Cómo reducir costos en el lugar de trabajo con datos de utilización del espacio

La mayoría de las organizaciones pagan por espacios de oficina que permanecen vacíos la mayor parte de la semana. Los escritorios se reservan pero nunca se usan, las salas de reunión a menudo quedan sin usar después de ser reservadas, y los sistemas HVAC calientan pisos donde nadie trabaja. La falta de visibilidad sobre cómo se utiliza realmente ese espacio es lo que crea el problema, no el espacio en sí. Esta guía te lleva a través de las categorías de costos específicas donde el trabajo híbrido ofrece ahorros medibles, desde bienes raíces y energía hasta gastos pasados por alto como subsidios de transporte y operaciones de cafetería, además de los pasos prácticos para implementar cambios que reduzcan el desperdicio sin interrumpir a tu equipo.

TL;DR

El trabajo híbrido puede reducir los costos de oficina cuando combinas una utilización estratégica del espacio con la tecnología adecuada para el lugar de trabajo. La clave es tomar decisiones basadas en datos de utilización reales, no en suposiciones sobre cómo se usa tu oficina. Esta guía cubre las categorías de costos específicas donde los modelos híbridos generan ahorros, desde costos de bienes raíces y costos de energía hasta gastos pasados por alto como los subsidios de transporte, además de consejos prácticos para implementar cambios sin interrumpir a tu equipo.

¿Qué es la reducción de costos en el lugar de trabajo?

La reducción de costos en el lugar de trabajo significa disminuir los gastos operativos de tu espacio de oficina. La evitación de costos, por el contrario, previene que los gastos futuros ocurran en primer lugar. Ambos son importantes, pero la reducción de costos ofrece un impacto inmediato y medible en tu presupuesto.

Las principales categorías de costos donde las organizaciones encuentran ahorros incluyen:

• Costos inmobiliarios: arrendamiento, alquiler y gestión de propiedades
• Costos energéticos: climatización, iluminación y servicios públicos
• Tecnología: licencias de software, hardware e infraestructura de TI
• Operaciones: limpieza, mantenimiento, catering y suministros

Una reducción de costos efectiva requiere visibilidad sobre los patrones de uso reales. Muchas organizaciones descubren que están pagando por espacios que permanecen vacíos la mayoría de los días, o que mantienen el control climático en áreas que nadie utiliza. Sin datos, estás adivinando. Con datos, puedes realizar recortes específicos que reduzcan el desperdicio sin afectar la experiencia del empleado.

El cambio al trabajo híbrido ha hecho que esta visibilidad sea más importante que nunca. Cuando los empleados dividen su tiempo entre casa y oficina, las suposiciones tradicionales sobre las necesidades de espacio ya no son válidas. Las organizaciones que optimizan los costos de su lugar de trabajo basándose en datos de utilización reales superan consistentemente a aquellas que dependen de puntos de referencia previos a la pandemia.

El estado actual del trabajo híbrido

Los modelos de trabajo flexible han cambiado fundamentalmente la forma en que las organizaciones conciben el espacio de oficina y su propósito. La oficina ha evolucionado de un lugar para completar tareas a un centro para construir relaciones y conectar con compañeros.

Por qué está cambiando el rol de la oficina

La investigación muestra que las personas son a menudo más productivas cuando trabajan de forma remota porque las distracciones sociales se minimizan. Este aislamiento crea un cambio: cuando los empleados van a la oficina, necesitan un espacio diseñado para la colaboración en equipo en lugar de para el trabajo individual. Las implicaciones de costos son significativas. Necesitas menos espacio total, pero diferentes tipos de espacio.

Este cambio exige un diseño de oficina intencional que fomente tanto la productividad como la colaboración, como lo demuestra la nueva oficina de McKinsey en Mumbai, India. La investigación de Gensler's 2025 Global Workplace Survey enfatiza que el diseño de oficinas para el futuro del trabajo debe ser intencional, creando espacios que fomenten la productividad y la colaboración.

Si bien reunirse con compañeros en persona sigue siendo una prioridad para muchos, el rol de la oficina está cambiando. Sirve una función social donde las personas se encuentran, conectan y colaboran. Esto presenta una oportunidad para repensar qué tipos de espacios de oficina se necesitan y reducir los costos en consecuencia.

El desk sharing como palanca de costos

Las matemáticas del desk sharing son sencillas. Debido a la naturaleza del trabajo híbrido, con empleados de diferentes equipos que acuden a la oficina en días distintos, los puestos de trabajo pueden ser alternados entre personas. Si solo la mitad de la plantilla acude cada día, los mismos puestos pueden ser compartidos. Esto reduce la necesidad de un espacio de oficina más grande.

Según Gartner, el trabajo remoto e híbrido sigue creciendo como modelo dominante. Las organizaciones deben adaptarse comprendiendo mejor las necesidades de estos entornos y cómo hacerlos más eficientes. El uso eficiente del espacio de oficina requiere una coordinación centralizada. Si bien el trabajo híbrido presenta esta oportunidad, los líderes de oficina deben organizar los esfuerzos para lograr los empleados más felices y productivos.

Para implementar el trabajo híbrido de manera efectiva, las oficinas necesitan la tecnología adecuada para coordinar a los empleados remotos y presenciales. Están surgiendo innovaciones en el lugar de trabajo para resolver los desafíos del trabajo híbrido y hacer que el uso del espacio de oficina sea más costo-eficiente.

Cómo el trabajo híbrido reduce los costos del espacio de trabajo

Definamos los costos relacionados con la operación de una oficina, tomando como ejemplo un espacio de oficina de 10.000 m² en Alemania.

Basándonos en la investigación de JLL, asumimos:

• Cada empleado necesita 8 m²
• Cada m² cuesta 25 €
• El ratio ideal de escritorios es 1 (cada persona que acude a la oficina tiene un escritorio)
• Se aplica un margen para los días pico, cuando más personas acuden a la oficina

Nota importante: En ciudades como Nueva York y San Francisco, estos precios por m² son 5 o 6 veces mayores, lo que significa que los ahorros serían aún más significativos.

Estos números se basan en la Calculadora de Oficina Híbrida de deskbird.

Costos de propiedad y arrendamiento

Los costos inmobiliarios incluyen arrendamiento, alquiler, costos de gestión y aparcamiento. Estos costos ascienden aproximadamente a 30 000 €:

• 24 000 € para costos de arrendamiento
• 6000 € para costos auxiliares

Históricamente, los costos auxiliares rondaban el 15 %, pero con el aumento de los precios de la energía, se ha producido:

• Un aumento del 50 % en la electricidad
• Un aumento del 150 % en el gas
• Un aumento general del 20% en los costos auxiliares (según la investigación de JLL)

Los costos auxiliares pueden desglosarse en 4 categorías con los siguientes ahorros potenciales:

Gestión energética y de instalaciones

Mantener una oficina implica costos energéticos como la climatización (HVAC) y la iluminación, que ascienden a unos 4.000 € al año. A medida que menos personas acuden a la oficina, se requiere menos espacio y energía. Estos costos pueden compensarse.

Las empresas también pueden optar por cerrar temporalmente áreas para ahorrar costos si tienen más información sobre la ocupación futura. Si una planta no está en uso, los gestores de instalaciones pueden cerrarla por ese día. Este enfoque, a veces llamado Espacios Dinámicos, te permite ajustar el consumo de energía a la demanda real en lugar de operar todo a plena capacidad sin importar la asistencia.

Utilizando software de gestión del espacio de trabajo, se recopilan datos para medir cuántos empleados acuden realmente a la oficina. Al evaluar , puedes determinar si ciertas áreas pueden ser reutilizadas o si las zonas de escritorios pueden convertirse en salas de reunión.

La limpieza inteligente es otra oportunidad. La tecnología para el espacio de trabajo puede asignar recursos de limpieza basándose en cuántas personas utilizan realmente la oficina, en lugar de limpiar cada espacio todos los días sin importar su uso.

Reducción del desperdicio por no-shows y reservas no utilizadas

Una de las mayores fuentes de desperdicio en el espacio de trabajo son los no-shows: escritorios y salas que se reservan pero nunca se utilizan. Esto crea un efecto dominó. Otros empleados no pueden usar el espacio. Los equipos de instalaciones preparan áreas que quedan vacías. Tus datos de utilización se vuelven poco fiables.

Las tácticas para reducir el desperdicio de reservas incluyen:

• Liberación automática de escritorios después de 15 minutos si no se realiza el check-in
• Envía recordatorios de check-in a través de la aplicación móvil o correo electrónico
• Rastrea las tasas de no-shows por equipo o departamento para identificar patrones
• Requieren confirmación el día anterior para las reservas de salas de reunión

Estos cambios mejoran la utilización de la oficina sin requerir modificaciones en el contrato de arrendamiento ni inversiones importantes. El espacio que ya tienes simplemente se utiliza de manera más eficiente.

Los sistemas de reserva de escritorios que aplican requisitos de check-in te proporcionan datos precisos sobre la asistencia real, no solo intenciones. Estos datos se convierten en la base para tomar decisiones más inteligentes sobre cuánto espacio realmente necesitas.

Subsidios de desplazamiento y costos pasados por alto

Algunas empresas optan por subsidiar los desplazamientos. Si los empleados trabajan de forma remota, este costo ya no se aplica. Si algunos empleados deciden ir a la oficina unas pocas veces por semana, las empresas tendrán menos costos que subsidiar.

También hay numerosos costos que pueden pasarse por alto al operar una oficina, tales como:

• Operaciones de cafetería y servicio de catering
• Papelería y suministros de oficina
• Licencias de TI para software local
• Gestión de aparcamiento
• Personal de recepción y atención al cliente

Cada uno de estos se ajusta a la asistencia a la oficina. Cuando menos personas acuden, o cuando la asistencia es más predecible, puedes dimensionar correctamente estos servicios en lugar de mantener la capacidad para días pico que rara vez ocurren.

Inversiones en tecnología que se amortizan

La tecnología para el espacio de trabajo se amortiza mediante la reducción de los costos inmobiliarios, una menor carga administrativa y una mejor toma de decisiones.

Plataformas de gestión del espacio de trabajo

Estas plataformas gestionan las reservas, el análisis y la coordinación en un solo lugar. Se integran con las herramientas que tu equipo ya utiliza, como Microsoft Teams o Slack, por lo que la adopción ocurre de forma natural en lugar de requerir un cambio de comportamiento.

Las funciones principales incluyen:

• Reserva de escritorios y salas con requisitos de check-in
• Visibilidad de la ocupación en tiempo real
• Analíticas de workplace que muestran las tendencias de utilización a lo largo del tiempo
• Integración con herramientas de calendario y comunicación

Los datos que generan estas plataformas es donde reside el valor real. En lugar de adivinar cuánto espacio necesitas, puedes ver exactamente qué áreas se utilizan, cuáles permanecen vacías y cómo varía la asistencia según el día de la semana.

Por qué las tasas de adopción son importantes para el ahorro de costos

Las herramientas solo ahorran dinero si las personas realmente las usan. Una baja adopción significa datos poco fiables, lo que implica que vuelves a adivinar las necesidades de espacio.

La conexión es directa: tasas de adopción superiores al 90% producen datos de utilización precisos, lo que permite tomar decisiones seguras sobre la huella de oficina. Las organizaciones que logran una alta adopción suelen ver un ahorro del 20-30% en los costos inmobiliarios porque reducen o ajustan su tamaño con confianza.

Una alta adopción depende de la facilidad de uso. Si reservar un puesto de trabajo lleva más de unos pocos segundos, la gente no lo hará. Si la aplicación móvil es torpe, la gente buscará alternativas. Las mejores plataformas de gestión del lugar de trabajo resultan intuitivas, no requieren formación y se integran en los flujos de trabajo existentes.

Beneficios más allá de los ahorros de costos

Un trabajo híbrido bien organizado ofrece beneficios más allá de la reducción directa de costos. Estos resultados adicionales representan un ROI real, incluso si son más difíciles de cuantificar en una hoja de cálculo.

El trabajo híbrido es flexible por naturaleza. Elegir dónde trabajar le da a cada individuo la autonomía para diseñar su jornada laboral de la manera que mejor le convenga. Ya sea trabajando desde su oficina en casa, desde un nuevo país o desde una oficina tradicional, el modelo híbrido ofrece a los empleados la opción.

Si bien una oficina flexible ahorra costos para las organizaciones, también ahorra costos para los empleados, siendo los costos de transporte los más relevantes. Con el aumento de los precios de la gasolina y los costos del transporte público acumulándose con el tiempo, evitar el desplazamiento a la oficina puede ahorrar una cantidad sustancial de dinero. Evitar un atasco o un tren retrasado reduce el estrés del trayecto diario.

Desde el punto de vista de la cultura laboral, los modelos híbridos son excelentes para garantizar el equilibrio entre vida laboral y personal. El tiempo adicional ahorrado en desplazamientos y la capacidad de trabajar desde cualquier lugar brindan a las personas la oportunidad de dedicar más tiempo a sus aficiones, hacer ejercicio, y cumplir con sus deberes familiares sin estrés adicional.

Dicho todo esto, es fácil entender por qué los modelos de trabajo híbrido conducen a una mayor satisfacción del empleado y a una reducción de la rotación. Tener equilibrio entre vida laboral y personal, flexibilidad y confianza hace que los empleados estén más contentos, más satisfechos con sus trabajos y menos propensos a irse.

Los modelos de trabajo híbrido también pueden fomentar una mayor productividad. Nuestra investigación demuestra que un trabajo híbrido bien coordinado mejora el enfoque, la flexibilidad y la experiencia del empleado.

Consejos para implementar la reducción de costos en el lugar de trabajo

Saber dónde reducir costos es solo la mitad del desafío. La implementación determina si los cambios perduran o crean fricción que socava los ahorros.

Comienza con datos, no con suposiciones

Antes de realizar cualquier cambio, mide tu estado actual. ¿Cuál es tu tasa de utilización real? ¿Qué días son los más concurridos? ¿Qué pisos o zonas permanecen vacíos con mayor frecuencia?

Esta línea de base tiene dos propósitos. Primero, te ayuda a identificar las mayores oportunidades. Segundo, te da un punto de partida defendible al comunicar los cambios a la dirección y a los empleados.

Muchas organizaciones descubren que sus suposiciones son incorrectas. La planta que todos creen que está "siempre llena" funciona al 60% de su capacidad. Las salas de reunión que parecen imposibles de reservar tienen tasas de no-show del 40%.

Comunica los cambios claramente

Las iniciativas de reducción de costos fallan cuando los empleados se sienten sorprendidos. Explica el "porqué" de los cambios antes de que ocurran. Comparte los datos que informaron tus decisiones.

Enmarca los cambios en términos de resultados que importan a los empleados, no solo en cifras presupuestarias. "Nos estamos consolidando en 2 plantas para que los equipos puedan trabajar más cerca" suena mejor que "estamos reduciendo los costos inmobiliarios en un 30%".

Obtén la opinión de los empleados

Las personas que usan tu oficina a diario saben cosas que no aparecen en los informes de utilización. Saben qué espacios funcionan bien para la colaboración, qué áreas se sienten estrechas y qué haría que sus días en la oficina fueran más productivos.

Las encuestas y los canales de retroalimentación te ayudan a evitar cambios que se ven bien en el papel pero crean problemas reales. También generan adhesión. Las personas apoyan los cambios que ayudaron a moldear.

Cómo deskbird ayuda a reducir los costos del espacio de trabajo

deskbird proporciona a los líderes del espacio de trabajo la visibilidad y las herramientas para reducir costos con confianza. La plataforma combina workplace analytics con una reserva intuitiva, para que obtengas datos precisos sin forzar un cambio de comportamiento.

Workplace Analytics te muestra exactamente cómo se utiliza tu espacio: qué escritorios están vacíos, qué salas de reunión tienen altas tasas de no-show y cómo varía la asistencia por día y equipo. Estos datos te permiten tomar decisiones sobre la huella de la oficina basándose en hechos, no en suposiciones.

La reserva de escritorios con requisitos de check-in elimina el problema de los no-shows. La liberación automática (auto-release) libera los escritorios que no se están utilizando, para que tus datos de utilización reflejen la realidad. El resultado es una utilización del espacio más eficiente sin añadir carga administrativa.

La plataforma se integra con Microsoft 365, Slack y otras herramientas que tu equipo ya utiliza. El aprovisionamiento SSO y SCIM significa cero mantenimiento para TI. Esta combinación de capacidades de nivel empresarial con una UX de nivel de consumidor es la razón por la que deskbird logra una adopción superior al 90% en más de 500 empresas.

ILF Consulting Engineers Austria, una consultora de ingeniería con más de 800 empleados en seis ubicaciones, se enfrentó a un desafío común en las organizaciones híbridas en crecimiento: espacio de oficina limitado, aumento de personal y disputas constantes entre los jefes de departamento por la asignación de escritorios. Después de implementar deskbird, la empresa utilizó datos detallados de uso para descubrir que en realidad tenían suficiente espacio para un crecimiento continuo sin expandir su huella. La dirección ya no necesita actuar como árbitro en la asignación de espacio porque el sistema gestiona la distribución de escritorios de forma transparente y basada en datos.

Ya no hay más discusiones y, a través de todos los análisis, también nos hemos dado cuenta de que realmente tenemos suficiente espacio. De hecho, podríamos seguir creciendo, y los escritorios probablemente no escasearían. Pero solo pudimos hacer esa afirmación después de usar deskbird para revisar de cerca la ocupación de los escritorios y evaluar todo en detalle.

Josef P. Mayr, Director General, ILF Consulting Engineers Austria