Comment choisir le meilleur logiciel de hot desking

Pourquoi vous avez besoin d'un outil de hot desking autre qu'Excel

La gestion des bureaux partagés dans Excel peut fonctionner pour les petites équipes, mais elle devient rapidement lente, source d'erreurs et difficile à maintenir à mesure que votre organisation se développe. Les feuilles de calcul reposent sur des mises à jour manuelles, ce qui entraîne des doubles réservations, des absences et une visibilité nulle sur l'utilisation réelle de vos bureaux. Chaque changement nécessite du temps d'administration et chaque décision repose sur de pures conjectures.

Les logiciels de hot desking éliminent tous ces inconvénients, ce qui en fait une bien meilleure alternative à la réservation de bureaux dans Excel. Un outil logiciel dédié au hot desking résout non seulement les problèmes liés à la coordination manuelle des bureaux via des tableurs, mais offre également des avantages supplémentaires, tels que :

• Automatisation qui élimine les tâches administratives en remplaçant les modifications manuelles et la gestion des enregistrements, des annulations et des absences.
• Fini les doubles réservations et les erreurs humaines grâce à des règles de réservation claires et des mises à jour en temps réel qui garantissent que les bureaux ne peuvent pas être surréservés.
• Analyses du lieu de travail fournissant des informations sur les taux d'occupation, les jours les plus chargés et les habitudes de présence.
• Amélioration de l'expérience employé grâce à une visibilité claire sur les personnes présentes au bureau et à une réservation facile via un ordinateur de bureau ou un appareil mobile.
• Impact positif sur le retour sur investissement grâce à la réduction des coûts administratifs, à une plus grande satisfaction des employés et à une meilleure disponibilité des espaces.

Quelles sont les fonctionnalités essentielles à rechercher dans une solution de hot desking ?

Les meilleurs outils de hot desking facilitent la réservation pour les employés et fournissent aux équipes les données dont elles ont besoin pour planifier plus intelligemment. Lorsque vous évaluez les différentes options, concentrez-vous sur les fonctionnalités qui rationalisent les opérations quotidiennes, s'intègrent à vos outils existants et s'adaptent facilement à la croissance de votre organisation.

• Disponibilité des bureaux en temps réel : les employés doivent pouvoir voir immédiatement quels bureaux sont libres, occupés ou indisponibles afin de pouvoir réserver en toute confiance.
• Plans interactifs : une carte interactive aide les gens à choisir le bon emplacement et à comprendre instantanément la disposition des bureaux.
• Options d'enregistrement intelligentes : les enregistrements automatisés ou programmés empêchent les réservations fantômes et garantissent que les bureaux inutilisés sont rapidement libérés.
• Règles et limites de réservation claires : recherchez une solution qui propose des politiques de réservation configurables, telles que les délais de réservation, les zones d'équipe ou l'accès prioritaire, afin de prendre en charge votre modèle de travail hybride.
• Analyses : des analyses approfondies du lieu de travail qui mettent en évidence les tendances, les jours de pointe et les zones sous-utilisées vous aident à optimiser votre espace de bureau et à éviter des coûts immobiliers inutiles.
• Évolutivité : assurez-vous que la solution peut gérer plusieurs sites, davantage d'utilisateurs et des fonctionnalités supplémentaires sans compromettre les performances, et que la tarification reste transparente et adaptée à votre croissance.
• Interface simple et conviviale : une conception épurée et intuitive réduit les frictions et favorise l'adoption du logiciel par l'ensemble de vos équipes.
• Intégrations : des connexions fluides aux calendriers et aux plateformes de communication permettent d'aligner les réservations avec les réunions et les flux de travail.

Quelles intégrations sont importantes lors du choix d'un logiciel de hot desking ?

Votre logiciel de hot desking fonctionnera mieux s'il est connecté à vos outils existants, afin que vos équipes puissent réserver des bureaux et des ressources à l'aide des outils qu'elles connaissent déjà. L'intégration avec d'autres technologies de travail et outils de travail hybrides garantit que les données circulent automatiquement, que les réservations restent à jour et que les employés peuvent réserver des bureaux sans avoir à apprendre à utiliser un nouveau logiciel. En bref, une configuration intégrée réduit les frictions, améliore l'adoption par les employés et garantit la cohérence des données relatives à votre lieu de travail entre les calendriers, les outils de communication et les systèmes internes.

Voici quelques intégrations clés que vous devriez privilégier lorsque vous choisissez un logiciel de hot desking.

• Outlook et Microsoft Teams: une synchronisation bidirectionnelle avec MS Teams et Outlook garantit que les réservations de bureaux apparaissent directement dans les calendriers des employés et sont mises à jour en temps réel, ce qui évite les chevauchements entre les réservations.
• Google Agenda : l'intégration avec GCal permet aux employés de réserver et de gérer des espaces de travail à partir du calendrier qu'ils utilisent déjà.
• Slack: l'intégration de l'outil à Slack rapidement des réservations, d'envoyer des notifications push et des rappels directement dans l'outil utilisé quotidiennement, ce qui réduit le besoin de passer d'une application à l'autre.
• Authentification unique (SSO) : le SSO offre un accès fluide et renforce la sécurité en permettant aux employés de se connecter à l'aide de leurs identifiants professionnels existants.
• SIRH : une intégration avec votre système RH synchronise automatiquement les données des employés, les autorisations et les absences afin que le système reflète toujours qui est éligible pour réserver des bureaux et à quel moment.
• Gestion des utilisateurs : l'intégration de votre logiciel de hot desking à des systèmes de gestion des utilisateurs facilite l'intégration et la suppression d'utilisateurs à grande échelle, tout en maintenant à jour les informations relatives aux accès, aux rôles et aux répertoires sans intervention manuelle.

Pourquoi votre logiciel de hot desking doit offrir une expérience optimale tant aux utilisateurs qu'aux administrateurs informatiques

Une enquête menée par Gartner a révélé que les nouveaux logiciels sont une source de frustration pour 60 % des employés et que 40 % des utilisateurs évitent d'utiliser un logiciel après en avoir fait une mauvaise expérience. Une expérience utilisateur fluide est donc essentielle pour favoriser l'adoption tant au niveau des employés que des administrateurs. Les employés n'adoptent les outils de hot desking que s'ils les trouvent intuitifs et faciles à utiliser. Il en va de même pour les administrateurs informatiques et les responsables des locaux. Plus le système est facile à configurer, à entretenir et à faire évoluer, plus votre organisation réalisera rapidement le retour sur investissement escompté. Choisissez donc une solution de hot desking qui offre une interface intuitive, une expérience mobile performante, une configuration et une évolutivité faciles, ainsi que des contrôles d'autorisation clairs qui simplifient la gestion et s'alignent sur vos politiques de travail hybride.

Comment les analyses intégrées augmentent la valeur de votre solution de bureaux partagés

Les analyses détaillées sont l'une des fonctionnalités les plus puissantes des logiciels de gestion des bureaux partagés. Les tableaux de bord analytiques intégrés permettent aux responsables des locaux et des installations de suivre l'utilisation des bureaux et de comprendre l'utilisation de l'espace. Ces informations éliminent les conjectures et permettent de prendre des décisions plus éclairées en matière d'immobilier. Grâce à des informations claires sur l'occupation, la demande et les comportements, les entreprises peuvent optimiser leur espace de bureau, réaménager les zones sous-utilisées et planifier leurs futurs investissements immobiliers en toute confiance.

Alors, quels sont les critères analytiques à prendre en compte lors du choix d'un logiciel de hot desking ?

• Les tendances quotidiennes et hebdomadaires en matière d'occupation vous permettent de voir le taux d'occupation du bureau au fil du temps et d'identifier les jours de pointe.
• La demande en matière de bureaux et de zones vous aide à comprendre quelles sont les zones les plus et les moins populaires afin d'optimiser l'aménagement ou de réaffecter l'espace.
• Les taux d'enregistrement par rapport aux taux de non-présentation vous permettent d'identifier les réservations inutilisées et de quantifier l'utilisation réelle.
• Les habitudes de présence des employés révèlent des rythmes de travail hybrides au niveau de l'équipe et/ou du service.
• L'utilisation de l'espace par type d'actif montre les performances des différentes catégories d'espaces de travail (bureaux, salles de réunion, zones de concentration, zones de collaboration).
• La capacité par rapport à l'utilisation réelle permet de déterminer si la superficie actuelle de vos bureaux correspond à la demande réelle.

deskbird: le meilleur logiciel de hot desking pour vos équipes

deskbird bien plus qu'un simple logiciel de hot desking. C'est l'application incontournable pour gérer le hot desking et le travail hybride. Conçu dans un souci de simplicité, deskbird la réservation d'un espace de travail tout en fournissant aux organisations les informations dont elles ont besoin pour gérer un lieu de travail performant et conforme. 

Les équipes bénéficient d'une meilleure collaboration en personne grâce à des fonctionnalités telles que les plans d'étage interactifs et les mises à jour de présence en temps réel, tandis que l'intégration approfondie avec des outils tels qu'Outlook, MS Teams, Slack et SIRH permet de tout connecter et de fluidifier les processus. La plateforme de hot desking deskbird offre une gamme de fonctionnalités et d'avantages qui facilitent le hot desking, notamment :

• Réservation facile des bureaux : les employés peuvent rapidement réserver des bureaux, des salles et des ressources, ce qui garantit une utilisation plus fluide de l'espace et un accès facile à l'espace de travail dont ils ont besoin.
• Solution de travail hybride : Conçu pour des modes de travail flexibles, deskbird à la fois les horaires à distance et au bureau afin de s'adapter à la réalité des équipes hybrides.
• Interface conviviale : une conception intuitive et épurée facilite la navigation, réduit le temps de formation et favorise l'adoption.
• Analyses avancées : des analyses pertinentes sur le lieu de travail et des données sur l'utilisation de l'espace et le comportement des employés vous aident à optimiser l'aménagement, à réduire le gaspillage et à prendre des décisions plus éclairées en matière d'immobilier.
• Capacités d'intégration : les intégrations transparentes avec des outils tels que les calendriers, SIRH, MS Teams ou Slack les flux de travail et réduisent les tâches administratives.
• Optimisation des coûts et des ressources : une gestion efficace des réservations et des ressources réduit les coûts opérationnels et contribue à éliminer les dépenses immobilières ou les dépenses en ressources inutiles.
• Flexibilité et adaptabilité : grâce à des paramètres et des politiques personnalisables, la plateforme s'adapte à vos flux de travail, vos calendriers et vos structures d'équipe uniques.
• Assistance à la collaboration : des fonctionnalités de réservation et de visibilité faciles à utiliser aident les équipes à coordonner leurs journées sur site, à renforcer les interactions et à améliorer l'expérience globale au bureau.
• Conformité : les organisations peuvent garantir le respect des politiques de travail hybride grâce à des outils d'analyse des effectifs et des outils de workflow intégrés, tels que des règles de réservation, des approbations et l'application de politiques hybrides.

Ce qu'il faut garder à l'esprit lors du choix d'un logiciel de hot desking

Pour choisir le bon logiciel de hot desking, il faut sélectionner un outil spécialement conçu pour automatiser les réservations, simplifier le travail hybride et vous fournir les données nécessaires pour planifier intelligemment votre espace de travail. Recherchez des solutions qui combinent la disponibilité des bureaux en temps réel, les réservations mobiles, une expérience utilisateur intuitive, des intégrations solides et des analyses robustes, car ces fonctionnalités garantissent le bon déroulement des opérations quotidiennes, un taux d'adoption élevé par les employés et une optimisation stratégique de l'espace.

Alors que de nombreuses plateformes offrent certaines parties de cette vision globale, deskbird tous ces éléments dans une solution conviviale et profondément intégrée, spécialement conçue pour le travail hybride. De la mise en place du hot desking à la gestion efficace de votre bureau en hot desking, deskbird la prise en charge d'une main-d'œuvre hybride et favorise un environnement de travail flexible, efficace et collaboratif.