arrendamiento
• 6000 € para costos auxiliares

Históricamente, los costos auxiliares rondaban el 15 %, pero con el aumento de los precios de la energía, se ha producido:

• Un aumento del 50 % en la electricidad
• Un aumento del 150 % en el gas
• Un aumento general del 20 % en los costos auxiliares (investigación de JLL)

Los costos auxiliares pueden desglosarse en 4 categorías con los siguientes ahorros potenciales:

Cómo los modelos híbridos reducen costos

El uso de un modelo híbrido reduce estos costos en parte porque cada día tienen que acudir menos empleados, por lo que se necesita menos espacio. Con el software de gestión del lugar de trabajo, se recopilan datos para medir cuántos empleados acuden realmente a la oficina. Al evaluar la utilización del espacio, se puede determinar si ciertas áreas pueden reutilizarse o si las zonas de escritorios pueden convertirse en salas de reuniones.

• Gestión de espacios e instalaciones: Podemos crear oficinas con limpieza inteligente utilizando tecnología de workplace, que asigna los recursos de limpieza basándose en la cantidad de personas que realmente utilizan la oficina, además de cubrir los costos de gestión de espacios e instalaciones, incluyendo la limpieza.
• ‍Costos de energía: Mantener una oficina conlleva costos de energía, como la climatización (HVAC) y la iluminación, que ascienden a unos 4000 € al año. A medida que menos personas acuden a la oficina, se requiere menos espacio y energía, y estos costos pueden compensarse. Las empresas también pueden optar por cerrar temporalmente áreas para ahorrar costos si tienen más información sobre la ocupación futura. Por ejemplo, si no está en uso, los administradores de instalaciones pueden decidir cerrar una planta de la oficina durante ese día. El uso de la tecnología adecuada proporciona un impacto más inmediato en el ahorro de costos.‍
• Costos de TI: Las empresas incurren en costos de TI, como ciberseguridad y servicios en la nube. Sin embargo, estas tecnologías ayudan a facilitar el modelo híbrido y a ahorrar costos a largo plazo. La inversión inicial en software de productividad ofrece grandes retornos con el tiempo.‍
• Subsidios de desplazamiento: Algunas empresas optan por subvencionar los desplazamientos. Si los empleados trabajan de forma remota, este costo ya no se aplica. Si algunos empleados deciden acudir a la oficina unas pocas veces por semana, las empresas tendrán menos costos que subvencionar.‍
• Costos pasados por alto: También hay numerosos costos que pueden pasarse por alto al gestionar una oficina, como tener una cafetería para tus empleados o los gastos de papelería y suministros.

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Las ventajas de un trabajo híbrido bien organizado 

Ya hemos dicho que el trabajo híbrido bien organizado tiene muchas ventajas, aparte del ahorro de costos. Exploremos algunas de ellas.

El trabajo híbrido, por naturaleza, es flexible: eso es lo que lo hace atractivo para muchas personas. Elegir dónde trabajar da a cada individuo la autonomía de diseñar su jornada laboral de la forma que más le convenga. Tanto si esto significa trabajar desde su oficina en casa, desde otro país o desde una oficina tradicional, el trabajo híbrido da a los empleados la opción de elegir todo o nada de esto. 

Una oficina flexible ahorra costes a las empresas, pero también a los empleados, sobre todo en transporte. Con la subida del precio de la gasolina y el aumento de los costes del transporte público, saltarse el trayecto a la oficina puede ahorrar una cantidad sustancial de dinero. Además, evitar un atasco o el retraso del tren reduce el estrés de los desplazamientos diarios. 

Desde el punto de vista de la cultura del trabajo, los modelos híbridos también son excelentes para garantizar el equilibrio entre la vida laboral y la personal. El tiempo adicional que se ahorra en los desplazamientos y la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar dan a las personas la oportunidad de dedicar más tiempo a sus aficiones, hacer ejercicio y cumplir con sus obligaciones familiares sin estrés adicional. 

Con todo esto dicho, es fácil entender por qué los modelos de trabajo híbridos conducirían entonces a una mayor satisfacción de los empleados y a una reducción de las bajas. El equilibrio entre la vida laboral y personal, la flexibilidad y la confianza harán que los empleados estén más contentos, más satisfechos con su trabajo y menos propensos a abandonar la empresa.

También se ha demostrado que los modelos de trabajo híbridos aumentan la productividad. De media, los trabajadores totalmente remotos son un 47% más productivos que sus homólogos que trabajan desde la oficina todos los días de la semana. Nuestros estudios demuestran que el trabajo híbrido bien coordinado, como el uso de un sistema de gestión del puesto de trabajo, puede hacer ganar a tus empleados hasta un día de productividad, cada semana.

Toma medidas para la reducción de costos de oficina

El rol de la oficina está cambiando a medida que exploramos diferentes modelos para estructurar el trabajo, como el híbrido. Estos cambios nos permiten revaluar los costos del espacio de trabajo, ayudando a ahorrar en recursos y espacio que quizás no necesitemos si trabajamos desde la oficina todos los días. Desde la reducción del consumo de energía y los costos de mantenimiento, las oficinas híbridas pueden beneficiarse enormemente de la tecnología para el lugar de trabajo. Con un trabajo híbrido coordinado, se produce un impacto inmediato, ya que los datos de una plataforma de gestión del espacio de trabajo proporcionan retroalimentación en tiempo real.

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