El mejor software de gestión de visitantes 2026: 9 herramientas comparadas

TL;DR

El mejor software de gestión de visitantes deja a los invitados registrados antes de que lleguen, les permite hacer el check-in sin colas y avisa al anfitrión al momento. Los controles de seguridad y el precio deciden el resto, y ambos dependen del plan que elijas. Nuestra preselección para 2026:

• deskbird. Ideal para equipos híbridos que quieren visitantes, puestos y salas de reuniones en una sola plataforma, con notificaciones al anfitrión por correo electrónico y en Microsoft Teams. La gestión de visitantes es el add-on Visitors Plus para un plan de deskbird, con licencia por oficina.
• Envoy. Un plan gratuito para una oficina pequeña, y escaneo de documentos de identidad y control de accesos en el plan Enterprise.
• Sign In App. Un precio público por sede, quioscos en iPad o Android y seis regiones de datos a elegir. SwipedOn y The Receptionist pertenecen ahora al mismo grupo.
• Lobbytrack. Un plan gratuito para hasta 100 visitantes al mes y, en su plan superior, comprobación de listas de vigilancia con bases de datos de antecedentes penales.

¿Qué es un software de gestión de visitantes?

Un software de gestión de visitantes sustituye el libro de registro en papel por el registro previo, el check-in autónomo y una notificación al anfitrión. Hemos comparado 9 herramientas a partir de las páginas de producto, las páginas de precios y los centros de ayuda de cada proveedor, revisados el 11 de noviembre de 2026. deskbird es nuestro producto. Lo ponemos en primer lugar y señalamos sus límites con la misma claridad que los de los demás, también cuando una herramienta de visitantes independiente es mejor compra.

¿Cómo elegir un software de gestión de visitantes?

Elige la herramienta que se ajuste al nivel de seguridad que necesita tu recepción y comprueba después que el plan que puedes pagar lo incluye de verdad. Varios proveedores reservan el escaneo de documentos de identidad, las listas de vigilancia o el control de accesos para un plan superior.

• Registro previo. Los anfitriones deberían enviar las invitaciones desde el mismo sitio donde planifican la reunión, como Outlook o Google Calendar, para que la visita quede preparada antes de que nadie llegue a recepción.
• Check-in autónomo. Un quiosco en una tablet o un código QR ayuda a mantener las colas cortas. Comprueba en qué tablets funciona el quiosco y si cada quiosco tiene un coste adicional.
• Notificaciones al anfitrión donde trabaja tu equipo. Comprueba por qué canales llegan al anfitrión: correo electrónico, Microsoft Teams, Slack o SMS.
• Acreditaciones y lista de evacuación. En una emergencia necesitas saber quién está en el edificio. Busca una lista de personas presentes que se pueda exportar o una función de pase de lista.
• Documentos. Los NDA y las instrucciones de seguridad que se firman antes o durante el check-in, y se guardan con la visita, ahorran mucho papel en recepción.
• Controles de seguridad. El escaneo de documentos de identidad, las listas de vigilancia y el control de accesos importan sobre todo en sedes reguladas o de alta seguridad. Decide si tu sede los necesita antes de comparar planes.
• Protección de datos. Pregunta dónde se alojan los datos de los visitantes y cuánto tiempo se conservan, y si puedes mostrar a los visitantes tu propio aviso de privacidad.
• Modelo de precios. La mayoría de las herramientas de visitantes de esta lista cobran por ubicación o por sede. Algunas plataformas de gestión del espacio de trabajo, entre ellas deskbird, venden la gestión de visitantes como add-on de la reserva de puestos y salas.

Si además compartes puestos o reservas salas de reuniones, nuestra comparativa del mejor software de reserva de puestos y nuestra comparativa de software de reserva de salas de reuniones abordan esos otros aspectos de la oficina.

9 sistemas de gestión de visitantes comparados

La tabla compara lo que cada uno de los 9 proveedores publica en sus propias páginas. Los detalles de cada herramienta están más abajo.

Cómo los elegimos: partimos de las 7 herramientas que los asistentes de IA nombraron con más frecuencia cuando preguntamos por el mejor software de gestión de visitantes para la recepción de una oficina, en 16 respuestas de nuestro propio seguimiento en octubre de 2026. Tres de ellas, SwipedOn, The Receptionist y Sign In App, pertenecen ahora a una misma empresa y comparten una entrada. Añadimos Robin y Kisi, que los asistentes también nombraron, porque muestran otras dos formas de comprar gestión de visitantes: dentro de una plataforma de puestos y salas, y dentro de un sistema de control de acceso a puertas. Lobbytrack completa la lista porque aparece en el top 10 de Google para búsquedas sobre gestión de visitantes en noviembre de 2026.

¿Quieres ver visitantes, puestos y salas de reuniones en una sola plataforma? Reserva una demo de deskbird o sigue leyendo para ver cada herramienta en detalle.

1. deskbird

Ideal para: empresas híbridas que reservan puestos y salas de reuniones en una sola plataforma y quieren gestionar a los visitantes en el mismo sitio, con notificaciones al anfitrión por correo electrónico y en Microsoft Teams.

Con la gestión de visitantes de deskbird, una visita empieza donde empieza la reunión. Tu equipo invita a los visitantes desde la app web, desde el complemento de Outlook o al hacer una reserva puntual de una sala de reuniones en la app web, y el anfitrión recibe un correo electrónico, además de un aviso en Microsoft Teams si usa deskbird en Teams, en el momento en que el invitado hace el check-in.

• Registro previo: invita a un visitante o importa hasta 500 desde un archivo CSV. Los invitados con dirección de correo electrónico reciben una invitación con un portal de visitante personal con indicaciones para llegar, instrucciones y documentos, sin necesidad de crear una cuenta.
• Check-in autónomo: el quiosco de visitantes funciona en una tablet Android, un iPad o en Chrome. Los invitados introducen el código de su invitación, y los visitantes sin cita se registran en el momento.
• Documentos y acreditaciones: los NDA y las instrucciones de seguridad se firman en el portal antes de llegar o en el quiosco, y se guardan con la visita. Recepción imprime las acreditaciones desde el navegador en una impresora conectada al ordenador de recepción.
• Lista de evacuación: la lista «Onsite now» muestra quién está en el edificio y se puede exportar para hacer un recuento. Las visitas se exportan a Excel para auditorías.
• Datos de visitantes: cuatro campos por visitante. Tú decides por oficina si los datos se conservan sin límite o se anonimizan tras 30, 90 o 180 días.
• A tener en cuenta: no escaneamos documentos de identidad, no hacemos fotos a los visitantes ni comprobamos listas de vigilancia. Los invitados hacen el check-in con un código, no con un código QR. Las invitaciones se envían desde la app web o desde Outlook, pero no desde Google Calendar, y las notificaciones al anfitrión llegan por correo electrónico y Microsoft Teams, no por Slack ni SMS.
• Límites de configuración: no hay campos personalizados para visitantes, un único diseño de acreditación se aplica a toda la empresa y las reservas periódicas de salas todavía no pueden incluir una visita.
• Integraciones: tu equipo de TI puede llevar los registros de visitas a sistemas de control de accesos o de seguridad a través de nuestra Public API en los planes Professional y Enterprise. Los endpoints de visitantes son de solo lectura.

Precios: la gestión de visitantes es el add-on Visitors Plus para un plan de deskbird, con licencia por oficina y precio bajo petición. El plan Business cuesta 2,75 € por usuario activo al mes con facturación anual, o 3,50 € con facturación mensual, e incluye la reserva de puestos, salas y aparcamiento, a partir de 25 usuarios. Consulta los planes y precios de deskbird o mira la gestión de visitantes en una demo.

2. Envoy

Ideal para: empresas que quieren crecer con un solo proveedor, desde un plan gratuito para una oficina pequeña hasta el escaneo de documentos de identidad y el control de accesos en el plan Enterprise.

• Los empleados registran a sus invitados y los visitantes reciben correos de invitación en todos los planes. El registro de visitantes desde un calendario web, la impresión de acreditaciones, la firma de NDA, las fotos de visitantes, los avisos por SMS y el registro con QR empiezan en Premium.
• El plan Enterprise añade el escaneo de documentos de identidad con 500 escaneos al año incluidos, una lista de bloqueo interna y listas de personas y entidades sujetas a restricciones de terceros, e integraciones de control de accesos como Brivo, Kisi y LenelS2.
• Envoy también vende la reserva de puestos, salas y aparcamiento como producto aparte, a 5 $ por recurso reservable al mes con facturación anual, más una cuota de plataforma.
• A tener en cuenta: el quiosco de visitantes solo funciona en iPad. El alojamiento en la UE, en Fráncfort, es para cuentas específicas de la UE que se tramitan a través de un gestor de cuentas. Nuestra comparativa deskbird vs Envoy cubre la parte de la plataforma.

Precios: Basic es gratis para 1 sede, hasta 50 empleados y 100 registros al mes. Premium cuesta 362 $ por sede al mes con facturación anual, y Enterprise tiene precio bajo petición (página de precios de Envoy, 11 de noviembre de 2026).

3. Eptura Visitor (antes Proxyclick)

Ideal para: grandes empresas con varias sedes cuyo equipo de seguridad quiere control de accesos y comprobación de listas de vigilancia, sobre todo si ya usan Eptura Engage (antes Condeco) para puestos y salas.

• Los dos niveles, Advanced y Power, incluyen registro previo, un complemento de Outlook, un quiosco en iPad, impresión de acreditaciones en impresoras AirPrint, firma electrónica de NDA, captura de fotos y un libro de registro digital con listas de emergencia y pase de lista.
• Los anfitriones reciben avisos por correo electrónico, SMS, Microsoft Teams o Slack.
• El nivel Power añade control de accesos (AMAG, Brivo, Gallagher, Genetec, Lenel, Paxton y otros), listas de vigilancia propias y de terceros, credenciales de wifi para invitados, acceso con código QR o tarjeta de acceso y reconocimiento facial.
• A tener en cuenta: no hay precio público, y la integración de control de accesos necesita un cliente de Windows que esté siempre activo. Proxyclick pasó a llamarse Eptura Visitor en 2025.

Precios: no públicos. Eptura vende una suscripción anual con precio según el número de sedes y una permanencia mínima de un año (página de precios de Eptura, 11 de noviembre de 2026).

4. Sign In App (ahora con SwipedOn y The Receptionist)

Ideal para: organizaciones pequeñas y con varias sedes que quieren un precio público por sede, quioscos en iPad o Android y poder elegir la región de los datos.

• SwipedOn (desde abril de 2024) y The Receptionist (desde enero de 2026) pertenecen al mismo grupo. Sus webs ya remiten a los compradores a los planes de Sign In App.
• Los visitantes se registran en un quiosco iPad o Android, o sin contacto escaneando un código QR con su propio móvil. Todos los planes incluyen empleados, registros e iPads ilimitados.
• Los anfitriones reciben avisos por correo electrónico, Slack, Microsoft Teams, notificación push o SMS. Las acreditaciones se imprimen en impresoras Brother QL, y la lista de evacuación con pase de lista está en el plan Core.
• Los datos se quedan en la región que elijas entre seis, entre ellas Alemania y el Reino Unido. La reserva de puestos y salas (Spaces) está incluida desde Enhanced, para hasta 50 puestos en Enhanced y 500 en Pro. Entre las integraciones están Outlook y Google Calendar, además del control de accesos de SALTO, Gallagher, Avigilon y Genetec.
• A tener en cuenta: el escaneo de documentos de identidad empieza en Enhanced, el inicio de sesión único y SCIM en Pro, y por debajo de Pro los SMS se cobran por mensaje. Cada sede necesita su propia suscripción.

Precios: por sede y año: Core 485 €, Enhanced 970 € y Pro 1.450 €. Executive tiene precio bajo petición, y la prueba gratuita de 15 días no pide tarjeta (página de precios de Sign In App, 11 de noviembre de 2026).

5. Greetly

Ideal para: oficinas más pequeñas que quieren notificaciones al anfitrión por muchos canales y un precio público, sin comprar una plataforma de gestión del espacio de trabajo.

• Los anfitriones envían invitaciones con su propia marca desde Outlook o Google Calendar, y los invitados reciben un código QR personal para el check-in. El centro de ayuda de Greetly marca la configuración del calendario como Beta. El quiosco funciona en un iPad o en una tablet Android.
• Todos los planes avisan al anfitrión por correo electrónico, SMS, Slack, Google Chat o Microsoft Teams, e incluyen firma electrónica de NDA, fotos de visitantes, una lista de vigilancia interna y apoyo en evacuaciones.
• Puedes elegir alojamiento en la UE o en Norteamérica. Greetly forma parte de OfficeSpace, que vende una plataforma de gestión del espacio de trabajo.
• A tener en cuenta: la impresión de acreditaciones y el escaneo de documentos de identidad requieren el plan Pro, el escaneo solo admite permisos de conducir de EE. UU. y las listas de vigilancia son solo listas internas. Greetly no tiene integración nativa de control de accesos.

Precios: Essential cuesta 99 $ al mes y Pro 159 $ al mes, ambos con facturación anual. El precio depende de tus sedes, entradas y tipos de visitante, y hay una prueba gratuita (web de Greetly, 11 de noviembre de 2026).

6. Archie

Ideal para: equipos que quieren visitantes, puestos y salas de un mismo proveedor, pero prefieren comprar cada producto por separado, con precio por sede.

• El plan Starter incluye registro previo, una app de quiosco para tablets iOS y Android, check-in con QR o por correo electrónico, impresión de acreditaciones en impresoras Brother QL, firmas electrónicas y un registro de visitantes en tiempo real.
• Las notificaciones al anfitrión están en Starter. Pro añade fotos de visitantes, avisos por SMS, integración con Slack y Microsoft Teams, pase de lista en evacuaciones, inicio de sesión único y SCIM.
• En el plan Enterprise, Archie menciona integraciones de acceso a puertas con Kisi, Brivo y UniFi, e integraciones de wifi para invitados.
• A tener en cuenta: la lista de bloqueo y la residencia de datos personalizada son solo de Enterprise, así que la residencia de datos en la UE requiere un acuerdo a medida.

Precios: Starter cuesta 109 $ y Pro 185 $ por sede al mes, con facturación anual según las preguntas frecuentes de Archie, y Enterprise tiene precio bajo petición. Tras una demo hay una prueba de 14 días (página de precios de Archie, 11 de noviembre de 2026).

7. Lobbytrack

Ideal para: instalaciones con requisitos de seguridad estrictos, como organismos públicos, centros sanitarios y colegios, que necesitan comprobar listas de vigilancia con bases de datos de antecedentes penales.

• Todos los planes, incluido el gratuito, tienen registro con QR sin contacto, fotos de visitantes e impresión de acreditaciones en impresoras Brother o Zebra.
• Los NDA y el escaneo del permiso de conducir empiezan en Professional.
• Ultimate añade la comprobación de listas de vigilancia con una lista interna y bases de datos externas de antecedentes penales, avisos por SMS, Slack y Teams, gestión de evacuaciones y control de accesos con Lenel S2, Openpath y Brivo.
• A tener en cuenta: la mayoría de las funciones de seguridad e integración están en Ultimate, que no tiene precio público. Lobbytrack dice que la certificación ISO 27001 está en curso.

Precios: Starter es gratis hasta 100 visitantes al mes. Basic cuesta 50 $ y Professional 100 $ por sede al mes, sin permanencia, y Ultimate tiene precio bajo petición (página de precios de Lobbytrack, 11 de noviembre de 2026).

8. Robin

Ideal para: empresas de 500 empleados o más que quieren la gestión de visitantes como un módulo más de una plataforma completa de puestos, salas y aparcamiento.

• Los anfitriones registran previamente a sus invitados en el panel web o en la app móvil, los administradores pueden importar un archivo CSV y el complemento de Outlook crea una visita por cada asistente que se seleccione. Los invitados reciben una invitación por correo electrónico y un recordatorio 4 horas antes.
• Los visitantes sin cita se registran en una pantalla de llegada en un iPad, y los invitados pueden hacer el check-in desde el móvil con el enlace del correo. Los anfitriones reciben avisos por correo electrónico, Slack o Microsoft Teams.
• Las acreditaciones se imprimen en impresoras Brother y pueden llevar una foto del invitado tomada en la pantalla. Los invitados aceptan NDA o exenciones de responsabilidad en la pantalla o desde la invitación.
• A tener en cuenta: las pantallas de llegada solo funcionan en iPad, y las integraciones de control de accesos se configuran caso por caso con coste adicional. En qué se diferencian deskbird y Robin lo explicamos en nuestra comparativa.

Precios: no públicos. La gestión de visitantes forma parte de la plataforma de Robin, con precio tras una demo y solo con facturación anual (página de precios de Robin, 11 de noviembre de 2026).

9. Kisi

Ideal para: oficinas que usan el control de accesos de Kisi, o quieren usarlo, para que el enlace de invitación o el código QR de un visitante también abra la puerta.

• Todos los planes envían a los visitantes enlaces de acceso o códigos QR por correo electrónico, y enlaces por SMS a números de EE. UU. Basic permite hasta 5 enlaces por correo electrónico, Plus hasta 500 y Pro hasta 2.000. Desde Plus, los anfitriones envían invitaciones por correo electrónico con acceso integrado.
• El check-in autónomo con QR en el móvil del visitante funciona en todos los planes. El quiosco en tablet, la impresión de acreditaciones y las notificaciones al anfitrión empiezan en Plus. Los NDA y las firmas obligatorias en el check-in son solo de Pro.
• Kisi menciona integraciones con Envoy, Robin, Archie y Skedda, así que también puede abrir puertas a visitantes registrados en otra herramienta.
• A tener en cuenta: Kisi es ante todo control de accesos y no tiene reserva de puestos ni de salas propia. El acceso de visitantes a través de las puertas requiere el Controller Pro 2 de Kisi, abrir puertas con código QR requiere un Terminal Pro, y los enlaces por SMS solo funcionan con números de EE. UU.

Precios: Basic es gratis. Plus y Pro tienen precio por sede en la página de precios de Kisi, que alterna entre facturación mensual y anual, y el hardware de Kisi se paga aparte (página de precios de Kisi, 11 de noviembre de 2026).

¿Qué software de gestión de visitantes encaja con tu equipo?

Dos preguntas lo deciden: cuánta seguridad necesita tu sede y si los visitantes deben estar en la misma herramienta que los puestos y las salas de reuniones. Elige una herramienta de visitantes independiente cuando la recepción es lo único que necesitas, el plan que incluya los controles de identidad o de listas de vigilancia que necesita tu sede, y una plataforma de gestión del espacio de trabajo como deskbird cuando los visitantes, los puestos y las salas de reuniones van juntos.

• Oficina pequeña, presupuesto ajustado: Lobbytrack es gratis hasta 100 visitantes al mes, y Greetly empieza en 99 $ al mes con facturación anual.
• Seguridad estricta con controles de identidad y listas de vigilancia: Envoy Enterprise, Eptura Visitor Power o Lobbytrack Ultimate para las listas de vigilancia, o Sign In App desde Enhanced para el escaneo de documentos de identidad.
• Muchas sedes con precio público por sede: Sign In App, con los datos en la región que elijas.
• Datos alojados en Alemania: Sign In App, donde Alemania es una de las seis regiones de datos que puedes elegir.
• Solo gestión de visitantes, sin reserva de puestos ni salas: elige una herramienta de visitantes independiente de esta lista.
• Visitantes, puestos y salas de reuniones en una sola plataforma, con notificaciones al anfitrión por correo electrónico y en Teams: deskbird.

¿Por qué los equipos híbridos gestionan sus visitas con deskbird?

Con el add-on Visitors Plus, las visitas están junto a la reserva de puestos, salas y aparcamiento en la app que tu equipo ya usa. Un invitado, una sala de reuniones y un puesto se planifican en un solo lugar.

• Añade una visita al hacer una reserva puntual de una sala de reuniones en la app web, y el invitado recibe la invitación con tus instrucciones y documentos.
• Los anfitriones se enteran de las llegadas por correo electrónico, y en Microsoft Teams si usan deskbird allí, y pueden responder que ya van de camino para que recepción lo sepa.
• Un único portal de administración cubre todas las oficinas, y tú decides por oficina en qué sedes funciona la gestión de visitantes.
• ISO 27001, SOC 2 y RGPD, con un plazo de conservación de los datos de visitantes que defines por oficina.

El módulo de gestión de visitantes nos ha permitido tener un mayor control del acceso a nuestras oficinas [...]. Totalmente integrado con nuestras plataformas de colaboración de Office 365, garantiza notificaciones a tiempo y un flujo de trabajo fluido y conectado.

Tatiana Gómez Alvira, CIO Office Manager, Europastry

Más de 250.000 usuarios en más de 10.000 equipos de trabajo de más de 80 países usan deskbird, con más del 90 % de adopción diaria. Para ver los visitantes, los puestos y las salas juntos en tus propias oficinas, reserva una demo de deskbird.

Descargo de responsabilidad

El software que aparece en este artículo, así como sus precios y funciones, se basa en información pública a 11 de noviembre de 2026 y puede cambiar. Hemos comparado las páginas publicadas por cada proveedor y no hemos probado estos productos nosotros mismos. Si hemos cometido algún error, ponte en contacto con nosotros.