5 alternatives à la réservation de bureaux dans Excel

Introduction

La gestion des bureaux avec Excel peut fonctionner pour une petite équipe, mais dès que vous passez à l'échelle supérieure, cela devient un casse-tête quotidien : lent, sujet aux erreurs et déconnecté de la façon dont les gens travaillent réellement aujourd'hui. Les outils modernes de réservation de bureaux automatisent tout ce qu'Excel ne peut pas faire : disponibilité en direct, accès utilisateur, analyses et intégrations.
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Dans ce guide, nous vous présenterons des logiciels de réservation de bureaux flexibles pour remplacer vos feuilles de calcul Excel : les fonctionnalités à rechercher, les meilleures alternatives disponibles et comment les mettre en œuvre dans votre organisation.

Pourquoi il est peut-être temps de remplacer Excel pour les réservations de bureau

Excel - ou tout autre type de produit basé sur une feuille de calcul - peut sembler une solution facile pour les réservations de bureaux, mais il se transforme rapidement en un gouffre de temps à mesure que votre équipe s'agrandit. Les administrateurs passent des heures à mettre à jour manuellement les feuilles, à relancer les confirmations et à nettoyer les entrées en double ou manquantes. Sans automatisation, les absences bloquent des postes précieux qui restent inutilisés, tandis que d'autres ont du mal à trouver une place, ce qui gaspille à la fois du temps et de l'espace.

Au-delà du chaos quotidien, Excel ne vous donne aucune indication sur la façon dont votre bureau est réellement utilisé. Vous ne pouvez pas suivre les schémas de présence, l'utilisation de l'espace ou les tendances d'occupation, ce qui signifie que chaque décision concernant votre lieu de travail est basée sur des hypothèses. Le résultat est une perte de productivité, une allocation inefficace de l'espace et une frustration croissante des employés. 

Remplacer les feuilles de calcul par une plateforme moderne de réservation de bureaux n'est pas seulement une question de commodité, il s'agit de débloquer un retour sur investissement à long terme grâce à l'automatisation, à une planification plus intelligente de l'espace et à une meilleure expérience globale pour vos employés.

Pourquoi passer à un système de réservation de bureau dédié ?

Les lieux de travail modernes ont besoin de plus que de grilles statiques et de mises à jour manuelles. Excel peut capturer qui prévoit de venir, mais il ne peut pas suivre le rythme de la nature changeante du travail hybride. Une plateforme de réservation de bureaux dédiée offre aux équipes flexibilité, visibilité et contrôle en permettant aux réservations de se mettre à jour instantanément, en empêchant les doubles réservations et en affichant la disponibilité des postes en temps réel.

Au-delà de l'automatisation, ces plateformes ont également la capacité de fournir les informations et la structure qui font défaut aux feuilles de calcul. L'analyse du lieu de travail révèle les zones les plus utilisées, les jours les plus chargés et les endroits où l'espace est gaspillé, ce qui vous aide à dimensionner correctement votre bureau et à améliorer l'expérience des employés. Les intégrations avec des outils tels que Outlook, MS Teams ou Slack maintiennent tout connecté, tandis que l'accès mobile facilite la réservation. 

En bref, ce n'est pas seulement un remplacement pour Excel, c'est une mise à niveau vers une façon plus intelligente et axée sur les données de gérer votre bureau.

Que rechercher dans un logiciel de réservation de bureaux ?

La bonne plateforme de réservation de bureaux doit permettre aux employés de réserver facilement un espace de travail tout en vous donnant une visibilité totale sur l'utilisation des postes, des salles de réunion et des zones de bureau. En d'autres termes, elle doit s'adapter à la fois au flux de travail quotidien de votre équipe et à votre stratégie d'espace à long terme.

Quels sont donc les critères à prendre en compte dans un système de réservation de bureau ? 

• Analyses détaillées. Visez à avoir des tableaux de bord robustes qui montrent les taux d'occupation, les tendances de réservation et les jours de pointe au bureau afin de pouvoir optimiser l'aménagement et réduire l'espace sous-utilisé.
• Évolutivité. À mesure que votre entreprise se développe, la plateforme doit pouvoir gérer davantage d'utilisateurs et de sites tout en offrant une intégration et une assistance technique fiables.
• Interface utilisateur intuitive. Choisissez une plateforme simple à naviguer, avec une mise en page claire et des visuels clairs qui rendent la réservation et la gestion des espaces faciles pour tous. Vous voulez réduire autant que possible la friction de l'utilisateur lors de l'introduction d'un nouvel outil.
• Intégrations. Le meilleur logiciel connecte l'écosystème de votre bureau. Se connecter facilement à Outlook, Google Agenda, MS Teams ou Slack pour aligner les réservations de postes avec les horaires de réunion est essentiel pour éviter toute forme de chaos en matière de réservation.
• Disponibilité en temps réel. Les employés devraient voir instantanément quels postes sont libres, réservés ou occupés, ce qui réduit la confusion et évite les doubles réservations.
• Règles et autorisations flexibles. Une plateforme flexible s'adapte mieux à vos habitudes de travail. Recherchez la possibilité de définir des politiques de réservation, des zones d'équipe ou un accès prioritaire afin d'aligner l'utilisation des postes sur les politiques de travail hybride.

Téléchargez ce catalogue des exigences du logiciel de partage de bureaux pour en savoir plus.

"deskbird est vraiment très convivial et intuitif, ce qui permet à notre équipe de réserver des postes et des salles de réunion de manière efficace. La fonction de disponibilité en temps réel nous permet de toujours disposer des informations les plus récentes, ce qui réduit les risques de double réservationdeskbird
Un avis sur deskbird paru sur G2

Le meilleur logiciel de réservation de bureau (et non, ce n'est pas une feuille de calcul)

1. deskbird 

Par rapport aux feuilles de calcul, deskbird offre une solution complète et automatisée conçue pour les réalités du travail hybride. Au lieu de suivre manuellement l'utilisation des postes et de mettre à jour des grilles statiques, deskbird fournit une interface intuitive qui se synchronise avec vos outils de calendrier et se met à jour en temps réel. Il combine des analyses intelligentes du lieu de travail, l'application de politiques hybrides et des intégrations profondes avec des systèmes tels que MS Teams et Outlook, donnant aux entreprises une visibilité et un contrôle que les feuilles de calcul ne peuvent tout simplement pas fournir.

Le principal avantage de deskbirdest de transformer les données des bureaux en informations claires qui permettent d'optimiser les aménagements, de réduire les espaces inutilisés et d'améliorer les plannings. La plateforme a été conçue pour gérer ces complexités, en aidant les équipes à coordonner leur présence, à rester en conformité avec les politiques de l'entreprise et à réduire les espaces inutilisés, offrant ainsi aux employés et aux visiteurs une expérience de travail plus efficace que n'importe quelle feuille de calcul.

Tarifs de deskbird

deskbird propose une tarification transparente afin que les équipes ne paient que pour les fonctionnalités nécessaires et adaptées à leur stade de croissance. Les plans payants commencent à 2,50 €/utilisateur/mois et peuvent être complétés par des compléments pour les réservations de salles, les visiteurs et la gestion des utilisateurs.

2. Skedda

Skedda est une plateforme de planification conçue principalement pour les réservations de lieux, y compris les espaces de coworking ou les installations sportives. Ses points forts résident dans la réservation de salles et de postes en libre-service, les calendriers intégrables et les flux de travail de planification accessibles au public. Pour les organisations qui gèrent l'accès externe ou les réservations d'espaces simples, il offre une expérience allégée.

3. Envoy

Envoy est principalement connu pour sa gestion des visiteurs et ses outils de réception, offrant des fonctionnalités telles que l'impression de badges, les listes de surveillance, les alertes d'urgence et la réservation de postes et de salles de base. Il est performant dans la gestion de l'accès externe et l'amélioration de la fluidité et de la sécurité des bureaux grâce aux enregistrements et aux analyses. Cependant, en ce qui concerne la coordination du travail hybride, certains peuvent estimer qu'il manque des fonctionnalités plus avancées telles que des politiques hybrides configurables, des contrôles de confidentialité des données plus approfondis qui répondent aux normes de l'UE, et la flexibilité nécessaire pour s'adapter aux différentes structures d'équipe ou aux besoins régionaux.

4. Robin

Robin est un outil de gestion de l'espace de travail qui offre la réservation de postes et de salles, le suivi des visiteurs et l'analyse de base de l'espace, ainsi que des options telles que l'affichage numérique et l'orientation. Il est principalement conçu pour aider les entreprises à surveiller l'utilisation de leurs bureaux et à rationaliser la planification. Bien que Robin fournisse des informations et des intégrations utiles pour les employés et les visiteurs, il se concentre davantage sur le suivi de l'espace que sur la prise en charge d'une coordination plus large du travail hybride ou d'une gestion flexible des politiques.

5. Kadence

Kadence se concentre sur l'automatisation de la coordination du travail hybride avec des outils qui aident les équipes à gérer plus efficacement la présence et l'espace. Il comprend des enregistrements intelligents, des plans d'étage visuels et un “Kadence Agent” basé sur l'IA qui aide à la réservation et à la planification. Les utilisateurs peuvent configurer des “quartiers” au bureau pour organiser les équipes et afficher les mises à jour en direct des personnes travaillant sur place.

Retour sur investissement lié au passage à un système de réservation de bureaux

Lorsque les équipes passent d'Excel à une plateforme de flex office dédiée comme deskbird, elles gagnent en efficacité, en clarté et en visibilité en temps réel, ce que les feuilles de calcul ne peuvent pas égaler. Une feuille de calcul peut vous aider à répertorier qui s'assoit où, mais elle ne peut pas s'adapter aux environnements de travail hybrides et dynamiques où les horaires des personnes changent quotidiennement. 

Passer à un outil de réservation de bureaux dédié n'est pas seulement une question de commodité ; c'est une mise à niveau stratégique. Grâce aux données en temps réel, vous voyez enfin comment votre bureau est utilisé : quels jours sont les plus chargés, quelles zones sont vides et comment les tendances de fréquentation évoluent au fil du temps. Cette visibilité transforme les hypothèses en décisions intelligentes et éclairées.

Les résultats typiques du retour sur investissement avec deskbird comprennent :

• Jusqu'à 30 % de réduction des coûts d'espace de bureau en identifiant et en réaffectant les bureaux ou les zones sous-utilisés
• Jusqu'à 20 % d'augmentation de la disponibilité des salles de réunion grâce à l'automatisation des réservations et à la réduction des absences
• Satisfaction accrue des employés et présence au bureau - jusqu'à 40 % - lorsque les équipes gagnent en flexibilité et en visibilité sur la façon dont elles travaillent sur site

Comment migrer des feuilles de calcul vers deskbird

Commencez par comprendre comment votre équipe utilise réellement le bureau et préparez-la à un changement de processus. Un logiciel de partage de bureau qui fonctionne bien nécessite une planification minutieuse et la prise en compte de la logistique et des facteurs humains. 

Voici les étapes clés pour assurer une transition en douceur et une mise en œuvre efficace.

1. Menez un audit sur le système actuel et définissez les exigences : examinez la configuration de votre bureau avant de vous lancer. Combien de personnes peut-il accueillir ? Déterminez également le fonctionnement de votre processus actuel de réservation de postes... ou son absence. Identifiez les points faibles tels que les doubles réservations, le manque de visibilité ou la faible adoption. Définissez ensuite vos besoins essentiels : avez-vous besoin d'une visualisation du plan d'étage, de fonctions d'enregistrement, d'intégrations avec Outlook ou Teams ? Cette étape jette les bases du choix du bon outil. 
2. Obtenez l'adhésion de l'équipe. Iimpliquez rapidement les principales parties prenantes : l'informatique, les RH, les responsables de bureau et les chefs d'équipe. Définissez des règles et des attentes claires par le biais d'une politique qui couvre les protocoles de réservation et souligne l'importance de ranger les espaces de travail. 
3. Tester : lancez un petit projet pilote avec un service ou un site pour voir comment l'outil fonctionne dans le monde réel. Leurs commentaires permettront d'affiner le déploiement de l'outil et d'en stimuler l'adoption ultérieurement.
4. Lancement et formation : une fois la configuration finalisée, déployez-la à l'échelle de l'entreprise avec des documents d'accueil clairs. Proposez des guides de démarrage rapide, de courtes sessions de formation et des canaux d'assistance pour que tout le monde soit opérationnel. Plus le lancement se fera en douceur, plus les résultats seront rapides.‍
5. Contrôler et optimiser : utilisez les outils d'analyse intégrés pour suivre l'utilisation, identifier les absences et comprendre l'utilisation de l'espace. Ajustez les politiques, les autorisations ou les aménagements si nécessaire. Un bon outil de réservation de bureaux n'est pas un outil prêt à l'emploi, c'est un atout permanent pour améliorer le fonctionnement de votre lieu de travail.

L'avenir de la réservation de bureaux se fait sans feuilles Excel

Les feuilles de calcul ne sont pas évolutives. Si vous devez faire face à des doubles réservations, des absences ou deviner qui est au bureau, il est temps de changer. Le travail hybride est là pour rester, et le gérer avec des outils manuels crée des frictions pour tout le monde, des employés aux chefs de bureau.

L'avenir de la réservation de bureaux est intelligent, automatisé et centré sur les données en temps réel. Des outils comme deskbird vous aident à optimiser l'espace, à appliquer les politiques et à offrir aux équipes une expérience de réservation fluide. Que vous soyez en pleine croissance ou que vous repensiez l'aménagement de vos bureaux, vous ferez mieux de mettre Excel de côté pour adopter un espace de travail où les décisions intelligentes sont alimentées par des informations exploitables.

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Avis de non-responsabilité

Les logiciels mentionnés dans cet article, ainsi que les prix et les fonctionnalités correspondantes, sont basés sur des informations accessibles au public au 17-11-2025 et sur notre propre évaluation et sont susceptibles d'être modifiés. Les informations sont fournies sans garantie. Si quelque chose est indiqué de manière incorrecte, veuillez nous contacter ici.