La gestion de l'espace sans effort : voici le récap du "Product Scoop" de deskbird

Chez deskbird, on veut construire l'environnement propice pour une gestion de l'espace de nouvelle génération.

L'événement Product Scoop de cette semaine tournait autour d'un sujet principal : rendre la gestion de l'espace sans effort. Depuis notre grand événement Reveal, il y a quelques mois, on a tout donné pour lancer de nouvelles mises à jour et peaufiner les fonctionnalités existantes. On avait donc hâte de vous montrer ces nouveautés.

On a passé en revue tout ce qui pouvait poser problème dans un bureau hybride : les réservations oubliées et les salles de réunion occupées, les visiteurs égarés dans le hall et les doutes de la direction sur la surface vraiment nécessaire pour les bureaux. Ceci nous a permis de vous illustrer nos dernières mises à jour et comment deskbird peut résoudre ces problèmes avec des solutions plus intelligentes et intuitives.

Avez-vous manqué l'événement ? Ne vous inquiétez pas ! Nous vous avons préparé un récap complet. Cap sur les temps forts.

Nouvelles fonctionnalités et améliorations pour des réservations sans effort

Comment se déplacer plus facilement dans son lieu de travail ? Cela commence par une expérience de réservation claire. Seuls les outils faciles à utiliser sont effectivement adoptés par les utilisateurs et un taux d’adoption plus élevé minimise les tensions, améliore la collaboration et fournit plus de données. C’est avec cette conviction en tête que nous avons lancé et annoncé des mises à jour qui vont rendre la réservation de bureaux et de salles plus rapide et plus intelligente que jamais.

Un tableau de bord des réservations amélioré

On a bien saisi votre demande. Beaucoup d’entre vous nous ont interpellé pour rendre les réservations plus simples et intuitives. C'est pourquoi nous avons apporté des modifications à la façon dont vous réservez des ressources dans deskbird. Voici ce qui change :

• Le plan d'étage est l'affichage par défaut : vous pouvez désormais voir immédiatement l'agencement du bureau, au lieu de faire défiler des listes de postes, de salles et de ressources. De plus, il est encore plus facile de distinguer où sont assis vos coéquipiers et de réserver juste à côté d'eux.
• Nouveau widget latéral pour un accès rapide et un enregistrement facile : grâce à notre nouveau widget latéral de réservation, vous avez tous vos espaces préférés à portée de clic et vous pouvez facilement vous enregistrer lorsque vous arrivez au bureau.
• Une navigation simplifiée et une expérience plus visuelle : plus besoin de fouiller dans les menus. Au lieu de cela, vous atterrissez directement sur le plan d'étage interactif où vous pouvez voir votre espace tel qu'il est et localiser rapidement l'endroit où vos collègues sont assis.
  

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Toutes ces mises à jour rendent votre expérience de réservation moins compliquée, plus visuelle et plus rapide. La cerise sur le gâteau ? Ces mises à jour sont déjà en ligne, vous pouvez donc les consulter immédiatement.

Nouvelle vue de l'onglet Étages et espaces

Nous n'avons pas seulement simplifié la réservation pour les utilisateurs, mais aussi pour les administrateurs. Comment ? En redessinant complètement la section Étages et espaces dans deskbird. Plus besoin de passer d'un écran à l'autre pour effectuer des tâches simples.

La nouvelle vue d'ensemble présente tous les étages d'un seul coup d'œil, avec la possibilité de les agrandir ou de les réduire. Ainsi, vous verrez instantanément chaque zone, le nombre de postes ou de ressources qu'elle contient, ainsi que leur statut respectif. 

En outre, les actions courantes telles que la modification d'une zone ou le changement de l'identité des personnes qui y ont accès sont désormais accessibles directement à partir de cette vue centrale. Devez-vous ajouter une nouvelle zone ? Pas de problème, nous avons également simplifié cette action en supprimant les étapes de confirmation inutiles.

Bientôt, vous pourrez gérer l'ensemble de vos étages à partir d'une vue d'ensemble intelligente, offrant aux administrateurs la clarté et le contrôle dont ils ont besoin, sans encombrement. La nouvelle vue d'ensemble d'Étages et espaces sera disponible dans les prochaines semaines. Restez à l'affût !

Nouvelles vues et nouveaux filtres pour les salles de réunion

On a également retravaillé l'affichage de la réservation des salles pour que le processus soit encore plus simple et plus rapide qu'auparavant. Dans la nouvelle vue, les salles disponibles sont affichées sous forme de cartes claires et informatives qui vous montrent l'essentiel en un coup d'œil.

Lorsque vous devez réserver votre salle, la fenêtre contextuelle de réservation regroupe tous les éléments en un seul endroit : détails de la salle, disponibilité, équipement et options de réservation. Une fois confirmée, vous serez redirigé à la page des réservations.

Il s'agit d'un processus plus fluide du début à la fin, qui réduit le temps de réservation des salle à quelques secondes seulement, et que vous pourrez bientôt essayer !

Réservations de salles avec glisser/déposer

Reporter des réunions et changer de salle de réunion sont deux actions qui doivent être rapides et faciles. C'est pourquoi nous avons conçu une fonction de glisser/déposer pour les salles, qui vous offre une flexibilité instantanée sans aucune difficulté. Il suffit de cliquer, de faire glisser et de relâcher. Pas de menus supplémentaires, pas d'écrans de sauvegarde, pas de rechargements, pas de processus compliqué en plusieurs étapes.

Que vous soyez un employé qui réserve son espace de travail quotidien ou un administrateur qui gère l'ensemble de son bureau, deskbird s'adapte à votre façon de penser : visuelle, efficace et intelligente. Cela signifie moins de temps passé à jongler avec les calendriers et plus de temps à se concentrer sur le bon déroulement des réunions.

Et la bonne nouvelle : la fonction "glisser / déposer" fonctionne déjà. Alors, si vous ne l'avez pas encore fait, réservez une salle et testez-la !

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👋 Dites adieu aux maux de tête liés à la réservation de salles et à la planification. Commencez votre essai gratuit ou réservez une démo dès aujourd'hui et voyez deskbird Rooms en action !

Préférences hebdomadaires et réservations automatiques des bureaux

Pensez-vous que votre outil de réservation devrait être suffisamment intelligent pour connaître vos habitudes ? On est bien d'accord. C'est pourquoi on a automatisé le processus de réservation des ressources en fonction de vos habitudes de travail hybrides. Dites bonjour aux préférences hebdomadaires et aux réservations automatisées !

• Définissez votre routine hebdomadaire : choisissez les jours où vous prévoyez d'être au bureau et deskbird remplira automatiquement votre emploi du temps pour les deux mois suivants.
• Restez flexible : modifiez votre statut à tout moment lorsque vous avez besoin de faire du télétravail, de poser un jour de congé ou de procéder à des ajustements en fonction des politiques en vigueur. Les responsables peuvent intervenir pour valider vos demandes si nécessaire.
• Réservations automatiques : une fois les préférences définies, deskbird réserve votre bureau, votre cabine ou même votre place de parking préférés sans que vous ayez à lever votre petit doigt.

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Le résultat ? Moins de stress, pas de planification répétitive et la tranquillité d'esprit de savoir qu'il y a toujours un espace qui vous attend à votre arrivée. Nos préférences hebdomadaires et nos réservations automatiques sont déjà disponibles.

Enregistrements et rappels dans MS Teams et complément Outlook pour Rooms

La plupart de nos clients passent leur journée de travail dans l'environnement de Microsoft Teams, car c'est là que se déroulent les réunions, les conversations et la planification quotidienne. C'est pourquoi nous avons intégré deskbird dans Teams, rendant les enregistrements aussi simples que l'envoi d'un message rapide à vos collègues. 

Le jour de l'enregistrement, les utilisateurs reçoivent un rappel et peuvent s'enregistrer directement via MS Teams. Pas de changement d'application. Pas d'onglets supplémentaires. De plus, chaque utilisateur décide s'il veut recevoir des rappels dans Teams ou s'en tenir aux notifications sur mobile ou sur le web.

Outlook est le prochain à bénéficier d'une intégration aisée. Bientôt, vous pourrez trouver et réserver des salles de réunion sans quitter votre calendrier. Le nouveau complément deskbird rendra la recherche de la salle idéale beaucoup plus facile et rapide qu'auparavant.

Ces deux fonctionnalités seront bientôt disponibles.

Visibilité sur le lieu de travail : nouvelles fonctionnalités et améliorations

deskbird n'est pas seulement une solution de réservation de bureau. C'est l'image complète du lieu de travail, des visiteurs, des politiques de travail hybrides et de la conformité. Tous ces éléments ne font plus qu'un et on peut les gérer sans ajouter d'outils ou de processus supplémentaires. Voulez-vous savoir comment nous améliorons la visibilité sur votre lieu de travail ?

Gestion des visiteurs et mode kiosque pour les visiteurs

Vous connaissez probablement déjà notre solution de gestion des visiteurs. deskbird Visitors simplifie l'expérience des invités : pas de chaos à la réception, pas de changement d'outil, juste une traçabilité complète, un enregistrement en douceur et des notifications à l'hôte directement via MS Teams. Faites en sorte que les invités se sentent les bienvenus avant leur arrivée grâce à des invitations personnalisées, tout en recueillant les détails dont vous avez besoin pour une visite sûre et productive.

Et ce n'est pas tout, car nous travaillons actuellement sur un nouvel ajout qui devrait vous plaire. Le mode kiosque pour les visiteurs sera disponible dans les prochaines semaines et vous permettra de transformer n'importe quelle tablette en kiosque d'enregistrement en libre-service. Les visiteurs peuvent s'inscrire eux-mêmes, les invités peuvent s'enregistrer et quitter l'établissement eux-mêmes, et les petits bureaux peuvent gérer la réception sans personnel à temps plein. Moins de travail manuel, une meilleure première impression.

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👋 Prêt à en mettre plein la vue à vos invités ? Obtenez une démo de deskbird Visitors et voyez à quel point la gestion des visiteurs peut être facile !

Restrictions de calendrier avec la validation du responsable

La gouvernance ne doit pas ressembler à de la micro-gestion. Chez deskbird, on fait notre maximum pour aider votre lieu de travail à fonctionner en douceur, en réduisant les tâches administratives tout en gardant la flexibilité au cœur de l'entreprise. Notre nouveau flux de validation pour les politiques de travail hybride permet justement cela, en vous donnant, ainsi qu'à vos employés, plus de contrôle et de transparence pour gérer les demandes de jours en télétravail supplémentaires.

• Validation de jours supplémentaires en télétravail : lorsque vous modifiez ou créez une politique, vous pouvez désormais permettre aux manager de valider ou de rejeter les jours de travail à distance supplémentaires en dehors du quota de télétravail fixé.
• Flux transparent des employés : les employés voient leur tableau de bord habituel. S'ils ont besoin de demander une journée (ou une demi-journée) supplémentaire en télétravail, ils sont invités à soumettre simplement leur demande à leur N+1. Pas besoin d'envoyer des emails et de relancer.
• Tableau de bord du manager : les responsables disposent d'un aperçu hebdomadaire clair du planning de leur équipe, des personnes qui respectent les règles et de celles qui ont demandé un jour supplémentaire en télétravail, et peuvent approuver ou rejeter les horaires directement dans le tableau de bord.
  

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Bref, ce nouveau flux de validation rend la gestion hybride simple, rapide et transparente, sans renoncer à des politiques équitables. Les employés bénéficient d'une certaine flexibilité lorsqu'ils en ont besoin, les managers d'une certaine clarté et d'un certain contrôle, et tout le monde passe moins de temps à s'occuper de l'administration.

Le nouveau flux de validation est déjà en ligne et prêt à être testé !

Le tableau des utilisateurs s'est refait une beauté

Le tableau des utilisateurs pour les administrateurs a été entièrement repensé, ce qui facilite l'accès, la mise à jour et l'exportation des données pour les gestionnaires de lieux de travail. La nouvelle présentation du tableau des utilisateurs regroupe tous les détails clés de l'utilisateur dans une feuille latérale rationalisée, de sorte que vous n'avez plus besoin de cliquer pour trouver les informations dont vous avez besoin.

De plus, l'une des fonctionnalités les plus demandées est enfin disponible : l' export de fichiers .CSV. Filtrez les utilisateurs, exportez la liste, faites des modifications en masse, et importez à nouveau dans deskbird. Le flux de travail est maintenant beaucoup plus simple.

Cette mise à jour est déjà en ligne dans deskbird. Rendez-vous donc dans le Tableau de bord - admin pour la tester !

Bloquer un espace

Les administrateurs n'ont actuellement aucune possibilité de planifier à l'avance, de bloquer facilement certaines zones ou d'informer les utilisateurs. De plus, comme nos clients nous l'ont dit, la désactivation d'un étage ou d'une zone entière pour la réservation ressemble à un marteau alors que vous n'aviez besoin que d'un scalpel. Notre nouvelle fonction "Bloquer des espaces" s'attaque précisément à ce problème.

Bientôt, vous pourrez bloquer des bureaux, des salles, des zones ou même des étages entiers pour une durée déterminée, qu'il s'agisse de rénovations, de cycles de nettoyage ou de réunions VIP. Contrairement à l'ancien mode "inactif", il ne s'agit pas d'un simple interrupteur. Vous pouvez planifier à l'avance, définir des raisons claires et les communiquer à vos équipes.

Que se passe-t-il aux réservations déjà effectuées dans cet espace ? Toutes les réservations existantes dans les espaces concernés sont automatiquement annulées et les utilisateurs reçoivent une notification les invitant à réserver ailleurs. Et comme toutes les fermetures sont gérées à partir d'un seul endroit, le processus est simple et sans perturbations, ce qui rend la gestion des espaces facile et proactive.

La fonctionnalité "Bloquer un espace" sera bientôt disponible.

Des analyses avancées pour exploiter toute la puissance des données

Chaque réservation, bureau, salle ou visiteur est un point de données. Et comme votre stratégie en matière de lieu de travail fonctionne mieux lorsqu'elle est guidée par des données et non par des suppositions, on vous a proposé une nouvelle suite analytique qui transforme l'activité quotidienne en intelligence du lieu de travail. Elle couvre notamment :

• Personnes et présence : suivez les schémas de présence par bureau, par service ou même par utilisateur. Contrôlez le respect des règles, repérez les jours calmes et veillez à ce que les équipes soient équilibrées.
• Espaces et ressources : repérez quels bureaux, salles de réunion et places de parking sont les plus demandés - et lesquels sont vides. Utilisez ces informations pour réaffecter, consolider ou même réduire la surface en toute confiance.
• Sécurité et conformité : veillez à ce que les bonnes personnes se trouvent au bon endroit au bon moment, qu'il s'agisse d'intervenants en cas d'incendie, des secouristes ou d'autres intervenants en cas d'urgence. Parfait pour les exigences en matière de santé et de sécurité, les audits internes et les futures réglementations.
  

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Ces informations transforment les réservations quotidiennes en informations exploitables, aidant les organisations à réduire les coûts, à optimiser les aménagements et à élaborer des stratégies plus intelligentes en matière de lieu de travail. Hâte de l'essayer ? Le lancement est prévu au cours de cette année, alors restez à l'écoute !

Et c'est pas fini...

Avec nos versions récentes et à venir, nous nous efforçons d'offrir une automatisation sans effort, une gestion proactive et des informations exploitables qui vous aident à gérer votre lieu de travail en toute confiance. Mais ça ne s'arrête pas là. En coulisses, notre équipe travaille déjà sur les prochaines nouveautés.

Voulez-vous voir de plus près ce qui est déjà en ligne, ou bien êtes-vous curieux de savoir ce qui sera bientôt disponible ? Réservez une démonstration gratuite dès aujourd'hui et découvrez comment deskbird peut améliorer la façon dont vos équipes hybrides travaillent.

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