Les coûts cachés d'une mauvaise gestion des visiteurs et comment les éviter

Ce n'est qu'une mauvaise expérience pour les visiteurs, n'est-ce pas ? Et si ce n'était pas le cas ! Imaginez de devoir accueillir un visiteur VIP, quelqu'un avec qui vous souhaitez collaborer, et que cette personne attende 20 minutes parce que personne ne vient l'accueillir. Ce n'est pas un bon début pour une relation d'affaires.

Une mauvaise gestion des visiteurs peut coûter à votre entreprise bien plus qu'un simple commentaire mécontent de la part d'un visiteur. De la perte de temps aux risques de sécurité et de conformité, en passant par les opportunités manquées, l'impact sur votre entreprise est réel.

Comment les systèmes manuels d'enregistrement des visiteurs peuvent-ils nuire à la sécurité et à la productivité du lieu de travail ? Quel est l'impact d'une mauvaise gestion des visiteurs sur l'expérience des visiteurs et sur la réputation de votre marque ? Quel rôle la gestion des visiteurs joue-t-elle dans la préparation et la réponse aux situations d'urgence ? Dans cet article de blog, nous examinerons les coûts cachés d'une gestion des visiteurs obsolète et nous verrons comment une solution moderne et numérique peut y remédier.

Quels sont les inconvénients d'une mauvaise gestion des visiteurs ?

1. Perte de temps et de productivité

31 % des organisations utilisent encore des registres d'accueil papier ou d'autres processus manuels pour la gestion des visiteurs.¹ Le problème est que les inscriptions manuelles, les processus non standardisés et les répétitions d'instructions ou de directives font perdre un temps précieux. Si les responsables des bureaux et des installations sont accaparés par la gestion des visiteurs, ils n'ont pas le temps de se concentrer sur des tâches plus importantes telles que le maintien de la conformité et de la sécurité.

Mais combien de temps perd-t-on chaque jour à cause d'une gestion inefficace des visiteurs ? À titre d'exemple : si une entreprise accueille seulement 12 visiteurs par jour et que chaque enregistrement prend 10 minutes - pour couvrir les formalités administratives, la notification à l'hôte et l'accueil de base - cela représente deux heures perdues chaque jour à cause d'un processus manuel.

2. Risques de sécurité posés par des visiteurs inconnus et un accès non contrôlé

Permettre aux visiteurs d'entrer et de sortir de votre immeuble de bureaux sans contrôle crée de sérieuses vulnérabilités en matière de conformité et de sécurité, et 63 % des organisations pensent que les visiteurs représentent une menace pour leurs données.² Malheureusement, une mauvaise gestion des visiteurs n'atténue pas ce problème - au contraire, elle ne fait qu'empirer les choses.

Pourquoi la gestion des visiteurs est-elle si indispensable pour la sécurité des données et la conformité ? Sans elle, vous risquez d'égarer des documents papier, de ne pas avoir de visibilité en temps réel sur les personnes présentes dans le bâtiment et de voir des personnes non autorisées se balader dans vos locaux. Il ne s'agit pas seulement d'une responsabilité, mais d'une porte ouverte aux violations de données, aux infractions à la réglementation et même à l'espionnage industriel. Vous ne voulez pas que des étrangers se promènent dans votre bureau, se faufilent dans votre service de recherche et développement ou accèdent à des informations confidentielles. Les conséquences peuvent être le vol de la propriété intellectuelle, des amendes RGPD et de sérieux dommages à votre entreprise.

3. Risques de sécurité dans les situations d'urgence : quand chaque seconde compte

En cas d'urgence, qu'il s'agisse d'un incendie, d'une fuite de gaz ou d'une menace pour la sécurité, il est essentiel de savoir exactement qui se trouve dans le bâtiment. En l'absence de registres complets et actualisés de l'ensemble du personnel et des visiteurs présents sur le site, évacuer les locaux devient un effort immense, dans le chaos le plus total.

Si votre organisation se fie à sa mémoire, à des feuilles de presences incomplètes ou à des systèmes obsolètes, il existe un risque réel d'oublier quelqu'un. Les retards dans la localisation des personnes disparues mettent non seulement des vies en danger, mais peuvent également avoir des conséquences juridiques et porter atteinte à la réputation de l'entreprise. L'absence de suivi des visiteurs n'est pas seulement une lacune opérationnelle, c'est un risque pour la sécurité.

4. De mauvaises premières impressions qui minent silencieusement la réputation de votre entreprise

Une chose est sûre : on n'a jamais une deuxième chance de faire une première impression. Ni sur le recruteur lors d'un entretien d'embauche, ni sur le visiteur qui se rend à votre bureau pour une réunion d'affaires. Une mauvaise expérience des visiteurs peut-elle nuire à la réputation de votre entreprise ? Oui, c'est certain.

Des procédures maladroites et obsolètes, des hôtes qui ne se présentent pas pour accueillir leurs invités et des informations manquantes sur les visites prévues suggèrent une désorganisation et peuvent amener les visiteurs à remettre en question votre professionnalisme quelques secondes après leur arrivée dans le bâtiment. C'est encore pire lorsque les invités doivent épeler leur nom à la réception parce que personne n'est informé de leur arrivée. Si l'impact peut être aussi inoffensif qu'un léger mécontentement qui s'estompe rapidement, il peut aussi influencer l'issue d'une réunion et conduire à des opportunités commerciales manquées.

Imaginez ce cas de figure : un investisseur potentiel arrive à une réunion de présentation prévue, mais il doit attendre dix minutes dans un hall d'entrée non surveillé parce que l'hôte n'a pas été prévenu, puis il doit remplir un formulaire papier froissé pendant dix autres minutes. Au moment où la réunion commence, sa perception de votre entreprise est déjà teintée - et cet état d'esprit se répercute sur la discussion, influençant potentiellement sa décision d'investir ou non dans votre entreprise.

5. Les distractions constantes sont source de frustration pour le personnel

Les systèmes de gestion des visiteurs obsolètes ne nuisent pas seulement à l'efficacité, ils frustrent les employés et sapent leur moral. Lorsque les responsables de bureaux ou d'installations doivent jongler manuellement avec les enregistrements des visiteurs, suivre les arrivées à l'aide de post-it et de feuilles de calcul, et courir après les hôtes, cela entraîne un changement constant de contexte, un épuisement et des détails manqués. Il en résulte des interruptions, des lacunes en matière de sécurité et une tension émotionnelle croissante qui, en fin de compte, réduisent la productivité globale.

6. Aucune possibilité d'obtenir des informations pour améliorer la situation

Une mauvaise gestion des visiteurs peut entraîner une mauvaise première impression, des distractions et des frustrations constantes, des risques pour la sécurité et une perte de productivité. Mais ce qui est encore pire lorsqu'il s'agit de processus manuels sur papier, c'est qu'ils n'offrent pas les données nécessaires à l'amélioration.‍

C'est un cercle vicieux : comment améliorer les processus si l'on ne peut pas vraiment identifier les problèmes et leur impact ? Il n'y a aucun moyen d'optimiser le flux des visiteurs ou de repérer les inefficacités si vous ne disposez pas des données qui vous permettent de mettre le doigt sur le problème.

Par exemple, il peut y avoir un pic régulier d'enregistrement des visiteurs entre neuf et dix heures du matin, mais comme vous utilisez des feuilles des présences papier, personne ne s'en rend compte. Par conséquent, votre office manager est souvent débordé pendant cette période, les visiteurs attendent plus longtemps et les hôtes ne sont pas toujours prévenus au bon moment. Au fil du temps, cela entraîne des retards, des réunions manquées et une expérience de visite médiocre, mais personne ne sait vraiment pourquoi.

Comment les systèmes modernes de gestion des visiteurs peuvent-ils réduire les coûts opérationnels ?

1. Les systèmes de gestion des visiteurs permettent de gagner du temps grâce à l'automatisation

Les systèmes de gestion des visiteurs (VMS) peuvent automatiser des processus tels que l'enregistrement, les notifications aux hôtes, l'enregistrement des visiteurs, etc. Cela libère les responsables des bureaux et des installations des tâches répétitives telles que l'enregistrement manuel et la coordination fastidieuse des invités, et réduit le temps consacré à la recherche des hôtes ou à la gestion des dossiers papier.

Les kiosques mobiles ou en libre-service peuvent gérer efficacement des volumes élevés de visiteurs, réduisant ainsi la charge de travail globale et accélérant les processus dans tous les domaines. Et les chiffres parlent d'eux même : 94 % des utilisateurs de systèmes de gestion des visiteurs interrogés en 2019 ont fait état d'une amélioration de l'efficacité, tant pour les hôtes que pour les invités.³

☝️ Des processus d'enregistrement fluides permettent non seulement de gagner du temps, mais sont également essentiels pour améliorer l'expérience globale des visiteurs. En savoir plus sur les cinq actions incontournables pour une bonne expérience des visiteurs dans cet article de blog.

2. Les systèmes de gestion des visiteurs renforcent la sécurité et la conformité

Un autre grand avantage des solutions de gestion des visiteurs est qu'elles permettent de suivre toutes les données relatives aux visiteurs en temps réel, grâce à des journaux numériques et à des pistes d'audit. Grâce à des processus strictement définis, elles garantissent que chaque visiteur reçoit un badge imprimé et est préenregistré pour plus de sécurité.

Contrairement aux documents papier, ils offrent un niveau de sécurité des données beaucoup plus élevé et renforcent la conformité avec des réglementations telles que le RGPD. L'intégration du VMS aux systèmes de contrôle d'accès permet de s'assurer que seuls les invités autorisés peuvent entrer dans les locaux.

3. Les systèmes de gestion des visiteurs améliorent la première impression et le professionnalisme.

La rationalisation des enregistrements à l'aide d'un VMS permet d'éviter aux visiteurs d'attendre ou de se sentir désorientés à leur arrivée. Grâce aux processus automatisés, les gestionnaires de bureaux et d'installations sont moins distraits par le travail administratif et ont plus de temps pour se concentrer sur ce qui compte vraiment, à savoir offrir aux visiteurs un accueil amical et personnalisé. Le pré-enregistrement numérique garantit que tout (y compris les documents nécessaires) est prêt lorsque les visiteurs arrivent et qu'ils sont attendus et accueillis par leurs hôtes sans devoir attendre longtemps.

Mais il ne s'agit pas seulement de rapidité et d'efficacité. Les systèmes intelligents de gestion des visiteurs permettent également aux entreprises de personnaliser l'ensemble de l'expérience des visiteurs. Des invitations personnalisées ou des notifications d'arrivée adaptées permettent à vos invités de se sentir valorisés dès le moment où ils sont invités. Il n'est donc pas surprenant que 81 % des organisations fassent état d'une amélioration des réactions des visiteurs après la mise en œuvre d'un système de gestion des visiteurs.⁴

4. Les systèmes de gestion des visiteurs assurent l'avenir de la réception

Rendre les opérations du front-desk à l'épreuve du temps est l'une des actions qui font partie intégrante de l'amélioration de l'expérience globale des visiteurs et de l'alignement de la gestion des visiteurs sur la transformation numérique, ainsi que de la garantie d'opérations quotidiennes fluides - même s'il n'y a pas un.e réceptionniste.

Ces systèmes prennent en charge l'enregistrement sans contact, l'auto-enregistrement et la gestion facile des enregistrements, un véritable atout pour suivre la croissance de l'entreprise ainsi que l'évolution des protocoles sur le lieu de travail. En minimisant la dépendance à l'égard de l'infrastructure physique et des documents en papier, ils réduisent les frais généraux et contribuent à atteindre les objectifs ESG grâce à des processus de visite respectueux de l'environnement.

5. Les systèmes de gestion des visiteurs fournissent des informations exploitables pour une prise de décision plus intelligente

Ce n'est peut-être pas l'avantage le plus évident, mais les solutions de gestion des visiteurs ont un autre côté positif : elles fournissent des informations détaillées. En fait, 97 % des utilisateurs de VMS déclarent que leur système de gestion des visiteurs leur fournit des données importantes.^5‍

Les systèmes de gestion des visiteurs peuvent suivre des paramètres tels que les temps d'attente, la fréquence des visiteurs, les heures de pointe et les types de visiteurs, et offrir des analyses et des rapports détaillés sur les activités des visiteurs. Sur la base de ces informations, les entreprises peuvent repenser l'affectation des ressources et les flux de gestion des visiteurs pour optimiser les processus, accroître l'efficacité et améliorer l'expérience des visiteurs de bout en bout.

Rationalisez votre gestion des visiteurs avec deskbird

Les conséquences d'une mauvaise gestion des visiteurs peuvent aller bien au-delà du mécontentement occasionnel des clients qui doivent patienter dans le hall d'entrée sans que personne ne les calcule. Elles peuvent aller jusqu'à vous coûter du temps et de l'argent, entacher la réputation de votre entreprise et peser sur le moral du personnel, ce qui finit par affecter la productivité et le succès à long terme. La bonne nouvelle, c'est que ces problèmes peuvent être facilement évités grâce à la technologie.‍

Les solutions de gestion des visiteurs réduisent la charge de travail administratif, améliorent la sécurité et la conformité, et améliorent l'expérience des visiteurs. Avec Visitors de deskbird, vous pouvez inviter et créer des visiteurs en amont, rationaliser les enregistrements et les départs, notifier rapidement les hôtes via MS Teams, et envoyer des notifications par e-mail aux invités pour les tenir au courant des visites à venir.

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Sources :

• Le rapport sur la gestion des visiteurs de Traction Guest
• 6 Ways How Smart Visitor Management Systems Are Shaping the Future of Workplace Security | The American Reporter
• Comment calculer le coût et le retour sur investissement d'un système de gestion des visiteurs ?

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¹ Rapport sur la gestion des visiteurs de Traction Guest

² Rapport sur la gestion des visiteurs de Traction Guest

³ Le rapport sur la gestion des visiteurs de Traction Guest