Comment avoir une expérience visiteurs géniale : 5 conseils incontournables

Imaginez la situation. Vous êtes un Office Manager qui gère les opérations quotidiennes, veille à la conformité et s'assure que chaque visiteur - des candidats aux entrepreneurs - a une expérience professionnelle et sans heurts. Mais si personne ne s'occupe de l'accueil et sans les bons outils à portée de main, les choses se gâtent rapidement. Les informations sur les visiteurs sont incomplètes, les enregistrements sont désorganisés et personne ne sait où aller. Pendant ce temps, d'autres visiteurs se baladent dans les couloirs, l'air désorienté, et le hall d'entrée est encombré de presse-papiers, de feuilles des présences et de confusion.

La première impression est importante, surtout à l'accueil. En effet, l'expérience des visiteurs au bureau est à l'image de l'ensemble de votre organisation. C'est le premier contact que les clients ont avec votre entreprise et sur lequel ils se basent pour juger de votre professionnalisme, de votre efficacité et de votre fiabilité. Pour les Office et les Facility Managers, l'enjeu est de taille : il s'agit de garantir aux visiteurs une expérience sûre et accueillante.

Curieux de savoir comment créer une expérience exceptionnelle pour les visiteurs de votre bureau ? Continuez à lire et découvrez les 5 éléments indispensables pour laisser une impression positive et durable à vos visiteurs, de leur arrivée à leur départ.

1. Fournir des indications et une signalisation claires

Vous vous déplacez peut-être facilement dans votre immeuble de bureaux, mais vous êtes-vous déjà demandé ce que ressentait une personne qui entrait pour la première fois dans vos locaux, sans savoir où aller ni à qui s'adresser ? Ce n'est pas le genre d'expérience que vous voulez laisser à vos visiteurs.

Des indications claires et accessibls sont la toute première chose à mettre en œuvre pour que le voyage des visiteurs commence bien. Vos visiteurs doivent être sûrs d'être au bon endroit avant même d'avoir franchi la porte. En plus de la signalisation extérieure, envisagez des panneaux d'orientation à l'image de votre marque pour simplifier la navigation à l'intérieur et affichez des plans aux endroits clés pour montrer aux visiteurs exactement où ils se trouvent par rapport au reste du plan d'étage de votre bureau.

Pour faciliter la tâche de vos invités, vous pouvez utiliser une solution intelligente de gestion des visiteurs pour envoyer des instructions automatisées avant la visite, y compris des itinéraires, des informations sur le stationnement et des instructions d'enregistrement.

2. Assurer un enregistrement facile et sans heurts

Certaines expériences gâches à coup sûr une visite : demander aux visiteurs de patienter longtemps, de la paperasse, des documents à signer sans fin. Le temps, c'est de l'argent, et personne n'aime attendre. La clé est de commencer à collecter les informations sur les visiteurs en amont.

L'utilisation d'une solution de gestion des visiteurs pour planifier les visites au bureau vous permet d'enregistrer les informations sensibles à l'avance et d'éviter les formalités administratives inutiles. En plus de l'enregistrement préalable des visiteurs, vous pouvez utiliser des kiosques ou des tablettes pour permettre un enregistrement sans contact en libre-service à l'aide de codes QR. Les systèmes de gestion des visiteurs peuvent également envoyer des alertes en temps réel à l'hôte concerné pour l'informer de l'arrivée de ses invités.

👉 Les processus d'enregistrement fluides sont non seulement essentiels pour améliorer l'expérience des visiteurs, mais ils permettent également d'éviter les pertes de temps et de productivité liées à une paperasse obsolète. Découvrez-en plus sur les coûts cachés d'une mauvaise gestion des visiteurs dans cet article de blog.

3. Accueillir chaleureusement les visiteurs

En plus d'accélérer le processus d'enregistrement et d'informer automatiquement les hôtes, les solutions de gestion des visiteurs réduisent également la charge de travail des gestionnaires de bureaux et d'installations qui doivent gérer l'arrivée des visiteurs en plus de leurs autres tâches. Cela libère du temps pour accueillir les visiteurs de manière amicale et professionnelle et donner à chaque invité l'attention qu'il mérite. Après tout, la technologie doit soutenir, mais non remplacer, la relation humaine.

En accueillant les visiteurs par leur nom, en établissant un contact visuel et en leur offrant un sourire chaleureux (et même quelque chose à boire), les visiteurs se sentiront d'emblée les bienvenus. Un simple sourire peut inciter les autres à sourire à leur tour, réduisant ainsi leur niveau de stress et améliorant instantanément leur humeur.

Assurez-vous d'avoir une zone d'attente confortable où les invités peuvent s'asseoir si leurs hôtes tardent. Choisissez des couleurs chaudes et gaies pour donner un ton positif et ajoutez quelques plantes pour tirer parti des avantages de l'aménagement biophilique des bureaux. En équipant l'espace d'options de divertissement, d'une connexion WiFi pour les invités,  des chargeurs pour leurs téléphones et de café gratuit, vous vous assurez que le temps d'attente passera vite.

4. Offrir aux visiteurs une expérience personnalisée

Les préparatifs effectués en amont permettent aux visiteurs de se sentir valorisés lorsqu'ils arrivent dans vos locaux. Mais leur offrir une expérience personnalisée leur permet de se sentir encore mieux accueillis. Pour personnaliser l'expérience des visiteurs, il faut connaître leur identité, leur entreprise et la raison de leur visite. Par exemple, si vous savez qu'une personne vous rend visite pour un entretien d'embauche, le fait de lui souhaiter bonne chance créera immédiatement une relation positive.

Une solution pour les visiteurs permet de collecter les détails des visiteurs en amont afin de préparer des accueils personnalisés et d'imprimer des badges d'identification personnalisés pour les visiteurs. Ces solutions peuvent également signaler les visiteurs qui se rendent à nouveau dans vos locaux et fournir aux hôtes toutes les informations nécessaires pour bien se préparer et offrir aux visiteurs la meilleure expérience possible.

5. Créer un environnement sûr et sécurisé

La sécurité et la conformité sont deux aspects essentiels d'une gestion réussie des visiteurs. Les visiteurs veulent savoir que leur sécurité physique est une priorité pendant leur visite et que leurs informations sont traitées correctement. Pour les gestionnaires de bureaux, le défi consiste à maintenir la sécurité et la conformité sans renoncer à une expérience transparente aux visiteurs.

La confidentialité des données est une préoccupation majeure à l'ère numérique et devrait être une priorité dans tous les processus de gestion des visiteurs. Les systèmes numériques de gestion des visiteurs permettent de collecter, de stocker et de gérer en toute sécurité les données relatives aux visiteurs et d'en limiter l'accès au personnel autorisé. Cela permet non seulement d'améliorer la sécurité, mais aussi de renforcer la confiance de vos visiteurs.

Ces systèmes permettent également aux visiteurs de signer des accords de confidentialité, des accords de sécurité ou d'autres documents juridiques sous forme numérique, au lieu d'avoir à gérer de multiples dossiers papier qui risquent de tomber entre de mauvaises mains si la réception n'est pas surveillée. De cette manière, l'expérience des visiteurs s'améliore grâce à des processus fluides qui rendent les processus de sécurité plus visibles.

Du point de vue de la conformité interne, ils offrent l'avantage supplémentaire de réduire la responsabilité en automatisant la documentation et les flux de travail de conformité sans oublier de fournir des informations claires et traçables pour les audits internes ou les inspections externes. Ils permettent également aux gestionnaires de bureaux de savoir facilement qui se trouve dans le bâtiment à tout moment, et donc d'assurer une réponse rapide et précise en cas d'évacuation ou d'urgence.

Améliorez l'expérience de vos visiteurs avec deskbird

Une excellente expérience pour les visiteurs va bien au-delà d'une bonne impression, elle tient au climat de confiance qui se créé, aux opérations fonctionnelles et au niveau de la sécurité dès l'instant où les visiteurs entrent dans vos locaux. Une orientation claire, un enregistrement fluide, un accueil chaleureux, des interactions personnalisées et des processus sécurisés sont essentiels pour transformer chaque visite en une rencontre professionnelle et mémorable.

La mise en œuvre de ces cinq actions incontournables permet non seulement d'améliorer votre image de marque, mais aussi de réduire le stress des visiteurs et du personnel et d'améliorer l'efficacité opérationnelle. Et la bonne nouvelle ? Vous n'avez pas à le faire seul. Avec Visitors de deskbird, vous pouvez facilement pré-enregistrer les visiteurs, simplifier le processus d'enregistrement et de départ, notifier automatiquement les hôtes via MS Teams, et tenir les visiteurs informés par e-mail de leurs visites programmées.

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Comment créer une excellente expérience pour les visiteurs - Questions fréquemment posées

Qu'est-ce qui fait une bonne expérience pour les visiteurs ?

Une bonne expérience pour les visiteurs est professionnelle, accueillante et sans faille, de l'arrivée du visiteur à son départ. Elle passe par des indications claires, un enregistrement simple, un accueil personnalisé et une salle d'attente sure et confortable où les visiteurs peuvent patienter pendant qu'ils attendent leurs hôtes.

Comment les entreprises peuvent-elles améliorer le parcours de leurs clients ?

Les entreprises peuvent améliorer le parcours des visiteurs en s'y préparant à l'avance. Le pré-enregistrement des visiteurs, la collecte de toutes les données pertinentes en amont, l'envoi d'indications claires, l'utilisation de systèmes d'enregistrement automatisés et l'équipement des zones d'attente avec des outils qui garantissent le confort et la connectivité contribuent à rationaliser le parcours et à réduire les tensions.

Quelles sont les technologies qui améliorent la satisfaction des visiteurs ?

Les systèmes de gestion des visiteurs (VMS) jouent un rôle clé dans l'amélioration de la satisfaction des visiteurs. Ils permettent un enregistrement sans contact, des notifications automatisées adressée à l'hôte, un archivage numérique et des badges visiteurs personnalisés, sans jamais renoncer à la confidentialité des données et la conformité.

Pourquoi la personnalisation est-elle importante pour l'expérience du client ?

Les touches personnelles, comme le fait d'accueillir les clients par leur nom ou de mentionner la raison de leur visite, témoignent duprofessionnalisme et de l'attention qu'on leur porte. La personnalisation permet aux clients de se sentir valorisés et transforme les visites de routine en expériences mémorables.

Quelles sont les caractéristiques incontournables d'une expérience de visite moderne ?

Nous avons identifié cinq caractéristiques essentielles : une signalisation et des indications claires, un enregistrement numérique facile, un accueil humain chaleureux, des interactions personnalisées avec les clients et une sécurité solide soutenue par une technologie intelligente.

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